So schreiben Sie geschäftliche E-Mails: 11 Schritte (mit Bildern)

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So schreiben Sie geschäftliche E-Mails: 11 Schritte (mit Bildern)
So schreiben Sie geschäftliche E-Mails: 11 Schritte (mit Bildern)
Anonim

E-Mail-Überlastung! Viele Geschäftsleute erhalten mehr E-Mails, als sie verarbeiten können. Um sicherzustellen, dass Ihre geschäftlichen E-Mails gut ankommen, müssen Sie sie klar, prägnant und umsetzbar machen. Darüber hinaus kann die Verwendung des geeigneten Formats und das Wissen, was in eine geschäftliche E-Mail aufgenommen oder davon ausgeschlossen werden muss, Ihnen und Ihrem Unternehmen helfen, eine professionelle Präsenz aufzubauen und aufrechtzuerhalten.

Schritte

Teil 1 von 3: Eine klare, prägnante und umsetzbare Botschaft verfassen

Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 1

Schritt 1. Fassen Sie die E-Mail in einem Betreff aus 6-8 Wörtern zusammen

Es ist wichtig, dass Sie einen Betreff angeben, da eine E-Mail ohne Betreff möglicherweise ignoriert wird. Ihr Betreff sollte kurz und prägnant sein und die Hauptbotschaft der E-Mail hervorheben. Das ideale Thema gibt dem Leser alles, was er wissen muss oder informiert ihn, dass er eine Entscheidung treffen muss. Personen, die täglich Hunderte von E-Mails erhalten, dürfen nur E-Mails mit besonders überzeugenden Betreffs öffnen. Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Wörter im Betreff zuerst platzieren, da der gesamte Betreff auf einem mobilen Gerät möglicherweise nicht sichtbar ist. Ideale Themen sind 6-8 Wörter und auf den Empfänger personalisiert.

  • Beispiele für gute E-Mail-Betreffzeilen

    • Marketing-Meeting 6/7 um 15 Uhr. Können Sie teilnehmen?
    • Der Drucker ist kaputt. Kann ich für 200 $ ersetzen?
    • Ihre PetsAlive.org-Sendung wird am 08.09. ankommen
  • Beispiele für fehlerhafte E-Mail-Betreffzeilen

    • Ein Treffen
    • Ein Drucker
    • Auf dem Weg zu dir
Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 2

Schritt 2. Machen Sie E-Mails prägnant

Die Leute sind beschäftigt und möchten nicht viel Zeit damit verbringen, geschäftliche E-Mails zu lesen. Gestalten Sie Ihre E-Mails so kurz wie möglich und geben Sie dennoch alle notwendigen Details an. Ihre Sätze sollten kurz und prägnant sein.

  • Bevor Sie Ihre E-Mail senden, lesen Sie sie durch und entfernen Sie alle irrelevanten Informationen. Wenn Sie zu viele oder nicht zum Thema gehörende Informationen angegeben haben, löschen Sie diese im Allgemeinen.
  • Einige Leute versuchen, E-Mails mit fünf oder weniger Sätzen zu erstellen und zu senden. Wenn Sie dies tun können, ist dies eine gute Richtlinie, um eine E-Mail kurz und auf den Punkt zu halten. Sie können dies tun, indem Sie die Fragen „Wer bin ich? Was will ich? Warum frage ich diese Person? Warum sollten sie tun, was ich verlange? Was ist der nächste Schritt, den ich/sie/wir machen müssen?“Dies gilt jedoch für die durchschnittliche E-Mail, nicht für eine E-Mail, die viele Details erfordert, oder ein kurzes "Dankeschön" an Ihren Kollegen, der Ihnen diesen Link gesendet hat.
Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 3

Schritt 3. Schreiben Sie die E-Mail so, dass sie überflogen und bearbeitet werden kann

Verwenden Sie Formatierungen, die Ihren Lesern helfen, schnell zu den benötigten Informationen zu gelangen. Fette die wichtigsten Sätze oder Konzepte in einer langen E-Mail.

