So stellen Sie einen Antrag bei einer Vorstandssitzung

Inhaltsverzeichnis:

So stellen Sie einen Antrag bei einer Vorstandssitzung
So stellen Sie einen Antrag bei einer Vorstandssitzung
Anonim

Ein Verwaltungsrat ist das leitende Organ eines Unternehmens, einer Organisation oder einer Gruppe. Wenn Sie möchten, dass der Vorstand eine bestimmte Maßnahme ergreift, müssen Sie bei einer Vorstandssitzung einen Antrag stellen. Die meisten Boards befolgen eine Version von Robert's Rules of Order, die das Verfahren zur Einreichung eines Antrags umreißt.

Schritte

Teil 1 von 3: Schreiben Sie Ihren Antrag

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 1

Schritt 1. Überprüfen Sie die Regeln Ihrer Gruppe

Während die meisten Vorstandssitzungen gemäß einer Version von Robert's Rules of Order durchgeführt werden, können einige Boards ihre eigenen Besonderheiten haben. Es ist wichtig, die spezifischen Regeln für Ihre Gruppe zu kennen, wenn Sie möchten, dass Ihr Vorschlag gehört und ernst genommen wird.

  • Die meisten Gruppen haben eine schriftliche Kopie ihrer Regeln. Sie können auf der Website der Gruppe veröffentlicht werden. Wenn nicht, sprechen Sie mit der Person, die das Protokoll der Vorstandssitzungen führt – normalerweise hat sie eine Kopie davon.
  • Erkundigen Sie sich, ob Sie vor der Einreichung jemandem von Ihrem Antrag erzählen müssen und ob Sie schriftliche Unterlagen zu Ihrem Antrag vorlegen müssen.
  • Wenn Sie noch nie an einer Vorstandssitzung teilgenommen haben, sollten Sie nach Möglichkeit eine besuchen, bevor Sie Ihren Antrag einreichen. Sie können beobachten, wie andere Bewegungen machen, um sich mit dem Verfahren vertraut zu machen.
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 2

Schritt 2. Suchen Sie nach einem Formular oder einer Vorlage

Wenn Sie Ihren Antrag schriftlich einreichen müssen, hat Ihre Gruppe möglicherweise ein spezielles Formular, das Sie verwenden sollen. Einige Gruppen verfügen möglicherweise über grundlegende Vorlagen, die Sie anleiten, auch wenn Sie diese nicht verwenden müssen.

  • Das Formular kann auf der Website der Gruppe veröffentlicht werden. Auch der Sekretär oder eine andere Person, die das Protokoll der Vorstandssitzungen führt, kann Ihnen möglicherweise weiterhelfen.
  • Falls kein Formular oder keine Vorlage vorhanden ist, strukturieren Sie Ihren schriftlichen Antrag so, dass er einen Titel, Platz für eine kurze Beschreibung des Antrags und einen Entschließungsantrag enthält.
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 3

Schritt 3. Entscheiden Sie, welche Art von Bewegung Sie ausführen möchten

Es gibt vier grundlegende Arten von Anträgen: Haupt-, Neben-, Vorzugs- und Nebenanträge. Die Art des Antrags, den Sie machen möchten, bestimmt zum Teil, wie Ihr Antrag formuliert und strukturiert ist.

  • Hauptanträge und privilegierte Anträge stehen in keinem Zusammenhang mit anderen Geschäften und müssen für sich allein gestellt werden. Neben- und Nebenanträge beziehen sich auf einen anderen Geschäftsgegenstand, der bereits vor dem Vorstand vorliegt, sodass Sie normalerweise nicht die Möglichkeit haben, diese im Voraus zu verfassen.
  • Ihre Fraktion kann bestimmte Regeln für die Einleitung eines Hauptantrags haben. Beispielsweise müssen Sie Ihren Antrag möglicherweise innerhalb von 24 Stunden vor der Sitzung dem Vorsitzenden mitteilen.
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 4

Schritt 4. Verwenden Sie klare und prägnante Formulierungen

Anträge sind in der Regel kurz und beschreiben genau, welche Maßnahmen der Vorstand ergreifen soll oder welche Position der Vorstand bekräftigen soll. Verwenden Sie aktive Sprache und lassen Sie jedes Wort zählen.

  • Einerseits möchten Sie alle relevanten Details einbeziehen. Auf der anderen Seite möchten Sie nicht zu wortreich sein. Versuchen Sie, einen guten Mittelweg zu finden, aber stellen Sie sicher, dass Sie alles Wesentliche enthalten haben.
  • Wenn Sie genügend Zeit für die Vorbereitung haben, kann es hilfreich sein, dass jemand anderes Ihren Antrag überprüft und sieht, ob etwas daraus herausgeschnitten werden kann.
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 5

Schritt 5. Seien Sie so genau wie möglich

Wenn Ihr Antrag vage ist, können Sie die Wahrscheinlichkeit, dass der Antrag erfolgreich ist, erheblich verringern. Es ist unwahrscheinlich, dass Vorstandsmitglieder für einen Antrag stimmen, wenn sie nicht verstehen, was er bedeutet oder wenn er auf verschiedene Weise interpretiert werden könnte.

