So schreiben Sie eine professionelle E-Mail (mit Bildern)

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So schreiben Sie eine professionelle E-Mail (mit Bildern)
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Anonim

E-Mail ist ein wichtiger Teil der Geschäftskommunikation, daher ist es wichtig, sie richtig zu machen. Obwohl E-Mails normalerweise nicht so formell sind wie Briefe, sollten sie dennoch professionell sein und ein gutes Bild von Ihnen und Ihrem Unternehmen, Ihrer Gemeinde oder Ihrer Position vermitteln. Befolgen Sie die Schritte in diesem Tutorial, um geschäftliche E-Mails zu erstellen, die der Etikette entsprechen und Professionalität gewährleisten.

Schritte

Teil 1 von 4: Die E-Mail adressieren

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 1

Schritt 1. Adressieren Sie Ihre E-Mail

Geben Sie die E-Mail-Adresse Ihres Empfängers in das Feld An ein. Verwenden Sie das Feld An, wenn Sie Kontakten eine E-Mail senden und gleichzeitig zu ihrer Antwort ermutigen möchten.

  • Dieses Feld ist für Personen gedacht, die von der Nachricht direkt betroffen sind. Wenn Sie erwarten, dass jemand als Reaktion auf Ihre E-Mail etwas tut, sollte er im Feld An stehen.
  • Es ist eine gute Idee, alle Personen in Ihrem An-Feld in die Anfangszeile Ihrer E-Mail aufzunehmen. Auf diese Weise binden Sie alle von Anfang an in das Gespräch ein und informieren alle darüber, wer sonst noch am Gespräch beteiligt ist.
  • Wenn Sie mehr als vier Personen in das Feld „An“aufgenommen haben, sprechen Sie die Gruppe als Ganzes an, indem Sie Ihre E-Mail mit etwas wie „Hallo Team oder „Guten Morgen zusammen“beginnen.
  • Das Feld An kann für beliebig viele Adressen verwendet werden. Denken Sie daran, dass alle Personen, die direkt beteiligt sind und Maßnahmen ergreifen müssen, in das Feld „An“aufgenommen werden sollten.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 2

Schritt 2. Verwenden Sie das Cc-Feld (optional)

Das Feld Cc (oder Carbon Copy) wird verwendet, um andere „auf dem Laufenden“zu halten, ohne dass eine Verpflichtung oder Verpflichtung besteht, in der Angelegenheit zu antworten oder Maßnahmen zu ergreifen. Stellen Sie sich das Cc-Feld als FYI vor, um relevante Informationen oder Aktualisierungen an eine Reihe von Mitarbeitern zu verteilen, die sie nur durchsehen müssen. Um Adressen zum Cc-Feld hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf das Cc-Feld und geben Sie so viele Adressen ein, wie Sie möchten.

Beim Cc-ing mehrerer Associates hat jeder Empfänger Zugriff auf die Liste der E-Mail-Ccs

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 3

Schritt 3. Verwenden Sie das Bcc-Feld (optional)

Der Hauptzweck des Bcc-Felds besteht darin, eine E-Mail an eine Gruppe von Kontakten zu senden, die sich nicht kennen. Das Bcc-Feld (Blind Carbon Copy) ermöglicht es Ihnen, eine Nachricht an mehrere Kontakte zu senden, ohne dass diese wissen, wer die Nachricht sonst noch erhalten hat. Um Adressen zum Bcc-Feld hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf das Feld und geben Sie jede E-Mail ein, die Sie einfügen möchten.

  • Verwenden Sie das Bcc-Feld, um eine E-Mail an mehrere Mitarbeiter zu senden, die sich nicht kennen. Dies schützt die Privatsphäre jedes Empfängers, indem die Liste der Empfänger nur für den Absender und nicht für jeden Empfänger sichtbar bleibt.
  • Verwenden Sie das Bcc-Feld, wenn Sie eine E-Mail an Hunderte von Personen senden.
  • Ihre Kontakte können in den Feldern An oder Cc jeden sehen, an den die E-Mail gesendet wurde, aber nicht im Bcc-Feld.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 4

