So schreiben Sie eine Tagesordnung für ein Meeting (mit Bildern)

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So schreiben Sie eine Tagesordnung für ein Meeting (mit Bildern)
So schreiben Sie eine Tagesordnung für ein Meeting (mit Bildern)
Anonim

Niemand mag ein Meeting, das sich ohne Zweck hinzieht. Wenn Sie für das Schreiben der Agenda verantwortlich sind, vermeiden Sie dieses Szenario, indem Sie eine klare Agenda schreiben und festlegen, was Sie behandeln und wie lange Sie für jedes Thema aufwenden werden. Indem Sie einen Plan erstellen und befolgen, erreichen Sie mehr und verschwenden nicht die wertvolle Zeit Ihrer Kollegen.

Schritte

Hilfe bei Agenda

Kommentierte Meeting-Agenda

Teil 1 von 3: Am Basisplan arbeiten

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 1

Schritt 1. Fordern Sie Informationen von Ihren Kollegen an

Die Leute werden sich stärker in das Meeting einbringen, wenn sie ein Mitspracherecht bei der Tagesordnung haben. Bitten Sie um Vorschläge, was aufgenommen werden soll, und versuchen Sie, einige davon in Ihre Agenda aufzunehmen.

  • Sie können im Voraus eine E-Mail senden oder die Personen einzeln besuchen.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie dies mindestens 6-7 Tage im Voraus tun, damit Ihre Teammitglieder die Möglichkeit haben, einen Beitrag zu leisten. Sie möchten die Tagesordnung 3-4 Tage vor der Sitzung fertiggestellt haben.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 2

Schritt 2. Legen Sie Ihr Hauptziel oder Ihre Hauptziele fest

Ein Meeting sollte einen definierten Zweck haben, beispielsweise um eine Entscheidung zu treffen, Informationen auszutauschen, Pläne für die Zukunft zu schmieden oder Fortschrittsberichte abzugeben. Andernfalls sollten Sie sich erst gar nicht treffen.

Ein Meeting kann mehrere Ziele haben. Sie können beispielsweise Fortschrittsberichte teilen, um Entscheidungen für die Zukunft zu treffen

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 3

Schritt 3. Konzentrieren Sie sich auf Themen, die mehr als nur ein paar Leute betreffen

Wenn ein Tagesordnungspunkt durch ein Treffen zwischen 2 Personen gelöst werden könnte, lassen Sie es weg. Nutzen Sie stattdessen Ihre wertvolle Besprechungszeit, um an Problemen zu arbeiten, die alle abwägen müssen.

  • Wenn Sie sich beispielsweise mit einer anderen Person zu einem neuen Projekt verabreden müssen, richten Sie dafür ein separates Meeting ein.
  • Wenn Sie wertvolle Besprechungszeit für ein Problem verbrauchen, das von wenigen Personen gelöst werden kann, werden andere das Gefühl haben, dass Sie ihre Zeit verschwenden. Außerdem ist es schwierig, Besprechungen mit einer großen Anzahl von Personen zu planen, also nutzen Sie die Gelegenheit.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 4

Schritt 4. Schränken Sie Ihre Liste der Tagesordnungspunkte auf das ein, was Sie behandeln möchten

Priorisieren Sie, was bei diesem Meeting am wichtigsten ist. Sie können möglicherweise nicht alles abdecken, also halten Sie sich an das, was absolut wichtig ist.

  • Vielleicht haben Sie zum Beispiel "Projekttermine verhandeln", "Fortschrittsberichte", "neue Projekte" und "Brainstorming-Sitzungen". Möglicherweise haben Sie bei diesem Meeting keine Zeit für eine Brainstorming-Sitzung.
  • Möglicherweise müssen Sie kleinere Meetings planen, um Dinge zu erledigen, die für das große Meeting aus Ihrer Hauptagenda fallen.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 5

Schritt 5. Planen Sie zuerst die wichtigsten Themen

Bei der Planung von Meetings ist es in der Regel ratsam, den Zeitplan mit den wichtigsten Themen vorweg zu laden. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder diese wichtigen Themen zu Beginn des Meetings besprechen kann, wenn er am schärfsten und am wenigsten ermüdet ist.

  • Sie können beispielsweise Entscheidungselemente vor Fortschrittsberichten platzieren (es sei denn, Sie müssen die Fortschrittsberichte hören, um die Entscheidung zu treffen).
  • Und wenn das Meeting vorzeitig enden muss oder bestimmte Teilnehmer vorzeitig abreisen müssen, haben Sie die wichtigsten Themen bereits besprochen.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 6

Schritt 6. Planen Sie, wie viel Zeit jedes Element benötigt

Sie können zwar nicht genau wissen, wie lange jedes Element dauert, Sie benötigen jedoch eine allgemeine Vorstellung. Denken Sie daran, wie lange das Meeting dauert und wie viele Themen Sie behandeln müssen. Versuchen Sie, den wichtigsten Themen mehr Zeit zu widmen.

