So schreiben Sie eine Executive Summary

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So schreiben Sie eine Executive Summary
So schreiben Sie eine Executive Summary
Anonim

Die Executive Summary ist der wichtigste Teil eines Geschäftsdokuments. Es ist das Erste (und manchmal das Einzige), was andere lesen und das Letzte, was Sie schreiben sollten. Es ist einfach eine kurze Überprüfung des Dokuments, damit die vielbeschäftigten Personen, die Ihr Dokument lesen, auf einen Blick wissen, wie viel sie lesen müssen und welche Maßnahmen wahrscheinlich erforderlich sind.

Schritte

Zusammenfassungshilfe und Beispielzusammenfassung

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Beispiel für eine Executive Summary

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Methode 1 von 2: Die Grundlagen

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 1

Schritt 1. Verstehen Sie, dass eine Executive Summary eine kurze Überprüfung eines Geschäftsdokuments ist

"Kurz" und "Rezension" sind hier Schlüsselwörter. Die Executive Summary ist in keiner Weise umfassend und ersetzt auch nicht das Originaldokument. Eine Executive Summary sollte nie länger als 10 % des Originaldokuments sein. Schießen Sie, um es irgendwo zwischen 5% und 10% zu haben.

Spitze:

Eine Executive Summary unterscheidet sich von einer Zusammenfassung. Ein Abstract gibt dem Leser Überblick und Orientierung, während ein Executive Summary dem Leser eher eine Zusammenfassung gibt. Abstracts werden häufiger im akademischen Bereich verfasst, während Executive Summarys eher für geschäftliche Zwecke verwendet werden.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 2

Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass es bestimmten stilistischen und strukturellen Richtlinien entspricht

Die meisten maßgeblichen Quellen, die Executive Summarys schreiben, stimmen darin überein, dass bestimmte stilistische und strukturelle Richtlinien gelten sollten. Diese beinhalten:

  • Absätze sollten kurz und prägnant sein.
  • Zusammenfassungen sollten auch dann Sinn machen, wenn Sie den Originalbericht nicht gelesen haben.
  • Kurzfassungen sollten in einer Sprache verfasst werden, die für die Zielgruppe geeignet ist.
Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 3

Schritt 3. Definieren Sie das Problem

Eine Executive Summary muss ein Problem klar definieren, sei es das Supply-Chain-Management oder Marketingkampagnen im Ausland. Vor allem Executive Summarys erfordern klare Definitionen von Problemen, da die Dokumente, auf denen sie basieren, Requests For Proposals (RFP), oft von Fachleuten geschrieben werden, die konzeptionelle Fragen nicht verstehen. Stellen Sie sicher, dass das Problem klar und verständlich definiert ist.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 4

Schritt 4. Geben Sie eine Lösung an

Ein Problem braucht immer eine Lösung. Um eine Anspruchserklärung (und einen Grund für die Finanzierung des Vorhabens) zu liefern, müssen Sie Ihre Lösung so präsentieren, dass sie das Problem effektiv angeht. Wenn Ihr Problem nicht klar formuliert ist, ist Ihre Lösung wahrscheinlich weniger sinnvoll.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 5

Schritt 5. Verwenden Sie Grafiken, Aufzählungspunkte und Überschriften, wenn das Dokument auf diese Weise leichter zu überfliegen ist

Eine Executive Summary ist kein Aufsatz; es müssen keine langen Textblöcke sein. Wenn sie Verständnis verbessern oder machen Sie die Zusammenfassung mehr überstreichbar, es ist in Ordnung zu verwenden:

  • Grafik. Eine gut platzierte Grafik, die die genaue Art des Problems des Kunden veranschaulicht, könnte den Sinn der Zusammenfassung deutlich machen. Die Stimulierung des visuellen Sinnes ist oft genauso effektiv wie ihr analytischer Sinn.
  • Kugeln. Lange Listen mit Informationen können in leichter verdauliche Abschnitte unterteilt werden.
  • Überschriften. Ordnen Sie die Themen der Zusammenfassung gegebenenfalls nach Überschriften. Dies hilft dem Leser, sich beim Eintauchen in die Zusammenfassung zu orientieren.
Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 6