Schritt 4. Antworten Sie auf eine E-Mail Cc

Wenn Sie in einer Cc-E-Mail enthalten sind, gehören Sie wahrscheinlich auch zu einer Handvoll anderer Mitarbeiter, die alle an der Konversation beteiligt sind, und der Absender sucht oder erwartet möglicherweise keine Antwort von Ihnen. Wenn Sie antworten müssen, denken Sie über die Art Ihrer Antwort nach und auf wen sie zutrifft. Sie können "Antwort an Absender" wählen, wenn Sie nur eine Notiz für den ursprünglichen Verfasser der E-Mail haben, oder "Allen antworten" nur dann, wenn die Informationen für alle an der Konversation Beteiligten relevant sind.

  • Nur wenn Ihre Kommentare für die gesamte Gruppe wichtig sind, verwenden Sie das Feld "Allen antworten".
  • Seien Sie vorsichtig, wenn Sie sich entscheiden, allen Empfängern der E-Mail zu antworten. Sie sollten nach Möglichkeit vermeiden, die Posteingänge anderer Personen mit irrelevanten Informationen zu überfluten.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 5

Schritt 5. Antworten Sie auf eine E-Mail Bcc

Wenn Sie in eine E-Mail-Bcc aufgenommen wurden, haben Sie nur die Möglichkeit, dem Absender der E-Mail zu antworten, und können die Liste der anderen Empfänger, die ebenfalls eine Bcc erhalten haben, nicht sehen. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Antworten, um eine E-Mail an den Absender zu verfassen.

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 6

Schritt 6. Verwenden Sie eine kurze und genaue Betreffzeile

Verwenden Sie so wenige Worte wie möglich, um das Thema oder die Art Ihrer E-Mail zu beschreiben. Anstatt den Betreff mit ein oder zwei vagen Begriffen zu füllen, teilen Sie dem Empfänger im Voraus mit, was er von Ihrer E-Mail erwarten kann. Andernfalls kann es sein, dass es nicht die Wirkung hat, die es soll. Geben Sie einen Betreff für die E-Mail so genau wie möglich an, ohne zu wortreich zu werden. Versuchen Sie Dinge wie:

  • "Aktualisierung des Führungsmeetings"
  • "Problem mit Mittagspausen"
  • "Meeting-Übersicht für den 12. März"

Teil 2 von 4: Verfassen der E-Mail

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 7

Schritt 1. Halten Sie sich an eine Standardstruktur

Wenn Sie sich einer professionellen E-Mail nähern, ist es wichtig, sie sauber, kurz und klar zu halten. Sagen Sie, was gesagt werden muss und bleiben Sie dabei. Sie können Ihre eigene Struktur entwickeln, die für Sie am besten geeignet ist. Hier ist eine grundlegende Struktur zu berücksichtigen:

  • Ihr Gruß
  • Eine Freude
  • Dein Zweck
  • Ein Aufruf zum Handeln
  • Eine abschließende Nachricht
  • Ihre Unterschrift
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 8

Schritt 2. Schreiben Sie Ihren Gruß

Um die Dinge professionell und anspruchsvoll zu halten, öffnen Sie Ihre E-Mail immer mit einer formellen Begrüßung, wie "Sehr geehrter Herr Lu". Je nach Beziehung zum Empfänger können Sie diesen wie erwartet mit vollem Namen und Titel oder nur mit Vornamen ansprechen. Wenn Sie mit der Person nicht auf der Grundlage des Vornamens sind, bleiben Sie bei ihrem Nachnamen, um sie möglicherweise nicht zu beleidigen.