  • Vielleicht nehmen Sie sich beispielsweise 30 Minuten Zeit für Fortschrittsberichte, 10 Minuten für Diskussionen und 10 Minuten für die Abstimmung über neue Fristen.
  • Wenn Sie keine festen Zeiten für Themen haben, kommen Sie nicht durch Ihre Agenda. Denken Sie vor dem Meeting über das Timing nach, da Sie möglicherweise feststellen, dass Sie nicht alles abdecken können, was Sie möchten, in der vorgesehenen Zeit.
  • Berücksichtigen Sie die Anzahl der Personen, die an Ihrem Meeting teilnehmen, wenn Sie die Zeitintervalle bestimmen. Wenn Sie 15 Personen haben und einem Thema 15 Minuten geben, bedeutet das, dass jede Person nur weniger als eine Minute sprechen kann. Auch wenn nicht jeder spricht, kann das eng werden.

Teil 2 von 3: Die Agenda erstellen

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 7

Schritt 1. Beginnen Sie mit einem Titel für Ihre Agenda und Ihr Meeting

Ihr Titel sollte dem Leser sagen, dass er eine Agenda liest. Es sollte auch das Thema des Treffens vorstellen. Wenn Sie eine Entscheidung getroffen haben, platzieren Sie Ihren Titel oben in Ihrem leeren Dokument. Halten Sie Ihren Titel einfach und auf den Punkt.

  • Ihr Titel könnte beispielsweise "Tagesordnung Juli: Besprechung neuer Projektideen" oder "Tagungsagenda August 2019: Projektfristen nach oben verschieben" lauten.
  • Bleiben Sie bei einer einfachen Geschäftsschrift wie Times New Roman oder Calibri.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 8

Schritt 2. Nehmen Sie sich im Meeting Zeit für Begrüßungen und Begrüßungen

Dieser Teil des Treffens gibt den Leuten die Möglichkeit, Hallo zu sagen. Es ist auch ein Raum für Sie oder andere Besprechungsleiter, um die Besprechung zu eröffnen und die wichtigsten Themen zu besprechen, die Sie behandeln werden.

  • Sie können auch einen Eisbrecher verwenden, wenn das Meeting viele Personen umfasst, die sich nicht kennen.
  • Wenn Sie eine Tagesordnung für ein großes Meeting schreiben, beispielsweise für eine Konferenz, kann der Zeitaufwand für diesen Teil erheblich sein. Bei einem kleinen Büromeeting kann dieser Teil nur wenige Minuten dauern.
  • Sie können auch zu Beginn einen Raum für Agendaänderungen lassen.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 9

Schritt 3. Formulieren Sie Ihre Tagesordnungspunkte als Fragen, um Ihre Teammitglieder zu faszinieren

Wenn Sie nur ein paar Worte auf die Tagesordnung setzen, kann dies Ihre Kollegen verwirren. Eine Frage hilft, Kontext zu liefern, und gibt ihnen die Möglichkeit, im Voraus darüber nachzudenken.

  • Anstatt beispielsweise "Projektfristen" zu schreiben, könnten Sie schreiben: "Können Projektfristen verschoben werden, um der wachsenden Nachfrage gerecht zu werden?"
  • Fügen Sie bei Bedarf eine kurze Beschreibung unter der Frage hinzu.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 10

Schritt 4. Schreiben Sie die geschätzten Zeiten neben jedes Agenda-Thema

Sie müssen zwar nicht unbedingt Zeiten angeben, aber es kann den Leuten bei der Vorbereitung helfen. So können sie beispielsweise bei Bedarf mehr Zeit anfordern.

Es gibt den Leuten auch die Möglichkeit, ihre Bemerkungen zu kürzen, wenn die Zeit knapp ist

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 11

Schritt 5. Erstellen Sie einen Prozess für jedes Element in der Liste

Der Prozess legt fest, wie Sie an jeden Tagesordnungspunkt herangehen. Wenn Sie beispielsweise über die Verschiebung von Projektterminen sprechen, wird jeder von einem anderen Punkt im Prozess auf das Thema eingehen. Durch die Etablierung eines Prozesses bringen Sie alle auf die gleiche Seite.

Angenommen, der Tagesordnungspunkt lautet: "Können Projektfristen verschoben werden, um der wachsenden Nachfrage gerecht zu werden?" Ihr Prozess könnte sein: "10 Minuten, um den aktuellen Fortschritt zu besprechen. 15 Minuten, um festzustellen, was zur Steigerung der Produktivität benötigt wird. 10 Minuten, um die Vor- und Nachteile abzuwägen. 5 Minuten, um darüber abzustimmen, ob Fristen verschoben werden sollten."

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 12

Schritt 6. Legen Sie fest, wer die einzelnen Abschnitte der Tagesordnung leitet

Merken Sie sich, wer die einzelnen Teile des Meetings leitet. Lassen Sie die Person dies nicht überraschen. Sie sollten dies im Voraus ausarbeiten und dann in die Tagesordnung schreiben.

