Eine Standard Operating Procedure (SOP) ist ein Dokument, das aus schrittweisen Informationen zur Ausführung einer Aufgabe besteht. Möglicherweise muss eine vorhandene SOP nur modifiziert und aktualisiert werden, oder Sie befinden sich in einem Szenario, in dem Sie eine von Grund auf neu schreiben müssen. Es klingt entmutigend, aber es ist wirklich nur eine Checkliste. Siehe Schritt 1, um den Ball ins Rollen zu bringen.
Schritte
Teil 1 von 3: Formatieren Ihrer SOP
Schritt 1. Wählen Sie Ihr Format
Es gibt keinen richtigen oder falschen Weg, eine SOP zu schreiben. Ihr Unternehmen verfügt jedoch wahrscheinlich über eine Reihe von SOPs, auf die Sie sich bezüglich Formatierungsrichtlinien beziehen können, in denen beschrieben wird, wie sie dies bevorzugen. Verwenden Sie in diesem Fall die bereits vorhandenen SOPs als Vorlage. Wenn nicht, haben Sie mehrere Möglichkeiten:
- Ein einfaches Schritteformat. Dies gilt für Routineverfahren, die kurz sind, wenige mögliche Ergebnisse haben und auf den Punkt gebracht werden. Abgesehen von der notwendigen Dokumentation und Sicherheitsrichtlinien ist es wirklich nur eine Aufzählung von einfachen Sätzen, die dem Leser sagen, was er zu tun hat.
- Ein hierarchisches Stufenformat. Dies ist normalerweise bei langen Verfahren der Fall – Verfahren mit mehr als zehn Schritten, die einige Entscheidungen, Klärung und Terminologie erfordern. Dies ist normalerweise eine Liste von Hauptschritten, alle mit Unterschritten in einer ganz bestimmten Reihenfolge.
- Ein Flussdiagrammformat. Wenn das Verfahren eher wie eine Karte mit einer fast unendlichen Anzahl möglicher Ergebnisse ist, ist ein Flussdiagramm möglicherweise die beste Wahl. Dieses Format sollten Sie wählen, wenn die Ergebnisse nicht immer vorhersehbar sind.
Schritt 2. Betrachten Sie Ihr Publikum
Es gibt drei Hauptfaktoren, die Sie berücksichtigen sollten, bevor Sie Ihre SOP schreiben:
- Das Vorwissen Ihres Publikums. Sind sie mit Ihrer Organisation und ihren Verfahren vertraut? Kennen sie die Terminologie? Ihre Sprache muss dem Wissen und der Investition des Lesers entsprechen.
- Sprachkenntnisse Ihres Publikums. Besteht die Möglichkeit, dass Leute, die Ihre Sprache nicht sprechen, Ihre SOP "lesen"? Wenn dies ein Problem ist, ist es eine gute Idee, viele kommentierte Bilder und Diagramme einzufügen.
- Die Größe Ihres Publikums. Wenn mehrere Personen gleichzeitig Ihre SOP lesen (mit unterschiedlichen Rollen), sollten Sie das Dokument eher wie eine Unterhaltung in einem Theaterstück formatieren: Benutzer 1 führt eine Aktion aus, gefolgt von Benutzer 2 und so weiter und so weiter. Auf diese Weise kann jeder Leser sehen, wie er oder sie ein integrales Rädchen in der gut geölten Maschine ist.
Schritt 3. Betrachten Sie Ihr Wissen
Worauf es hinausläuft ist folgendes: Sind Sie die beste Person, um dies zu schreiben? Wissen Sie, was der Prozess beinhaltet? Wie kann es schief gehen? Wie macht man es sicher? Wenn nicht, ist es besser, es an jemand anderen zu übergeben. Eine schlecht geschriebene – oder vor allem ungenaue – SOP reduziert nicht nur die Produktivität und führt zu organisatorischen Fehlern, sondern kann auch unsicher sein und negative Auswirkungen auf Ihr Team oder die Umgebung haben. Kurz gesagt, es ist kein Risiko, das Sie eingehen sollten.
Wenn dies ein Projekt ist, das Ihnen zugewiesen wurde und zu dessen Abschluss Sie sich verpflichtet (oder verpflichtet) fühlen, scheuen Sie sich nicht, diejenigen, die das Verfahren täglich abschließen, um Hilfe zu bitten. Die Durchführung von Interviews ist ein normaler Bestandteil jedes SOP-Erstellungsprozesses
Schritt 4. Entscheiden Sie sich zwischen einer kurzen oder einer langen SOP
Wenn Sie eine SOP für eine Gruppe von Personen schreiben oder aktualisieren, die mit Protokoll, Terminologie usw. vertraut sind und nur von einer kurzen und knackigen SOP profitieren würden, die eher einer Checkliste ähnelt, können Sie sie einfach in Kurzform schreiben.
