So schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden (mit Musterbriefen)

Inhaltsverzeichnis:

So schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden (mit Musterbriefen)
So schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden (mit Musterbriefen)
Anonim

Wenn Sie ein Unternehmen besitzen, müssen Sie wahrscheinlich Briefe an Ihre Kunden schreiben. Sie können ihnen schreiben, um sie über neue Veranstaltungen oder Sonderangebote zu informieren, oder Sie reagieren möglicherweise im Namen Ihres Unternehmens auf eine Kundenbeschwerde. Unabhängig vom Grund des Schreibens müssen Sie immer einen professionellen Tonfall bewahren.

Schritte

Muster-Geschäftsbriefe

Musterbrief zur Ankündigung neuer Geschäfte

Beispiel für ein Dankesschreiben für Unternehmen

Beispiel für ein Entschuldigungsschreiben von Unternehmen

Teil 1 von 2: Formatieren des Geschäftsbriefs

Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 1

Schritt 1. Verwenden Sie einen professionellen Briefkopf

Der Geschäftsbrief repräsentiert Ihr Unternehmen. Es sollte also unverwechselbar und hochwertig aussehen. Es sollte auch das Logo oder die Marke Ihres Unternehmens tragen.

Sie können einen Briefkopf mit vordefinierten farbigen Briefkopfvorlagen in Microsoft Word erstellen. Verwenden Sie im Briefkopf unbedingt Ihr bestehendes Logo oder Ihre Marke

Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 2

Schritt 2. Öffnen Sie ein Textverarbeitungsprogramm

Sie sollten einen Geschäftsbrief immer am Computer eingeben.

  • Erstellen Sie ein neues Dokument und richten Sie 1-Zoll-Ränder für das Dokument ein.
  • Verwenden Sie eine Serifenschrift wie Times New Roman, Georgia oder Ariel. Achten Sie darauf, eine Schriftgröße zu verwenden, die nicht größer als 12 Punkt, aber nicht kleiner als 10 Punkt ist. Der Buchstabe sollte aufgrund der Schriftwahl oder Schriftgröße nicht schwer zu lesen sein.
  • Stellen Sie sicher, dass das Dokument auf einzeilig eingestellt ist.
Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 3

Schritt 3. Richten Sie das Blockformular ein

Die Blockform ist das am häufigsten verwendete Format für Geschäftsbriefe. Es ist auch am einfachsten einzurichten und zu befolgen. Jede Überschrift muss linksbündig ausgerichtet sein und zwischen jeder Überschrift sollte ein Leerzeichen stehen. Beginnend von oben bis unten sollte Ihr Geschäftsbrief folgende Überschriften haben:

  • Das heutige Datum oder das Datum, an dem Sie den Brief senden. Das Datum ist wichtig, da es für Ihre Unterlagen und die Unterlagen des Empfängers verwendet werden kann. Es kann auch eine legale Verwendung haben. Stellen Sie also sicher, dass es genau ist.
  • Die Adresse des Absenders. Dies ist Ihre Adresse, formatiert im Standard-Adressstil. Wenn Ihre Adresse bereits in Ihrem Briefkopf erscheint, können Sie diese Überschrift überspringen.
  • Die Innenadresse. Dies ist der Name und die Adresse der Person, an die Sie schreiben. Die Verwendung von Herr/Frau ist optional. Wenn Sie beispielsweise an Nina Brown schreiben, können Sie die Frau/Fräulein von ihrem Namen weglassen, wenn Sie sich nicht sicher sind, wie ihr Familienstand ist.
  • Die Anrede. Dies könnte „Sehr geehrte Frau Brown“oder „Sehr geehrte Nina Brown“sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wer den Brief lesen wird, verwenden Sie „Sehr geehrte Damen und Herren“. Sie können auch „To Whom It May Concern“verwenden, aber nur als letztes Mittel, wenn Sie keine Ahnung haben, wer Ihr Publikum ist.
  • Der Körper des Briefes. Wir werden uns im nächsten Abschnitt des Artikels mehr darauf konzentrieren.
  • Der Abschluss des Briefes, mit einer Unterschrift. Dies kann „Mit freundlichen Grüßen“oder „Mit freundlichen Grüßen“sein.

Teil 2 von 2: Geschäftsbrief schreiben

Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 4

Schritt 1. Identifizieren Sie Ihr Publikum

Der Ton des Briefes sollte immer professionell bleiben, unabhängig vom Publikum. Aber Sie werden wahrscheinlich Ihre Sprach- oder Wortwahl basierend darauf anpassen, an wen Sie schreiben. Wenn Sie an die Personalabteilung eines anderen Unternehmens schreiben, müssen Sie möglicherweise eine formellere Sprache verwenden. Wenn Sie jedoch einem bestimmten Kunden schreiben, können Sie eine informellere oder lockerere Sprache verwenden.

  • Die Identifizierung Ihres Publikums bedeutet auch, dass Sie es vermeiden, Ihr Publikum zu verwirren. Vermeiden Sie die Verwendung von Terminologie, die Ihr Leser nicht versteht. Ein Kunde wird wahrscheinlich die Akronyme nicht kennen, die beispielsweise für das Weltraumprogramm in Ihrem Unternehmen verwendet werden, also vermeiden Sie es, sie im Brief zu verwenden.
  • Die wichtigste Regel beim Schreiben eines guten Geschäftsbriefes ist, klar, prägnant und höflich zu sein.
Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 5

Schritt 2. Geben Sie in der ersten Zeile den Zweck des Briefes an

Betrachten Sie den Zweck des Briefes. Möchten Sie Ihre Kunden über Ihren neuen Standort in einem neuen Stadtteil informieren? Soll ein Kunde an eine unbezahlte Rechnung oder einen ausstehenden Saldo erinnert werden? Oder auf eine Kundenreklamation reagieren? Erstellen Sie zu diesem Zweck eine erste Zeile, die den Leser sofort wissen lässt, worum es in dem Brief geht. Seien Sie nicht vage über den Zweck des Briefes. Schnitt auf die Jagd.

  • Beginnen Sie mit „I“, wenn Sie Ihre Meinung als Geschäftsinhaber äußern. Verwenden Sie „wir“, wenn Sie im Namen eines Unternehmens oder einer Organisation schreiben.
  • Konzentrieren Sie sich auf eine direkte Aussage wie: „Wir schreiben, um Sie zu informieren“oder „Wir schreiben, um Sie zu bitten“. Sie können auch eine „Ich“-Aussage verwenden, wenn Sie als Geschäftsinhaber schreiben. Zum Beispiel: „Ich kontaktiere Sie, weil“oder „Ich habe vor kurzem von … gehört und möchte mehr darüber erfahren …“
  • Zum Beispiel schreiben Sie (der Geschäftsinhaber) Nina Brown wegen einer unbezahlten Rechnung vom letzten Monat. Beginnen Sie den Brief mit: „Ich kontaktiere Sie, weil Sie seit März 2015 einen offenen Saldo auf Ihrem Konto haben.“
  • Oder Sie sind Angestellter eines Unternehmens und schreiben als Reaktion auf eine Kundenbeschwerde gegen das Raumfahrtprogramm des Unternehmens. Beginnen Sie den Brief mit: „Wir haben Ihre Beschwerde über unser Mars-Weltraumprogramm erhalten.“
  • Möglicherweise schreiben Sie, um den Leser darüber zu informieren, dass er einen Wettbewerb gewonnen hat oder einen Platz in einem Graduiertenprogramm erhalten hat. Beginnen Sie mit einem Satz wie: „Ich freue mich, Sie zu informieren…“oder „Wir freuen uns, Sie zu informieren…“.
  • Wenn Sie schlechte Nachrichten überbringen, beginnen Sie mit einem Satz wie: „Wir bedauern, Ihnen mitteilen zu müssen…“. Oder: „Ich habe mich nach reiflicher Überlegung entschieden, nicht…“.
Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 6

Schritt 3. Verwenden Sie die aktive statt der passiven Stimme

Wir verwenden im allgemeinen Sprachgebrauch ständig das Passiv. Aber das Passiv kann Ihr Schreiben langweilig oder verwirrend erscheinen lassen. Die aktive Stimme ist in einem Geschäftsbrief viel effektiver, weil sie einen selbstbewussteren Ton erzeugt.