  • Wenn Ihre Beziehung sehr locker ist, können Sie sogar "Hallo Gabe" sagen. In den meisten Fällen ist es völlig in Ordnung, mit einem einfachen „Liebe Marie“zu öffnen. Wenn die Art Ihrer Korrespondenz etwas Förmlicheres erfordert, ist es am sichersten, den Namen des Empfängers allein als Begrüßung zu verwenden, um die Dinge kurz und bündig zu halten.
  • Wenn Sie den Namen des Empfängers nicht kennen, können Sie verwenden: "An wen es betrifft" oder "Sehr geehrte Damen und Herren".
  • Wenn Sie eine E-Mail an eine Gruppe von Empfängern verfassen, die Sie in das Feld „An“aufgenommen haben und von der Sie eine Antwort benötigen, begrüßen Sie sie als Gruppe (wenn die Anzahl der Empfänger vier oder mehr beträgt) oder geben Sie jeden ihrer Namen in die Begrüßung ein.
  • Wenn Sie eine E-Mail mit Ccs versenden, sprechen Sie einfach die Gruppe als Ganzes an, wenn Sie viele Empfänger haben, andernfalls fügen Sie den Namen jedes Empfängers in die Begrüßung ein.
  • Wenn Sie eine E-Mail mit BCCs senden, sprechen Sie die Gruppe als Ganzes an, indem Sie mit etwas wie "Hallo zusammen" öffnen.
  • Wenn Sie jemandem zum ersten Mal eine E-Mail senden, halten Sie sich kurz vor und teilen Sie ihm in einem Satz mit, wer Sie sind. Zum Beispiel: "Es war großartig, dich bei [X-Event] zu treffen."
  • Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob eine Einführung erforderlich ist und Sie den Empfänger bereits kontaktiert haben, sich aber nicht sicher sind, ob er sich an Sie erinnert, können Sie Ihre Anmeldeinformationen in Ihrer E-Mail-Signatur hinterlassen.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 9

Schritt 3. Identifizieren Sie sich sofort

Die Angabe Ihres Namens und Ihres formalen Titels oder Ihrer Position hilft dem Empfänger, ohne Vermutungen zu erkennen, von wem die Nachricht stammt. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie jemandem schreiben, den Sie noch nie getroffen haben. Selbst wenn Ihr Name in Ihrer geschäftlichen E-Mail-Adresse enthalten ist, ist es üblich, der anderen Person mitzuteilen, wer Sie sind.

  • Wecken Sie das Interesse Ihrer Empfängerin, indem Sie eine gemeinsame Verbindung oder gemeinsame Erfahrung hervorheben („Wir haben uns letztes Jahr auf der jährlichen Women as Leaders-Konferenz in Toronto getroffen“).
  • Es ist in Ordnung, die Einführung zu überspringen, wenn Sie die Person, der Sie schreiben, bereits kennen.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 10

Schritt 4. Bedanken Sie sich beim Empfänger kurz

Ihr Leser ist eine vielbeschäftigte Person, daher ist es eine liebenswürdige Geste, ihm zu danken, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihre E-Mails zu lesen. Darüber hinaus ist dies Ihre erste Gelegenheit, ihnen Ihren Grund für das Schreiben mitzuteilen. „Vielen Dank für die Berücksichtigung meines Forschungsstipendiums“setzt einen freundlichen Ton und sagt dem Empfänger, was er wissen muss.

Eine E-Mail zu beginnen, indem du deine Wertschätzung ausdrückst, zeigt auch Respekt, der verhindern kann, dass die Nachricht kalt oder unpersönlich rüberkommt

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 11

Schritt 5. Geben Sie den Grund für Ihre E-Mail an

Wenn Sie die Kommunikationslinie initiieren, sind Sie dafür verantwortlich, Ihren Empfängern mitzuteilen, was die E-Mail betrifft. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Ziel frühzeitig angeben. Geschäftspartner wollen Ihre E-Mails schnell lesen und auf den Punkt kommen. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um sich zu fragen, warum Sie es schreiben und warum Ihr Empfänger es sehen muss. Dies wird Ihnen helfen, unnötiges Geplauder zu vermeiden und direkt auf die Jagd nach einer professionelleren E-Mail zu kommen. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um sich zu fragen: "Ist diese E-Mail wirklich notwendig?" Auch hier zeigt das Versenden von E-Mails, die unbedingt erforderlich sind, Respekt vor der Person, der Sie eine E-Mail senden. Wenn Sie bereit sind, Ihre E-Mail zu verfassen, beginnen Sie mit etwas wie:

  • „Ich schreibe, um mich zu erkundigen …“
  • "Ich schreibe in Bezug auf …"
  • „Bitte nehmen Sie sich die Zeit, sich diese Änderungen anzusehen und geben Sie mir Ihr Feedback…“
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 12

