So verfassen Sie eine geschäftliche E-Mail an jemanden, den Sie nicht kennen

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So verfassen Sie eine geschäftliche E-Mail an jemanden, den Sie nicht kennen
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Anonim

Wenn Sie in der Wirtschaft arbeiten, müssen Sie möglicherweise oft eine E-Mail an jemanden verfassen, den Sie nicht kennen. Obwohl es etwas umständlich ist, gehört es zum Berufsleben. Es gibt bestimmte Regeln der Etikette, die Sie befolgen müssen, wenn Sie eine professionelle E-Mail an einen Fremden senden.

Schritte

Teil 1 von 3: Beginn der E-Mail

Verfassen Sie eine geschäftliche E-Mail an jemanden, den Sie nicht kennen Schritt 1

Schritt 1. Recherchieren Sie

Es gibt eine Vielzahl von Informationen, die Sie wissen müssen, bevor Sie eine E-Mail an einen Fremden verfassen. Bevor Sie mit der Eingabe beginnen, werfen Sie einen kurzen Blick auf die Website des Unternehmens, bei dem der Empfänger arbeitet.

  • Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht kennen, können Sie diese durch Scannen der Unternehmenswebsite ermitteln. Wenn keine E-Mail aufgeführt ist, seien Sie vorsichtig, wenn Sie die Person per E-Mail kontaktieren. Vielleicht möchten Sie sich stattdessen für einen physischen Brief entscheiden.
  • Wenn Sie in der E-Mail Fragen stellen wollten, überprüfen Sie, ob die Website diese Fragen beantwortet. Sie möchten nicht den Eindruck erwecken, dass Sie faul sind und sich nicht die Zeit genommen haben, eine Website gründlich zu lesen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Person kontaktieren. Viele Leute beginnen E-Mails mit etwas wie: "Ich bin mir nicht sicher, ob Sie der richtige Ansprechpartner sind, aber…" Dies wird als unprofessionell und respektlos gegenüber der Zeit des Empfängers angesehen. Wenn Sie nicht wissen, an wen Sie sich wenden sollen, warten Sie mit der E-Mail, bis Sie diese Informationen herausgefunden haben.
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Schritt 2. Schreiben Sie eine beschreibende Betreffzeile

Ihre Betreffzeile sollte Ihre genauen Gründe für das Senden der E-Mail enthalten. E-Mails von Fremden werden oft ignoriert oder übersehen. Eine durchgezogene Betreffzeile verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail weitergegeben wird.

  • Verwenden Sie ein paar Worte, um zu sagen, worum es in der E-Mail geht. Verwenden Sie so viele Details wie möglich in 4 oder 5 Wörtern. Zum Beispiel ist "Besprechung um 10 Uhr über neue Computer" besser als "Besprechung heute Morgen".
  • Vage Betreffzeilen wie "Hallo" und "Hallo" werden manchmal versehentlich als Spam gelesen und in den Spam-Ordner des Empfängers umgeleitet.
  • Verwenden Sie eine professionelle E-Mail, da Ihre E-Mail neben der Betreffzeile angezeigt wird. Verwenden Sie eine E-Mail, die Ihren vollständigen Namen verwendet, anstatt eine E-Mail, die eine Persona oder eine vage Formulierung verwendet.
  • Verwenden Sie in einer E-Mail-Betreffzeile niemals alle Großbuchstaben, auch wenn die E-Mail dringend ist. Dies kommt als Geschrei rüber, was als Feindseligkeit interpretiert werden kann.
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Schritt 3. Entscheiden Sie, wie Sie den Empfänger ansprechen möchten

Dies kann schwierig sein, wenn Sie einem Fremden eine E-Mail senden, da Sie seinen bevorzugten Namen möglicherweise nicht kennen. Es gibt jedoch einige Etikette-Richtlinien, die Ihnen helfen können, Fehltritte zu vermeiden.

  • Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, vermeiden Sie zu formelle Formulierungen wie „An wen es interessiert“oder „Sehr geehrter Herr/Frau“. Gehen Sie auch nicht zu lässig. "Hallo" ist viel zu unprofessionell für eine geschäftliche E-Mail. Vielleicht ist es besser, die E-Mail mit einem einfachen "Hallo" zu beginnen.
  • Wenn Sie den Namen der Person kennen, stellen Sie sicher, dass Sie ihn richtig schreiben. Überprüfen Sie die Schreibweise ein paar Mal, da Sie leicht einen Fehler machen, wenn Sie der Person noch nie zuvor eine E-Mail gesendet haben.
  • Verwenden Sie "Herr." und "Frau." gefolgt vom Nachnamen der Person. Wenn Sie beispielsweise Jane Hart eine E-Mail senden, beginnen Sie Ihre E-Mail mit "Sehr geehrte Frau Hart" und nicht mit "Sehr geehrte Frau Jane Hart".
  • Machen Sie niemals Vermutungen über den Familienstand einer Frau. Wenn Sie ihren Familienstand kennen, ist es dennoch am besten, in einer E-Mail nicht darauf aufmerksam zu machen, da dies für die Geschäftswelt irrelevant ist. Bleiben Sie bei "Frau" und verwenden Sie niemals "Fräulein" oder "Frau". es sei denn, der Empfänger verwendet diese Anrede selbst.
  • Wenn jemand promoviert ist, ist es angemessen, "Dr" zu verwenden, wenn er ihn anspricht.
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Schritt 4. Identifizieren Sie sich und das Unternehmen, das Sie vertreten

Denken Sie daran, wenn Sie eine geschäftliche E-Mail senden, repräsentieren Sie Ihren Arbeitsplatz. Identifizieren Sie sich und Ihr Unternehmen in Ihrem ersten Satz. Eine E-Mail könnte beispielsweise beginnen: "Sehr geehrte Frau Hart, mein Name ist John Dawson und ich arbeite im Marketing bei Wilson Technologies."

Teil 2 von 3: E-Mail schreiben

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Schritt 1. Halten Sie es kurz und auf den Punkt

Indem Sie auf den Punkt kommen und Ihren Zweck klar identifizieren, präsentieren Sie ein professionelles Bild, das vom Leser ernst genommen wird. Dies erhöht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre E-Mail gelesen und umgehend beantwortet wird, da die Leute sich nicht mit allzu wortreichen Antworten beschäftigen.

  • Nachdem Sie sich und Ihr Unternehmen identifiziert haben, sollte Ihr nächster Satz den Zweck der E-Mail erläutern. Am besten schildern Sie Ihren Fall innerhalb von zwei Sätzen.
  • Sei positiv. Auch wenn Sie schreiben, um eine Beschwerde oder ein Anliegen anzusprechen, seien Sie in der gesamten E-Mail höflich und respektvoll. Reden Sie nicht schlecht über Chefs, andere Unternehmen oder Mitarbeiter, da dies schlecht auf Sie reflektiert.
  • In Anschreiben ist es üblich, einige grundlegende Hintergrundinformationen zu Ihrer Person anzugeben, wenn Sie im Namen eines Unternehmens E-Mails senden, lassen Sie diese Informationen weg. Geben Sie einfach Ihren Namen und Ihre Position im Unternehmen an, bevor Sie zum Zweck der E-Mail übergehen.
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Schritt 2. Verwenden Sie einfache, direkte Prosa

Eine geschäftliche E-Mail sollte so einfach wie möglich lesbar sein. Das bedeutet, eine klare und leicht verständliche Sprache zu verwenden.

  • Wählen Sie die aktive Stimme gegenüber der passiven Stimme. Sagen Sie beispielsweise nicht: "Mein Chef, James Peterson, hat Ihnen ein Memo geschickt." Sagen Sie stattdessen: "Mein Chef, James Peterson, hat Ihnen ein Memo geschickt."
  • Vermeiden Sie Jargon und Fachbegriffe, auch wenn solche Begriffe in Ihrem Unternehmen häufig verwendet werden. Entscheiden Sie sich für einfaches Englisch und gängige Redewendungen.
  • Verwenden Sie kurze Sätze. Beseitigen Sie nach Möglichkeit Konjunktionen und unterbrechen Sie lange Sätze. Beispiel: "Wir haben nichts von Ihnen bezüglich des Memos gehört und wollten nachverfolgen, ob Sie die Informationen verstanden haben." Dies wäre besser formuliert als: "Wir haben in Bezug auf das Memo nichts von Ihnen gehört. Wir wollten folgen, um sicherzustellen, dass Sie die Informationen verstanden haben."
  • Verwenden Sie die richtige Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung. Überprüfen Sie die Rechtschreibung und lesen Sie alle E-Mails Korrektur, bevor Sie auf die Schaltfläche zum Senden klicken.
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Schritt 3. Wissen Sie, was Sie beim Senden vermeiden sollten

Es gibt bestimmte Regeln der Etikette, was per E-Mail übermittelt werden soll. Verstehen Sie, was Sie vermeiden sollten, bevor Sie jemanden kontaktieren.

