Protokolle erstellen (mit Bildern)

Inhaltsverzeichnis:

Protokolle erstellen (mit Bildern)
Protokolle erstellen (mit Bildern)
Anonim

Sie wurden gerade gewählt oder zum Sekretär des Ausschusses ernannt, dem Sie angehören. Herzliche Glückwünsche! Wissen Sie, wie Sie Protokolle erstellen, vorbereiten und präsentieren? Egal, ob Sie sich an die Robert's Rules of Order der Gesetzesbibel halten oder in einer weniger formellen Umgebung Protokoll führen, hier sind die wichtigsten Methoden, die Sie befolgen sollten.

Schritte

Beispielminuten

Beispiel für Besprechungsprotokolle

Unterstütze wikiHow und alle Proben freischalten.

Beispiel für Geschäftsmeeting-Protokolle

Unterstütze wikiHow und alle Proben freischalten.

Beispiel für Sitzungsprotokolle des Vorstandes

Unterstütze wikiHow und alle Proben freischalten.

Teil 1 von 4: Vorbereiten im Voraus

Minuten nehmen Schritt 1

Schritt 1. Machen Sie sich mit den Besprechungsrichtlinien Ihrer Organisation vertraut

Wenn von der Sekretärin erwartet wird, dass sie ein formelles Protokoll führt, fragen Sie, ob die Gruppe Roberts Geschäftsordnung oder einen anderen Leitfaden befolgt. Fragen Sie in informelleren Situationen, was in das Protokoll aufgenommen werden soll oder wie es verwendet wird.

  • Als Protokollführer müssen Sie sich nicht mit den vollständigen Geschäftsordnungen vertraut machen. Es kann jedoch nützlich sein, eine Kopie zu erwerben (oder die des Vorsitzenden auszuleihen), um bestimmte Fragen zu beantworten.
  • Kennen Sie auch Ihre Rolle. Einige Protokollführer nehmen nicht an der Sitzung teil, andere führen Protokolle, während sie zur Diskussion beitragen. In beiden Fällen sollte der Sekretär nicht jemand sein, der eine andere wichtige Rolle innehat, wie etwa Vorsitzender oder Moderator.
Minuten nehmen Schritt 2

Schritt 2. Bereiten Sie im Voraus eine Vorlage vor

Das Protokoll jeder Sitzung enthält viele der gleichen Informationen. Eine Vorlage erstellt ein einheitliches Format, um die Referenz zu erleichtern. Lassen Sie mindestens Platz für die folgenden Informationen.

  • Name der Organisation.
  • Art des Treffens. Handelt es sich um eine regelmäßige wöchentliche oder jährliche Sitzung, eine kleinere Ausschusssitzung oder eine Sitzung, die zu einem besonderen Zweck einberufen wird?
  • Datum, Uhrzeit und Ort. Lassen Sie Platz für die Start- und Endzeiten (Einberufung und Vertagung).
  • Name des Vorsitzenden oder Sitzungsleiters & Name des Sekretärs (oder seiner Stellvertreter).
  • Liste der "Teilnehmer" und "Entschuldigungen von Abwesenden". Dies ist ein schicker Begriff für Anwesenheitsliste. Beachten Sie, ob ein Quorum vorhanden ist (die Anzahl der Personen, die ausreicht, um Abstimmungen durchzuführen).
  • Platz für Ihre Unterschrift. Als Protokollführer unterschreiben Sie immer Ihre Arbeit. Bei der Genehmigung des Protokolls kann gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens eine zusätzliche Unterschrift erforderlich sein.
  • Eine Tagesordnung, falls vorhanden. Wenn der Vorsitzende oder Sitzungsmoderator Sie nicht gebeten hat, die Tagesordnung zu erstellen, sollte er auf Anfrage eine zur Verfügung haben. Wenn Sie eine Referenz haben, können Sie Ihre Besprechungsnotizen organisieren.
Minuten nehmen Schritt 3

Schritt 3. Bringen Sie ein Notebook oder einen Laptop mit

Stellen Sie sicher, dass alles, was Sie mitbringen, etwas ist, mit dem Sie sich wohl fühlen. Wenn Sie häufig Protokolle schreiben, legen Sie zu diesem Zweck ein Notizbuch beiseite oder erstellen Sie einen Ordner auf Ihrem Computer.

