3 Möglichkeiten, ein Meeting zu starten

Inhaltsverzeichnis:

3 Möglichkeiten, ein Meeting zu starten
3 Möglichkeiten, ein Meeting zu starten
Anonim

Ob geschäftlich, zur Erholung oder zur Unterstützung, Meetings sind eine wichtige Möglichkeit, einer Gruppe von Menschen viele Informationen bereitzustellen. Vor einer Gruppe zu sprechen kann einschüchternd sein, besonders wenn es Ihre Aufgabe ist, das Meeting auf Kurs zu halten. Auch wenn es auf den ersten Blick stressig erscheinen mag, kann der Beginn eines Meetings einfach sein, solange Sie Ihre Eröffnungsrede vorbereiten, Ihre Zeit gut einteilen und Ihre Punkte klar vermitteln.

Schritte

Methode 1 von 3: Vorbereiten der Eröffnungsrede

Starten Sie ein Meeting Schritt 1

Schritt 1. Entwerfen Sie eine Eröffnungsrede für ein Geschäftstreffen

Entscheiden Sie sich für ein Meeting-Format, bevor Sie mit der Planung von Eröffnungsstatements beginnen. Geschäfts- und Vorstandssitzungen sollten formellere Eröffnungsworte enthalten, um die anwesenden Mitglieder zu würdigen. Halten Sie die einleitenden Worte für ungezwungenere Besprechungen kurz, insbesondere wenn die Teilnehmer ausreichend Zeit haben, sich vorzustellen. Sie können Vorlagen für den Start eines zwanglosen Online-Meetings finden.

  • Roundtable-Meetings erfordern möglicherweise nicht so viel Vorbereitung, da jedes Mitglied einen anderen Teil des Meetings leitet.
  • Beginnen Sie beispielsweise ein Meeting mit den Worten: „Willkommen! Ich möchte allen für ihr Kommen zu unserer vierteljährlichen Budgetsitzung danken. Bevor wir beginnen, möchte ich Sie alle bitten, mit mir einen Blick auf die Tagesordnung zu werfen.“
Starten Sie ein Meeting Schritt 2

Schritt 2. Geben Sie den Zweck des Meetings deutlich an

Stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer des Meetings verstehen, was Sie besprechen werden. Es wird für die Leute viel schwieriger sein, sich zu konzentrieren, wenn Sie kein klares Ziel oder einen klaren Zweck festlegen. Lassen Sie sie wissen, was sie erwartet, nachdem Sie sie begrüßt haben.

  • In einem geschäftlichen Umfeld können Sie beispielsweise sagen: „Der Zweck dieses Meetings besteht darin, einen Weg zu finden, das Budget dieses Quartals zu kürzen.“
  • Für ungezwungenere Situationen könnten Sie bleiben: "Lass uns unsere Gedanken und Erfahrungen zu diesem Thema teilen."
Starten Sie ein Meeting Schritt 3

Schritt 3. Folgen Sie einer Agenda, um Verwirrung zu vermeiden

Überprüfen Sie, was in der Besprechung behandelt wird, bevor Sie neue Gespräche aufnehmen. Unterschiedliche Themen können zu unterschiedlichen Diskussionen führen, die schnell vom Thema abschweifen können, wenn Sie einer geplanten Agenda nicht folgen. Eine Agenda hilft dabei, das Meeting auf Kurs und Thema zu halten, und gibt den Teilnehmern die Möglichkeit zu überwachen, wie lange das Meeting dauert.

Geben Sie klar an, ob ein bestimmter Teil der Tagesordnung nur für eine Person gilt. Um Verwirrung in der Besprechung zu vermeiden, legen Sie fest, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist. Sagen Sie zum Beispiel: „John kümmert sich um den gesamten Haushaltspapierkram. Sprechen Sie mit ihm, wenn Sie Fragen haben."

Methode 2 von 3: Effiziente Durchführung des Meetings

Starten Sie ein Meeting Schritt 4

Schritt 1. Beginnen Sie das Meeting pünktlich, um den Zeitplan einzuhalten

Stellen Sie sicher, dass das Meeting zur geplanten Zeit beginnt. Sie möchten allen Besprechungsteilnehmern zeigen, dass ihre Zeit wertvoll ist. Indem Sie das Meeting pünktlich beginnen, schaffen Sie eine Atmosphäre gegenseitigen Respekts. Pünktlichkeit macht es auch einfacher, sich später Zeit für Fragen zu nehmen.

Beenden Sie das Meeting auch rechtzeitig

Ein Meeting starten Schritt 5

Schritt 2. Überprüfen Sie alle Grundregeln, um die Ordnung aufrechtzuerhalten

Erinnern Sie die Teilnehmer an die Besprechungsrichtlinien, bevor Sie beginnen. Je nach Meeting haben Sie möglicherweise mehr Grundregeln als andere.