Schritt 6. Danken Sie dem Empfänger (optional)

Wenn Sie auf eine Kundenanfrage antworten oder jemand auf eine Ihrer E-Mails geantwortet hat, sollten Sie mit einer Dankeszeile beginnen. Zum Beispiel:

  • "Danke, dass du auf mich zurückkommst…"
  • „Danke für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit…“
  • „Danke, dass Sie Ocean Safari Scuba kontaktiert haben…“
  • Dem Leser zu danken ist eine großartige Möglichkeit, höflich, professionell und in guten Beziehungen zu Ihrem Empfänger zu bleiben.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 13

Schritt 7. Halten Sie den Text Ihrer E-Mail kurz

Bei geschäftlichen E-Mails gilt: Je weniger Sie angeben, desto besser. Machen Sie jede E-Mail, die Sie versenden, nur eine Sache. Wenn Sie über ein anderes Projekt kommunizieren müssen, schreiben Sie eine weitere E-Mail.

  • Versuchen Sie, alles, was Sie brauchen, in nur fünf Sätzen zu kommunizieren. Sagen Sie alles, was Sie sagen müssen, und nicht mehr. Manchmal ist es unmöglich, Ihre E-Mail auf nur fünf Sätze zu beschränken. Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie weitere Informationen hinzufügen müssen.
  • Fügen Sie im Text Ihrer E-Mail alle relevanten Informationen und alles hinzu, was Sie von Ihren Empfängern benötigen.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 14

Schritt 8. Fügen Sie einen Call-to-Action hinzu (optional)

Wenn Ihr Empfänger etwas tun soll, gehen Sie nicht einfach davon aus, dass er weiß, was er wann zu tun hat. Helfen Sie ihnen, indem Sie klar umreißen, was Sie brauchen. Sagen Sie etwas wie:

  • "Könnten Sie mir diese Dateien bis Donnerstag schicken?"
  • "Könnten Sie das in den nächsten zwei Wochen aufschreiben?"
  • "Bitte schreiben Sie Thomas darüber und lassen Sie es mich wissen, wenn Sie dies getan haben."
  • Die Strukturierung Ihrer Anfrage als Frage fördert eine Antwort. Du kannst sagen: "Lass es mich wissen, wenn du das getan hast."
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 15

Schritt 9. Sagen Sie dem Empfänger, wie Sie von ihm erwarten, dass er weiter reagiert

Nachdem Sie jetzt einen Aufruf zum Handeln angeboten haben, geben Sie Ihrem Leser einen Schubs in die richtige Richtung. Eine Aufforderung zum Durchsehen eines Finanzberichts kann beispielsweise mit einer Bitte wie „Lass mich wissen, was du von diesen Zahlen hältst“begleitet werden. Auf diese Weise muss sich die andere Partei nicht fragen, was sie mit den erhaltenen Informationen anfangen soll.

  • Das Anbieten eines bestimmten Zeitrahmens, in dem Sie eine Rückmeldung wünschen („es wäre ideal, wenn wir diese Dokumente vor dem Treffen am Donnerstag organisieren könnten“) kann eine schnellere Reaktion gewährleisten.
  • Versuchen Sie, wichtige E-Mails innerhalb von 24 Stunden zu beantworten.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 16

Schritt 10. Fügen Sie Ihren Abschluss hinzu

Um Ihre E-Mails professionell zu halten, beenden Sie Ihre E-Mail mit einem weiteren Dankeschön an Ihren Leser oder einem formellen Abschied wie:

  • "Danke für Ihre Geduld und Ihre Mitarbeit"
  • "Danke für deine Rücksicht"
  • „Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, zögern Sie nicht, mich zu informieren“
  • "Ich freue mich darauf, von dir zu hören".
  • Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem angemessenen Schluss vor Ihrem Namen, wie „Mit freundlichen Grüßen“oder „Mit freundlichen Grüßen“
  • Vermeiden Sie beiläufige Abschlüsse wie „Cheers“, es sei denn, Sie sind mit dem Leser gut befreundet, da diese Arten von Abschlüssen weniger professionell sind.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 17

Schritt 11. Unterschreiben Sie Ihren Namen

In einer professionellen E-Mail sollte Ihre Signatur Folgendes enthalten:

  • Dein Name.
  • Dein Arbeitstitel.
  • Ein Link zu Ihrer Website.
  • Links zu Social-Media-Konten (optional).
  • Notwendige Kontaktdaten.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 18

Schritt 12. Melden Sie sich mit einer benutzerdefinierten Signatur ab

Die Signatur am Ende der E-Mail sollte dem Empfänger alle notwendigen Informationen zu Ihrer Person bieten, damit Sie sich in der Nachricht nicht ausführlich vorstellen müssen. Geben Sie unbedingt Ihren vollständigen Namen, den Namen Ihres Unternehmens, Ihre Anrede oder Position, Ihre bevorzugte E-Mail-Adresse und eine Telefonnummer an, unter der Sie direkt erreichbar sind.

  • Um sich Ärger zu ersparen, speichern Sie Ihre benutzerdefinierte Signatur auf einer beliebigen E-Mail-Plattform, die Sie verwenden, damit sie in zukünftigen Nachrichten automatisch angezeigt wird.
  • Die Bereitstellung von Links zu Ihren Social-Media-Konten gibt unbekannten Kontakten ein vollständigeres Bild von Ihnen.
  • Verzetteln Sie Ihre Unterschrift nicht mit unnötigen Details, Zitaten oder Grafiken.

Teil 3 von 4: E-Mail-Professionalität liefern

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 19

Schritt 1. Behalten Sie einen professionellen Ton bei

Achten Sie beim Versenden von geschäftlichen E-Mails besonders auf die Sprache, die Sie verwenden, um Verwirrung oder Fehlinterpretationen zu vermeiden. Im Allgemeinen sollten Sie Ihrem Chef oder Ihren Kollegen in einer E-Mail nichts sagen, was Sie ihnen nicht persönlich sagen würden. Ihre Worte sollten immer ruhig, höflich und sympathisch sein, auch in Situationen, in denen Sie selbst nicht so empfinden.

  • Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, lesen Sie sie noch einmal durch, um festzustellen, ob Sie den richtigen Ton getroffen haben.
  • Obwohl es selbstverständlich sein sollte, verwenden Sie keine Art von Slang oder Obszönität.
  • Während Humor am Arbeitsplatz oft eine wertvolle Eigenschaft ist, sind arbeitsbezogene E-Mails meist nicht das richtige Mittel dafür.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 20

Schritt 2. Präsentieren Sie zuerst die wichtigsten Informationen

Wie bereits erwähnt, sollten Sie davon ausgehen, dass Ihr Empfänger viel auf dem Teller hat und sich bemühen, nicht zu viel Zeit in Anspruch zu nehmen. Nachdem Sie sich für ihre Aufmerksamkeit gedankt haben, kommen Sie direkt zur Sache. Machen Sie kein Blatt vor den Mund und verspüren Sie nicht das Bedürfnis, eine zu detaillierte Einführung zu finden. Im Gegensatz zu gewöhnlichen Korrespondenzmethoden sollten professionelle E-Mails höflich und dennoch direkt sein.

  • Versuchen Sie es mit einem einleitenden Satz wie "Ich schreibe Ihnen, um Ihnen mitzuteilen, dass Ihre Mitgliedschaft abgelaufen ist und persönlich verlängert werden muss, bevor Sie weiterhin Mitgliedervorteile erhalten können." Sie können dann alle relevanten Details nachverfolgen, die der Empfänger benötigt, um Maßnahmen zu ergreifen.
  • Die meisten Leute neigen dazu, E-Mails zu scannen, anstatt jedes einzelne Wort zu lesen. Je näher Ihr Hauptziel am Anfang liegt, desto wahrscheinlicher ist es, dass Ihr Empfänger es aufgreift.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 21

Schritt 3. Halten Sie den Rest der Nachricht prägnant

Es macht keinen Sinn, ziellos herumzuschweifen, wenn Sie einmal Ihren Zweck angegeben haben. Geben Sie mit dem verbleibenden Speicherplatz alle anderen Details an, die Ihrer Meinung nach erwähnenswert sind. Verwenden Sie immer kurze, einfache Wörter und Sätze, um so viel Arbeit wie möglich bei der Interpretation Ihrer Bedeutung zu sparen.