  • Wenn Sie bei einem früheren Meeting Protokolle erstellt haben und diese noch nicht zur Genehmigung vorgelegt wurden, bringen Sie diese ebenfalls mit.
  • Ein Audiorecorder kann Ihnen zwar dabei helfen, die Minuten später zu transkribieren, ist aber kein Ersatz für das Aufzeichnen von Notizen. Wenn Sie das Meeting aufzeichnen, stellen Sie sicher, dass alle Anwesenden zustimmen und geben Sie nicht der Versuchung nach, ein Wort-für-Wort-Transkript zu erstellen.
  • Das Erlernen einer Kurzschrift beschleunigt das Erstellen von Notizen, aber Sie müssen nicht in der Lage sein, jedes Wort aufzuschreiben, um Minuten in Anspruch zu nehmen. Tatsächlich sollten Sie dies vermeiden.
  • Wenn Sie gebeten werden, während des Meetings öffentlich Notizen zu machen, verwenden Sie einen Overheadprojektor oder eine Präsentationsstaffelei. Stellen Sie sicher, dass Sie die Notizen danach mit nach Hause nehmen können, ohne sie zu verwischen, damit Sie sie zum Tippen von Minuten verwenden können.

Teil 2 von 4: Besprechungsnotizen machen

Minuten nehmen Schritt 4

Schritt 1. Verteilen Sie eine Anwesenheitsliste

Sobald alle anwesend sind, verteilen Sie ein einzelnes Blatt Papier (mehr für sehr große Meetings) mit Platz für jede Person, um ihren Namen und ihre Kontaktinformationen zu schreiben. Sie können dies nach dem Meeting verwenden, um den Teilnehmerabschnitt Ihrer Vorlage auszufüllen, oder das Anmeldeblatt selbst an das ausgefüllte Protokoll anhängen.

Wenn Sie viele der Anwesenden nicht kennen, skizzieren Sie stattdessen einen Sitzplan und füllen Sie ihn aus, während Sie alle bitten, sich vorzustellen. Halten Sie es griffbereit, wenn Sie Besprechungsnotizen machen, damit Sie bei Bedarf auf Personen mit Namen verweisen können (wie unten beschrieben)

Minuten nehmen Schritt 5

Schritt 2. Füllen Sie so viel von Ihrer Vorlage wie möglich aus

Während Sie auf den Beginn der Sitzung warten, notieren Sie den Namen der Organisation, das Datum und den Ort der Sitzung sowie die Art der Sitzung (z. B. wöchentliche Vorstandssitzung, Sonderausschusssitzung usw.). Notieren Sie sich zu Beginn des Meetings die Startzeit.

  • Wenn Sie keine Vorlage haben, notieren Sie diese Informationen oben in Ihren Besprechungsnotizen.
  • Wenn die Versammlung zu einem besonderen Zweck oder zu einem besonderen Zeitpunkt einberufen wurde, bewahren Sie die Benachrichtigung der Mitglieder auf. Sie sollten es den Protokollen nach der Transkription beifügen.
Minuten nehmen Schritt 6

Schritt 3. Notieren Sie das Ergebnis der ersten Bewegung

Die meisten formellen Sitzungen beginnen mit einem Antrag auf Annahme einer Tagesordnung, daher wird dieser Schritt als Beispiel dienen. Wenn das Meeting mit einem anderen Antrag beginnt, stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen aufzeichnen:

  • Der genaue Wortlaut des Bewegungsbeginns "Ich bewege mich". Dies wird normalerweise lauten: "Ich beantrage die Annahme dieser Agenda".
  • Der Name des Antragstellers (Person, die den Antrag gestellt hat).
  • Das Ergebnis der Abstimmung. Wenn die Abstimmung erfolgreich ist, schreiben Sie "Antrag durchgeführt". Wenn es fehlschlägt, schreiben Sie "Bewegung fehlgeschlagen".
  • Längere Anträge können schriftlich gestellt werden, wenn Sie diese nicht genau erfassen können. Wenn dies ein wiederkehrendes Problem ist, fragen Sie zwischen den Sitzungen nach, ob dies für Anträge ab einer bestimmten Anzahl von Wörtern als offizielle Richtlinie gelten kann.
  • Wenn Sie die Tagesordnung erstellt haben, können Sie sowohl Antragsteller als auch Protokollführer sein. Das ist in Ordnung; Solange Sie objektiv bleiben, ist es kein Problem, Ihre eigenen Handlungen aufzuzeichnen.
Minuten nehmen Schritt 7

