Einen Arbeitsplan schreiben: 8 Schritte (mit Bildern)

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Einen Arbeitsplan schreiben: 8 Schritte (mit Bildern)
Einen Arbeitsplan schreiben: 8 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Ein Arbeitsplan ist ein Überblick über eine Reihe von Zielen und Prozessen, mit denen ein Team und/oder eine Person diese Ziele erreichen kann, und bietet dem Leser ein besseres Verständnis des Umfangs des Projekts. Arbeitspläne, egal ob im Berufs- oder akademischen Leben, helfen Ihnen, bei der Arbeit an Projekten organisiert zu bleiben. Durch Arbeitspläne unterteilen Sie einen Prozess in kleine, erreichbare Aufgaben und identifizieren die Dinge, die Sie erreichen möchten. Erfahren Sie, wie Sie einen Arbeitsplan erstellen, um auf anstehende Projekte vorbereitet zu sein.

Schritte

Methode 1 von 1: Ausarbeitung Ihres Arbeitsplans

Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 1

Schritt 1. Identifizieren Sie den Zweck Ihres Arbeitsplans

Arbeitspläne werden aus verschiedenen Gründen geschrieben. Bestimmen Sie den Zweck im Voraus, damit Sie sich richtig vorbereiten können. Denken Sie daran, dass die meisten Arbeitspläne für einen bestimmten Zeitraum gelten (d. h. 6 Monate oder 1 Jahr).

  • Am Arbeitsplatz helfen Arbeitspläne Ihrem Vorgesetzten zu wissen, an welchen Projekten Sie in den nächsten Monaten arbeiten werden. Diese kommen oft direkt nach einer jährlichen Leistungsbeurteilung oder wenn Teams große Projekte durchführen. Arbeitspläne können auch das Ergebnis strategischer Planungssitzungen sein, die Ihr Unternehmen zu Beginn eines neuen Kalenders oder Geschäftsjahrs abhält.
  • In der akademischen Welt können Arbeitspläne den Schülern helfen, einen Zeitplan für ein großes Projekt zu erstellen. Sie können den Lehrenden auch bei der Planung ihres Kursmaterials für das Semester helfen.
  • Für ein persönliches Projekt helfen Ihnen Arbeitspläne dabei, abzugrenzen, was Sie tun möchten, wie Sie es tun möchten und bis zu welchem ​​​​Datum Sie es erledigen möchten. Persönliche Arbeitspläne, auch wenn sie nicht unbedingt notwendig sind, helfen dem Einzelnen, seine Ziele und Fortschritte im Auge zu behalten.
Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 2

Schritt 2. Schreiben Sie die Einleitung und den Hintergrund

Für professionelle Arbeitspläne müssen Sie möglicherweise eine Einführung und einen Hintergrund schreiben. Diese liefern Ihrem Vorgesetzten oder Manager die Informationen, die er benötigt, um Ihren Arbeitsplan in einen Kontext zu setzen. Für einen wissenschaftlichen Arbeitsplan ist es oft unnötig, eine Einführung und einen Hintergrund zu schreiben.

  • Die Einführung sollte kurz und ansprechend sein. Erinnern Sie Ihre Vorgesetzten daran, warum Sie diesen Arbeitsplan erstellen. Stellen Sie die spezifischen Projekte vor, an denen Sie in diesem Zeitraum arbeiten werden.
  • Der Hintergrund sollte die Gründe hervorheben, aus denen Sie diesen Arbeitsplan erstellen. Rezitieren Sie beispielsweise Details oder Statistiken aus aktuellen Berichten, identifizieren Sie Probleme, die angegangen werden müssen, oder bauen Sie auf Empfehlungen oder Feedback auf, die Sie während früherer Arbeitsprojekte erhalten haben.
Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 3

Schritt 3. Bestimmen Sie Ihr(e) Ziel(e) und Ihre Ziele

Ziele und Zielsetzungen sind insofern miteinander verbunden, als sie beide auf Dinge hinweisen, die Sie mit Ihrem Arbeitsplan erreichen möchten. Denken Sie jedoch auch an die Unterschiede; Ziele sind allgemein und Ziele sind spezifischer.