  • Beachten Sie die „Fünf-Satz-Regel“– Nachrichten, die kürzer als fünf Sätze sind, können schnell oder unhöflich wirken, während alles, was länger als fünf Sätze ist, Sie in Gefahr bringt, die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu verlieren.
  • Wenn Sie aus irgendeinem Grund eine große Menge an Informationen beifügen müssen, tun Sie dies als separate Anlage.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 22

Schritt 4. Vermitteln Sie eine klare Idee oder Anfrage

Nachdem Sie Ihren Grund für das Schreiben angegeben haben, artikulieren Sie Ihrem Leser genau, wie er reagieren soll. Wenn sie etwas wissen müssen, sagen Sie es ihnen; Wenn sie etwas tun müssen, fragen Sie sie. Wenn er Ihre Nachricht gelesen hat, sollte Ihr Empfänger bereit sein, eine Antwort zu formulieren.

  • Erfahrene Kommunikatoren bezeichnen dies als „Aufruf zum Handeln“und es ist eine gute Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihr Dialog einen klaren Sinn behält.
  • Ein Call-to-Action in einer professionellen E-Mail könnte so etwas wie „Es ist wichtig, dass Sie sich die mit dieser E-Mail bereitgestellte Sicherheitsfreigabenummer merken“oder „Bitte aktualisieren Sie Ihre Sommerverfügbarkeit bis Ende des Monats“lauten.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 23

Schritt 5. Beschränken Sie Ihre E-Mail auf ein einzelnes Thema

Wenn Sie Ihren Empfänger mit zu vielen Informationen auf einmal konfrontieren, kann er sich überfordert fühlen. Am besten beschränken Sie den Umfang Ihrer E-Mail auf ein oder zwei relevante Betreffe. Dies ermöglicht dem Leser nicht nur, viel schneller zu verstehen, was vor sich geht, sondern hilft Ihnen auch, Ihre Botschaft prägnant zu halten.

Mehrere Themen oder Anfragen sollten für mehrere E-Mails reserviert werden

Teil 4 von 4: Senden der E-Mail

Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 24

Schritt 1. Lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden Korrektur

Gehen Sie Ihre Nachricht gründlich durch, um sicherzustellen, dass sie frei von Tippfehlern, Rechtschreibfehlern oder unklaren Sätzen ist. Unachtsame Fehler können Sie und das Unternehmen, das Sie vertreten, schlecht widerspiegeln.

  • Verwenden Sie die Rechtschreibprüfung Ihrer E-Mail-Plattform, um versehentliches Versehen zu vermeiden.
  • Sie können sich diese Zeit auch nehmen, um in letzter Minute Änderungen an der Formatierung vorzunehmen, die Ihrer Meinung nach Ihre E-Mail leichter verdaulich machen könnten.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 25

Schritt 2. Vereinfachen Sie Ihre E-Mail, wenn möglich

Denken Sie daran, Ihre Empfänger sind beschäftigt und möchten schnell zum Kern der E-Mail gelangen. Treten Sie einen Schritt zurück und bewerten Sie Ihre E-Mail. Hier sind einige Dinge zu beachten:

  • Verwenden Sie kurze Sätze, Wörter und Absätze. Dies hilft, die E-Mail schnell und einfach zu lesen und zu verstehen.
  • Wenn es möglich ist, ein Wort auszuschneiden, schneide es aus. Kürze deine Sätze so kurz wie möglich.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 26

Schritt 3. Lassen Sie Ihre E-Mail gründlich Korrektur lesen

Professionelle E-Mails erfordern ein sorgfältiges Korrekturlesen. Lesen Sie sich Ihre E-Mail laut vor. Dies kann Ihnen helfen, viele Rechtschreib- und Grammatikfehler zu erkennen. Frag dich selbst:

  • Ist meine E-Mail klar?
  • Könnte meine E-Mail missverstanden werden?
  • Wie würde es klingen, wenn ich der Empfänger wäre?
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 27

Schritt 4. Bleiben Sie professionell

Sie müssen Ihre Persönlichkeit nicht in Ihrer beruflichen E-Mail zeigen. Wenn Sie möchten, können Sie dies subtil durch Ihren Schreibstil zeigen, aber vermeiden Sie Emoticons, Chat-Abkürzungen (wie LOL) oder bunte Schriftarten und Hintergründe.

