Firmenprotokolle sind oft gesetzlich vorgeschrieben. Viele Staaten verlangen von Unternehmen und anderen Wirtschaftseinheiten, Protokolle ihrer Aktionärs- oder Direktorenversammlungen zu führen. Unternehmensprotokolle können auch in bestimmten Rechtsstreitigkeiten von entscheidender Bedeutung sein, insbesondere wenn Direktoren wegen ihrer Geschäftsentscheidungen verklagt werden. Um ein Protokoll richtig zu schreiben, müssen Sie während des Meetings detaillierte Notizen machen. Dann sollten Sie sich so schnell wie möglich hinsetzen, um das Protokoll zu verfassen. Bevor das Protokoll endgültig wird, muss es voraussichtlich der Verwaltungsrat genehmigen.
Schritte
Teil 1 von 3: Notizen während des Meetings machen
Schritt 1. Notieren Sie sich Details zum Meeting
Bevor Sie das Meeting betreten, können Sie die erforderlichen Details zum Meeting aufschreiben, die Sie in Ihr geschriebenes Protokoll aufnehmen müssen. Beachten Sie das Folgende:
- vollständiger Name Ihres Unternehmens
- Datum und Uhrzeit des Treffens
- Ort des Treffens
Schritt 2. Schreiben Sie auf, wer anwesend ist
Sie benötigen eine vollständige Liste der Personen, die an der Besprechung teilnehmen. Schreiben Sie auch die abwesenden Mitglieder auf. Beziehen Sie alle eingeladenen Gäste oder Berater mit ein.
- Notieren Sie sich verspätete Ankunft oder die Zeit, zu der jemand das Meeting vorzeitig verlässt.
- Schreiben Sie auch auf, wer die Versammlung leitet und ob ein Quorum anwesend war.
Schritt 3. Notieren Sie den Zweck des Meetings
Es gibt viele Gründe, warum Sie ein Meeting haben. Einige der häufigeren Gründe sind die folgenden:
- Jahresversammlung für Direktoren und Aktionäre
- Besprechung, um die Einstellung von Mitarbeitern zu bestimmen
- Treffen um Entschädigung zu besprechen
- Ankündigung neuer Offiziere
- Ausgabestand
- Diskussion über finanzielle Aktivitäten, wie eine neue Bank oder Kreditlinie
Schritt 4. Notieren Sie, ob vorherige Protokolle akzeptiert wurden
An erster Stelle der Tagesordnung steht in der Regel die Entgegennahme des Protokolls der vorangegangenen Sitzung. Sie sollten sie im Voraus an alle verteilt haben. Schreiben Sie die Stimme auf.
Bei Einwänden gegen das Protokoll kann eine Diskussion erfolgen. Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, notieren Sie sich, was Sie ändern müssen
Schritt 5. Machen Sie sich Notizen über die Diskussion zu Tagesordnungspunkten
Das Unternehmensprotokoll sollte auch eine Zusammenfassung der Diskussion zu jedem Tagesordnungspunkt enthalten. Sie müssen Ihre Worte sorgfältig wählen, während Sie aufschreiben, was die Leute sagen. Sie möchten genau sein, also hören Sie gut zu.
- Vermeiden Sie es, eine Wort-für-Wort-Transkription zu erstellen. Zum Beispiel könnte jemand fünf Minuten lang argumentieren, dass eine vorgeschlagene Richtlinie für das Unternehmen falsch ist. Es genügt zu bemerken, dass sie mit der Richtlinie nicht einverstanden waren und den Grund kurz zu benennen.
- Notieren Sie, welche Dokumente die Teilnehmer sehen. Notieren Sie den Namen des Dokuments und sein Datum. Sie sollten auch eine Kopie des Dokuments haben, die Sie dem Protokoll beifügen.
Schritt 6. Notieren Sie die Abstimmung über die Punkte
Handelt es sich bei der Sitzung um Abstimmungen über Tagesordnungspunkte, muss das Protokoll die Abstimmung widerspiegeln. Beachten Sie auch Stimmenthaltungen (Personen, die die Wahl verweigern).
- In der Regel werden die meisten Beschlüsse einstimmig gefasst. Sie sollten sich jedoch die Namen von Andersdenkenden notieren.
- Sie können zum Beispiel schreiben: „Beschluss angenommen. Meinungsverschiedenheit: Jones. Enthaltung: Mathers, Johnson.“
Schritt 7. Zeichnen Sie die Vertagung auf
Notieren Sie die Zeit, zu der die Person, die das Meeting leitet, es vertagt hat. Wenn Mitglieder besprochen haben, wann die nächste Sitzung abgehalten wird, dann notieren Sie diese Informationen ebenfalls.
Sie können zum Beispiel schreiben: „Das nächste Treffen war für den 1. Juli 2016 angesetzt, Ort und Zeit werden noch festgelegt. Die Sitzung wurde um 18.16 Uhr unterbrochen.“
Teil 2 von 3: Ihre Minuten eintippen
Schritt 1. Geben Sie die Minuten so schnell wie möglich ein
Möglicherweise haben Sie sich während der Sitzung handschriftliche Notizen gemacht. Selbst wenn Sie Ihre Notizen getippt haben, haben Sie möglicherweise nur fragmentarische Sätze erfasst. Setzen Sie sich so schnell wie möglich hin und schreiben Sie weitere vollständige Minuten.
- Denken Sie daran, Standardgrammatik und vollständige Sätze zu verwenden. Zum Beispiel: „Herr. Smith widersprach der neuen Kreditlinie“ist akzeptabel. "Smith nein auf Kredit" ist es nicht.
- Es gibt Online-Vorlagen für Firmenmeetings. Sie können sie sich ansehen, wenn Sie Hilfe bei der Organisation Ihres Protokolls benötigen.
Schritt 2. Stellen Sie fest, wann das Meeting stattfand
Geben Sie oben auf Ihrer Seite an, wo, wann und wer teilgenommen hat oder abwesend war. Notieren Sie sich auch alle Gäste und wer das Protokoll für das Treffen geschrieben hat.
Sie können beispielsweise schreiben: „Protokoll einer regulären Vorstandssitzung der ABC Company, die am 22. Januar 2017 in 1245 Corporate Avenue stattfand. Folgende Direktoren waren anwesend: Abrams, Jones, Smith, Calvert, Bono. Die folgenden Direktoren waren abwesend: Clinton. Folgende Gäste waren anwesend: Michael Matthews, CPA. Protokoll von J. Allen.“
Schritt 3. Notieren Sie, wann das Meeting zur Bestellung einberufen wurde
Geben Sie an, wer die Versammlung zur Ordnung einberufen und die Beschlussfähigkeit bestätigt hat. Geben Sie auch die Uhrzeit an.
Zum Beispiel: „Der Vorsitzende Abrams berief die Versammlung um 18.15 Uhr zur Ordnung und stellte fest, dass die Beschlussfähigkeit gegeben ist. Er stellte die anwesenden Gäste vor.“
Schritt 4. Geben Sie an, ob frühere Protokolle angenommen wurden
Sie können zum Beispiel schreiben: „Auf Antrag, der abgeordnet und getragen wurde, genehmigte der Vorstand das zuvor verteilte Protokoll vom [Datum einfügen].“
Schritt 5. Notieren Sie alle Berichte oder Präsentationen
Bei jeder Sitzung werden einige Berichte vorgelegt. Möglicherweise hatten Sie aber auch eine Sonderpräsentation zu einem Tagesordnungspunkt. Identifizieren Sie Folgendes:
- Wer hat die Präsentation oder den Bericht gehalten? Identifizieren Sie auch ihren Titel. Einige Präsentationen werden von Gästen gehalten, und das Protokoll sollte ihre Identität vollständig widerspiegeln.
- Worum es in der Präsentation oder dem Bericht ging.
- Ob der Moderator auf gestellte Fragen geantwortet hat.
- Wenn ein Bericht vom Vorstand zur Annahme angeboten wurde, notieren Sie, ob eine Diskussion stattgefunden hat und ob er angenommen wurde. Zum Beispiel: „Nach einer kurzen Diskussion der Themen wurde ein Antrag auf Annahme des Finanzberichts gestellt, der unterstützt und verabschiedet wurde.“
Schritt 6. Fassen Sie die Diskussion der Tagesordnungspunkte zusammen
Der Vorstand könnte beschlossen haben, einen Beschluss zu fassen oder Maßnahmen zu einem anderen Tagesordnungspunkt zu ergreifen. Sie sollten die Diskussion der Mitglieder zusammenfassen. Beachten Sie auch die Abstimmung zu jedem Punkt.
- Verwenden Sie eine einfache Sprache. Vermeiden Sie unnötige Wörter und Adjektive, die das Protokoll überladen. Zum Beispiel: „Herr. Smith widersprach Frau Jones“ist „Mr. Smith widersprach Frau Jones energisch.“
- Identifizieren Sie die Dokumente, die die Teilnehmer überprüfen, ordnungsgemäß. So ist beispielsweise „Der Verwaltungsrat genehmigte die vorgeschlagenen Ergänzungen zur Richtlinie zu Interessenkonflikten“unklar. Identifizieren Sie stattdessen das Dokument: „Der Vorstand genehmigte einstimmig den Vorschlag ‚Addition to Conflict Reporting‘vom 1. Juni 2016, von dem eine Kopie vor der Sitzung verteilt wurde.“
Schritt 7. Machen Sie ausführlichere Notizen zu wichtigen Tagesordnungspunkten
Einige Tagesordnungspunkte des Unternehmens sind wichtiger als andere. Sie sind wichtig, weil sich aus der Entscheidung des Vorstands künftige Klagen ergeben könnten. Anwälte und Richter werden Ihre Protokolle als genaue Darstellung der Vorgehensweise des Gremiums behandeln. Um das Board zu schützen, sollten Sie mehr Details angeben.
- Fusionen und Übernahmen, Aktienrückkäufe und andere wichtige Entscheidungen erfordern mehr Details. Direktoren können verklagt werden, weil sie ihr geschäftliches Urteilsvermögen nicht ordnungsgemäß ausgeübt haben.
- Vorstandsmitglieder müssen häufig Experten konsultieren oder Berichte/Studien überprüfen, bevor sie eine Entscheidung in diesen Bereichen treffen. Ihr Protokoll sollte darauf hinweisen, dass ein Expertenvortrag gehalten wurde oder dass Sie im Vorfeld der Sitzung Studien oder Berichte an die Vorstandsmitglieder verteilt haben.
- Beachten Sie auch, dass ausreichend Zeit für die Diskussion eingeräumt wurde und der Vorstand sachlich agierte.
- Beachten Sie, ob der Board Alternativen zu der vorgeschlagenen Vorgehensweise erörtert hat. Fassen Sie zusammen, warum der Vorstand die alternative Vorgehensweise abgelehnt oder angenommen hat.
Schritt 8. Fügen Sie die restlichen Informationen hinzu
Notieren Sie gegebenenfalls Folgendes in der chronologischen Reihenfolge, in der sie bei der Sitzung aufgetreten sind:
- Ankündigungen. Der Vorsitzende oder andere Mitglieder haben möglicherweise Ankündigungen zu bevorstehenden Sitzungen oder anderen Themen gemacht.
- Vorstandssitzung. Geben Sie an, ob der Vorstand nach dem Ausscheiden von Mitarbeitern und Gästen in die Vorstandssitzung gegangen ist.
- Unterbrechung. Sie können zum Beispiel schreiben: „Es gibt keine weiteren Geschäfte, die Besprechung wurde um 19.55 Uhr unterbrochen.“
Schritt 9. Verteilen Sie Ihren Protokollentwurf
Ihr Entwurf muss überprüft werden. Befolgen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens. Beispielsweise müssen Sie Ihren Entwurf möglicherweise dem General Counsel oder dem Chief Financial Officer vorlegen. Sie können Kommentare abgeben, die Sie einbeziehen sollten.
- Möglicherweise müssen Sie den Entwurf dann an eine breitere Gruppe des Managements verteilen, die möglicherweise auch Kommentare enthält.
- Schließlich verteilen Sie das Protokoll an den Gesamtvorstand, da dieser über das Protokoll der nächsten Sitzung abstimmt.
Schritt 10. Vermeiden Sie Änderungen an den letzten Minuten
Nach Genehmigung durch den Vorstand ist das Protokoll endgültig. Sie sollten es vermeiden, Änderungen an ihnen vorzunehmen. Einige Experten schlagen vor, dass Sie kleinere Änderungen vornehmen können, z. B. Rechtschreibfehler beheben. Tippfehler und andere kleine Fehler müssen jedoch wirklich nicht korrigiert werden, es sei denn, sie hindern jemanden daran, das Geschriebene zu verstehen.
Sie sollten niemals etwas Wesentliches ändern. Wenn ein Vorstandsmitglied eine Änderung des genehmigten Protokolls vornehmen möchte, teilen Sie dies dem Vorstandsvorsitzenden mit
Schritt 11. Speichern Sie Ihre genehmigten Minuten
Sie müssen Ihre Unternehmensprotokolle nicht bei Ihrem Staat einreichen. Sie müssen sie jedoch wahrscheinlich zusammen mit Ihren anderen Unternehmensunterlagen aufbewahren, z. B. Ihrer Satzung und Ihrer Satzung. Bewahren Sie das Protokoll mindestens sieben Jahre oder vielleicht auf unbestimmte Zeit auf, abhängig von Ihren internen Richtlinien.
- Wenn Ihr Protokoll ein Dokument als Referenz enthält, fügen Sie das Dokument bei.
- Auch sollten Sie nach der Annahme der endgültigen Fassung eventuelle Protokollentwürfe verwerfen. Möglicherweise müssen Sie auch elektronische Sicherungsversionen des Protokolls löschen.
Teil 3 von 3: Vorbereitung auf das Meeting
Schritt 1. Benachrichtigen Sie die richtigen Personen über das Meeting
Wenn Sie eine Aktionärsversammlung haben, müssen Sie alle Aktionäre benachrichtigen. Wenn Sie eine Vorstandssitzung abhalten, müssen Sie alle Vorstandsmitglieder benachrichtigen.
Sowohl Aktionäre als auch Direktoren können auf die Mitteilungspflicht verzichten. Sie hätten jedoch eine Verzichtserklärung unterschreiben müssen. Sehen Sie nach, ob dies der Fall ist, und informieren Sie diejenigen, die dies nicht getan haben, ordnungsgemäß
Schritt 2. Verteilen Sie Besprechungspakete
Jeder Teilnehmer benötigt die gleichen Informationen, damit er in der Sitzung eine informierte Stimme abgeben kann. Sie sollten ein Informationspaket erstellen und verteilen. Das Folgende einschließen:
- das Protokoll der vorherigen Sitzung
- Berichte oder Dokumente, die vor dem Meeting überprüft werden müssen
Schritt 3. Wählen Sie Ihr Schreibgerät aus
Als die Person, die die Notizen macht, sollten Sie entscheiden, wie Sie diese im Meeting aufschreiben möchten. Im Allgemeinen schreiben die Leute immer noch Notizen mit der Hand, obwohl Sie einen Laptop verwenden können.
- Wenn Sie einen Laptop verwenden, werden alle Entwürfe elektronisch gespeichert. Dies bedeutet, dass jemand sie in einem Rechtsstreit abrufen kann. Dementsprechend sollten Sie sorgfältig überlegen, bevor Sie sich Minuten mit einem Computer nehmen.
- Auch das Klicken der Computertasten lenkt ab, was man im Hinterkopf behalten sollte.
- Fragen Sie Ihren Lehrstuhl, ob er es vorzieht, die Minuten mit der Hand oder mit einem Laptop zu nehmen.
