3 Möglichkeiten, ein effektives Meeting zu führen

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3 Möglichkeiten, ein effektives Meeting zu führen
3 Möglichkeiten, ein effektives Meeting zu führen
Anonim

Wenn es effektiv durchgeführt wird, kann ein Meeting eine äußerst nützliche Möglichkeit sein, Ressourcen zu bündeln und mehrere Perspektiven auf eine Aufgabe oder ein Projekt zu erhalten. Der Schlüssel zur Durchführung eines effektiven Meetings besteht darin, eine solide Agenda festzulegen und einzuhalten, ein Meeting mit effizientem Zeitmanagement durchzuführen und klar umsetzbare Elemente zuzuweisen, die die Teilnehmer nach dem Meeting erledigen müssen.

Schritte

Methode 1 von 3: Eine Agenda festlegen

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 1

Schritt 1. Legen Sie einen Schwerpunkt für das Meeting fest

Bevor Sie Ihr Meeting abhalten, müssen Sie die Tagesordnung fertigstellen. Wenn ein Punkt nicht notwendig ist oder vom Hauptaugenmerk des Meetings ablenkt, entfernen Sie ihn von der endgültigen Tagesordnung. Sie können das Thema für eine andere Besprechung einreichen oder direkt mit dieser Person besprechen.

Wenn Sie zu viele Ziele wählen, verliert Ihr Meeting den Fokus

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 2

Schritt 2. Schreiben Sie einen Tagesordnungsentwurf und verteilen Sie ihn vor der Sitzung

Wenn Sie eine Besprechung planen, fügen Sie eine vorläufige Tagesordnung hinzu, die auflistet, worum es bei der Besprechung geht, damit die Teilnehmer sich vorbereiten können. Wenn Sie den Teilnehmern im Voraus sagen, worum es bei dem Meeting geht, wird das Meeting effektiver und effizienter, da alle auf dem gleichen Stand sind.

  • Wenn jemand Informationen für das Meeting zusammenstellen muss, sagen Sie ihm, wie sich diese auf einen Tagesordnungspunkt beziehen.
  • Senden Sie den Entwurf der Tagesordnung mindestens eine Woche vor der Sitzung.
Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 3

Schritt 3. Erlauben Sie den Personen, Elemente zur Tagesordnung hinzuzufügen

Wenn Sie Ihren Entwurf der Besprechungsagenda senden, fragen Sie die Teilnehmer, ob sie Fragen haben oder zusätzliche Punkte zur Tagesordnung hinzufügen möchten. Möglicherweise haben Sie etwas nicht bedacht oder waren sich zu einem Tagesordnungspunkt unklar.

Wenn Sie Personen zur Tagesordnung beitragen lassen, haben sie das Gefühl, einen Beitrag zu leisten, und können zu einem effektiveren Meeting beitragen

Spitze:

Ziehen Sie in Erwägung, ein freigegebenes Dokument wie ein Google-Dokument zu verwenden, um mehreren Benutzern das Hinzufügen zur Agenda zu ermöglichen.

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 4

Schritt 4. Entscheiden Sie, wie viel Zeit Sie für jeden Artikel aufwenden möchten

Um zu planen, wie lange Ihr Meeting dauern soll, sollten Sie sich jeden Tagesordnungspunkt ansehen und eine maximale Zeit festlegen, die Sie dafür aufwenden können. Das Festlegen eines Zeitlimits für jedes Thema hält das Meeting am Laufen.

  • Geben Sie einem Element mindestens 5 Minuten Zeit, um eine produktive Diskussion zu ermöglichen.
  • Geben Sie mehr Zeit für wichtigere Dinge.
Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 5

Schritt 5. Planen Sie am Ende des Meetings Zeit für Diskussionen und Fragen ein

Fügen Sie am Ende der Tagesordnung immer etwa 5-10 Minuten hinzu, damit die Teilnehmer Fragen stellen oder alles aus dem Meeting klären können. Wenn die Teilnehmer wissen, dass sie am Ende des Meetings Zeit haben, auf weitere Details einzugehen oder eine Frage zu stellen, wird das Meeting effizienter ablaufen.

Es ist auch eine gute Gelegenheit, zu fragen, ob jemand über etwas, das in der Besprechung besprochen wurde, unklar ist

Methode 2 von 3: Effiziente Durchführung des Meetings

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 6

Schritt 1. Verteilen Sie zu Beginn der Sitzung gedruckte Kopien der Tagesordnung

Drucken Sie Kopien der Meeting-Agenda aus, um sie den Teilnehmern zu geben, damit jeder den Zeitplan und den Inhalt des Meetings sehen kann. Stellen Sie sicher, dass jeder Teilnehmer des Meetings eine Kopie erhält.