  • Ziele sollten sich auf das Gesamtbild Ihres Projekts konzentrieren. Listen Sie das gewünschte Endergebnis Ihres Arbeitsplans auf. Halten Sie es breit; Legen Sie beispielsweise zum Ziel, eine Forschungsarbeit abzuschließen oder mehr über das Schreiben zu erfahren.
  • Ziele sollten konkret und greifbar sein. Mit anderen Worten, Sie sollten diese von Ihrer Liste abhaken können, wenn Sie sie erfüllen. Zum Beispiel wäre es ein gutes Ziel, Leute zu finden, die für Ihre Forschungsarbeit interviewt werden.
  • Viele Arbeitspläne unterteilen Ziele in kurz-, Mitte-, und langfristig Ziele, wenn sie stark variieren. Das kurzfristige Ziel eines Unternehmens, die Zuschauerzahlen in drei Monaten um 30 % zu steigern, kann beispielsweise erheblich von seinem langfristigen Ziel abweichen, die Markenpräsenz in den sozialen Medien im nächsten Jahr zu stärken.
  • Zielsetzungen werden im Allgemeinen im Aktiv geschrieben und verwenden Aktionsverben mit bestimmten Bedeutungen (z. "wissen" usw.).
Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 4

Schritt 4. Erwägen Sie, Ihren Arbeitsplan nach „SMART“-Zielen zu ordnen

SMART ist ein Akronym, das von Personen verwendet wird, die nach greifbareren, umsetzbaren Ergebnissen in Arbeitsplänen suchen.

  • Spezifisch. Was genau machen wir für wen? Legen Sie fest, welcher Bevölkerung Sie dienen werden und welche spezifischen Maßnahmen Sie ergreifen werden, um dieser Bevölkerung zu helfen.
  • Messbar. Ist es quantifizierbar und können wir es messen? Können Sie die Ergebnisse zählen? Haben Sie den Arbeitsplan so strukturiert, dass "die Gesundheit in Südafrika 2020 zunehmen würde?" Oder haben Sie es so strukturiert, dass "die Fälle von HIV/AIDS bei neugeborenen südafrikanischen Babys bis 2020 um 20 % zurückgehen würden?"

    Denken Sie daran, dass eine Baseline-Zahl festgelegt werden muss, um die Veränderung zu quantifizieren. Wenn Sie die Inzidenzrate von HIV/AIDS unter südafrikanischen Neugeborenen nicht kennen, wird es unmöglich sein, zuverlässig zu sagen, dass Sie die Inzidenzrate um 20 % gesenkt haben

  • Erreichbar. Können wir dies in der Zeit schaffen, die uns mit den verfügbaren Ressourcen zur Verfügung steht? Das Ziel muss angesichts der Einschränkungen realistisch sein. Eine Umsatzsteigerung um 500 % ist nur für kleine Unternehmen sinnvoll. Es ist nahezu unmöglich, den Umsatz um 500% zu steigern, wenn Sie den Markt beherrschen.

    In einigen Fällen muss möglicherweise ein Experte oder eine Behörde konsultiert werden, um herauszufinden, ob die Ziele Ihres Arbeitsplans erreichbar sind

  • Relevant. Wird sich dieses Ziel auf das gewünschte Ziel oder die gewünschte Strategie auswirken? Obwohl es für die allgemeine Gesundheit wahrscheinlich wichtig ist, führt die Messung der Größe und des Gewichts von High-School-Schülern direkt zu einer Änderung der Verfahren zur psychischen Gesundheit? Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele und Methoden eine klare, intuitive Beziehung haben.
  • Zeit gebunden. Wann wird dieses Ziel erreicht und/oder wann wissen wir, dass wir fertig sind? Geben Sie ein festes Enddatum für das Projekt an. Legen Sie fest, welche Ergebnisse ggf. zu einem vorzeitigen Ende Ihres Projekts führen würden, wenn alle Ergebnisse erreicht wurden.
Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 5

Schritt 5. Listen Sie Ihre Ressourcen auf

Fügen Sie alles hinzu, was für Sie erforderlich ist, um Ihre Ziele und Ziele zu erreichen. Die Ressourcen variieren je nach Zweck Ihres Arbeitsplans.