Schritt 4. Zeichnen Sie während der gesamten Besprechung andere Anträge auf

Hören Sie alle Diskussionen aufmerksam zu, aber (sofern nicht anders angegeben!) zeichnen Sie sie nicht auf. Wenn ein neuer Antrag gestellt wird, notieren Sie die relevanten Informationen.

  • Denken Sie daran, dass jeder Antrag den genauen Wortlaut des Antrags, den Namen des Antragstellers und das Abstimmungsergebnis enthalten sollte.
  • Bei einigen Anträgen ist ein Zweiter erforderlich, bevor er zur Abstimmung gelangt. Wenn jemand sagt "Ich unterstütze die Bewegung" oder ähnliches, notiere den Namen dieser Person als Zweiter.
  • Wenn Sie den Namen des Umzugsunternehmens nicht kennen oder den Antrag wiederholen müssen, unterbrechen Sie die Besprechung höflich, um nachzufragen. Die genaue Aufzeichnung von Informationen ist wichtig genug, um eine kleine Unterbrechung zu rechtfertigen.
  • Wenn ein Antrag geändert wird, ändern Sie einfach den Wortlaut des Antrags in Ihren Notizen. Sofern die Änderung nicht kontrovers ist und viele Diskussionen auslöst, muss nicht festgehalten werden, dass eine Änderung vorgenommen wurde.
Minuten nehmen Schritt 8

Schritt 5. Hören Sie sich Berichte an und besorgen Sie Kopien

Wenn ein Bericht, ein Nachrichtenbulletin oder ein ähnlicher Artikel laut vorgelesen wird, notieren Sie den Namen des Berichts und die Person, die ihn liest (oder den Namen des Unterausschusses, der ihn verfasst hat). Wenn ein Antrag angehängt ist, nehmen Sie ihn wie jeden anderen Antrag auf.

  • Am praktischsten ist es, sich am Ende des Meetings eine Kopie zu besorgen. Machen Sie sich eine Notiz und bitten Sie den Leser oder Sitzungsleiter (Vorsitzender oder Präsident) danach um eine Kopie. Sie fügen dem Protokoll nach der Transkription eine Kopie jedes Berichts bei.
  • Wenn keine Kopien verfügbar sind, notieren Sie stattdessen, wo das Originaldokument aufbewahrt wird. Möglicherweise müssen Sie diese Informationen nach dem Meeting anfordern.
  • Wenn ein Mitglied einen mündlichen Bericht erstattet (anstatt aus einem Dokument zu lesen), verfassen Sie eine kurze, objektive Zusammenfassung des Berichts. Gehen Sie nicht ins Detail und zitieren Sie den Sprecher nicht wörtlich.
Minuten nehmen Schritt 9

Schritt 6. Notieren Sie die durchgeführten oder zugewiesenen Aktionen

Dazu gehören "Check-Ins" der Zuweisungen des letzten Meetings sowie neue Aktionen. Wurde jemand beauftragt, einen Brief zu schreiben? Notieren Sie ihren Namen und ihre Anweisungen.