  • Platzieren Sie einen Stapel der Tagesordnungen in der Nähe des Eingangs, damit die Leute auf dem Weg dorthin eine mitnehmen können.
  • Ausdrucke der Tagesordnung können den Teilnehmern helfen, sich auf das Meeting zu konzentrieren, da sie die Struktur des Meetings kennen.
Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 7

Schritt 2. Weisen Sie 1 Person als offiziellen Notizenschreiber zu

Damit sich alle auf die Diskussion konzentrieren und sich keine Sorgen machen müssen, wichtige Punkte aufzuschreiben, benennen Sie eine Person, die Notizen macht. Wählen Sie jemanden, der sich gut mit Notizen auskennt, oder lassen Sie jemanden, der nicht mit dem Meeting zu tun hat, wie eine Sekretärin oder ein anderer Kollege, beim Meeting dabei sein, um Notizen zu machen.

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 8

Schritt 3. Besprechen Sie jeweils ein Thema, um sich auf dieses Thema zu konzentrieren

Machen Sie deutlich, dass sich das Meeting jeweils auf ein Thema konzentriert, bevor Sie zu einem anderen Thema übergehen. Es ist leicht für Leute, den Fokus auf ein Thema zu verlieren und in einem Meeting zu diskutieren oder über andere Diskussionspunkte nachzudenken.

Du kannst etwas sagen wie: „Wir haben viel zu erledigen, also lass uns jeden Gegenstand einzeln angehen, damit wir uns nicht verlaufen.“

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 9

Schritt 4. Ermutigen Sie die Teilnehmer, am Ende Fragen aufzuschreiben

Bitten Sie die Teilnehmer aus Zeitgründen, alle Fragen aufzuschreiben, die sie haben, damit sie am Ende des Treffens besprochen werden können. Dies verhindert, dass Ihr Meeting durch Fragen unterbrochen wird und macht es effektiver.

Oftmals werden die Fragen der Teilnehmer im Laufe des Meetings beantwortet. Das Aufschreiben von Fragen kann also Zeit sparen und die Aufmerksamkeit der Teilnehmer auf das Meeting lenken

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 10

Schritt 5. Weisen Sie Aktionselemente zu, sobald sie auftauchen

Wenn im Meeting ein Projekt oder eine Aufgabe ansteht, weisen Sie es der Person zu, die am besten dafür geeignet ist. Einer der wichtigsten Aspekte eines Meetings sind die umsetzbaren Elemente, die an die Teilnehmer verteilt werden. Ohne Folgeaufträge war das Treffen meist nur eine Diskussion. Damit ein Meeting effektiv ist, müssen Maßnahmen ergriffen werden.

Spitze:

Legen Sie eine Frist für die Erledigung der Aufgabe oder für einen Statusbericht zum Artikel fest. Fristen führen dazu, dass die Leute eher dazu neigen, einen Aktionsgegenstand durchzuziehen.

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 11

Schritt 6. Beziehen Sie alle in die Diskussion ein

Viele Menschen sind introvertiert und sprechen nicht gerne vor Menschen, aber sie haben oft gültige und nützliche Meinungen und Informationen. Fragen Sie die Leute, wie etwas aus ihrer Perspektive aussieht. Stellen Sie Fragen, die eine tiefere Diskussion fördern, um die Leute zum Reden zu bringen.

  • Wenn nur eine Person aus der Buchhaltung in einem Meeting anwesend ist, fühlt sie sich möglicherweise wie ein Sonderling. Um sie dazu zu bringen, Beiträge zu leisten, fragen Sie sie etwa: „Wie sieht das aus buchhalterischer Sicht aus?“
  • Anstatt flache Fragen zu stellen wie „Was denkst du?“Stellen Sie tiefergehende Fragen, die eine Diskussion fördern, wie zum Beispiel: „Warum denkst du, dass das so ist?“oder „Können Sie erläutern, warum das Ihrer Meinung nach so ist?“
Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 12

Schritt 7. Halten Sie sich an die Tagesordnung, wenn die Diskussion vom Thema abweicht

Meetings können oft durch Diskussionen entgleist, die vom Thema abschweifen und viel Zeit in Anspruch nehmen können. Wann immer Sie feststellen, dass ein Thema oder eine Diskussion den Fokus verliert, beherrschen Sie das Meeting, indem Sie die Agenda verwenden, um wieder auf Kurs zu kommen.