  • Am Arbeitsplatz können Ressourcen Dinge wie Finanzbudget, Personal, Berater, Gebäude oder Räume und Bücher sein. Ein detailliertes Budget kann in einem Anhang erscheinen, wenn Ihr Arbeitsplan formeller ist.
  • Im akademischen Bereich können Ressourcen den Zugang zu verschiedenen Bibliotheken umfassen; Forschungsmaterialien wie Bücher, Zeitungen und Zeitschriften; Computer- und Internetzugang; und Professoren oder andere Personen, die Ihnen bei Fragen helfen können.
Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 6

Schritt 6. Identifizieren Sie alle Einschränkungen

Einschränkungen sind Hindernisse, die dem Erreichen Ihrer Ziele im Wege stehen können. Wenn Sie beispielsweise an einer Forschungsarbeit für die Schule arbeiten, ist Ihr Terminkalender möglicherweise zu voll, um richtig zu recherchieren und zu schreiben. Eine Einschränkung wäre daher Ihr überwältigender Zeitplan, und Sie müssten während des Semesters etwas ausschneiden, um Ihren Arbeitsplan effektiv abzuschließen. (Planung ist erforderlich, wenn Sie mehr als eine harte Klasse pro Semester belegen.)

Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 7

Schritt 7. Wer ist verantwortlich?

Verantwortlichkeit ist für einen guten Plan unerlässlich. Wer ist für die Erledigung jeder Aufgabe verantwortlich? Es kann ein Team von Personen geben, die an einer Aufgabe arbeiten (siehe Ressourcen), aber eine Person muss dafür verantwortlich sein, dass eine Aufgabe rechtzeitig erledigt wird.

Einen Arbeitsplan schreiben Schritt 8

Schritt 8. Schreiben Sie Ihre Strategie

Sehen Sie sich Ihren Arbeitsplan an und entscheiden Sie, wie Sie Ihre Ressourcen einsetzen und Ihre Einschränkungen überwinden, um Ihre Ziele zu erreichen.

  • Listen Sie spezifische Aktionsschritte auf. Identifizieren Sie, was jeden Tag oder jede Woche passieren muss, damit Sie Ihre Ziele erreichen. Listen Sie außerdem die Schritte auf, die andere Personen in Ihrem Team ausführen müssen. Erwägen Sie die Verwendung einer Projektmanagement-Software oder eines persönlichen Kalenders, um diese Informationen zu organisieren.
  • Erstellen Sie einen Zeitplan. Obwohl Sie einen vorläufigen Arbeitsplan erstellen können, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass unerwartete Dinge passieren und Sie Platz in Ihrem Zeitplan einplanen müssen, um nicht ins Hintertreffen zu geraten.

Beispielplan und Liste der einzubeziehenden Dinge

Kommentierter Arbeitsplan

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Dinge, die in einen Arbeitsplan aufgenommen werden sollten

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Tipps

  • Identifizieren Sie Meilensteine, wenn Ihr Projekt besonders groß ist. Meilensteine ​​sind Punkte im gesamten Projektverlauf, die das Erreichen bestimmter Ziele hervorheben. Sie können auch als Reflexionspunkt dienen, damit Sie hier sehen können, wie Sie sich im Prozess befinden und sicherstellen, dass Sie mit dem Arbeitsplan noch auf dem richtigen Weg sind.
  • Lassen Sie Ihren Arbeitsplan für sich arbeiten. Arbeitspläne können so detailliert oder umfassend sein, wie Sie es wünschen oder benötigen. Sie können auf ein Blatt Papier geschrieben oder mit professioneller Software unter Verwendung von Grafiken und Farben erstellt werden. Verwenden Sie das, was für Sie am natürlichsten und effektivsten ist.

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