Durchführung einer Hauptversammlung (Jahreshauptversammlung) (mit Bildern)

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Durchführung einer Hauptversammlung (Jahreshauptversammlung) (mit Bildern)
Durchführung einer Hauptversammlung (Jahreshauptversammlung) (mit Bildern)
Anonim

Eine jährliche Hauptversammlung (AGM) findet einmal im Jahr gemäß der Satzung oder den Regeln einer Organisation statt. Während dieser Besprechung müssen Sie Finanzen, Vorstandswahlen und andere Angelegenheiten besprechen, die die gesamte Organisation betreffen.

Schritte

Teil 1 von 3: Teil 1: Planung des Meetings

Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 1

Schritt 1. Überprüfen Sie die Regeln der Organisation

Bevor Sie etwas einrichten, lesen Sie die Regeln und Vorschriften der Organisation in Bezug auf die Hauptversammlung. Während die meisten Organisationen dieselbe allgemeine Struktur einhalten, können einige Details variieren.

  • Einzelheiten, die Sie möglicherweise besonders beachten müssen, umfassen die Art der Mitteilung, die Sie den Mitgliedern bezüglich der Sitzung übermitteln müssen, das Verfahren zur Wahl neuer Vorstandsmitglieder und die Art der Informationen, die bei jeder Hauptversammlung überprüft werden müssen.
  • Sie sollten auch überprüfen, wie viele Personen anwesend sein müssen, damit die Versammlung als offiziell angesehen wird, und wie neue Änderungen der Satzung der Organisation vorgelegt und darüber abgestimmt werden sollten.
Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 2

Schritt 2. Planen Sie das Meeting frühzeitig

Legen Sie Datum und Uhrzeit der Hauptversammlung so früh wie möglich fest. Benachrichtigen Sie wichtige Mitglieder sofort.

  • Nicht wesentliche Mitglieder sollten informiert werden, sobald die Details feststehen.
  • Sobald alle über das Datum informiert sind, sollten Sie regelmäßig Erinnerungen versenden, damit niemand es vergisst.
Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 3

Schritt 3. Sichern Sie den Veranstaltungsort

Wenn Sie keinen eigenen Veranstaltungsort haben, müssen Sie so schnell wie möglich einen Veranstaltungsort auswählen, der Ihre Hauptversammlung abhalten kann.

  • Auch wenn Sie über eigene Räumlichkeiten verfügen, kann die Abhaltung der Hauptversammlung an einem separaten Ort den Anlass größer erscheinen lassen und somit mehr Teilnehmer anziehen.
  • Wählen Sie einen Veranstaltungsort, der allen Beteiligten Platz bietet. Stellen Sie sicher, dass der Raum groß genug ist, um alle bequem aufzunehmen. Wenn Sie Mitglieder oder andere Teilnehmer haben, die spezielle Unterkünfte benötigen (z. B. breite Türen und Rampen für Rollstuhlfahrer), überprüfen Sie vor der Buchung, ob der Veranstaltungsort diesen Anforderungen entspricht.
  • Wenn Sie sich für den richtigen Veranstaltungsort entschieden haben, buchen Sie ihn, sobald Sie Datum und Uhrzeit festgelegt haben.
Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 4

Schritt 4. Bereiten Sie eine Agenda vor

Die Tagesordnung ist im Wesentlichen eine Liste oder ein Überblick über die Informationen, die auf der Hauptversammlung behandelt werden.

  • Bereiten Sie diese Agenda im Voraus vor. Möglicherweise müssen Sie es zusammen mit der Besprechungsankündigung an die Teilnehmer senden, aber selbst wenn dies nicht der Fall ist, müssen Sie es für die eigentliche Besprechung bereithalten.
  • Listen Sie die Diskussionsthemen in der Reihenfolge auf, in der Sie sie voraussichtlich behandeln werden.
  • Normalerweise reicht es aus, den Titel jedes Themas auf einer Tagesordnung aufzulisten. Sie müssen wahrscheinlich nicht zu jedem Thema nähere Angaben machen.
  • Eine Beispiel-Agenda könnte etwa so aussehen:

    • AGENDA
    • 1) Willkommen
    • 2) Entschuldigung für Abwesenheit
    • 3) Vorheriges Hauptversammlungsprotokoll
    • 4) Angelegenheiten, die sich aus Protokollen ergeben
    • 5) Jahresbericht des Vorsitzenden
    • 6) Jahresbericht des Sekretärs
    • 7) Jahresbericht des Schatzmeisters
    • 8) Wahl der Amtsträger
    • 9) Allgemeines Geschäft
    • 10) Datum der nächsten Sitzung
    • 11) Ende der Sitzung
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Schritt 5. Nehmen Sie sich die nötige Zeit, um Dokumente und Berichte vorzubereiten

Es braucht Zeit, um all die verschiedenen Erklärungen, Berichte und Dokumente vorzubereiten, die Sie für die Hauptversammlung benötigen, also beginnen Sie früh.

  • Kümmern Sie sich so früh wie möglich um alle Dokumente und Berichte, für die Sie verantwortlich sind.
  • Erinnern Sie andere Ausschussmitglieder daran, auch die Informationen vorzubereiten, für die sie verantwortlich sind.
  • Zu den Dokumenten, die Sie möglicherweise vorbereiten müssen, gehören monatliche Finanzberichte und andere Finanzberichte, das Protokoll der vorherigen Hauptversammlung, der Bericht des Präsidenten, der Bericht des Sekretärs und der Bericht des Schatzmeisters.
Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 6

Schritt 6. Kommunizieren Sie mit den Mitgliedern über Führungsrollen

Wenn auf der Hauptversammlung Vorstandswahlen besprochen werden, sollten Sie vor der Sitzung selbst nach Mitgliedern suchen, die die erforderlichen Rollen erfüllen können.

  • Sprechen Sie mit den Mitgliedern, die Sie im Auge haben, und fragen Sie, ob sie bereit wären, die Rolle zu übernehmen.
  • Wenn zusätzliche Schulungen erforderlich sind, bieten Sie diesen Mitgliedern die Schulungen an, die sie benötigen.
Führen Sie eine Hauptversammlung (Jahreshauptversammlung) durch Schritt 7

Schritt 7. Senden Sie die Benachrichtigung

Sie müssen allen Mitgliedern eine formelle "Einberufung zur Versammlung" zusenden. Befolgen Sie die in den Regeln Ihrer Organisation festgelegten Vorschriften, wenn Sie bestimmen, wann und wie dies zu tun ist.

  • Möglicherweise müssen Sie auch Sponsoren, Mitglieder auf Lebenszeit und Alumni sowie andere Interessengruppen oder verbundene Parteien einladen.
  • In der Regel muss eine Einberufung das Datum, die Uhrzeit, die Dauer und den Ort der Hauptversammlung enthalten. Gegebenenfalls müssen Sie angeben, dass Wahlen stattfinden.
  • Sie können die gesamte Tagesordnung der Sitzung beifügen, oder Sie können sich entscheiden, einen oder zwei Schlüsselpunkte zu erwähnen. Überprüfen Sie die Satzung der Organisation, um das richtige Verfahren zu bestimmen.
Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 8

Schritt 8. Richten Sie den Raum vor dem Meeting ein

Kommen Sie am Tag der Hauptversammlung mehrere Stunden früher, damit Sie den Raum einrichten können.

Beachten Sie, dass einige Teilnehmer möglicherweise 30 Minuten früher eintreffen. Versuchen Sie, alle Sitze und Erfrischungen einzurichten, bevor dies geschieht

Teil 2 von 3: Teil 2: Besprechung der Tagesordnung auf der Versammlung

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Schritt 1. Nehmen Sie sich Minuten Zeit

Der Sekretär ist normalerweise für das Anfertigen von Sitzungsprotokollen verantwortlich, aber wenn dies für Ihre Organisation nicht der Fall ist, müssen Sie jemanden ernennen, der den Inhalt der Hauptversammlung aufzeichnet.

