Wie man ein Meeting leitet (mit Bildern)

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Wie man ein Meeting leitet (mit Bildern)
Wie man ein Meeting leitet (mit Bildern)
Anonim

Die geschäftliche Arbeit, insbesondere im Büroumfeld, erfordert ein gewisses Maß an Zusammenarbeit. Beispielsweise erfordern wichtige Entscheidungen oft die Perspektive mehrerer Personen, und wichtige Aufgaben erfordern oft das Fachwissen mehrerer Personen, um sie zu erledigen. Meetings sind eine Möglichkeit, die Zusammenarbeit zu strukturieren und zu organisieren, aber ohne Sinn und Kontrolle können Meetings leicht zu lang und ineffizient werden. Zu wissen, wie man ein Meeting, das Sie leiten, plant, vorbereitet und leitet, kann den Unterschied zwischen einem effektiven und einem verschwendeten Meeting ausmachen.

Schritte

Teil 1 von 3: Vorbereitung auf das Meeting

Eine Besprechung leiten Schritt 1

Schritt 1. Besprechen Sie das bevorstehende Meeting mit Ihren Teilnehmern

Wenn Sie erfahren, dass Sie ein bevorstehendes Meeting leiten werden, sollten Sie als Erstes ein wenig Zeit damit verbringen, mit den Teilnehmern zu sprechen (insbesondere mit hochrangigen oder wichtigen Personen). Fragen Sie sie, ob es etwas gibt, das sie bei der Besprechung speziell besprechen möchten. Notieren Sie sich ihre Antworten und verwenden Sie sie als Leitfaden, wenn Sie Ihre Agenda schreiben.

Ihre Teilnehmer zu fragen, was sie besprechen möchten, ist ein kluger Schachzug, nicht nur, weil es das Schreiben einer Tagesordnung erleichtert, sondern auch, weil sie sie in den Besprechungsprozess einbezieht, bevor dieser überhaupt begonnen hat. Menschen nehmen eher an Meetings teil und sind aufmerksamer, wenn sie wissen, dass für sie wichtige Themen angesprochen werden

Eine Besprechung leiten Schritt 2

Schritt 2. Schreiben und verteilen Sie eine Agenda

Eine Meeting-Agenda kann nicht nur für den Vorsitzenden eines Meetings, sondern auch für die anwesenden Gäste ein wertvolles Werkzeug sein. Tagesordnungen enthalten wertvolle Informationen über das Treffen, wie zum Beispiel wann es stattfindet, wo es stattfindet und wer daran teilnehmen wird. Am wichtigsten ist, dass sie auch alle beabsichtigten Diskussionsthemen skizzieren, sodass sich jeder vorbereiten kann. Versenden Sie Ihr Meeting vor dem Meeting selbst – je wichtiger Ihr Meeting ist, desto früher sollten Sie es senden.

Eine Sache, die Ihre Tagesordnung unbedingt enthalten sollte, ist eine ungefähre Frist für jedes Diskussionsthema. Wenn Sie im Voraus einen groben Zeitplan erstellen, ist es viel einfacher, Ihr Meeting auf Kurs zu halten. Obwohl einige Punkte auf Ihrer Tagesordnung möglicherweise lang sind (und andere möglicherweise knapp werden), macht es ein Zeitplan viel einfacher, den Überblick über diese Punkte zu behalten und entsprechend anzupassen

Leitung eines Meetings Schritt 3

Schritt 3. Recherchieren Sie die Diskussionsthemen und alle früheren Treffen

Die Personen, die an Ihrem Meeting teilnehmen, sind möglicherweise nicht über alle Themen, die Sie besprechen möchten, auf dem Laufenden – einige haben möglicherweise an vergangenen Meetings nicht teilgenommen, während andere es einfach vergessen haben. Als Sitzungsleiter ist es eine gute Idee, die bisherige Diskussionsgeschichte zu kennen. Versuchen Sie, mit Personen zu sprechen, die an früheren wichtigen Meetings teilgenommen haben, um wichtige unerledigte Angelegenheiten zu erfahren, die Sie in Ihrem Meeting ansprechen sollten. Sie können auch die Protokolle vergangener Sitzungen von einem offiziellen Protokollführer anfordern, um Ihre Planung zu lenken.