Verwenden Sie Aufzählungszeichen und Fettdruck, um die E-Mail leichter zu überfliegen und zu bearbeiten

Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 4

Schritt 4. Fügen Sie URLs oder Anhänge hinzu, wenn dies dem Leser hilft, die E-Mail schneller zu verarbeiten

Zwingen Sie den Leser niemals, nach einer URL oder einem Anhang in einer anderen E-Mail zu suchen.

  • Beispiel für eine gute URL-Implementierung

    "Die Tagesordnung für das Marketing-Meeting befindet sich in dieser Google-Dokument-URL: Google.com/sample"

  • Beispiel für eine fehlerhafte URL-Implementierung

    "Die Tagesordnung für das Marketing-Meeting ist in der E-Mail, die ich Ihnen am 4. geschickt habe."

Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 5

Schritt 5. Fragen Sie deutlich nach der Aktion, die der Leser ausführen soll

Lassen Sie den Leser nicht vermuten, dass Sie nach einer Entscheidung oder einem Rat, einer Empfehlung oder einem Kauf fragen. Fragen Sie direkt und eindeutig nach dem, was Sie wollen, brauchen oder erwarten!

  • Klar zu fragen ist besonders wichtig, wenn Sie an mehrere Personen senden. Und stellen Sie sicher, dass Sie den Namen der Person nennen, die Sie für die Entscheidung benötigen. Zum Beispiel: "Elizabeth: Würde es dir lieber sein, dass ich hier Pfad A oder Pfad B entlang gehe?"
  • Alternativ, wenn Ihre E-Mail nur jemanden über etwas informiert und nicht zu einer Aktion auffordert, kennzeichnen Sie die E-Mail im Betreff oder im ersten Satz deutlich als "FYI".

Teil 2 von 3: Aufrechterhaltung von Formalität und professionellem Image

Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 6

Schritt 1. Verwenden Sie einen formellen Ton

Der Ton Ihrer E-Mail sollte professionell und unkompliziert bleiben. Strebe nach einem selbstbewussten und höflichen Ton. Versuchen Sie, emotionale oder informelle Sprache ganz aus der E-Mail zu lassen. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Kontraktionen und Abkürzungen. Denken Sie daran, dass Sätze in voller Länge oft formeller erscheinen.

  • Die folgende E-Mail ist beispielsweise zu informell für geschäftliche Zwecke: Danke für die von Ihnen gesendeten Schlangen. Es tut mir leid, sagen zu müssen, dass zwei tot waren. Senden Sie bald mehr, plz. Sprich später mit dir!
  • Eine formellere Version der vorherigen E-Mail: Vielen Dank für Ihre Lieferung der vier Königspythons an unseren Shop, Pets Alive! am 2. März 2015. Leider scheinen zwei der Schlangen bei der Geburt verletzt worden zu sein und waren verstorben, als ich die Schlangenkiste öffnete. Ich möchte, dass Sie so schnell wie möglich zwei Ersatzschlangen schicken. Bitte senden Sie mir eine E-Mail oder rufen Sie den Store an, wenn Sie weitere Fragen haben oder eine neue Lieferung arrangieren möchten.
  • Manchmal ist eine informellere E-Mail „im Haus“bei Kollegen, die Sie gut kennen, angemessen und wenn es der „Arbeitskultur“entspricht. Verwenden Sie jedoch keine Textabkürzungen, verwenden Sie vollständige Sätze und schreiben Sie nichts, was Ihr Chef nicht lesen soll.
Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 7

Schritt 2. Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur

Geben Sie Ihr Bestes, um sicherzustellen, dass Ihre E-Mail keine Grammatik- oder Rechtschreibfehler enthält und standardmäßige Zeichensetzung verwendet - beispielsweise keine GROSSBUCHSTABEN. Viele E-Mail-Programme enthalten eine Option zur Rechtschreibprüfung; Wenn Ihre E-Mail eine hat, verwenden Sie sie! Eine schlechte Grammatik wird mit ziemlicher Sicherheit die Nachricht, die Sie senden, untergraben. Verwenden Sie daher nach Möglichkeit eine Grammatikprüfung.