  • Führen Sie Aufzeichnungen über alle auf der Hauptversammlung getroffenen Entscheidungen, insbesondere über Wahlen und Änderungen der Satzung der Organisation.
  • Es kann auch eine kluge Idee sein, die Namen und Kontaktinformationen der Teilnehmer aufzuzeichnen. Sie können dies tun, indem Sie die Teilnehmer anweisen, sich bei ihrer Ankunft anzumelden.
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Schritt 2. Begrüßen Sie die Teilnehmer

Eröffnen Sie die Hauptversammlung mit einer formellen Begrüßung. Stellen Sie während dieser Begrüßung sicher, dass die Tagesordnung und die Jahresberichte an die Teilnehmer verteilt werden.

  • Erklären Sie das Meeting für geöffnet. Geben Sie dabei den vollständigen Namen der Organisation und die aktuelle Hauptversammlungsnummer (22. Hauptversammlung, neununddreißig Hauptversammlung usw.) an.
  • Begrüßen Sie alle Mitglieder und nennen Sie besondere Besucher.
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Schritt 3. Entschuldigen Sie sich bei Bedarf

Wenn ein Amtsträger oder ein bedeutendes Mitglied abwesend ist, möchten Sie vielleicht nach Ihrer Begrüßungsnachricht kurz die Namen der Abwesenden angeben.

  • Sie können auch andere anwesende Mitglieder einladen, sich im Namen zusätzlicher abwesender Teilnehmer zu entschuldigen.
  • Stellen Sie einen formellen Antrag, um die Entschuldigung anzunehmen.
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Schritt 4. Überprüfen Sie das vorherige Besprechungsprotokoll

Stellen Sie sicher, dass jeder eine Kopie der Sitzungen von der letztjährigen Hauptversammlung erhalten hat. Sehen Sie sich dieses Protokoll an und nehmen Sie, wenn alle Probleme behoben sind, das Protokoll offiziell an.

  • Sollten Änderungen oder Berichtigungen erforderlich sein, müssen diese vor der Annahme des Protokolls erfolgen.
  • Nach der Annahme des Protokolls muss der Vorsitzende es unterschreiben.
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Schritt 5. Führen Sie alle neuen Angelegenheiten ein

Themen, die sich auf das Protokoll Ihrer vorherigen Hauptversammlung beziehen, sollten sofort nach Annahme des Protokolls behandelt werden.

Besprechen Sie die Angelegenheiten nach Bedarf. Dies ist normalerweise eine Zeit, um Bedenken und Beobachtungen vorzubringen, sodass formelle Anträge möglicherweise nicht erforderlich sind

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Schritt 6. Überprüfen Sie die Berichte

Sie müssen den Bericht des Präsidenten oder Vorsitzenden, den Bericht des Sekretärs und den Bericht des Schatzmeisters besprechen.

  • Lesen und diskutieren Sie jeden Bericht einzeln. Nachdem jeder Bericht gründlich geprüft wurde, sollten Sie einen formellen Antrag auf Annahme dieses Berichts stellen.
  • Beim Bericht des Schatzmeisters müssen Sie den Anwesenden eine Bilanz über die Finanzen des Vorjahres vorlegen. Der Schatzmeister kann die Aufgabe in der Regel ausführen, aber einige Organisationen erfordern möglicherweise den Einsatz einer unabhängigen Partei.
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Schritt 7. Gehen Sie alle Wahlen durch

Wenn bei der diesjährigen Jahreshauptversammlung neue Vorstandsmitglieder gewählt werden müssen, sollten Sie diese Wahlen nach der Zustellung der Berichte, aber vor der Behandlung allgemeiner Angelegenheiten durchführen.

  • Bereiten Sie die notwendigen Materialien im Voraus vor.
  • Entscheiden Sie sich vor der Sitzung für das Abstimmungssystem. Erklären Sie das System deutlich, bevor die Stimmen abgegeben werden.
  • Eine neutrale Partei sollte die Stimmen auszählen.
  • Aus dem Protokoll muss hervorgehen, wer nominiert wurde, wer die Nominierung vorgeschlagen und wer sie unterstützt hat. Es sollte auch die Anzahl der Stimmen aufführen, die jeder Kandidat hatte und wer für jede Position gewählt wurde.
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Schritt 8. Besprechen Sie das allgemeine Geschäft

Allgemeine Geschäfte sind in der Regel das letzte Thema, das auf einer Hauptversammlung besprochen wird. Dies ist eine Zeit für die Teilnehmer, um Probleme und Bedenken anzusprechen, die sonst nicht behandelt werden.