Die Protokolle früherer Sitzungen können für Sie als Vorsitzende eine wichtige Ressource sein. Diese fassen die Diskussionen und Entscheidungen aus vergangenen Meetings zusammen, sodass Sie sich relativ schnell und einfach auf den neuesten Stand bringen können. Vielleicht möchten Sie sogar wichtige Besprechungsprotokolle mit Ihrer Agenda an Ihre Teilnehmer verteilen

Eine Besprechung leiten Schritt 4

Schritt 4. Bereiten Sie Ihren Besprechungsraum rechtzeitig vor

Am Tag Ihres Meetings sollten Sie sicherstellen, dass der Raum oder der Ort, an dem Sie sich treffen möchten, sauber, vorzeigbar und bereit ist, Ihre Teilnehmer unterzubringen. Sie sollten sicherstellen, dass alle technologischen Komponenten des Meetings (wie Präsentationen, Projektoren, Displays usw.) ordnungsgemäß funktionieren und vollständig einsatzbereit sind – technische Probleme können wertvolle Zeit verschwenden und Ihr Meeting aus der Bahn werfen.

Wenn Sie eine elektronische Präsentation (wie PowerPoint usw.) verwenden, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um sich mit der Fernbedienung oder dem Klicker vertraut zu machen, mit dem Sie durch Ihre Folien blättern. Sie möchten keine Zeit damit verschwenden, an Ihren Steuerelementen herumzufummeln, wenn Sie wichtige Themen besprechen könnten

Teil 2 von 3: Als Vorsitzender während der Sitzung fungieren

Eine Besprechung leiten Schritt 5

Schritt 1. Rufen Sie das Meeting an, um es zu bestellen

Wenn das Meeting seine geplante Startzeit erreicht und alle Teilnehmer (oder zumindest alle wichtigen) anwesend sind, erregen Sie die Aufmerksamkeit aller im Raum. Stellen Sie sich als Vorsitzenden vor und nennen Sie den Zweck der Sitzung. Legen Sie den geplanten Zeitrahmen für das Meeting fest, indem Sie alle Beteiligten über die Endzeit informieren, für die Sie fotografieren – Sie können zu lange oder zu kurz laufen, aber das geplante Zeitlimit im Voraus anzugeben hilft, das Meeting auf Kurs zu halten. Wenn einige der Teilnehmer einander nicht kennen, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um einen kurzen Namensaufruf durchzuführen und wichtige Teilnehmer vorzustellen.

Beachten Sie, dass einige Unternehmen und Organisationen strenge, reglementierte Verfahren für die Eröffnung und Durchführung eines Meetings haben. Zum Beispiel verwendet die American Federation of State, County, and Municipal Employees (AFSCME) ein System namens Robert's Rules of Order, das die Einberufung der Versammlung durch Schlagen eines Hammers und sehr spezifische Regeln für das Einbringen und Weitergeben von Anträgen umfasst

Eine Besprechung leiten Schritt 6

Schritt 2. Fassen Sie relevante Punkte aus früheren Meetings zusammen

Zu Beginn von Meetings, die Teil eines langen, laufenden Projekts sind, möchten Sie alle Teilnehmer kurz über den bisherigen Stand des Projekts informieren, indem Sie alle relevanten Ereignisse oder Entscheidungen aus früheren Meetings schnell zusammenfassen. Möglicherweise sind nicht alle Teilnehmer so gut mit den Diskussionsthemen vertraut wie Sie. Wenn Sie also alle schnell auf den neuesten Stand bringen, können Sie Ihr Meeting effizient und effektiv gestalten.

  • Anstatt frühere Besprechungen selbst zusammenzufassen, möchten Sie vielleicht, dass ein offizieller Schreiber oder Protokollführer die Protokolle früherer Besprechungen liest, um der Zusammenfassung ein Gefühl von Formalität zu geben.
  • Sie können auch erwägen, alle wichtigen Korrespondenzen oder Mitteilungen zu lesen, die seit dem letzten Treffen stattgefunden haben.
  • Beachten Sie, dass das Vorlesen im Allgemeinen nicht erforderlich ist, wenn Sie den Teilnehmern Kopien des Protokolls/der Korrespondenz zur Verfügung stellen.
Eine Besprechung leiten Schritt 7

Schritt 3. Erlauben Sie wichtigen Teilnehmern, über den Stand der Dinge zu berichten

Erlauben Sie als Nächstes Personen mit einschlägigem Wissen, die Versammlung über neue oder jüngste Entwicklungen zu informieren, die seit dem letzten Treffen aufgetreten sind. Dies kann praktisch alles sein – zum Beispiel können hier neue Probleme Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation, Personaländerungen, Projektentwicklungen und Strategieänderungen angesprochen werden. Meeting-Teilnehmer werden auch über die Ergebnisse von bestimmten Maßnahmen hören wollen, die aufgrund von Entscheidungen, die beim letzten Meeting getroffen wurden, ergriffen wurden.

