Das Leben ist unberechenbar und manchmal müssen Sie nur ein Meeting absagen. Um Unannehmlichkeiten zu minimieren und höflich zu sein, ist es wichtig, abzusagen, sobald klar ist, dass Sie das Meeting nicht wahrnehmen können. Geben Sie nach Möglichkeit 24 Stunden vorher Bescheid. Seien Sie höflich und respektvoll und bieten Sie an, die Kalender anderer zu umgehen, um einen neuen Termin zu vereinbaren. Wenn mehrere Personen an einer Besprechung teilnehmen möchten, überlegen Sie sich, ob Sie an Ihrer Stelle anrufen oder jemanden schicken können, damit Sie nicht einen anderen Zeitpunkt finden müssen, der für alle geeignet ist.
Schritte
Methode 1 von 2: Ein Meeting höflich absagen
Schritt 1. Entschuldigen Sie sich per E-Mail, um ein Meeting im Voraus abzusagen
Wenn Sie 24 Stunden oder mehr im Voraus stornieren, funktioniert eine E-Mail gut. Geben Sie so viel Kopf wie möglich. Auf diese Weise kann die andere Person ihren Zeitplan ändern. Wenn sie sehr beschäftigt sind, kann eine Vorankündigung einen großen Unterschied machen.
- Eine E-Mail ist oft effizienter als ein Telefonanruf, da der Empfänger sie in einer Minute oder weniger schnell überfliegen kann, aber Sie können nicht sicher sein, dass jemand Ihre Nachricht sieht, wenn Sie sie in letzter Minute senden.
- Wenn die andere Person zu Ihrem Meeting von außerhalb der Stadt angereist ist, versuchen Sie nach besten Kräften, einen neuen Termin zu vereinbaren, bevor sie nach Hause geht. Wenn sie noch nicht in der Stadt angekommen sind, versuchen Sie, mindestens 2 Tage im Voraus zu kündigen, damit sie gegebenenfalls ihre Reisepläne stornieren können.
Schritt 2. Rufen Sie nach Möglichkeit eine kurzfristige Stornierung an
Wenn Sie eine Besprechung absagen, die innerhalb eines Tages stattfinden soll, rufen Sie die andere Person an. Andernfalls sehen sie die E-Mail möglicherweise nicht vor dem Meeting und können Zeit damit verschwenden, auf Sie zu warten.
- Sagen Sie etwas wie: "Ich weiß, dass wir uns heute treffen sollten, aber ich musste mein Kind abholen, das in der Schule krank wurde. Ich bin nachmittags unterwegs, haben Sie morgens Zeit für ein Treffen?"
- Wenn Sie das Telefon nicht erreichen können, senden Sie so schnell wie möglich eine E-Mail.
Schritt 3. Geben Sie kurz Ihren Kündigungsgrund an
Die Absage eines Meetings bereitet anderen, die Sie erwartet haben, oft Schwierigkeiten. Es ist höflich, ihnen mitzuteilen, warum Sie es nicht schaffen, ohne zu sehr ins Detail zu gehen. Andernfalls könnten sie annehmen, dass Sie einfach keine Lust hatten, aufzutauchen.
- Zum Beispiel ist die Angabe, dass Sie krank sind, Grund genug, ein Meeting zu verpassen, ohne auf die Einzelheiten Ihrer Krankheit einzugehen.
- Wenn eine andere Besprechung oder ein anderer Termin ansteht, den Sie nicht verpassen können, sagen Sie einfach, dass Sie einen unvorhergesehenen Terminkonflikt hatten. Ein Treffen auf ein anderes zu verzichten, kann unhöflich wirken, daher ist es in Ordnung, die Details vage zu halten.
Schritt 4. Vermeiden Sie Ausreden
Wenn Sie einen triftigen Grund haben, ein Meeting zu verpassen, ist es in Ordnung, ein wenig darüber zu sprechen. Wenn Sie jedoch keinen Grund haben, erfinden Sie keinen. Die Leute werden erkennen können, dass du dir etwas ausdenkst und es wird als unhöflich rüberkommen.