Da dieser Teil der Sitzung eher informell ist, werden Sie während dieser Zeit wahrscheinlich keine Anträge oder Abstimmungen annehmen

Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 17

Schritt 9. Legen Sie ein Datum für das nächste Meeting fest

Wenn Sie das Datum und den Ort der nächsten Hauptversammlung kennen, geben Sie dies am Ende dieser Sitzung an.

Überspringen Sie diesen Schritt, wenn noch keine formellen Pläne gemacht wurden

Führen Sie eine Hauptversammlung (Jahreshauptversammlung) durch Schritt 18

Schritt 10. Schließen Sie das Meeting

Wenn alles erledigt ist, erklären Sie die Hauptversammlung für geschlossen.

Teil 3 von 3: Teil 3: Das Meeting angenehm gestalten

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Schritt 1. Posten Sie einen Begrüßer an der Tür

Ernennen Sie ein oder zwei Mitglieder, die an der Tür stehen und die Leute begrüßen, wenn sie ankommen.

Der Einsatz von Greetern kann die Atmosphäre freundlicher und einladender wirken lassen

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Schritt 2. Stellen Sie Erfrischungen bereit

Versuchen Sie zumindest, den Teilnehmern Wasser zur Verfügung zu stellen, insbesondere wenn die Besprechung langwierig ist.

  • Es ist eine bessere Option, eine Vielzahl von Erfrischungen anzubieten. Erwägen Sie, sowohl kalte Getränke (Wasser, Eistee und Limonade/Punsch) als auch heiße Getränke (Kaffee und heißer Tee) bereitzustellen.
  • Je nach Tageszeit kann es auch angebracht sein, leichte Snacks wie Käse und Cracker anzubieten.
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Schritt 3. Laden Sie einen Gastredner ein

Der Gastredner sollte über ein inoffizielles Thema von großer Bedeutung für die Mitglieder Ihrer Organisation sprechen.

Typischerweise folgt der Redner der Präsentation der allgemeinen Geschäftstätigkeit, kommt jedoch vor dem Ende der eigentlichen Sitzung. Falls gewünscht, können Sie jedoch den Redner bitten, nach Abschluss der offiziellen Sitzung zu präsentieren

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Schritt 4. Bieten Sie Preise an

Ein Türpreis kann zur Teilnahme anregen. Verlosungen können sowohl die Teilnahme als auch die finanzielle Unterstützung fördern.

  • Ziehen Sie in Erwägung, eine 50/50-Verlosung zu veranstalten, bei der die Hälfte des Erlöses an den Gewinner und die andere an die Organisation geht.
  • Geschenkkorb-Verlosungen sind eine weitere Möglichkeit.
  • Erwägen Sie, die Anwesenheit als Voraussetzung für die Inanspruchnahme von Preisen zu machen.
Führen Sie eine Hauptversammlung durch (Jahreshauptversammlung) Schritt 23

Schritt 5. Folgen Sie dem Meeting mit einem Social

Ermutigen Sie zur Teilnahme, indem Sie den formellen geschäftlichen Teil der Hauptversammlung so kurz wie möglich halten. Folgen Sie ihm mit einem Social, in dem die Teilnehmer interagieren und sich amüsieren können.

  • Wenn Sie über das Budget verfügen, sollten Sie nach dem Ende des Meetings ein Mittagessen veranstalten. Sie können Kosten sparen, indem Sie das Mittagessen zu einem Potluck machen.
  • Für Unternehmen mit geringerem Budget ist eine informelle Cocktailstunde möglicherweise realistischer. Anstatt während des Meetings für Erfrischungen zu sorgen, warten Sie bis danach und servieren Sie den Snack mit einer Auswahl an alkoholfreien Getränken und Wein.

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