  • Anhänge sind in Ordnung, wenn Sie Informationen zu speziell angeforderten Informationen per E-Mail senden, aber keine Anhänge ohne Aufforderung an Fremde senden.
  • Vermeiden Sie zu große Anhänge und Dateien. Falls das Senden solcher Informationen erforderlich ist, senden Sie dem Empfänger zuvor eine E-Mail, um sich darüber zu informieren.
  • Verwenden Sie keine zu lange Signatur. Idealerweise sollte Ihre Unterschrift nur Ihren Namen, Ihre Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer enthalten. Wenn Sie möchten, ist es auch angebracht, Ihre Berufsbezeichnung anzugeben.
  • Fügen Sie keine Grafiken oder Hintergründe hinzu. Sie neigen dazu, den E-Mail-Speicher zu verstopfen und in einer geschäftlichen Umgebung als unprofessionell zu wirken.

Teil 3 von 3: E-Mail fertigstellen

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Schritt 1. Geben Sie dem Empfänger Anweisungen, wie er antworten soll

Geben Sie gegen Ende der E-Mail Anweisungen dazu, wie der Empfänger nachfassen kann.

  • Geben Sie höflich einen Zeitrahmen an, in dem Sie eine Rückmeldung wünschen. Zum Beispiel: "Wenn Sie sich morgen bis Ende des Tages bei mir melden könnten, wäre ich Ihnen sehr dankbar."
  • Fügen Sie bei Bedarf alle Kontaktinformationen hinzu. Sie können einfach sagen: "Dies ist die beste E-Mail, um mich zu erreichen" oder einen Anruf anfordern und Ihre Nummer angeben.
  • Geben Sie genau an, was Sie vom Empfänger erwarten. Sagen Sie nicht einfach: "Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören." Sagen Sie stattdessen: "Ich hoffe, bald von Ihnen zu hören, damit wir die Logistik der Umstellung auf ein neues Computersystem besprechen können."
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Schritt 2. Verwenden Sie einen geeigneten Send-Off

Vor Ihrem Namen steht eine Art Abschied. Wählen Sie einen geeigneten Versand für Ihre E-Mail aus.

  • Verwenden Sie nicht einfach einen Bindestrich und fügen Sie dann Ihren Namen hinzu. Dies wirkt zu informell, ebenso wie Abmeldungen wie „Wir sehen uns in der Nähe“und „Take it easy“. Emoticons, wie Smileys, werden am besten vermieden.
  • In einer geschäftlichen E-Mail ist etwas wie "Beste" oder "Alles Gute" angemessen, da sie freundlich ist, ohne auf Professionalität zu verzichten. "Mit freundlichen Grüßen" ist eine weitere gute Option, kann aber stickig rüberkommen.
  • "Danke" und "Danke" sind ebenfalls angebracht, sollten jedoch vermieden werden, wenn Sie den Empfänger nicht bitten, eine bestimmte Aufgabe oder Pflicht zu erfüllen.
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Schritt 3. Nachfassen

Die Geschäftswelt ist beschäftigt. Wenn Sie innerhalb eines angemessenen Zeitraums keine Rückmeldung vom Empfänger erhalten, ist es angebracht, eine Folge-E-Mail zu senden.

  • Wenn jemand nicht antwortet, war es wahrscheinlich nicht beabsichtigt. E-Mails werden gesichert und oft landen die Dinge, selbst wenn Sie das richtige Protokoll befolgen, versehentlich in einem Spam-Filter.
  • Eine Folge-E-Mail sollte eine direkte Antwort auf eine bereits gesendete E-Mail sein. Seien Sie höflich und beginnen Sie mit etwas wie: "Ich weiß, dass Sie wahrscheinlich sehr beschäftigt sind, aber ich wollte nur sichergehen, dass Sie meine E-Mail bekommen." Wiederholen Sie dann kurz den Betreff der ursprünglichen Nachricht.

Hilfe zum Schreiben von E-Mails

Eine E-Mail an eine unbekannte Person adressieren

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Kommentierte E-Mail an Professor, den Sie nicht kennen

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