3 Möglichkeiten, eine Agenda zu erstellen

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3 Möglichkeiten, eine Agenda zu erstellen
3 Möglichkeiten, eine Agenda zu erstellen
Anonim

Agendas sind eine einfache, aber unverzichtbare Möglichkeit, Ihre Meetings von A nach B reibungslos ablaufen zu lassen. Entgegen der landläufigen Meinung müssen Sie keinen wirklich langen Aufsatz oder kein Dokument schreiben. Stattdessen können Sie die wichtigsten Punkte, die Sie in einem Meeting besprechen möchten, kurz skizzieren. Nachdem Sie Ihre Agenda erstellt haben, geben Sie sie allen Teilnehmern 3 Tage vor dem eigentlichen Meeting.

Schritte

Methode 1 von 3: Die Agenda skizzieren

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 1

Schritt 1. Suchen Sie online nach einer Vorlage für Ihre Agenda

Suchen Sie nach einer einfachen Vorlage, die Ihnen hilft, alle notwendigen Informationen in Ihrer Agenda effektiv zu teilen. Laden Sie diese Vorlage herunter oder verweisen Sie darauf, damit Sie sie als Rückgrat für Ihr eigenes Dokument verwenden können.

Viele Websites bieten kostenlose Agenda-Vorlagen wie Adobe Spark und SmartSheet an. Andere Programme bieten auch Agenda-Vorlagen wie Microsoft Office

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 2

Schritt 2. Erstellen Sie Ihre Agenda mindestens 3 Tage vor dem Meeting

Nehmen Sie sich einige Tage vor dem Meeting Zeit, damit alle Teilnehmer genügend Zeit haben, um zu überprüfen, worum es bei dem Meeting geht. Eine Tagesordnung hilft diesen Teilnehmern, alle notwendigen Materialien vorzubereiten und gibt ihnen Zeit, Fragen oder Bedenken bezüglich des Meetings selbst zu äußern.

Wenn das Meeting beispielsweise am Mittwoch stattfinden soll, möchten Sie, dass die Tagesordnung bis Sonntag verschickt wird

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 3

Schritt 3. Entscheiden Sie, wann und wo die Sitzung auf der Tagesordnung stattfinden soll

Geben Sie das Gebäude und den Raum an, in dem das Meeting abgehalten wird, oder den Online-Raumcode, wenn Sie ein virtuelles Meeting abhalten. Geben Sie Datum und Uhrzeit der Besprechung klar an, damit alle Teilnehmer pünktlich eintreffen können.

  • Diese Informationen sollten irgendwo oben auf der Seite stehen.
  • Sie können beispielsweise schreiben, dass das Datum der Besprechung der 30. April um 19:30 Uhr ist.
Erstellen Sie eine Agenda Schritt 4

Schritt 4. Wählen Sie eine Start- und Endzeit für das Meeting

Skizzieren Sie, wie lange das Meeting dauern wird, damit die Teilnehmer wissen, was sie erwartet. Versuchen Sie, das Meeting so kurz wie möglich zu halten, damit Sie nicht zu viel Zeit von anderen in Anspruch nehmen. Als Faustregel gilt, dass Ihre Meetings etwa 20 bis 30 Minuten lang sein sollten.

Einige Meetings werden länger dauern als andere, was völlig normal ist. Seien Sie ehrlich und offen, wie lange das Meeting dauern wird

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 5

Schritt 5. Listen Sie die grundlegenden Ziele und Ziele Ihres Meetings auf

Schränken Sie den Standardzweck Ihres Meetings ein. Besprechen Sie anstehende Veranstaltungen, prüfen Sie ein Budget oder führen Sie ein Brainstorming durch? Sie können Ihre Agenda leichter organisieren, wenn Sie die grundlegenden Punkte verstehen, die Sie behandeln möchten.

Beispielsweise kann ein Brainstorming-Meeting mehr Zeit damit verbringen, Ideen von den Teilnehmern zu generieren, während sich ein prüfungsbasiertes Meeting mehr auf kritische Entscheidungen konzentrieren könnte

Methode 2 von 3: Ihre Punkte klar kommunizieren

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 6

Schritt 1. Beschränken Sie Ihre Agenda auf 5 Themen

Schreiben Sie eine Liste mit allem, worüber Sie bei der Besprechung sprechen möchten, auch wenn die Liste am Ende ziemlich lang wird. Nachdem Sie Ihre Gedanken notiert haben, streichen Sie alle Punkte ab, die für das Meeting nicht entscheidend sind. Wählen Sie stattdessen die 5 wichtigsten Themen aus, die wirklich diskutiert oder erwähnt werden müssen.

Konzentrieren Sie sich auf Punkte, die ernster und zeitkritischer sind. Wenn es bei der Besprechung beispielsweise darum geht, ein Budget auszugleichen, sollten Sie sich auf Diskussionen über die Kürzung von Mitteln konzentrieren

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 7

Schritt 2. Wählen Sie Gesprächsthemen aus, die für alle Teilnehmer des Meetings gelten

Passen Sie den Inhalt des Meetings an die Teilnehmerliste an. Idealerweise sollte Ihre gesamte Agenda für alle Teilnehmer des Meetings relevant sein. Wenn ein Tagesordnungspunkt per Telefon oder E-Mail geklärt werden kann, müssen Sie ihn nicht in die Tagesordnung aufnehmen.

Wenn Sie beispielsweise eine Frage an einen einzelnen Vorgesetzten oder Kollegen haben, würden Sie diese Anfrage nicht auf die Tagesordnung setzen

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 8

Schritt 3. Präsentieren Sie jedes Thema als offene Frage

Verwandeln Sie jeden Diskussionspunkt in eine Frage, die sich leicht mit den anderen Mitgliedern des Meetings besprechen lässt. Generieren Sie offene Fragen, die zum Nachdenken anregen, und nicht nur Ja- oder Nein-Antworten. Versuchen Sie, diese Fragen so spannend wie möglich zu gestalten, damit Ihre Besprechungsdiskussion so produktiv wie möglich verläuft.

Anstatt zum Beispiel „Catering-Diskussion“als Tagesordnungspunkt zu setzen, schreiben Sie etwas wie „Wer soll den Empfang bei unserer nächsten Veranstaltung bewirten?“

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 9

Schritt 4. Lassen Sie den ersten Tagesordnungspunkt offen

Geben Sie den anderen Sitzungsmitgliedern Zeit, ihre Bedenken bezüglich der Tagesordnung oder der Organisation der Sitzung auszusprechen. Dieser erste Punkt wird im Rahmen des Meetings nicht sehr lange dauern, aber es gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, ihre Gedanken und Meinungen zur Tagesordnung selbst zu äußern.

Im Allgemeinen sollte es nicht länger als 2 Minuten dauern, die Tagesordnung zu Beginn des Meetings durchzugehen

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 10

Schritt 5. Delegieren Sie bestimmte Themen an andere Personen

Sie haben nicht das Gefühl, dass Sie jeden Aspekt des Meetings selbst durchführen müssen. Verwenden Sie stattdessen die Agenda, um die Führung während verschiedener Teile des Meetings an verschiedene Mitarbeiter und Vorgesetzte zu übertragen. Legen Sie fest, wer die einzelnen Tagesordnungspunkte leitet, damit die Besprechungsteilnehmer wissen, wer wofür zuständig ist.

Unter jedem Tagesordnungspunkt können Sie den „Zweck“und den „Führer“notieren. Sie können beispielsweise „Entscheidung“als Zweck für ein Meeting angeben und auch, wer diesen Abschnitt des Meetings leitet

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 11

Schritt 6. Halten Sie am Ende Ihres Meetings ein Plus/Delta ab

Nehmen Sie sich am Ende der Tagesordnung Zeit, um den Verlauf der Sitzung zu überprüfen. Dies muss nicht sehr ausführlich sein. Stellen Sie einfach eine allgemeine Frage, in der Sie am Ende der Tagesordnung um Vorschläge und Feedback zum Meeting bitten. Auf einigen Agenden wird dies als „Plus/Delta“bezeichnet.

Du kannst zum Beispiel etwas schreiben wie: „Was waren einige Stärken dieses Treffens?“oder „Wie können wir uns in zukünftigen Meetings verbessern?“

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 12

Schritt 7. Fügen Sie dem Agendablatt weitere wichtige Informationen hinzu

Erstellen Sie neben jedem Thema auf Ihrer Agenda einen Abschnitt „Vorbereitung“. Listen Sie alle Nachforschungen oder andere „Hausaufgaben“auf, die Meeting-Teilnehmer vor Beginn des Meetings erledigen müssen. Dieser Abschnitt kann Teilnehmer daran erinnern, bestimmte Papiere oder Memos zu lesen oder frühere Besprechungsnotizen durchzusehen.

  • Du kannst zum Beispiel etwas schreiben wie: „Bitte lies dir die E-Mail durch, die ich in Bezug auf die bevorstehende Spendenaktion gesendet habe.“
  • Nicht alle Aspekte einer Sitzungsagenda müssen vorbereitet werden.

Methode 3 von 3: Finalisierung der Agenda

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 13

Schritt 1. Weisen Sie jedem Thema Zeitlimits zu

Fügen Sie jedem Gesprächspunkt auf Ihrer Agenda eine bestimmte Zeitschätzung hinzu. Es ist in Ordnung, wenn Sie sich nicht an einen genauen Zeitplan halten – am wichtigsten ist, dass die Teilnehmer eine Vorstellung davon haben, wie lange oder kurz etwas dauern muss. Dies kann Ihnen helfen, wichtigere Gesprächspunkte in der Besprechung zu priorisieren.

Zum Beispiel dauert die Überprüfung der Tagesordnung nur 2 Minuten, während größere Entscheidungen möglicherweise 50 Minuten benötigen

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 14

Schritt 2. Unterteilen Sie jedes Agenda-Thema in überschaubare Teile

Entwerfen Sie eine kurze Liste mit Aufzählungszeichen neben jedem Diskussionspunkt und führen Sie die Teilnehmer durch den Ablauf des Meetings. Teilen Sie die Aufgabe in mundgerechte Stücke auf und geben Sie jeder einzelnen Aufgabe eine Zeitschätzung. Dies trägt dazu bei, dass sich das Meeting überschaubarer anfühlt und die Teilnehmer beruhigen.

Sie können beispielsweise 5 Minuten damit verbringen, ein bestimmtes Problem zu identifizieren und zu benennen, und sich dann 10 Minuten Zeit nehmen, um über mögliche Lösungen nachzudenken. Danach können Sie sich noch 10 Minuten Zeit nehmen, um zu entscheiden, was die bestmögliche Lösung ist

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 15

Schritt 3. Geben Sie Ihren Kollegen 3 Tage vor dem Meeting eine Kopie der Tagesordnung

Senden Sie die Tagesordnung per E-Mail an die Besprechungsteilnehmer oder verteilen Sie eine physische Kopie. Stellen Sie sicher, dass jede Person 3 Tage Zeit hat, um die Tagesordnung vor dem Meeting zu überprüfen, damit sie bei Bedarf Vorschläge machen kann.

Erstellen Sie eine Agenda Schritt 16

Schritt 4. Sammeln Sie die Materialien, die Sie für bestimmte Teile des Meetings benötigen

Werfen Sie einen kurzen Blick auf Ihre Agenda und sehen Sie, welche Dokumente und sonstigen Unterlagen Sie während des Meetings zur Hand haben müssen. Drucken Sie diese Dokumente aus und legen Sie sie beiseite, damit Sie organisiert und startklar sind, bevor das Meeting beginnt.

Wenn die Teilnehmer beispielsweise in einem Teil der Tagesordnung ein bestimmtes Memo lesen müssen, drucken Sie eine Kopie dieses Memos aus und bringen Sie es zum Meeting mit

Tipps

  • Bitten Sie Ihre Kollegen um Feedback zu Ihrer Agenda.
  • Suchen Sie online nach kostenlosen Vorlagen, die Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Agenda helfen.

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