So stornieren Sie ein Meeting: 10 Schritte (mit Bildern)

Inhaltsverzeichnis:

So stornieren Sie ein Meeting: 10 Schritte (mit Bildern)
So stornieren Sie ein Meeting: 10 Schritte (mit Bildern)

Video: So stornieren Sie ein Meeting: 10 Schritte (mit Bildern)

Video: So stornieren Sie ein Meeting: 10 Schritte (mit Bildern)
Video: Workshop Planung: drei Schritte zu einem guten Workshop | Methoden mit... Folge 10 2024, März
Anonim

Das Leben ist unberechenbar und manchmal müssen Sie nur ein Meeting absagen. Um Unannehmlichkeiten zu minimieren und höflich zu sein, ist es wichtig, abzusagen, sobald klar ist, dass Sie das Meeting nicht wahrnehmen können. Geben Sie nach Möglichkeit 24 Stunden vorher Bescheid. Seien Sie höflich und respektvoll und bieten Sie an, die Kalender anderer zu umgehen, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Wenn mehrere Personen an einer Besprechung teilnehmen möchten, überlegen Sie sich, ob Sie an Ihrer Stelle anrufen oder jemanden schicken können, damit Sie nicht einen anderen Zeitpunkt finden müssen, der für alle geeignet ist.

Schritte

Methode 1 von 2: Ein Meeting höflich absagen

Ein Meeting absagen Schritt 1
Ein Meeting absagen Schritt 1

Schritt 1. Entschuldigen Sie sich per E-Mail, um ein Meeting im Voraus abzusagen

Wenn Sie 24 Stunden oder mehr im Voraus stornieren, funktioniert eine E-Mail gut. Geben Sie so viel Kopf wie möglich. Auf diese Weise kann die andere Person ihren Zeitplan ändern. Wenn sie sehr beschäftigt sind, kann eine Vorankündigung einen großen Unterschied machen.

  • Eine E-Mail ist oft effizienter als ein Telefonanruf, da der Empfänger sie in einer Minute oder weniger schnell überfliegen kann, aber Sie können nicht sicher sein, dass jemand Ihre Nachricht sieht, wenn Sie sie in letzter Minute senden.
  • Wenn die andere Person zu Ihrem Meeting von außerhalb der Stadt angereist ist, versuchen Sie nach besten Kräften, einen neuen Termin zu vereinbaren, bevor sie nach Hause geht. Wenn sie noch nicht in der Stadt angekommen sind, versuchen Sie, mindestens 2 Tage im Voraus zu kündigen, damit sie gegebenenfalls ihre Reisepläne stornieren können.
Ein Meeting absagen Schritt 2
Ein Meeting absagen Schritt 2

Schritt 2. Rufen Sie nach Möglichkeit eine kurzfristige Stornierung an

Wenn Sie eine Besprechung absagen, die innerhalb eines Tages stattfinden soll, rufen Sie die andere Person an. Andernfalls sehen sie die E-Mail möglicherweise nicht vor dem Meeting und können Zeit damit verschwenden, auf Sie zu warten.

  • Sagen Sie etwas wie: "Ich weiß, dass wir uns heute treffen sollten, aber ich musste mein Kind abholen, das in der Schule krank wurde. Ich bin nachmittags unterwegs, haben Sie morgens Zeit für ein Treffen?"
  • Wenn Sie das Telefon nicht erreichen können, senden Sie so schnell wie möglich eine E-Mail.
Ein Meeting absagen Schritt 3
Ein Meeting absagen Schritt 3

Schritt 3. Geben Sie kurz Ihren Kündigungsgrund an

Die Absage eines Meetings bereitet anderen, die Sie erwartet haben, oft Schwierigkeiten. Es ist höflich, ihnen mitzuteilen, warum Sie es nicht schaffen, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Andernfalls könnten sie annehmen, dass Sie einfach keine Lust hatten, aufzutauchen.

  • Zum Beispiel ist die Angabe, dass Sie krank sind, Grund genug, ein Meeting zu verpassen, ohne auf die Einzelheiten Ihrer Krankheit einzugehen.
  • Wenn eine andere Besprechung oder ein anderer Termin ansteht, den Sie nicht verpassen können, sagen Sie einfach, dass Sie einen unvorhergesehenen Terminkonflikt hatten. Ein Treffen auf ein anderes zu verzichten, kann unhöflich wirken, daher ist es in Ordnung, die Details vage zu halten.
Ein Meeting absagen Schritt 4
Ein Meeting absagen Schritt 4

Schritt 4. Vermeiden Sie Ausreden

Wenn Sie einen triftigen Grund haben, ein Meeting zu verpassen, ist es in Ordnung, ein wenig darüber zu sprechen. Wenn Sie jedoch keinen Grund haben, erfinden Sie keinen. Die Leute werden erkennen können, dass du dir etwas ausdenkst und es wird als unhöflich rüberkommen.