Schritt 6. Halten Sie das Schreiben frisch und frei von Fachjargon

Jargon ist der Feind des Verstehens. Es ist einfach so beliebt in der Geschäftswelt. Wörter wie „Schnittstelle“, „Hebelwirkung“, „Kernkompetenz“und „brennende Plattform“sind Wörter, die Sie möglichst vermeiden sollten. Sie verschleiern die wahre Bedeutung und können die Zusammenfassung vage und ohne Einzelheiten klingen lassen.

Methode 2 von 2: Die Besonderheiten

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 7

Schritt 1. Beginnen Sie mit dem Originaldokument

Da die Executive Summary eine Zusammenfassung eines anderen Dokuments ist, müssen Sie mit dem Originaldokument ziemlich vertraut sein, um es zu einer überschaubaren und informativen Version zusammenzufassen. Unabhängig davon, ob es sich bei diesem Originaldokument um einen Bericht, einen Geschäftsplan, einen Vorschlag, ein Handbuch oder ein anderes Dokument handelt, überprüfen Sie es und suchen Sie nach den wichtigsten Ideen.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 8

Schritt 2. Schreiben Sie eine kurze Bewertung

Welchen Zweck verfolgt das Unternehmen, das das Dokument sponsert, oder das Originaldokument selbst? Was ist sein Umfang?

Beispiel: "Women World Wide ist eine gemeinnützige Organisation, die versucht, Frauen auf der ganzen Welt mit effektiven Lösungen für häusliche Gewalt zu verbinden und ein Netzwerk zur Unterstützung von Menschen anzubieten, die unter häuslicher Gewalt leiden. Während sie von ihrem Hauptsitz in Alberta aus tätig ist, Kanada, hat es Empfehlungen von Frauen aus 170 Ländern auf der ganzen Welt erhalten."

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 9

Schritt 3. Bringen Sie den "Griff" zum Leuchten

Dieser Abschnitt ist wahrscheinlich der wichtigste Teil Ihrer gesamten Executive Summary. In zwei oder drei Sätzen sollten Sie dem Leser sagen, warum Ihr Unternehmen besonders ist. Warum verdient es die Prüfung, das Geschäft oder die Partnerschaft der Personen, die die Zusammenfassung lesen?

Vielleicht haben Sie Michael Jordan als Kunden und er hat Ihr Produkt auf Twitter kostenlos empfohlen. Vielleicht haben Sie gerade einen Partnerschaftsvertrag mit Google unterzeichnet. Vielleicht haben Sie gerade ein Patent erhalten, oder vielleicht haben Sie gerade Ihren ersten großen Verkauf getätigt

Spitze:

Manchmal reicht ein einfaches Zitat oder ein Erfahrungsbericht. Der Schlüssel besteht darin, die Aufmerksamkeit Ihres Publikums zu erregen, das Unternehmen so seriös wie möglich erscheinen zu lassen und den Leser auf den Rest des Dokuments zu lenken.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 10

Schritt 4. Definieren Sie das große Problem

Die erste wirkliche Zutat einer Executive Summary ist die Diskussion eines Problems. Erklären Sie also das Problem, das Ihre Produkte/Dienstleistungen ansprechen. Stellen Sie sicher, dass das Problem so klar wie möglich definiert ist. Ein schlecht definiertes Problem klingt nicht überzeugend und wird Ihre Lösung nicht so effektiv gestalten, wie sie sein könnte.

Beispiel: „Los Angeles ist vom Verkehr verkrüppelt. Abgesehen von der Metro DC hat Los Angeles den schlimmsten Verkehr im ganzen Land. Das ist nicht nur ärgerlich langsam zu einem ernsthaften Gesundheitsproblem. Es gibt mehr Autos in LA, als es Leute gibt, die alt genug sind, um sie zu fahren."