- Wenn Sie sich einem Meeting einfach nicht gewachsen fühlen, halten Sie es allgemein. Zum Beispiel: "Es ist etwas Persönliches passiert und ich muss das heutige Meeting verschieben."
- Verwenden Sie nicht zu oft allgemeine Ausreden. Wenn einmal im Monat oder öfter "etwas Persönliches" auftaucht, werden Ihre Kollegen Sie als Flake betrachten.
Schritt 5. Entschuldigen Sie sich aufrichtig
Die Absage eines Meetings wird viel besser ankommen, wenn Sie sich von Herzen entschuldigen. Binden Sie es an den Grund Ihrer Stornierung und bieten Sie an, die Unannehmlichkeiten auszugleichen.
Sagen Sie zum Beispiel: „Ich weiß, wie wertvoll Ihre Zeit ist, und möchte mich für den Terminkonflikt entschuldigen
Schritt 6. Respektieren Sie die Zeit der anderen Teilnehmer
Wenn mehrere andere Personen teilnehmen möchten, beachten Sie, dass eine vollständige Absage des Meetings für mehrere Personen zu Unannehmlichkeiten führen kann. Vermeiden Sie wenn möglich eine Stornierung und bieten Sie stattdessen eine andere Lösung an.
Sie können beispielsweise anrufen, ein anderes Mitglied Ihrer Abteilung zum Ausfüllen schicken oder alle relevanten Informationen, die Sie beitragen sollen, per E-Mail senden
Methode 2 von 2: Eine Besprechung neu planen
Schritt 1. Machen Sie Pläne, um so schnell wie möglich einen neuen Termin zu vereinbaren
Die Chancen stehen gut, dass das Treffen in erster Linie angesetzt wurde, um zeitkritische Informationen zu besprechen. Überlegen Sie sich einen geeigneten Zeitpunkt, um innerhalb von ein oder zwei Tagen einen neuen Termin zu vereinbaren, um Unannehmlichkeiten zu minimieren.
Schritt 2. Arbeiten Sie so viel wie möglich am Zeitplan der anderen Person herum
Da Sie potenzielle Unannehmlichkeiten verursachen, ist es höflich, den Zeitplan der anderen Person zu umgehen. Bieten Sie jedoch nur an, sich zu treffen, wenn Sie tatsächlich verfügbar sind. Sie möchten nicht noch einmal umplanen müssen.
Fragen Sie: "Welche Zeit wäre für Sie günstig, um zu verschieben? Ich bin am Donnerstagnachmittag nicht erreichbar, aber ich kann morgens oder an einem anderen Tag Zeit für Sie nehmen."
Schritt 3. Blockieren Sie Zeit in Ihrem Kalender, wenn Sie nicht verfügbar sind
Blockieren Sie die gesamte Zeit, in der Sie nicht verfügbar sind, um Kopfschmerzen zu vermeiden, wenn Sie Ihr Meeting neu ansetzen. Dann können Sie mögliche Zeiten für eine Neuplanung klar teilen, ohne in weitere Konflikte zu geraten.
Wenn Sie feststellen, dass Sie tagsüber zwischen den Besprechungen ein wenig Ausfallzeit benötigen, blockieren Sie dies in Ihrem Kalender, damit andere Sie während dieses Fensters nicht als verfügbar sehen
Schritt 4. Bieten Sie an, das Meeting in einen Telefonanruf umzuwandeln
Wenn der Grund, warum Sie die Besprechung nicht abhalten können, Verkehr, Wetter oder ein anderer Faktor sind, der Sie daran hindert, dorthin zu gelangen, bieten Sie stattdessen an, die Besprechung als Telefonanruf zu organisieren. Entschuldigen Sie, dass Sie nicht zum Meeting kommen können. Nehmen Sie sich bei Bedarf Zeit für die persönliche Nachverfolgung.