  • Je nachdem, wie formell Ihr Meeting ist, können viele dieser Aktionen unter den Begriff „Anträge“fallen. Bei weniger formellen Besprechungen müssen Sie möglicherweise auch für weniger klar organisierte Entscheidungen die Ohren offen halten.
  • Fügen Sie eine kurze Erwähnung der Gründe für eine Entscheidung hinzu, falls eine solche gegeben ist.
Minuten nehmen Schritt 10

Schritt 7. Notieren Sie alle Punkte der Ordnung und Entscheidungen

Bei jedem Einspruch gegen ein Verfahren ist der vollständige Einspruch und seine Begründung sowie der vollständige Beschluss des Vorsitzenden zu dokumentieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie alle Verweise auf Robert's Rules of Order, die Organisationssatzung oder das Firmenprotokoll einfügen

Minuten nehmen Schritt 11

Schritt 8. Nur wenn Sie dazu aufgefordert werden, zeichnen Sie Zusammenfassungen der Diskussionen auf

Offiziell sind Protokolle eine Aufzeichnung dessen, was getan wurde, nicht was gesagt wurde. Erfüllen Sie jedoch alle spezifischen Anforderungen, die Ihre Organisation an Sie stellt.

  • Seien Sie beim Aufzeichnen der Diskussion so objektiv wie möglich. Beziehen Sie konkrete Punkte ein, keine Meinungen, und minimieren Sie die Verwendung von Adjektiven und Adverbien. Trockenes, sachliches, langweiliges Schreiben ist dein Ziel!
  • Nennen Sie Personen während der Diskussionszusammenfassung nicht namentlich. Dies ist besonders wichtig bei hitzigen Auseinandersetzungen, die Anstoß erregen könnten.
Minuten nehmen Schritt 12

Schritt 9. Schließen Sie das Meeting am Ende ab

Notieren Sie die Zeit, in der die Besprechung unterbrochen wurde. Denken Sie daran, Kopien von Berichten mitzunehmen oder jemanden daran zu erinnern, sie Ihnen zu senden.

Überfliegen Sie Ihre Notizen, um zu sehen, ob etwas fehlt oder geklärt werden muss. Wenn Sie jemandem eine Frage stellen müssen, tun Sie dies jetzt, bevor er geht

Teil 3 von 4: Das Protokoll transkribieren

Minuten nehmen Schritt 13

Schritt 1. Beginnen Sie diesen Vorgang so schnell wie möglich

Am besten transkribieren Sie das offizielle Protokoll gleich nach dem Meeting, wenn Ihnen die Ereignisse noch frisch im Gedächtnis sind.

Minuten nehmen Schritt 14

Schritt 2. Verwenden Sie einen Computer, um Ihre Besprechungsnotizen einzugeben

Möglicherweise haben Sie dies bereits getan, wenn Sie bei der Besprechung einen Laptop verwendet haben. Speichern Sie Ihre Notizen und beginnen Sie ein neues Dokument für das Protokoll, damit Sie Ihre Notizen und Protokolle nebeneinander vergleichen können.

Minuten nehmen Schritt 15

Schritt 3. Formatieren Sie Ihre Notizen in ordentliche Absätze

Jeder neue Antrag, jede Entscheidung oder jeder Geschäftsordnungsantrag sollte in einem eigenen Absatz stehen. Überprüfen Sie beim Formatieren, ob Sie:

  • Verwenden Sie korrekte Rechtschreibung und Grammatik. Verwenden Sie bei Bedarf eine Rechtschreibprüfung.
  • Verwenden Sie durchgehend dieselbe Zeitform. Verwenden Sie die Vergangenheits- oder Gegenwartsform, aber wechseln Sie niemals zwischen ihnen im selben Dokument.
  • Sind möglichst objektiv. Aus dem Protokoll sollte nie die eigene Meinung abgeleitet werden. Sie versuchen, einen objektiven Datensatz zu erstellen, den jeder verwenden kann.
  • Verwenden Sie eine einfache, genaue Sprache. Jede vage Sprache sollte durch präzise Formulierungen ersetzt werden. Blumige Beschreibungen sollten vollständig entfernt werden.
  • Beziehen Sie nur ergriffene Maßnahmen ein, keine Diskussionen. Sofern Sie nicht aufgefordert wurden, Diskussionen aufzuzeichnen, sollten Sie sich auf das konzentrieren, was es war getan, nicht was war genannt.
  • Nummerieren Sie die Seiten zur besseren Orientierung.
Minuten nehmen Schritt 16

Schritt 4. Verteilen Sie einen Entwurf Ihres Protokolls an die Mitglieder

Senden Sie eine Kopie an jedes Mitglied unter Verwendung der Kontaktinformationen auf dem Anmeldeformular. Wenn Sie ihre Kontaktinformationen nicht haben, sollte der Besprechungsleiter sie erreichen können.