Abgesehen vom grundlegenden Zweck und relevanten Informationen (Datum, Autor, ID# usw.) ist es wirklich nur eine kurze Liste von Schritten. Wenn keine Details oder Erläuterungen erforderlich sind, ist dies der richtige Weg
Schritt 5. Behalten Sie Ihren SOP-Zweck im Hinterkopf
Es ist offensichtlich, dass Sie in Ihrer Organisation ein Verfahren haben, das sich immer und immer wieder wiederholt. Aber gibt es einen bestimmten Grund, warum diese SOP besonders nützlich ist? Muss die Sicherheit betont werden? Compliance-Maßnahmen? Wird es zum Training oder im Alltag verwendet? Hier sind einige Gründe, warum Ihre SOP für den Erfolg Ihres Teams notwendig ist:
- Um sicherzustellen, dass die Compliance-Standards eingehalten werden
- Um die Produktionsanforderungen zu maximieren
- Um sicherzustellen, dass das Verfahren keine negativen Auswirkungen auf die Umwelt hat
- Um die Sicherheit zu gewährleisten
- Damit alles nach Plan läuft
- Um Fehler in der Fertigung zu vermeiden
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Als Schulungsdokument zu verwenden
Wenn Sie wissen, was Ihre SOP hervorheben sollte, ist es einfacher, Ihren Text um diese Punkte herum zu strukturieren. Es ist auch einfacher zu erkennen, wie wichtig Ihre SOP ist
Teil 2 von 3: Schreiben Sie Ihre SOP
Schritt 1. Decken Sie das erforderliche Material ab
Im Allgemeinen bestehen technische SOPs neben dem Verfahren selbst aus vier Elementen:
- Titelblatt. Dazu gehören 1) der Titel des Verfahrens, 2) eine SOP-Identifikationsnummer, 3) Ausstellungs- oder Überarbeitungsdatum, 4) der Name der Agentur/Abteilung/Niederlassung, für die die SOP gilt, und 5) die Unterschriften derjenigen, die die SOP erstellt haben und von der SOP genehmigt. Diese kann beliebig formatiert werden, solange die Informationen klar sind.
- Inhaltsverzeichnis. Dies ist nur erforderlich, wenn Ihre SOP ziemlich lang ist, um die Referenz zu erleichtern. Eine einfache Standardskizze finden Sie hier.
- Qualitätssicherung / Qualitätskontrolle. Ein Verfahren ist kein gutes Verfahren, wenn es nicht überprüft werden kann. Lassen Sie sich die notwendigen Materialien und Details zur Verfügung stellen, damit sich der Leser vergewissern kann, dass er die gewünschten Ergebnisse erzielt hat. Dies kann andere Dokumente wie Leistungsbewertungsmuster umfassen oder nicht.
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Referenz. Achten Sie darauf, alle zitierten oder wichtigen Referenzen aufzulisten. Wenn Sie auf andere SOPs verweisen, fügen Sie unbedingt die erforderlichen Informationen im Anhang bei.
Ihre Organisation hat möglicherweise ein anderes Protokoll als dieses. Wenn es bereits vorhandene SOPs gibt, auf die Sie sich beziehen können, geben Sie diese Struktur auf und halten Sie sich an das, was bereits vorhanden ist
Schritt 2. Stellen Sie für das Verfahren selbst sicher, dass Sie Folgendes abdecken:
- Geltungsbereich und Anwendbarkeit. Mit anderen Worten, beschreiben Sie den Zweck des Prozesses, seine Grenzen und wie er verwendet wird. Beziehen Sie Standards, behördliche Anforderungen, Rollen und Verantwortlichkeiten sowie Inputs und Outputs ein.
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Methodik und Verfahren.
Der Kern des Problems – listen Sie alle Schritte mit den notwendigen Details auf, einschließlich der benötigten Ausrüstung. Decken Sie sequentielle Verfahren und Entscheidungsfaktoren ab. Behandeln Sie das "Was wäre wenn" und die möglichen Interferenzen oder Sicherheitsüberlegungen.
- Begriffsklärung. Identifizieren Sie Akronyme, Abkürzungen und alle Ausdrücke, die nicht im allgemeinen Sprachgebrauch vorkommen.