Wenn Sie eine E-Mail an eine große Anzahl von Personen senden oder die E-Mail besonders wichtig ist, möchten Sie sie möglicherweise vor dem Versenden von jemandem (oder mehreren Personen) Korrektur lesen

Teil 3 von 3: Best Practices für formelle Begrüßungen und Abschlüsse

Abhängig von Ihrer Beziehung zum Empfänger möchten Sie möglicherweise formelle Eröffnungen und Schließungen verwenden. Im Folgenden finden Sie eine Orientierung und eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten.

Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 8

Schritt 1. Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer Begrüßung

Die Begrüßung sollte prägnant und förmlich sein. Je nach Kontext der Nachricht können Sie eine Person namentlich ansprechen oder nicht. Eine Nachricht an ein anderes Unternehmen oder an eine nicht näher bezeichnete Person erfordert keinen Namen.

  • Einige Beispiele für Grüße sind:

    • Guten Tag,
    • Grüße,
    • Sehr geehrter Herr Dr. Smith,
    • Frau Campbell,
Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 9

Schritt 2. Beenden Sie die E-Mail mit einem Abschluss

Ein angemessener Abschluss ist höflich und signalisiert, dass die E-Mail zu Ende ist. Während das Schließen einer E-Mail möglicherweise nicht mit einem üblichen Briefschluss wie "Mit freundlichen Grüßen" oder "Mit freundlichen Grüßen" versehen ist, wird es als "Best Practice" angesehen, Ihre E-Mail zu schließen.

  • Einige mögliche Schließungen:

    • Ich freue mich auf ihre Antwort,
    • Ich hoffe bald von dir zu hören,
    • Vielen Dank für Ihre Zeit,
  • Sie können Ihre Pets Alive beenden! Senden Sie eine E-Mail an den Schlangenverteiler, indem Sie sagen: "Danke für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit."
Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 10

Schritt 3. Unterschreiben Sie Ihren Namen

Es ist angebracht, Ihren Namen am Ende einer E-Mail zu schreiben. Viele E-Mail-Programme ermöglichen es Ihnen, eine automatische Signatur bereitzustellen, die Ihren Wünschen angepasst ist. Stellen Sie sicher, dass die Formalität Ihrer Antwort mit den Details der E-Mail übereinstimmt. Möglicherweise möchten Sie Ihren vollständigen Namen und Ihre Anrede in einer geschäftlichen E-Mail an ein anderes Unternehmen oder an eine Person weitergeben, die Sie noch nicht kennen, während Ihr Vorname allein in einer E-Mail an einen Kollegen, den Sie jeden Tag sehen, angemessen sein kann.

  • Einige Signaturoptionen sind:

    • Dr. Jane Smith (am formellsten)
    • Dr. Smith (etwas weniger formell)
    • Jane Smith (etwas informell)
    • Jane (informell)
Geschäfts-E-Mails schreiben Schritt 11

Schritt 4. Ziehen Sie in Erwägung, unter Ihrer Signatur Kontaktinformationen anzugeben

Abhängig von den Details der E-Mail möchten Sie möglicherweise Kontaktinformationen wie Telefonnummer, Faxnummer, Adresse oder Website angeben. Wenn dies Informationen sind, die Sie in die meisten oder alle Ihre E-Mails aufnehmen möchten, können sie in Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Signatur integriert werden.

Beispiel für kommentierte E-Mails

Kommentierte E-Mail an den Kunden

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Kommentierte E-Mail an Kollegen

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Kommentierte E-Mail an Mitarbeiter

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Tipps

  • Vermeiden Sie Abkürzungen und Akronyme, es sei denn, Sie sind sicher, dass der Empfänger sie versteht und sie Ihr professionelles Image nicht beeinträchtigen.
  • Vermeiden Sie so viel wie möglich Jargon und erklären Sie jeden Jargon, den Ihr E-Mail-Empfänger möglicherweise nicht versteht.

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