  • Wenn Sie sich einem Meeting einfach nicht gewachsen fühlen, halten Sie es allgemein. Zum Beispiel: "Es ist etwas Persönliches passiert und ich muss das heutige Meeting verschieben."
  • Verwenden Sie nicht zu oft allgemeine Ausreden. Wenn einmal im Monat oder öfter "etwas Persönliches" auftaucht, werden Ihre Kollegen Sie als Flake betrachten.
Ein Meeting absagen Schritt 5
Ein Meeting absagen Schritt 5

Schritt 5. Entschuldigen Sie sich aufrichtig

Die Absage eines Meetings wird viel besser ankommen, wenn Sie sich von Herzen entschuldigen. Binden Sie es an den Grund Ihrer Stornierung und bieten Sie an, die Unannehmlichkeiten auszugleichen.

Sagen Sie zum Beispiel: „Ich weiß, wie wertvoll Ihre Zeit ist, und möchte mich für den Terminkonflikt entschuldigen

Ein Meeting absagen Schritt 6
Ein Meeting absagen Schritt 6

Schritt 6. Respektieren Sie die Zeit der anderen Teilnehmer

Wenn mehrere andere Personen teilnehmen möchten, beachten Sie, dass eine vollständige Absage des Meetings für mehrere Personen zu Unannehmlichkeiten führen kann. Vermeiden Sie wenn möglich eine Stornierung und bieten Sie stattdessen eine andere Lösung an.

Sie können beispielsweise anrufen, ein anderes Mitglied Ihrer Abteilung zum Ausfüllen schicken oder alle relevanten Informationen, die Sie beitragen sollen, per E-Mail senden

Methode 2 von 2: Eine Besprechung neu planen

Ein Meeting absagen Schritt 7
Ein Meeting absagen Schritt 7

Schritt 1. Machen Sie Pläne, um so schnell wie möglich einen neuen Termin zu vereinbaren

Die Chancen stehen gut, dass das Treffen in erster Linie angesetzt wurde, um zeitkritische Informationen zu besprechen. Überlegen Sie sich einen geeigneten Zeitpunkt, um innerhalb von ein oder zwei Tagen einen neuen Termin zu vereinbaren, um Unannehmlichkeiten zu minimieren.

Abbrechen eines Meetings Schritt 8
Abbrechen eines Meetings Schritt 8

Schritt 2. Arbeiten Sie so viel wie möglich am Zeitplan der anderen Person herum

Da Sie potenzielle Unannehmlichkeiten verursachen, ist es höflich, den Zeitplan der anderen Person zu umgehen. Bieten Sie jedoch nur an, sich zu treffen, wenn Sie tatsächlich verfügbar sind. Sie möchten nicht noch einmal umplanen müssen.

Fragen Sie: "Welche Zeit wäre für Sie günstig, um zu verschieben? Ich bin am Donnerstagnachmittag nicht erreichbar, aber ich kann morgens oder an einem anderen Tag Zeit für Sie nehmen."

Ein Meeting absagen Schritt 9
Ein Meeting absagen Schritt 9

Schritt 3. Blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender, wenn Sie nicht verfügbar sind

Blockieren Sie die gesamte Zeit, in der Sie nicht verfügbar sind, um Kopfschmerzen zu vermeiden, wenn Sie Ihr Meeting neu ansetzen. Dann können Sie mögliche Zeiten für eine Neuplanung klar teilen, ohne in weitere Konflikte zu geraten.

Wenn Sie feststellen, dass Sie tagsüber zwischen den Besprechungen ein wenig Ausfallzeit benötigen, blockieren Sie dies in Ihrem Kalender, damit andere Sie während dieses Fensters nicht als verfügbar sehen

Ein Meeting absagen Schritt 10
Ein Meeting absagen Schritt 10

Schritt 4. Bieten Sie an, das Meeting in einen Telefonanruf umzuwandeln

Wenn der Grund, warum Sie die Besprechung nicht abhalten können, Verkehr, Wetter oder ein anderer Faktor sind, der Sie daran hindert, dorthin zu gelangen, bieten Sie stattdessen an, die Besprechung als Telefonanruf zu organisieren. Entschuldigen Sie, dass Sie nicht zum Meeting kommen können. Nehmen Sie sich bei Bedarf Zeit für die persönliche Nachverfolgung.

Sagen Sie zum Beispiel so etwas wie: „Es tut mir so leid, dass ich nicht ins Büro komme. Es gab einen Unfall auf der Autobahn und ich stehe still. Ich weiß, wie wichtig das für uns ist um Ihre Bedenken bezüglich der Produktion zu besprechen. Können wir das telefonisch klären?"

Empfohlen: