Quittungen dienen als Beleg für Kundenzahlungen und als Verkaufsbeleg. Wenn Sie einem Kunden eine Quittung ausstellen möchten, können Sie diese handschriftlich auf ein Blatt Papier schreiben oder digital mit einer Vorlage oder einem Softwaresystem erstellen. Wenn Sie vorhaben, Geschäfte zu tätigen, ist es wichtig, dass Sie wissen, wie Sie eine Quittung für ordnungsgemäße Dokumentation, Steuerzwecke und um sich selbst und Ihre Kunden zu schützen.
Schritte
Musterbelege
Beispiel für eine Spendenquittung
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Musterspendenquittung für Möbel
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Muster Spendenquittung für Auto
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Methode 1 von 2: Handschrift einer Quittung
Schritt 1. Kaufen Sie ein Quittungsbuch, um das Schreiben von Quittungen zu vereinfachen
Sie können ein zweiteiliges Selbstdurchschreibe-Quittungsbuch online oder in einem Geschäft für Bürobedarf oder eines mit mehreren Blättern wiederverwendbaren Kohlepapiers kaufen. Diese Hefte sind in der Regel vornummeriert und enthalten bereits die Belegüberschriften. Stellen Sie sicher, dass Sie Broschüren mit zwei Teilformularen erhalten, damit Sie eine Kopie erhalten, die Sie für Ihre Unterlagen behalten können. Wenn Sie kein Heft zur Hand haben, können Sie Quittungen einfach handschriftlich auf ein Blatt Papier schreiben und fotokopieren.
- Stellen Sie sicher, dass sich das Kohlepapier zwischen dem Original und der Kopie befindet, bevor Sie mit dem Erstellen einer Quittung beginnen.
- Verwenden Sie einen Stift, wenn Sie Quittungen handschriftlich schreiben, und achten Sie darauf, dass Sie fest nach unten drücken, damit die Informationen auf die Kopie übertragen werden.
Schritt 2. Schreiben Sie die Quittungsnummer und das Datum oben rechts
Schreiben Sie das vollständige Datum, an dem Sie den Verkauf getätigt haben, und eine chronologisch geordnete Belegnummer darunter. Jede Quittung sollte eine Nummer haben, damit Sie jeden Verkauf den ganzen Tag über verfolgen können. Beginnen Sie für die Belegnummer mit 001 und gehen Sie für jeden Beleg eine Nummer höher. Sie können dies im Voraus tun, damit Sie es nicht jedes Mal schreiben müssen, wenn Sie einen Verkauf tätigen.
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Die Quittung oben rechts sieht zum Beispiel so aus:
20. Januar 2019
004
- Sie können die Belegnummern jeden Tag zurücksetzen, solange Sie auch das Datum auf jeden Beleg schreiben.
- Die meisten Quittungshefte haben bereits für jede Quittung eine andere Quittungsnummer.
Schritt 3. Geben Sie oben links Ihren Firmennamen und Ihre Kontaktinformationen ein
Schreiben Sie Ihre Firmentelefonnummer und -adresse unter den Firmennamen. Sie können auch andere Details wie die Website, Social-Media-Konten und/oder Betriebszeiten angeben. Diese Informationen dienen als Beweis dafür, dass Ihr Unternehmen den Verkauf getätigt hat, und helfen dem Kunden, Sie bei Bedarf zu kontaktieren.
Wenn Sie keine Firma haben, schreiben Sie Ihren vollständigen Namen anstelle eines Firmennamens
Schritt 4. Überspringen Sie eine Zeile und notieren Sie die gekauften Artikel und deren Kosten
Schreiben Sie den Namen des Artikels auf die linke Seite der Quittung und die Kosten für jeden Artikel auf die rechte Seite der Quittung. Wenn Sie mehr als einen Artikel verkauft haben, listen Sie die Artikel und ihre Preise hintereinander auf.
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Eine detaillierte Liste auf einer Quittung sollte beispielsweise so aussehen:
Toilettenpapier………..$4
Kamm………………$3
Feuchtigkeitscreme…………$20
Schritt 5. Schreiben Sie die Zwischensumme unter alle Elemente
Die Zwischensumme sind die Kosten aller Artikel vor Steuern und zusätzlichen Gebühren. Addieren Sie die Kosten jedes verkauften Artikels und schreiben Sie die Gesamtzahl unter die Liste der Artikelpreise.