Generell möchten Sie so wenig Interpretationsspielraum wie möglich lassen. Wenn Sie beispielsweise Ihren Hausbesitzerverband von ABC Landscaping auf XYZ Landscaping umstellen möchten, möchten Sie diese Unternehmen speziell auflisten

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Teil 1 Quiz

Welche Bewegungsart wird normalerweise im Voraus ausgeschrieben?

Tochtergesellschaft

Nicht ganz! Nebenanträge beziehen sich auf einen bereits vorgelegten Sachverhalt. Daher haben Sie normalerweise nicht die Möglichkeit, sie im Voraus aufzuschreiben. Überlegen Sie, welche Art von Antrag ein neues Diskussionsthema vorschlägt. Wählen Sie eine andere Antwort!

Zufällig

Versuchen Sie es nochmal! Nebenanträge stehen im Zusammenhang mit anderen Anträgen, die dem Vorstand bereits vorgelegt wurden. Man könnte sie sich als Reaktion auf eine andere Bewegung vorstellen. Normalerweise hätten Sie nicht die Möglichkeit, einen Nebenantrag im Voraus vorzubereiten. Versuchen Sie es nochmal…

Privilegiert

Korrekt! Sowohl Haupt- als auch privilegierte Begriffe erfordern in der Regel eine schriftliche Kopie, bevor sie dem Vorstand vorgelegt werden. Überprüfen Sie die Regeln Ihrer Gruppe sowohl auf das akzeptierte Format als auch auf das Verfahren zum Einreichen eines privilegierten Antrags. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

Positiv

Definitiv nicht! Bejahungsanträge gibt es nicht. Versuchen Sie zu überlegen, welche Art von Antrag eine neue Idee darstellt und keine Reaktion auf einen zuvor vorgelegten Antrag ist. Es gibt eine bessere Option da draußen!

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Teil 2 von 3: Präsentieren Sie Ihren Antrag

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 6

Schritt 1. Stehen Sie auf oder heben Sie Ihre Hand

Bevor Sie Ihren Antrag stellen, müssen Sie vom Vorsitzenden anerkannt und zu Wort kommen. Das Protokoll variiert zwischen den Gruppen, aber im Allgemeinen warten Sie, bis der Vorsitzende um Anträge bittet, und stehen dann entweder auf oder heben Ihre Hand.

Im Allgemeinen öffnet der Vorsitzende das Wort für Anträge, indem er fragt: "Gibt es neue Geschäfte?"

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 7

Schritt 2. Warten Sie, bis Sie erkannt werden

Wenn der vorsitzende Beamte bereit ist, Ihren Antrag zu hören, wird er auf Sie zeigen oder Sie mit Namen ansprechen und Ihnen mitteilen, dass Sie das Wort haben. Abhängig von den Verfahrenskonventionen Ihrer Gruppe können Sie an Ihrem Platz stehen oder sich nach vorne im Raum bewegen.

In kleineren, informelleren Gruppen, beispielsweise wenn Personen an einem einzigen Tisch sitzen, müssen Sie möglicherweise überhaupt nicht stehen oder sich bewegen

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 8

Schritt 3. Geben Sie Ihren Zweck an

Wenn der Vorsitzende Sie erkennt, sprechen Sie ihn mit seinem offiziellen Titel an (normalerweise "Vorsitzender" oder "Präsident"). Wenn Sie sich über ihren offiziellen Titel nicht sicher sind, hören Sie sich an, was sie verwenden, wenn sie Sie erkennen. Normalerweise bezeichnen sie sich selbst in der dritten Person (z. B. "Der Vorsitzende erkennt Herrn Malarky an").

  • Beziehen Sie sich nach dem offiziellen Titel auf den vorsitzenden Offizier entweder als "Mr." oder "Madam", was immer sie bevorzugen.
  • Sagen Sie zunächst: "Ich möchte einen Antrag stellen." In einigen Gruppen kann es üblich sein, dass der Vorsitzende Ihren Zweck anerkennt und Ihnen die Erlaubnis erteilt, fortzufahren. In anderen können Sie Ihren Antrag einfach weiter stellen.
  • Abhängig von den Regeln oder Gepflogenheiten Ihrer Gruppe müssen Sie hier möglicherweise die Art der Bewegung beschreiben, die Sie machen möchten.
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 9

Schritt 4. Geben Sie Ihre Bewegung ein

Sobald Sie zum Fortfahren freigegeben sind, sagen Sie zunächst "Ich bewege mich" und geben Sie dann die Aktion an, die das Board ausführen soll. Wenn Sie Ihren Antrag geschrieben haben, können Sie direkt aus Ihrem schriftlichen Dokument lesen.

  • Ihr Antrag sollte immer zustimmend formuliert werden. Sagen Sie dem Vorstand, was er Ihrer Meinung nach tun sollte, nicht, was er nicht tun sollte.
  • Sie könnten zum Beispiel sagen: "Ich beantrage, dass der Vorstand den Vertrag mit ABC Landscaping kündigt und stattdessen XYZ Landscaping anstellt."
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 10

Schritt 5. Warten Sie, bis jemand Ihre Bewegung unterstützt

Die meisten Anträge müssen von einem anderen Vorstandsmitglied unterstützt werden. Dies trägt dazu bei, dass der Vorstand keine Sitzungszeit damit verbringt, einen Antrag zu prüfen, der nur für eine Person wichtig ist.

  • Der Vorsitzende wird normalerweise fragen, ob jemand den Antrag unterstützt. Jemand wird aufstehen oder seine Hand heben und sagen: "Ich folge der Bewegung" oder einfach "Ich folge der Bewegung".
  • In den meisten Gruppen ist es üblich, dass Sie bereits eine zweite an der Reihe haben. Sprechen Sie vor der Vorstandssitzung mit anderen in der Gruppe und erzählen Sie ihnen von Ihrem Antrag. Finden Sie heraus, ob jemand bereit ist, es zu unterstützen.

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Teil 2 Quiz

Wie stellt man einen Antrag richtig?

„Ich möchte einen Antrag stellen. Ich behaupte, dass der Vorstand keine neue Hausmeisterfirma anstellt.“

Nicht ganz! Obwohl die meisten Formulierungen hier richtig sind, sollten Sie Ihren Antrag positiv vorbringen. Geben Sie nicht an, was der Vorstand nicht tun soll, sondern geben Sie an, was der Vorstand tun soll. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

„Ich beantrage, dass der Vorstand den Vertrag mit der Reinigungsfirma Clean as a Whistle kündigt und die Hausmeisterfirma Wash Away Your Problems anstellt.“

Schon fast! Der Antrag ist gut formuliert, es fehlt jedoch eine Einleitung oder eine Absichtserklärung. Vergessen Sie nicht, Ihren Antrag zu starten, indem Sie sagen, warum Sie dort sind. Rate nochmal!

„Ich möchte einen Antrag stellen. Ich beantrage, dass der Vorstand den Vertrag mit der Hausmeisterfirma Clean as a Whistle nicht verlängert und stattdessen die Hausmeisterfirma Wash Away Your Problems engagiert.“

Richtig! Dieser Antrag beginnt mit einer Absichtserklärung und identifiziert den Antrag dann in einer bejahenden Sprache. Vergessen Sie nicht, Ihre Bewegung mit dem Satz „Ich bewege“zu beginnen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

„Ich möchte den Antrag stellen, dass der Vorstand den Vertrag mit der Reinigungsfirma Wash Away Your Problems kündigt und stattdessen die Reinigungsfirma Clean as a Whistle anstellt.“

Nicht genau! Ein Antrag sollte in eine Absichtserklärung und den Antrag selbst unterteilt werden. Vergessen Sie nicht, die Bewegung mit dem Satz „Ich bewege“zu beginnen. Rate nochmal!

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Teil 3 von 3: Eine Lösung finden

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 11

Schritt 1. Hören Sie sich die Aussage des Vorsitzenden zu der Frage an

Nachdem Sie Ihren Antrag gestellt haben, wird der Vorsitzende Ihren Antrag als Frage an den Rest des Vorstands erneut formulieren. Dies wird als "Stellung der Frage" bezeichnet und eröffnet offiziell Ihren Antrag zur Prüfung durch den Vorstand.

Wenn Sie beispielsweise den Antrag gestellt haben, den Landschaftsgärtner zu wechseln, könnte der Vorsitzende sagen: "Soll der Vorstand unseren Vertrag mit ABC Landscaping kündigen und XYZ-Landschaftsbau beauftragen?" Diese Frage wird immer eine Ja/Nein-Frage sein

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 12

Schritt 2. Argumentieren Sie für Ihren Antrag

Nachdem der Vorsitzende die Frage gestellt hat, gibt er Ihnen in der Regel die Möglichkeit, zu erklären, warum Sie diesen Vorschlag gemacht haben. In der Regel haben Sie das Wort für einen begrenzten Zeitraum.

  • Richten Sie Ihre Kommentare an den Vorstand als Ganzes, nicht direkt an den Vorsitzenden. Erklären Sie, was Sie für notwendig halten. Jetzt ist es an der Zeit, die anderen Vorstandsmitglieder davon zu überzeugen, sich auf Ihre Seite zu stellen.
  • Grundsätzlich sollten Sie vermeiden, persönliche Bemerkungen zu machen oder einzelne Vorstandsmitglieder einzeln anzusprechen, es sei denn, dies ist im Rahmen des Antrags unbedingt erforderlich.
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 13

Schritt 3. Nehmen Sie an der Diskussion und Debatte teil

Nachdem Sie die Gründe für Ihren Antrag erläutert haben, eröffnet der Vorsitzende das Wort für die Debatte. Die Diskussion kann lebhaft und offen sein oder einem strengen, formelleren Verfahren folgen.

Im Allgemeinen schreiben Roberts Regeln vor, dass jede Person, die spricht, nur ein- oder zweimal sprechen sollte, um jedem, der sprechen möchte, die Möglichkeit zu geben, dies zu tun. Ihre Gruppe kann ein entspannteres und offeneres Verfahren haben

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 14

Schritt 4. Betrachten Sie sekundäre Bewegungen

Jedes Vorstandsmitglied kann subsidiäre, privilegierte oder nebensächliche Anträge stellen. Wenn diese Anträge gestellt werden, wird von Ihnen erwartet, dass Sie der Person, die diesen Antrag stellt, das Wort erteilen. Dieser Antrag wird vom Vorstand geprüft, bevor er zu Ihrem Antrag zurückkehrt.

Wenn ein sekundärer Antrag gestellt wird, wird er genauso verfahren wie Ihr Antrag. Normalerweise haben Sie nicht die Möglichkeit, Ihre Bewegung basierend auf der sekundären Bewegung zu ändern, aber Sie können eine neue Bewegung ausführen

Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 15

Schritt 5. Stimmen Sie über den Antrag ab

Sobald der Vorsitzende feststellt, dass die Debatte oder Diskussion des Antrags beendet sein soll, ruft er zur Abstimmung auf. Es gibt verschiedene Methoden zur Abstimmung, aber in der Regel erfolgt dies entweder per Handzeichen oder per Stimme.

  • Der Vorsitzende fordert zuerst die Ja-Stimmen und zählt sie. Wenn die Ja-Stimmen eine klare Mehrheit der Mitglieder darstellen, werden keine Nein-Stimmen verlangt.
  • Gibt es nicht genügend Ja-Stimmen, wird der Antrag nicht angenommen. Möglicherweise können Sie es erneut aufrufen oder ein geändertes Formular vorschlagen. Dies hängt von den Regeln Ihrer Gruppe oder Organisation ab.
Einen Antrag bei einer Vorstandssitzung stellen Schritt 16

Schritt 6. Helfen Sie mit, die Resolution zu entwerfen

Wenn Ihr Antrag angenommen wird, kann von Ihnen erwartet werden, dass Sie einen Entwurf des Antrags vorlegen, den Sie dem Vorstand zur Annahme vorgeschlagen haben. Wenn Sie eine schriftliche Kopie Ihres Antrags einreichen mussten, müssen Sie diesem möglicherweise einen Entwurf des Beschlussvorschlags beifügen.

Auch wenn Sie keine schriftliche Kopie Ihres Antrags einreichen müssen, empfiehlt es sich, einen Beschlussentwurf zu verfassen. Wenn Ihr Antrag angenommen wird, können Sie Ihren Entwurf dem Vorsitzenden anbieten

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Teil 3 Quiz

In welchem ​​Szenario müssen Sie möglicherweise das Wort aufgeben?

Der Vorsitzende stellt die Frage.

Nö! Der Vorsitzende stellt dem Vorstand Ihren Antrag in Form einer Frage vor. Dies eröffnet die Diskussion für Sie, um Ihren Fall zu argumentieren. Dies ist Ihre Zeit zu glänzen! Es gibt eine bessere Option da draußen!

Wenn der Vorstand mit Ihrem Antrag nicht einverstanden ist.

Nicht ganz! Es ist wahrscheinlich, dass Ihr Antrag nicht einstimmig angenommen wird und es zu Diskussionen kommt. In diesem Fall sollten Sie nicht das Wort erteilen, sondern die Gründe für Ihren Antrag diskutieren. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

Wenn ein privilegierter Antrag gestellt wird.

Richtig! Stellt eines der Vorstandsmitglieder einen Zweitantrag, müssen Sie beiseite treten und es zu Wort kommen lassen. Nachdem der Zweitantrag vorgelegt und geprüft wurde, wird der Vorstand auf Ihren Antrag zurückkommen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

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