  • Die Verwendung von Emoticons oder Chat-Abkürzungen ist nur dann angemessen, wenn Sie die E-Mail-Sprache der Person spiegeln, an die Sie schreiben.
  • Schreiben Sie, wie Sie sprechen. Dies kann Ihnen helfen, Ihre E-Mail kurz, freundlich und persönlich zu halten.
  • Sagen Sie in einer E-Mail nichts, was Sie Ihrem Empfänger nicht persönlich sagen würden.
Schreiben Sie eine professionelle E-Mail Schritt 28

Schritt 5. Senden Sie Ihre E-Mail

Nachdem Sie Ihre E-Mail Korrektur gelesen und alle erforderlichen Informationen eingegeben und jeden Empfänger in das entsprechende Feld eingefügt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden.

Video - Durch die Nutzung dieses Dienstes können einige Informationen an YouTube weitergegeben werden

Tipps

  • Denken Sie daran, dass die Leute E-Mails schnell lesen möchten, also halten Sie Ihre Sätze kurz und klar.
  • Wenn Sie etwas Positives über Ihren Empfänger oder seine Arbeit sagen können, tun Sie dies. Ihre Worte werden nicht verschwendet.
  • Richten Sie eine Signatur ein. Dies ist eine Kurzform zum Teilen von Informationen, die Sie in jede E-Mail aufnehmen sollten. Indem Sie diese Informationen in Ihre Signatur aufnehmen, halten Sie den Text Ihrer E-Mails kurz.
  • Wenn der Empfänger Ihnen in irgendeiner Weise geholfen hat, denken Sie daran, ihm zu danken. Sie sollten dies auch dann tun, wenn es ihre Aufgabe ist, Ihnen zu helfen.
  • Sie möchten besser E-Mails schreiben? Versuchen Sie, Ihre Nachricht so zu schreiben, als ob sie an den CEO weitergeleitet würde. Dies hilft Ihnen, Ihren Tonfall und Ihre Sprache konsistent und professionell zu halten.
  • Achten Sie sorgfältig auf Grammatik, Rechtschreibung und Zeichensetzung, damit Sie ein professionelles Bild von sich und Ihrem Unternehmen präsentieren.
  • Halten Sie Einführungen kurz, indem Sie sie so schreiben, als würden Sie von Angesicht zu Angesicht sprechen.
  • Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um festzustellen, ob eine E-Mail überhaupt notwendig ist, bevor Sie eine E-Mail schreiben. In vielen Fällen können dieselben Informationen mit einem einfachen Telefonanruf oder einem kurzen Spaziergang zu einer anderen Abteilung weitergeleitet werden.
  • Vergessen Sie nicht, „Bitte“und „Danke“zu sagen. Manieren tragen wesentlich zum Aufbau guter beruflicher Beziehungen bei.
  • Warten Sie, bis Sie mit dem Korrekturlesen fertig sind, um die Adresse des Empfängers einzugeben. Dies verhindert, dass Sie die E-Mail versehentlich senden, bevor sie abgeschlossen ist.
  • Effektive E-Mails zu schreiben ist wie alles andere. Je mehr Sie üben, desto besser werden Sie.

Warnungen

  • Seien Sie vorsichtig mit dem Cc-Feld. Wenn Sie Tonnen von Kontakten per E-Mail senden, die sich nicht kennen, aber alle die Informationen kennen müssen, verwenden Sie zum Schutz ihrer Privatsphäre das Bcc-Feld.
  • Verwenden Sie die Option Allen antworten sparsam. Senden Sie Ihre Antwort nur an diejenigen, die es wissen müssen.
  • Vermeiden Sie die Verwendung von informellem Text-Slang oder Abkürzungen („LOL“, „ICYMI“, „TTYL“, etc.). Diese können für die Leser verwirrend sein und haben keinen Platz in einer arbeitsbezogenen E-Mail.
  • Geben Sie Ihre Nachricht nicht in Groß- oder Kleinbuchstaben ein.

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