- Um genau zu sein, verwenden Sie einen Taschenrechner, um die Elemente zu addieren.
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Die Zwischensumme sollte etwa so aussehen:
Toilettenpapier………..$4
Kamm………………$3
Feuchtigkeitscreme…………$20
ZWISCHENSUMME………..$27
Schritt 6. Fügen Sie der Zwischensumme für die Gesamtsumme Steuern und andere Gebühren hinzu
Notieren Sie die Steuern oder Zusatzgebühren auf der linken Seite der Quittung und schreiben Sie deren Kosten auf der rechten Seite der Quittung auf. Fügen Sie dann alle anfallenden Gebühren und Steuern zur Zwischensumme hinzu, um die Gesamtsumme oder den Betrag zu erhalten, den der Kunde zahlen muss.
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Die Gesamtsumme sollte etwa so aussehen:
ZWISCHENSUMME………..$27
Umsatzsteuer………….$5.50
Versand…………..$3
GESAMTGESAMT…..35,50 $
Schritt 7. Notieren Sie die Zahlungsmethode und den Namen des Kunden
Die Zahlungsmethode kann Bargeld, Scheck oder Kreditkarte sein. Schreiben Sie in die letzte Zeile der Quittung den vollständigen Namen des Kunden. Wenn sie mit Kreditkarte bezahlt haben, lassen Sie sie unten auf der Quittung unterschreiben. Machen Sie dann eine Kopie der Quittung und bewahren Sie diese für Ihre Unterlagen auf und übergeben Sie dem Kunden den Originalbeleg.
Methode 2 von 2: Erstellen einer digitalen Quittung
Schritt 1. Laden Sie eine Quittungsvorlage für eine einfache digitale Lösung herunter
Wenn Sie jemandem online eine Quittung ausstellen, ist es möglicherweise einfacher, die Quittung auf dem Computer zu schreiben. Suchen Sie in diesem Fall online nach Belegvorlagen und laden Sie eine herunter, die Ihren Anforderungen entspricht. Füllen Sie dann alle zutreffenden Felder mit einem Textverarbeitungsprogramm aus und senden Sie dem Kunden eine Kopie der Quittung.
- Denken Sie daran, das Verkaufsdatum für jede Quittung anzugeben, die Sie schreiben.
- Laden Sie Vorlagen nur von Websites herunter, die seriös aussehen.
Schritt 2. Verwenden Sie eine Software, um Belege mit einem professionellen Aussehen zu erstellen
Vergleichen Sie kostenpflichtige und kostenlose Softwareprogramme zum Generieren von Quittungen und laden Sie das Programm herunter, das Ihren Anforderungen am besten entspricht. Richten Sie das Programm ein und geben Sie Ihren Firmennamen und Informationen auf der Registerkarte Einstellungen ein. Dann müssen Sie nur noch die entsprechenden Felder richtig ausfüllen. Sobald Sie fertig sind, erstellt das Programm eine professionell aussehende Quittung, die Sie dem Kunden aushändigen können, und protokolliert die Quittung in seiner Datenbank, damit Sie später darauf zurückgreifen können.
- Beliebte Quittungsprogramme sind NeatReceipts, Certify und Shoeboxed.
- Sie können auch Ihr Firmenlogo hochladen, damit es auf der Kundenkopie des Kassenbons erscheint.
Schritt 3. Verwenden Sie ein POS-System für eine hochpräzise Belegverwaltung
Ein POS- oder Point-of-Sale-System ist ein System, das Ihnen hilft, Geschäftsausgaben, Verkäufe und Quittungen zu verfolgen und Zahlungen wie Schecks und Kreditkarten zu verarbeiten. Dieses System erstellt automatisch eine Quittung für den Kunden am Point of Sale und protokolliert den Verkauf in Ihrer Datenbank. Vergleichen Sie verschiedene Kassensysteme online und wählen Sie eines, das Ihren Bedürfnissen entspricht. Laden Sie dann das System auf Ihren Computer herunter und arbeiten Sie mit dem Kundensupport zusammen, um bei jedem Verkauf automatische Quittungen zu erhalten.
- Beliebte POS-Systeme sind Vend, Shopify und Square Up.
- Viele POS-Systeme können jetzt auf Ihr Telefon, Tablet oder Ihren Computer heruntergeladen werden.