Eine Besprechung leiten Schritt 8

Schritt 4. Sprechen Sie alle unerledigten Angelegenheiten an

Wenn es Probleme gibt, die ungelöst bleiben oder Entscheidungen aus der letzten Sitzung noch nicht getroffen wurden, versuchen Sie, diese anzugehen, bevor Sie zu neuen Problemen übergehen. Je länger alte Probleme aufgeschoben werden, desto weniger möchte jeder Teilnehmer Verantwortung dafür übernehmen. Versuchen Sie also, während Ihres Meetings alle noch nicht erledigten Angelegenheiten festzunageln und zu lösen. Üblicherweise werden unerledigte Angelegenheiten in Protokollen früherer Sitzungen ausdrücklich als "unentschieden" oder "zur künftigen Diskussion vorgelegt" vermerkt.

  • Abhängig von der Kultur und den Regeln, in denen Sie arbeiten, kann Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation bestimmte Verfahren zur Entscheidungsfindung haben – zum Beispiel müssen die Besprechungsteilnehmer möglicherweise nur einen Mehrheitskonsens erzielen oder eine ausgewählte Gruppe hochrangiger Personen kann beauftragt werden mit allen Entscheidungen.
  • Beachten Sie, dass einige Dinge einfach zu groß sind, um sie zwischen den Meetings zu erledigen. Sie müssen nicht unbedingt auf den Fortschritt von langfristigen Projekten eingehen, die noch nicht abgeschlossen sind. Sie sollten jedoch Entscheidungen oder Projekte ansprechen, bei denen gegenwärtiges Handeln erforderlich ist.
Eine Besprechung leiten Schritt 9

Schritt 5. Sprechen Sie jedes neue Geschäft an

Als nächstes bringen Sie neue Probleme, Bedenken und Themen zur Sprache, die besprochen werden müssen. Dies sollten Dinge sein, die sich natürlich aus den Entwicklungen ergeben, die zwischen früheren Treffen und der Gegenwart stattgefunden haben. Versuchen Sie, von den Teilnehmern konkrete, eindeutige Entscheidungen zu treffen – je mehr Punkte Sie unentschieden lassen, desto mehr unerledigte Angelegenheiten müssen Sie beim nächsten Meeting ansprechen.

Eine Besprechung leiten Schritt 10

Schritt 6. Fassen Sie die Schlussfolgerungen des Meetings zusammen

Wenn Sie alle vergangenen und gegenwärtigen Angelegenheiten angesprochen haben, nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um die Schlussfolgerungen des Meetings für alle Teilnehmer zusammenzufassen. Fassen Sie die Ergebnisse aller getroffenen Entscheidungen zusammen und beschreiben Sie gegebenenfalls die konkreten Maßnahmen, die von den Teilnehmern vor dem nächsten Meeting erwartet werden.

Dieser Schritt ist entscheidend - es ist Ihre letzte Chance, sicherzustellen, dass jeder das Meeting mit dem genauen Wissen verlässt, wo Ihre Projekte stehen und was von ihnen erwartet wird

Eine Besprechung leiten Schritt 11

Schritt 7. Beenden Sie, indem Sie den Grundstein für das nächste Meeting legen

Sagen Sie schließlich allen, was sie für das nächste Meeting erwartet, und wenn Sie bereits mit der Planung begonnen haben, sagen Sie ihnen, wann und wo sie erwartet werden. Dies gibt den Teilnehmern das Gefühl der Kontinuität von einem wichtigen Projekt oder einer Entscheidung zum nächsten und gibt ihnen einen Zeitrahmen für den Fortschritt oder die Erledigung der ihnen zugewiesenen Aufgaben.

Beachten Sie, dass Sie nicht unbedingt ein weiteres Meeting planen müssen, wenn Sie alle vergangenen und aktuellen Geschäfte in Ihrem aktuellen ansprechen. Wenn es jedoch genug offene Aufgaben gibt, um zukünftige Diskussionen zu rechtfertigen, oder Sie warten, wie sich bestimmte Projekte entwickeln, ist dies wahrscheinlich eine gute Idee