  • Ein Beispiel für das Passiv könnte sein: „Welche konkreten Beschwerden kann ich für Sie ansprechen?“Der Betreff des Satzes, der Kunde ("Sie"), steht am Ende des Satzes und nicht am Anfang des Satzes.
  • Ein Beispiel für die aktive Stimme könnte sein: „Was kann ich tun, um Ihre Beschwerden zu adressieren?“Diese Version des Satzes in der aktiven Stimme ist für den Leser viel klarer und leichter zu verstehen.
  • Die Verwendung des Passivs kann eine gute Möglichkeit sein, Ihre Botschaft zu vermitteln, ohne auf einen Fehler oder einen wenig schmeichelhaften Punkt aufmerksam zu machen. Aber verwenden Sie es nur in diesem Fall. Generell ist die aktive Stimme in Geschäftsbriefen viel effektiver.
Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 7

Schritt 4. Verweisen Sie ggf. auf ein früheres Ereignis oder eine frühere Kommunikation mit dem Leser

Vielleicht haben Sie Nina Brown Anfang letzten Monats mit einer Warnung wegen ihrer unbezahlten Rechnung kontaktiert. Oder vielleicht hat ein Kunde letzten Monat auf einer Konferenz seine Frustration über das Weltraumprogramm zum Ausdruck gebracht. Wenn Sie bereits mit dem Leser in Kontakt standen, bestätigen Sie dies. Es erinnert den Leser an Ihren vorherigen Kontakt und lässt den Geschäftsbrief unmittelbarer und wichtiger erscheinen.

Verwenden Sie einen Satz wie: „Wie in meinem vorherigen Brief über Ihre unbezahlte Rechnung…“oder „Danke für Ihre Zahlung im März.“Oder „Es war sehr nützlich, auf der Konferenz im Mai von Ihren Problemen mit dem Weltraumprogramm zu hören.“

Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 8

Schritt 5. Stellen Sie eine Anfrage oder bieten Sie Hilfe an

Schaffen Sie einen positiven Ton beim Leser, indem Sie eine höfliche Anfrage stellen oder Hilfe in Form einer Arbeitsbeziehung anbieten.

  • Angenommen, Sie sind ein Geschäftsinhaber, der versucht, einen Kunden dazu zu bringen, eine Rechnung zu bezahlen. Verwenden Sie einen Satz wie: „Ich würde mich über Ihre sofortige Aufmerksamkeit in Bezug auf Ihre unbezahlte Rechnung freuen.“
  • Angenommen, Sie schreiben im Namen Ihres Unternehmens. Verwenden Sie einen Satz wie: „Wir möchten ein persönliches Treffen mit Ihnen und unserem Personalleiter vereinbaren.“
  • Sie sollten auch anbieten, alle Fragen oder Bedenken des Lesers zu beantworten. Verwenden Sie einen Satz wie: "Ich beantworte gerne alle Fragen oder Bedenken, die Sie zu Ihrer Rechnung haben." Oder: „Möchten Sie, dass wir Ihnen weitere Details zum Programm mitteilen?“
Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 9

Schritt 6. Wickeln Sie den Brief ein

Fügen Sie einen Call-to-Action Ihrerseits oder seitens des Lesers hinzu. Dies kann eine Zahlungsaufforderung bis zu einem bestimmten Datum sein oder ein Hinweis zum Einrichten eines formellen Treffens mit dem Leser.

  • Fügen Sie einen Satz darüber ein, wie Sie in Zukunft mit dem Empfänger des Briefes sprechen. „Ich freue mich, Sie nächste Woche beim Budgetmeeting zu sehen.“Oder „Ich freue mich darauf, dies bei Ihrem Besuch in unserer Zentrale weiter mit Ihnen zu besprechen.“
  • Notieren Sie alle Dokumente, die Sie mit Ihrem Brief haben. Fügen Sie einen Satz hinzu wie „Ihre unbezahlte Rechnung finden Sie beigefügt“oder „Sie finden eine Kopie unseres Programms zur Weltraumforschung beigefügt“.
  • Beende den Brief mit einem Schlusssatz. Verwenden Sie „Mit freundlichen Grüßen“oder „Mit freundlichen Grüßen“für Kunden oder Kunden.
  • Verwenden Sie „Mit freundlichen Grüßen“für formelle Briefe an Personen, die Sie überhaupt nicht kennen.
  • Verwenden Sie „Grüße“oder „Mit freundlichen Grüßen“nur, wenn Sie jemandem schreiben, den Sie gut kennen oder mit dem Sie eine Arbeitsbeziehung haben.
Schreiben Sie einen Geschäftsbrief an Kunden Schritt 10

Schritt 7. Lesen Sie den Brief Korrektur

All Ihre sorgfältige Formatierung und Ihr Schreiben sind umsonst, wenn der Brief voller Rechtschreibfehler ist!

  • Suchen Sie nach Vorkommen des Passivs und versuchen Sie, den Satz an das Aktiv anzupassen.
  • Achte auf Sätze, die lang sind oder nicht klar und direkt sind. In einem Geschäftsbrief ist weniger meist mehr, also reduzieren Sie die Länge Ihrer Sätze wenn möglich.

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