Minuten nehmen Schritt 17

Schritt 5. Lassen Sie das Besprechungsprotokoll genehmigen

Möglicherweise werden Sie gebeten, das Protokoll bei der nächsten Sitzung vorzulesen und zur Genehmigung vorzulegen. Wenn der Antrag angenommen wird, vermerken Sie, dass das Protokoll angenommen wurde.

  • Wenn das Protokoll vor der Annahme korrigiert wird, nehmen Sie die Änderungen im Dokument vor und geben Sie am Ende an, dass das Protokoll korrigiert wurde. Beschreiben Sie keine spezifischen Korrekturen.
  • Wird ein Antrag auf Berichtigung des Protokolls gestellt, nachdem dieser angenommen wurde, tragen Sie den genauen Wortlaut dieses Antrags in das entsprechende Protokoll ein und geben Sie an, ob der Antrag angenommen wurde oder nicht.

Teil 4 von 4: Durch die Verwendung von Besprechungsprotokollvorlagen

Minuten nehmen Schritt 18

Schritt 1. Besuchen Sie eine Website zum Sammeln von Besprechungsvorlagen

Diese vorgefertigten Vorlagen sparen Ihnen Einrichtungszeit beim Organisieren Ihrer Protokolle und helfen, Fehler zu vermeiden.

Minuten nehmen Schritt 19

Schritt 2. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um auf jeder Site zu surfen

Verwenden Sie ihre Suchfunktionen und scrollen Sie durch die Optionen, um die für Sie am besten geeignete zu finden.

Wenn Sie eine bestimmte Art von Vorlage benötigen – beispielsweise eine allgemeine oder eine Standardvorlage – durchsuchen Sie die Websites für Ihre spezifischen Anforderungen und laden Sie sie herunter, indem Sie auf die Schaltflächen „Herunterladen“oder „Vorlage verwenden“klicken. Stellen Sie sicher, dass Sie es an einem leicht zu findenden Ort aufbewahren, damit es nicht verloren geht

Minuten nehmen Schritt 20

Schritt 3. Öffnen Sie die Datei

Nachdem Sie es heruntergeladen haben, entpacken Sie die Datei und öffnen Sie sie in Microsoft Word oder Excel. Für beste Qualität und Benutzerfreundlichkeit verwenden Sie die neueste Version von Microsoft Word. Auf dem neuesten Stand zu bleiben macht die Dinge nur einfacher und ermöglicht es Ihnen, neue Funktionen zu nutzen.

Minuten nehmen Schritt 21

Schritt 4. Fügen Sie Ihr Firmenlogo und Ihr Copyright-Zeichen in die Kopfzeile ein

Löschen Sie das andere Beispiellogo – lesen Sie jedoch zuerst die Nutzungsbedingungen der Site, von der Sie die Vorlage erhalten haben. Keine unnötigen rechtlichen Probleme, oder?

Minuten nehmen Schritt 22

Schritt 5. Ändern Sie den Titel

Markieren Sie im Titelbereich die Wörter „Meeting/Group“und geben Sie Ihren eigentlichen Titel für Ihr Meeting-Protokoll ein.

Minuten nehmen Schritt 23

Schritt 6. Ändern Sie das Thema (optional)

Um Ihre Protokollvorlage schöner und professioneller aussehen zu lassen, sollten Sie die Farben ändern oder ein bereits erstelltes Design auswählen. Es ist ganz einfach: Suchen Sie die Registerkarte „Seitenlayout“und folgen Sie ihr zum Abschnitt „Farben und Designs“. Dort können Sie das Aussehen Ihrer Vorlage anpassen. Sie können es sogar an die Farben Ihres Firmenlogos anpassen.

Minuten nehmen Schritt 24

Schritt 7. Benennen Sie die Vorlagenabschnitte

Entlang der Vorlage sollten mehrere Feldnamen vorhanden sein. Vielleicht brauchen Sie mehr, vielleicht weniger, oder vielleicht gefällt Ihnen einfach nicht, wie sie beschriftet sind. Passen Sie sie an die Anforderungen Ihrer Meetings an.