Sagen Sie etwas wie: „Schauen Sie, das ist wirklich interessant, aber konzentrieren wir uns auf die Ziele und die Diskussionsthemen des Meetings. Vielleicht können wir am Ende oder danach mehr darüber reden.“

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 13

Schritt 8. Fassen Sie die umsetzbaren Elemente des Meetings am Ende zusammen

Wenn das Meeting kurz vor dem Abschluss steht, beenden Sie immer mit einer Zusammenfassung der Notizen und gehen Sie die besprochenen umsetzbaren Punkte durch. Stellen Sie sicher, dass die Person, der ein Element zugewiesen wurde, weiß, was sie wann tun muss.

Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Fragen zu stellen oder einen Punkt zu klären

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 14

Schritt 9. Verwenden Sie anonyme Feedbackformulare, um Menschen eine Stimme zu geben

Teilen Sie den Teilnehmern mit, dass Sie ihnen Formulare zur Verfügung stellen möchten, um Ihnen mitzuteilen, wie effektiv das Meeting war. Ein anonymes Feedback-Formular ist eine großartige Möglichkeit, Menschen dazu zu bringen, ihre Meinung zu äußern. Nehmen Sie Kritik nicht übel. Wenn beim nächsten Treffen etwas besser gemacht werden kann, tun Sie es!

Sie möchten, dass die Leute das Gefühl haben, dass sie Ihnen sagen können, wenn sie ein Problem mit Ihrem Meeting haben

Methode 3 von 3: Verwalten der Besprechungszeit

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 15

Schritt 1. Planen Sie das Meeting so, dass es für alle am bequemsten ist

Um ein maximales Engagement Ihrer Teilnehmer zu erzielen, vermeiden Sie es, Ihr Meeting während der Mittagspause oder nach Feierabend zu planen. Wählen Sie eine Zeit, in der die Menschen am konzentriertesten sind und nicht durch die Unannehmlichkeiten frustriert werden.

Spitze:

Planen Sie Brainstorming-Meetings am Morgen, wenn die Fähigkeit der Menschen, kreativ zu denken, am höchsten ist. Besprechungen zur Problemlösung werden am besten später am Nachmittag angesetzt, wenn die Köpfe der Mitarbeiter entspannter sind und sie nicht von den Aufgaben abgelenkt werden, die sie an diesem Tag erledigen müssen.

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 16

Schritt 2. Beginnen und beenden Sie das Meeting pünktlich

Wenn Sie ein Meeting zu spät beginnen, kann dies die Energie des Raums von Beginn des Meetings an verbrauchen. Die Teilnehmer Ihres Meetings werden Sie als Vorbild betrachten, also legen Sie einen guten Termin fest, indem Sie pünktlich erscheinen. Sie möchten auch nicht, dass sich die Leute in Ihrem Meeting fragen, wann es jemals enden wird. Eine festgelegte Endzeit wird die Menschen konzentriert und engagiert halten.

Eine endgültige Endzeit wird auch dazu führen, dass die Leute schneller wieder arbeiten

Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 17

Schritt 3. Legen Sie eine Erwartung fest, dass sich alle auf das Meeting konzentrieren müssen

Beginnen Sie das Meeting, indem Sie ankündigen, dass Sie die Tagesordnung des Meetings befolgen und die volle Aufmerksamkeit aller erwarten. Erwähnen Sie, dass die Tagesordnung am Ende der Sitzung etwas Zeit für Fragen und Diskussionen reserviert hat.

  • Verstauen Sie alle Laptops und Dokumente, die nichts mit dem Meeting zu tun haben.
  • Die Verwendung eines Smartphones zum Abrufen einer E-Mail während des Meetings kann manchmal von Vorteil sein. Aber halten Sie die Telefone fern, es sei denn, sie werden benötigt.
Führen Sie ein effektives Meeting durch Schritt 18

Schritt 4. Checken Sie alle 10 Minuten im Zimmer ein

Meetings können manchmal etwas mühsam sein und die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne einer Person beträgt etwa 10 Minuten. Um sicherzustellen, dass alle beschäftigt sind, melden Sie sich bei allen im Raum, um sicherzustellen, dass sie aufmerksam sind und mitmachen.

Nehmen Sie sich ab und zu einen Moment Zeit, um Dinge zu fragen wie: „Wie geht es allen? Irgendwelche Fragen?" Das gibt Ihnen die Möglichkeit zu sehen, wie engagiert die Leute im Raum sind, und es macht die Leute auch munter, wenn sie wissen, dass Sie nach ihnen suchen und mit ihnen sprechen

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