  • Zum Beispiel kann ein Support-Meeting eine Vertraulichkeitserinnerung für die Mitglieder beinhalten. Bei einem Geschäftstreffen kann es eine Regel geben, dass die Teilnehmer beim Sprechen gründlich und spezifisch sind.
  • Legen Sie diese Regeln zu Beginn des Meetings fest. Es wird viel schwieriger sein, Regeln durchzusetzen, wenn Sie sie zu zufälligen Zeiten aufrufen.
  • Bei einem Geschäftsmeeting könnten Sie beispielsweise sagen: „Wenn Sie Probleme mit dem Budget dieses Quartals haben, warten Sie bitte bis zum Ende des Meetings, um privat mit mir zu sprechen.“
Starten Sie ein Meeting Schritt 6

Schritt 3. Geben Sie den Teilnehmern Zeit, sich vorzustellen

Geben Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, Hallo zu sagen und die Namen der anderen zu erfahren. Mitgliedervorstellungen sind für Selbsthilfegruppen wichtiger und wertvoller, da jeder Teilnehmer während des gesamten Treffens spricht. Einführungen können auch in einem formellen Rahmen wertvoll sein, aber stellen Sie sicher, dass sie keine Punkte auf der Tagesordnung des Meetings wegnehmen.

  • Sie könnten zum Beispiel bei einem formellen Meeting sagen: „Bevor wir beginnen, möchte ich im Raum herumgehen, damit jeder seinen Namen und seine Position im Unternehmen nennen kann.“
  • Bei einem zwanglosen Treffen könntest du sagen: „Lass uns um den Kreis gehen und uns vorstellen. Sie können auch eine positive und eine negative Sache teilen, die Ihnen diese Woche passiert ist.“
Starten Sie ein Meeting Schritt 7

Schritt 4. Legen Sie eine Zeit für Fragen und Kommentare fest

Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich Gehör zu verschaffen. Versuchen Sie, einen bestimmten Punkt in die Tagesordnung des Meetings aufzunehmen, der der Beantwortung von Fragen und dem Anhören von Feedback gewidmet ist. Wenn Teilnehmer beim Verlassen verwirrt sind, denken sie vielleicht, dass das gesamte Meeting Zeitverschwendung war.

Schalten Sie alle toxischen Verhaltensweisen der Teilnehmer aus. Während offene Kommunikation wichtig ist, neigen passiv-aggressive Gespräche dazu, ein Meeting angespannt und unangenehm zu machen. Wenn Sie der Meinung sind, dass passiv-aggressive Kommentare für Ihre Teilnehmer ein ernstes Problem darstellen könnten, geben Sie zu Beginn des Meetings einen Kommentar zu toxischem Verhalten ab

Methode 3 von 3: Ihren Standpunkt rüberbringen

Starten Sie ein Meeting Schritt 8

Schritt 1. Sprechen Sie mit prägnanter Sprache, um eine klare Aussage zu treffen

Vermeiden Sie unnötige Füllwörter in einem formellen Geschäftstreffen. Versuchen Sie in einer lockereren Umgebung, eine freundliche und einladende Sprache zu verwenden, um Verwirrung darüber zu vermeiden, an wen Sie sich wenden könnten. Indem Sie Ihre eigene Sprache optimieren, optimieren Sie auch die Effizienz des Meetings insgesamt.

  • Anstatt beispielsweise zu sagen: „Wir haben aufgrund eines mechanischen Problems Schwierigkeiten beim Verteilen von Papieren“, sagen Sie in einem formellen Meeting: „Wir können keine Kopien machen, weil der Drucker kaputt ist.“
  • Sagen Sie in einem zwanglosen Meeting: „Lasst uns alle etwas Gutes erzählen, das diese Woche passiert ist“, um deutlich zu machen, dass Sie die ganze Gruppe ansprechen.
Starten Sie ein Meeting Schritt 9

Schritt 2. Fügen Sie Pausen ein, um einen Punkt hervorzuheben

Wählen Sie strategische Stellen in Ihrer Rede, um ein oder zwei Sekunden Pausen einzufügen, da dies dem Zuhörer hilft, dem, was Sie als nächstes sagen werden, mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Eine Pause ermöglicht es Ihnen auch, zu Atem zu kommen und mental zu überprüfen, was Sie als nächstes sagen möchten. Sprechen Sie langsam und deutlich, damit Sie jeder hören und verstehen kann.

Starten Sie ein Meeting Schritt 10

Schritt 3. Kommen Sie mit klaren, aktiven Verben auf den Punkt

Sprechen Sie klar und umsetzbar, damit die Leute sofort verstehen, was Sie sagen möchten. Versuchen Sie, das Passiv zu vermeiden, da dies die direkte Handlung aus Ihrer Rede nimmt. Die Einbeziehung einer aktiven Stimme bringt Ihren Standpunkt viel direkter und reibungsloser rüber als eine passive Stimme.

Sagen Sie zum Beispiel „Wir haben unser Ziel erreicht“, anstatt zu sagen: „Das Ziel wurde erreicht“

Starten Sie ein Meeting Schritt 11

Schritt 4. Vermeiden Sie redundante Sprache, damit Sie eine klare Aussage treffen können

Verwenden Sie keine unnötigen Worte, wenn Sie versuchen, Ihren Standpunkt zu vertreten. Es ist nicht notwendig, eine Aussage länger zu machen, als es sein muss, wenn Sie Ihren Standpunkt in wenigen Worten darlegen können.

  • Bei jeder Art von Besprechung können Begriffe wie „Nähe“und „Besonderes Interesse“beim Sprechen auf „Nähe“und „Interesse“abgekürzt werden.
  • Sagen Sie zum Beispiel: „Dieses Projekt muss bis Mittag abgeschlossen sein“anstatt zu sagen: „Dieses Projekt muss bis 12 Uhr mittags abgeschlossen sein“.

Beliebt nach Thema