Teil 3 von 3: Das Meeting effektiv leiten

Eine Besprechung leiten Schritt 12

Schritt 1. Leiten Sie die Diskussion, aber dominieren Sie sie nicht

Eine Ihrer Rollen als Besprechungsleiter ist es, die Diskussion in Bewegung zu halten und bei der Aufgabe zu bleiben. Ihre Rolle besteht nicht darin, zu jedem einzelnen Thema eine Meinung abzugeben oder die Diskussion nach einem genauen Zeitplan zu halten. Haben Sie etwas Flexibilität. Lassen Sie die anderen Teilnehmer frei sprechen und lassen Sie neue Diskussionsthemen entstehen, auch wenn sie nicht auf der Tagesordnung stehen. Möglicherweise müssen Sie bestimmte Gesprächsthemen subtil beenden oder ändern, um die Diskussion auf Kurs zu halten, aber Sie sollten nicht das Gefühl haben, jeden Aspekt des Meetings kontrollieren zu müssen. Schließlich handelt es sich um einen kollaborativen Prozess.

Behalten Sie im Verlauf des Meetings Ihre Agenda im Auge. Wenn Sie im Rückstand sind, müssen Sie möglicherweise bestimmte Diskussionsthemen überspringen oder aus Zeitgründen für später vorlegen. Scheuen Sie sich nicht, dies zu tun, wenn die Themen, die besprochen werden, sehr wichtig sind

Eine Besprechung leiten Schritt 13

Schritt 2. Ermutigen Sie alle Teilnehmer zur Teilnahme

Als Besprechungsleiter ist es Ihre Aufgabe, für eine offene, produktive Diskussion zu sorgen. Wenn Sie feststellen, dass sich bestimmte Teilnehmer, die möglicherweise über relevantes Wissen zu den anstehenden Themen verfügen, der Gruppe nicht öffnen, ermutigen Sie sie zum Reden. Sie müssen sie nicht direkt herausfordern oder herausfordern – indem Sie einfach etwas wie "Ich denke, die Expertise von Mrs. Smith wäre hier nützlich sein" sagen, ist eine großartige Möglichkeit, weniger aktive Mitglieder des Meetings zu engagieren.

Eine Besprechung leiten Schritt 14

Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass jeder versteht, was besprochen wird

Es kann schwierig sein, sich daran zu erinnern, dass nicht jeder Teilnehmer des Meetings über die gleiche Erfahrung oder das gleiche Wissen in den Diskussionsthemen verfügt. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer des Meetings ihre Zeit sinnvoll verbracht haben, möchten Sie vielleicht die Gelegenheit nutzen, komplexe Sachverhalte oder Themen, die auftauchen, kurz zu vereinfachen. Die weniger sachkundigen Teilnehmer werden dies zweifellos zu schätzen wissen.

Eine Besprechung leiten Schritt 15

Schritt 4. Ignoriere keine schwierigen oder unangenehmen Fragen

Wenn sie nicht von einem kompetenten Vorsitzenden kontrolliert werden, können Besprechungen bemerkenswert unproduktiv sein. Stellen Sie sicher, dass jedes wichtige Thema, das Sie besprechen wollten, angesprochen wird. Erlauben Sie den Teilnehmern nicht, Schuldzuweisungen zu machen oder vage Ausreden für Probleme anzubieten, die nicht angesprochen wurden. Versuchen Sie, Probleme zu lokalisieren und Antworten zu erhalten, die niemand ansprechen möchte. Obwohl dies nicht unbedingt das ist, was jeder Teilnehmer möchte, müssen genau diese unangenehmen Fragen am meisten beantwortet werden, damit das Meeting so effektiv wie möglich verläuft.

Stellen Sie sicher, dass wichtige Entscheidungen aufgezeichnet werden (wenn Sie offizielle Protokollführer oder Protokollführer haben, weisen Sie ihnen diese Aufgabe zu). Wenn Sie sich die Mühe machen, schwierige Fragen zu stellen, sollten Sie sicherstellen, dass die Antworten gut dokumentiert sind

Eine Besprechung leiten Schritt 16

Schritt 5. Behalten Sie Ihre Zeit im Auge

Es gibt einen Grund, warum Meetings einen schlechten Ruf haben – für viele gelten sie als ernsthafte Zeitverschwendung. Um zu verhindern, dass Ihr Meeting zu lange dauert, nutzen Sie Ihre Macht als Vorsitzender, um die Diskussion in Gang zu halten. Scheuen Sie sich nicht, bestimmte unwichtige Themen oder Konversationen auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben, wenn Ihr Meeting länger dauert als erwartet. Seien Sie bereit und bereit, Ihren Zeitplan im Handumdrehen anzupassen, um sicherzustellen, dass keine wertvolle Zeit Ihrer Teilnehmer verschwendet wird.

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