- Gesundheits- und Sicherheitswarnungen. In einem eigenen Abschnitt und neben den Schritten aufgeführt werden, bei denen es sich um ein Problem handelt. Beschönigen Sie diesen Abschnitt nicht.
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Ausrüstung und Versorgung.
Vollständige Liste dessen, was wann benötigt wird, wo Ausrüstung zu finden ist, Ausrüstungsstandards usw.
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Vorsichtsmaßnahmen und Störungen. Im Grunde ein Abschnitt zur Fehlerbehebung. Besprechen Sie, was schief gehen könnte, worauf Sie achten müssen und was das endgültige, ideale Produkt beeinträchtigen könnte.
- Geben Sie jedem dieser Themen einen eigenen Abschnitt (normalerweise mit Zahlen oder Buchstaben gekennzeichnet), damit Ihre SOP nicht wortreich und verwirrend ist und eine einfache Referenz ermöglicht.
- Dies ist keineswegs eine vollständige Liste; Dies ist nur die Spitze des Verfahrenseisbergs. Ihre Organisation kann andere Aspekte angeben, die Aufmerksamkeit erfordern.
Schritt 3. Machen Sie Ihr Schreiben prägnant und leicht zu lesen
Die Chancen stehen gut, dass Ihr Publikum dies nicht zum Spaß liest. Sie möchten es kurz und klar halten – sonst wird ihre Aufmerksamkeit abgelenkt oder sie finden das Dokument beeindruckend und schwer zu fassen. Halte deine Sätze generell so kurz wie möglich.
- Hier ist ein schlechtes Beispiel: Stellen Sie sicher, dass Sie den gesamten Staub von den Luftschächten entfernen, bevor Sie sie verwenden.
- Hier ist ein gutes Beispiel: Vor Gebrauch jeglichen Staub aus den Luftschächten absaugen.
- Verwenden Sie im Allgemeinen nicht "Sie". Es sollte impliziert werden. Sprechen Sie im Aktiv und beginnen Sie Ihre Sätze mit Befehlsverben.
Schritt 4. Befragen Sie ggf. das am Prozess beteiligte Personal zur Ausführung der Aufgabe
Das Letzte, was Sie tun möchten, ist eine SOP zu schreiben, die einfach ungenau ist. Sie gefährden die Sicherheit Ihres Teams, seine Effizienz, seine Zeit, und Sie verfolgen einen etablierten Prozess und beachten ihn nicht – etwas, das Ihre Teamkollegen möglicherweise ein wenig beleidigend finden. Wenn es sein muss, stellen Sie Fragen! Sie wollen das richtig machen.
Wenn Sie es nicht wissen, fragen Sie natürlich mehrere Quellen, die alle Rollen und Verantwortlichkeiten abdecken. Ein Teammitglied befolgt möglicherweise nicht die Standardarbeitsanweisungen oder ein anderes ist nur an einem Teil der Tat beteiligt
Schritt 5. Teilen Sie große Textblöcke mit Diagrammen und Flussdiagrammen auf
Wenn Sie einen oder zwei Schritte haben, die besonders einschüchternd sind, machen Sie es Ihren Lesern mit einer Art Diagramm oder Diagramm leicht. Es erleichtert das Lesen und gibt dem Geist eine kurze Pause vom Versuch, alles zu verstehen. Und es wird für Sie vollständiger und besser geschrieben erscheinen.
Fügen Sie diese nicht ein, um Ihre SOP zu erweitern; tun Sie dies nur, wenn es notwendig ist oder wenn Sie versuchen, eine Sprachlücke zu schließen
Schritt 6. Stellen Sie sicher, dass jede Seite über eine Steuerdokumentnotation verfügt
Ihre SOP ist wahrscheinlich eine von vielen SOPS – aus diesem Grund verfügt Ihre Organisation hoffentlich über eine Art größere Datenbank, die alles in einem bestimmten Referenzsystem katalogisiert. Ihre SOP ist Teil dieses Referenzsystems und benötigt daher einen Code, um gefunden zu werden. Hier kommt die Notation ins Spiel.
Jede Seite sollte einen kurzen Titel oder eine ID-Nummer, eine Revisionsnummer, ein Datum und "Seitennummer von #" in der oberen rechten Ecke haben (für die meisten Formate). Abhängig von den Präferenzen Ihrer Organisation benötigen Sie möglicherweise eine Fußnote (oder haben diese in der Fußnote)
Teil 3 von 3: Erfolg und Genauigkeit sicherstellen
Schritt 1. Testen Sie das Verfahren
Wenn Sie Ihr Verfahren nicht testen möchten, haben Sie es wahrscheinlich nicht gut genug geschrieben. Lassen Sie jemanden mit begrenzten Kenntnissen des Prozesses (oder eine Person, die den normalen Leser repräsentiert) Ihre SOP verwenden, um sie zu führen. Auf welche Probleme sind sie gestoßen? Behandeln Sie sie gegebenenfalls und nehmen Sie die notwendigen Verbesserungen vor.