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 11

Schritt 5. Liefern Sie Ihre einzigartige Lösung

Das große Problem ist der einfache Teil. Jetzt müssen Sie den Leser davon überzeugen, dass Sie eine einzigartige Lösung für das große Problem gefunden haben. Wenn Sie diese beiden Zutaten liefern, haben Sie das Zeug zu einer großartigen Idee.

Beispiel: "Innotech hat ein bahnbrechendes Verkehrskontrollsystem entwickelt, das durch die Installation patentierter "Smart Grids" in Ampelspuren, die die Anzahl der Autos auf einer bestimmten Spur lesen und den Verkehr entsprechend lenken, Minuten der Pendelzeit verkürzt Minuten an einer roten Ampel zu stehen, während die grüne Ampel blinkt, damit keine Autos in die andere Richtung fahren."

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 12

Schritt 6. Sprechen Sie über das Marktpotenzial

Erläutern Sie das große Problem, indem Sie Statistiken für Ihre Branche bereitstellen. Passen Sie auf, dass Sie nicht so tun, als hätten Sie einen größeren Markt als Sie! Die Tatsache, dass die Medizinprodukteindustrie jährlich 100 Milliarden US-Dollar umfasst, bedeutet nichts, da Ihr neues Medizinprodukt nur einem kleinen Teil der Branche dienen wird. Brechen Sie es auf ein realistisches Marktpotenzial herunter.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 13

Schritt 7. Integrieren Sie Ihr Alleinstellungsmerkmal

Hier erarbeiten Sie Ihre einzigartige Lösung. Was verschafft Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung konkret einen Wettbewerbsvorteil? Vielleicht schickt Ihr häuslicher Gesundheitsdienst tatsächlich Ärzte nach Hause statt nur Krankenschwestern, oder vielleicht garantieren Sie Besuche am selben Tag, damit Sie nicht im Voraus planen müssen. Zeigen Sie auf, warum Sie besonders sind.

Beispiel: „Intellilight hat den zusätzlichen Vorteil, dass es erkennen kann, wenn niemand zu Hause ist. Wenn in einem leeren Raum ein Licht an bleibt, schaltet es sich automatisch aus und wieder ein, wenn es eine Bewegung im Raum erkennt Kunden Geld auf ihre Stromrechnung und verschwendet weniger Energie."

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 14

Schritt 8. Sprechen Sie ggf. über Ihr Geschäftsmodell

Einige Executive Summarys benötigen kein Geschäftsmodell. (Gemeinnützige, nicht gewinnorientierte Organisationen und NGOs haben wahrscheinlich keinen Geschäftsplan.) Aber wenn Ihrer dies tut, muss Ihr Geschäftsmodell klar und einfach zu verfolgen sein. Im Wesentlichen beantworten Sie die Frage: "Wie werden Sie die Leute dazu bringen, Dollar aus ihrer Brieftasche zu nehmen und sie Ihnen zu geben?" Halten Sie das Modell einfach, insbesondere in der Zusammenfassung. Eine kurze Zusammenfassung genügt.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 15

Schritt 9. Besprechen Sie ggf. Ihr Management-Team

Je nachdem, in welcher Branche Sie tätig sind, kann dies einer der wichtigsten Teile Ihrer Executive Summary sein. Ihre Investoren oder Banker vertrauen dem Team, nicht der Idee. Ideen sind leicht zu bekommen, aber die Umsetzung dieser Ideen kann nur mit einem starken Team erreicht werden. Zeigen Sie schnell, warum Ihr Team über die Erfahrung und das Wissen verfügt, um Ihren Geschäftsplan umzusetzen.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 16

Schritt 10. Geben Sie Finanzprognosen an, um Ihre Ansprüche zu stützen

Basierend auf Ihrem Markt, Ihrem Geschäftsmodell und Ihrer historischen Performance müssen Sie eine Bottom-up-Finanzprognose entwickeln. Der Zweck Ihrer Prognosen besteht einfach darin, Ihre Kompetenz und Ihre Fähigkeit zu demonstrieren, Finanzprognosen auf der Grundlage solider Annahmen zu erstellen.