Minuten nehmen Schritt 25

Schritt 8. Speichern Sie die Vorlage auf Ihrem Laptop, damit Sie sie zu Besprechungen mitnehmen können, um mit der Protokollierung zu beginnen

Wenn Sie Microsoft Office weiterhin verwenden, geht es schnell und einfach und Sie sollten die Besprechung noch organisierter und präziser als bisher verfolgen können. Alternativ können Sie Ihre Vorlage ausdrucken, um Ihre Notizen von Hand zu schreiben, aber achten Sie darauf, dass Sie die Feldhöhen beibehalten, um sicherzustellen, dass Sie so viele Informationen einfügen können, wie Sie benötigen.

Minuten nehmen Schritt 26

Schritt 9. Lesen Sie Ihre Vorlage Korrektur

Herzliche Glückwünsche! Ihre Besprechungsprotokollvorlage ist fertig. Ihre Produktivität und Genauigkeit bei Besprechungen sollte exponentiell steigen, jetzt, da Sie eine Vorlage haben, die Sie anleitet und Ihre Gedanken organisiert. Überfliegen Sie wie bei jedem Projekt die Details Ihrer Vorlage, um zu sehen, ob etwas fehlt oder unklar ist. Sobald Sie sicher sind, dass alles in Ordnung ist, wird Ihre Vorlage für die Verwendung fertig gestellt und Sie sind bereit für Ihre bevorstehenden Besprechungen.

Tipps

  • Geben Sie Ihr Protokoll direkt nach dem Ende des Meetings ein. Am besten tun Sie dies, während die Ereignisse noch frisch in Ihrem Kopf sind. Es ist auch wichtig, dass die Teilnehmer so schnell wie möglich nach dem Meeting eine Kopie ihrer Aktionselemente erhalten.
  • Setzen Sie sich so nah wie möglich an den Sitzungsleiter. Auf diese Weise können Sie alles hören und um Klärung bitten, ohne Ihre Stimme erheben zu müssen.
  • Bewahren Sie das Protokoll an einem sicheren Ort auf.
  • Bitten Sie die Leute, ihre Bewegungen aufzuschreiben, damit Sie sie nicht sofort aufzeichnen müssen.
  • Scheuen Sie sich nicht, jederzeit zu unterbrechen und um Klärung zu bitten.
  • Minuten sind sehr wichtig. Sie werden gespeichert und können für die kommenden Jahre verwendet werden. Wenn es sich beispielsweise um eine Rechtsangelegenheit handelt, kann der Ruf einer Person davon abhängen.
  • Lesen Sie bestimmte Teile von Roberts Geschäftsordnung, insbesondere den Abschnitt über das Sekretariat.
  • Schreiben Sie Dinge, wie sie passieren. Wenn das gleiche Thema zweimal zur Sprache kommt, gruppieren Sie sie nicht.

Warnung

  • Schreiben Sie nicht zu viele Details in die Protokolle. Auch wenn Sie gebeten wurden, Diskussionen aufzuzeichnen, halten Sie sie so kurz und prägnant wie möglich. Beschränken Sie sich darauf, die wichtigsten angesprochenen Punkte aufzuzeichnen, oder Sie werden überfordert und füllen die Protokolle mit unnötigen Details.
  • Persönliche Interpretationen und Gefühle des Protokollführers dürfen nicht in das Protokoll aufgenommen werden.
  • Fällt ein Teil der Sitzung unter das Anwalts-Mandanten-Privileg, nicht notieren Sie diesen Teil. Beachten Sie stattdessen, dass "der Anwalt informiert hat, dass die Diskussion unter das Anwalts- und Mandantenprivileg fällt. Die Diskussion wurde nicht aufgezeichnet".
  • Wenn Sie gebeten werden, ein vertrauliches Gespräch, z. B. zwischen einem Anwalt und einem Mandanten, aufzuzeichnen, erstellen Sie separate Protokolle und bewahren Sie diese getrennt vom Protokoll der Hauptversammlung auf. Markieren Sie sie als vertraulich und machen Sie deutlich, wer Zugriff darauf hat.

Beliebt nach Thema