- Am besten lassen Sie Ihre SOP von einer Handvoll Personen testen. Verschiedene Personen werden unterschiedliche Probleme haben, was eine Vielzahl von (hoffentlich nützlichen) Antworten ermöglicht
- Stellen Sie sicher, dass Sie das Verfahren an jemandem testen, der es noch nie zuvor getan hat. Jeder mit Vorkenntnissen wird sich auf sein Wissen verlassen, um sie durchzubringen, und nicht auf Ihre Arbeit, wodurch der Zweck vereitelt wird.
Schritt 2. Lassen Sie die SOP von denjenigen überprüfen, die das Verfahren tatsächlich durchführen
Am Ende des Tages spielt es keine Rolle, was Ihre Chefs von der SOP halten. Es sind diejenigen, die tatsächlich die Arbeit machen, für die es wichtig ist. Bevor Sie also Ihre Arbeit an die höheren Stellen abgeben, zeigen Sie Ihre Sachen denen, die die Arbeit erledigen (oder tun). Was denken sie?
Wenn Sie ihnen erlauben, sich zu engagieren und sich als Teil des Prozesses zu fühlen, werden sie diese SOP, an der Sie arbeiten, eher akzeptieren. Und sie werden unweigerlich tolle Ideen haben
Schritt 3. Lassen Sie die SOP von Ihren Beratern und dem Qualitätssicherungsteam überprüfen
Sobald das Team Ihnen grünes Licht gibt, senden Sie es an Ihre Berater. Sie werden wahrscheinlich weniger Informationen zum eigentlichen Inhalt selbst haben, aber sie werden Sie wissen lassen, ob er die Formatierungsanforderungen erfüllt, ob Sie etwas verpasst haben und das Protokoll, um alles offiziell zu machen und in das System einzugeben.
- Leiten Sie die SOP für Genehmigungen mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen weiter, um Audit-Trails der Genehmigungen sicherzustellen. Dies wird von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein. Grundsätzlich möchten Sie, dass alles den Richtlinien und Vorschriften entspricht.
- Signaturen werden notwendig sein und die meisten Organisationen haben heutzutage kein Problem damit, elektronische Signaturen zu akzeptieren.
Schritt 4. Nach der Genehmigung beginnen Sie mit der Implementierung Ihrer SOP
Dies kann die Durchführung einer formellen Schulung des betroffenen Personals (z. Was auch immer es ist, bringen Sie Ihre Arbeit raus! Du hast dafür gearbeitet. Zeit für Anerkennung!
Stellen Sie sicher, dass Ihre SOP aktuell bleibt. Wenn es jemals veraltet ist, aktualisieren Sie es, lassen Sie die Updates erneut genehmigen und dokumentieren und verteilen Sie die SOP bei Bedarf neu. Die Sicherheit, Produktivität und der Erfolg Ihres Teams spielen dabei eine wichtige Rolle
Video - Durch die Nutzung dieses Dienstes können einige Informationen an YouTube weitergegeben werden
Tipps
- Stellen Sie sicher, dass der Dokumentverlauf für jede Versionsänderung dokumentiert ist.
- Prüfen Sie, ob eine alte Version der SOP existiert, bevor Sie Ihre schreiben. Möglicherweise können Sie nur ein paar schnelle Änderungen vornehmen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sie trotzdem dokumentieren!
- Verwenden Sie einfaches Englisch, um die Schritte zu erklären.
- Auf Klarheit prüfen. Stellen Sie sicher, dass es nicht mehrere Interpretationen gibt. Zeigen Sie das Verfahren jemandem, der mit dem Verfahren nicht vertraut ist, und lassen Sie sich von ihm sagen, was seiner Meinung nach darin steht; Sie können überrascht sein.
- Bitten Sie andere Personen, Ihr Dokument zu überprüfen, bevor Sie eine Genehmigung erhalten.
- Verwenden Sie Flussdiagramme und bildliche Darstellungen, damit sich der Leser über den Prozess im Klaren ist.
- Denken Sie daran, die Stakeholder wann immer möglich einzubeziehen, damit der dokumentierte Prozess der tatsächliche Prozess ist.