Wenn Sie das gesamte Meeting leiten, können Sie dies oben auf der Tagesordnung vermerken

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 13

Schritt 7. Weisen Sie den besonderen Gästen Zeit im Zeitplan zu

Wenn Gäste zu Ihrer Besprechung kommen, um wichtige Themen zu besprechen, sollten Sie diesen Personen einen Teil der Besprechungszeit widmen. Planen Sie, jedem Gast einen einzigen Tagesordnungspunkt zuzuweisen, auch wenn er mehr als ein Diskussionsthema hat. Auf diese Weise können sie ihre Themen nach Belieben organisieren.

Am besten erkundigen Sie sich vorab bei den Gästen, wie viel Zeit jeder für sein Diskussionsthema benötigt. Dies hilft, peinliche Terminkonflikte zu vermeiden

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 14

Schritt 8. Lassen Sie eine Öffnung für andere Geschäfte

Dieser Teil der Tagesordnung sollte am Ende stehen. Es gibt Ihnen nur die Möglichkeit, andere zu fragen, ob bei der Besprechung noch etwas zu besprechen ist. Außerdem gibt es Mitgliedern die Möglichkeit, zu etwas zurückzukehren, das möglicherweise früher beschönigt wurde.

  • Wenn Sie es in die Tagesordnung aufnehmen, wissen die Mitglieder, dass sie die Möglichkeit haben, einen Beitrag zu leisten, auch wenn das, worüber sie sprechen müssen, nicht in Ihrer Tagesordnung enthalten ist.
  • Sie können in diesem Abschnitt auch Zeit für Fragen und Antworten einplanen.

Teil 3 von 3: Die Agenda zusammenfassen

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 15

Schritt 1. Fügen Sie die Besprechungsdetails zur Tagesordnung hinzu

Geben Sie Uhrzeit, Datum und Ort des Meetings an. Fügen Sie auch die Namen aller Personen hinzu, die an der Besprechung teilnehmen werden. Auf diese Weise wissen die Leute im Voraus, mit wem sie sich dort verbinden können.

  • Es ist auch eine gute Idee, Personen einzubeziehen, die normalerweise dort wären, aber nicht zu diesem Treffen kommen können. Machen Sie deutlich, dass sie nicht teilnehmen können.
  • Fügen Sie eine Karte oder eine Wegbeschreibung hinzu, wenn Personen an der Besprechung teilnehmen, die mit Ihrer Umgebung nicht vertraut sind.
Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 16

Schritt 2. Notieren Sie alle Vorarbeiten, die für das Meeting erledigt werden müssen

Vielleicht müssen Ihre Kollegen etwas im Voraus lesen oder nach Lösungen suchen. Vielleicht möchten Sie auch, dass sie über bestimmte Probleme nachdenken.

Erstellen Sie einen Platz am Ende der Agenda. Heben Sie es mit fetter Schrift oder Hervorhebung hervor, damit die Teilnehmer es sehen

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 17

Schritt 3. Überprüfen Sie die Agenda auf Fehler, bevor Sie sie verteilen

Da sich einige Teilnehmer möglicherweise stark auf die Meeting-Agenda verlassen, ist es ratsam, sie vor der Verteilung auf Fehler und Vollständigkeit Korrektur zu lesen. Dies ist nicht nur eine Höflichkeit gegenüber den Teilnehmern; es spiegelt auch Ihre Liebe zum Detail und den Respekt, den Sie ihnen entgegenbringen, positiv wider.

Schreiben Sie eine Agenda für ein Meeting Schritt 18

Schritt 4. Versenden Sie die Tagesordnung 3-4 Tage vor dem Meeting

Lassen Sie Ihre Kollegen die Agenda sehen, damit sie sich vorbereiten können. Sie sollten es jedoch nicht zu früh versenden, da es beim Mischen verloren geht.

Bei größeren Besprechungen auf Konferenzen müssen Sie die Tagesordnung möglicherweise Monate im Voraus veröffentlichen

Tipps

  • Versuchen Sie es mit einer Vorlage, die in Ihrem Textverarbeitungsprogramm enthalten ist. Viele Textverarbeitungsprogramme wie Microsoft Office, Pages für Mac usw. verfügen über Vorlagen für eine Vielzahl von persönlichen und beruflichen Dokumenten, die Tagesordnungen für Besprechungen enthalten können. Mit diesen Vorlagen können Sie schnell und einfach ein professionelles Dokument erstellen.
  • Wenn Ihr Unternehmen ein spezielles Formular für Agenden hat, verwenden Sie dieses Formular als Vorlage.
  • Halten Sie sich an Ihren Zeitplan, aber seien Sie flexibel. Stellen Sie sicher, dass Ihr Meeting im Zeitplan bleibt, indem Sie die Uhr im Auge behalten. Wenn Sie die Gelegenheit haben, verschieben Sie das Meeting höflich, indem Sie zum Beispiel sagen: "Wir sollten zum nächsten Thema übergehen, wenn wir rechtzeitig hier raus wollen."

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