Wenn Ihr Plan für eine Gruppe von Anlegern gilt, verbringen Sie nicht zu viel Zeit mit diesem Abschnitt, da diese wissen, dass Sie keine Ahnung haben, wie viel Geld Sie verdienen könnten. Investoren werden in der Regel keine Go/No-Go-Entscheidung basierend auf Ihren Finanzprognosen treffen. Sie werden im Wesentlichen ihre eigenen Finanzprognosen erstellen

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 17

Schritt 11. Gehen Sie auf Ihre Anfrage ein

Jetzt ist es an der Zeit, je nach Zweck der Zusammenfassung entweder eine Investition oder ein Darlehen zu beantragen. Sie sollten erneut darlegen, warum Ihr Unternehmen einen Mehrwert bietet. Erinnern Sie den Leser an den großen Schmerz, den Sie lösen, und an Ihr Marktpotenzial. Betonen Sie schließlich Ihr Team und seine Fähigkeit, die Arbeit zu erledigen. Fragen Sie nach dem Dollarbetrag, der benötigt wird, um den nächsten wichtigen Meilenstein für Ihr Unternehmen zu erreichen. Geben Sie nicht an, wie viel Eigenkapital Sie abzugeben bereit sind oder welchen Zinssatz Sie zu zahlen bereit sind. Dies sollte später durch persönliche Verhandlungen erfolgen.

Schreiben Sie eine Executive Summary Schritt 18

Schritt 12. Lesen Sie Ihre Zusammenfassung noch einmal

Wenn Sie die Grundlagen geschrieben haben, lesen Sie sie noch einmal sorgfältig durch. Sie sollten die Zusammenfassung mit besonderer Sorgfalt Korrektur lesen. Berücksichtigen Sie beim erneuten Lesen auch Ihre Zielgruppe für das Dokument. Stellen Sie sicher, dass alle neuen Referenzen erklärt werden und dass die Sprache für jemanden, der mit diesem Thema neu ist, klar ist. Schreiben Sie nach Bedarf um.

  • Lassen Sie Ihre Zusammenfassung noch einmal mit frischen Augen durchlesen und achten Sie dabei besonders auf:

    • Klarheit. Sind die Worte klarer, die Ideen klarer und die Zusammenfassung frei von Fachjargon?
    • Fehler. Grammatik-, Zeichensetzungs- und Rechtschreibfehler können im Überfluss auftreten. Es könnte auch ein gutes Ideal sein, jemanden zu haben, der die Zahlen und Statistiken überprüft.
    • Eindringlichkeit. Übersetzen sich die Ideen in einen mitreißenden Pitch? Wo fällt das Spielfeld, wenn überhaupt, flach ab?
    • Kohärenz. Welche Teile passen nicht zusammen? Welche Teile tun?

Tipps

  • Je beschäftigter die Führungskraft ist, desto weniger wird sie wahrscheinlich lesen. Schreiben Sie entsprechend.
  • Probieren Sie die Dokumentvorlagen aus, die mit den meisten Textverarbeitungsprogrammen verfügbar sind und Ihnen den Einstieg erleichtern.
  • Dieselben vier Bereiche können für Zusammenfassungen in einer Vielzahl von Geschäftsumgebungen verwendet werden.
  • Kurzfassungen können je nach Länge des Dokuments variieren, sollten jedoch immer relativ kurz sein. Ihr Ziel ist es, so viele Informationen in eine minimale bis mittlere Lesemenge zu packen. Wenn Sie Details in Ihre Zusammenfassung aufnehmen, platzieren Sie die wichtigsten Punkte wie Ihre Schlussfolgerungen und Empfehlungen an erster Stelle.

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