Ein Meeting moderieren – wikiHow

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Ein Meeting moderieren – wikiHow
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Video: KERN SkillsAcademy™: Online Meetings moderieren 2024, März
Anonim

Ein Besprechungsmoderator ist eine Person, die für die Leitung einer Besprechung verantwortlich ist. Im Wesentlichen besteht die Aufgabe des Moderators darin, sicherzustellen, dass das Meeting von der Organisation über den Anfang bis zum Ende reibungslos abläuft. Ein gut moderiertes Meeting sollte sicherstellen, dass alle Ziele des Meetings am Ende erreicht werden. Daher stellt ein guter Moderator sicher, dass alle Teilnehmer den Zweck des Meetings verstehen, sicherstellen, dass alle Bedürfnisse der Teilnehmer erfüllt werden, dass das Meeting reibungslos abläuft und eine vollständige Teilnahme gewährleistet.

Schritte

Teil 1 von 3: Den Grundstein für ein erfolgreiches Meeting legen

Moderation eines Meetings Schritt 1
Moderation eines Meetings Schritt 1

Schritt 1. Vorbereitung ist der Schlüssel, also beginnen Sie mit einer Agenda

Ein Moderator sollte sich zwar in Meetings einfügen und seine Arbeit einfach aussehen lassen, es ist jedoch wichtig, dass er sich umfassend auf Meetings vorbereitet. Beginnen Sie mit dem Schreiben einer Agenda. Eine gute Tagesordnung enthält wichtige Punkte über das Meeting sowie angemessene Details, damit die Teilnehmer wissen, wo sie sich befinden und was sie erwartet.

  • Notieren Sie sich die Start- und Endzeiten der Sitzungen sowie realistische Zeitlimits für jede Sitzung, um sicherzustellen, dass das Meeting pünktlich abläuft.
  • Wählen Sie Themen aus, die sich auf alle Teilnehmer des Meetings auswirken. Versuchen Sie, von den Teilnehmern des Meetings Input zu den Themen zu erhalten, die eine Diskussion erfordern.
  • Versuchen Sie, die Themen als Fragen zu stellen, die beantwortet werden müssen, um den Dialog in der Besprechung anzuregen.
  • Beachten Sie, was der Zweck der Diskussion ist. Ist es zur Information, zur Lösung eines Problems oder zur Entscheidungsfindung?
  • Geben Sie an, wie sich die Teilnehmer auf das Meeting vorbereiten sollen.
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 2
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 2

Schritt 2. Planen Sie die Einladungsliste

Dies erfordert ein feines Gleichgewicht. Wenn zu wenige oder zu viele Personen anwesend sind, riskieren Sie ein unproduktives Meeting. Sie sollten nur Personen einladen, die Ihnen helfen, das Ziel des Meetings zu erreichen. Fragen Sie sich Folgendes.

  • Wer sind die wichtigsten Entscheidungsträger zu diesem Thema?
  • Wer kennt sich mit den diskutierten Informationen am besten aus?
  • Wer hat ein konkretes Interesse an den Themen?
  • Wer muss getroffene Entscheidungen umsetzen?
  • Einige Experten schlagen vor, 8 Personen zu Sitzungen einzuladen, bei denen eine Entscheidung getroffen werden muss. Im Gegensatz dazu schlagen sie 18 Personen vor, wenn der Zweck des Treffens ein Brainstorming ist.
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 3
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 3

Schritt 3. Versenden Sie die Einladungen per E-Mail

Das Senden einer E-Mail ist der einfachste Weg, um Ihre Teilnehmer einzuladen. Ihre E-Mail sollte eine kurze Einführung in das Meeting enthalten. Es sollte auch das Datum, die Uhrzeit und möglicherweise eine RSVP-Frist enthalten. Die Tagesordnung sollte an die E-Mail angehängt werden.

Die Anforderung einer RSVP ist optional, ermöglicht es Ihnen jedoch, eine angemessene Menge an Materialien für alle Teilnehmer vorzubereiten

Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 4
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 4

Schritt 4. Denken Sie darüber nach, was ein guter Moderator tut

Wenn Sie darüber nachdenken, was ein Moderator während eines Meetings tut, wissen Sie gut, was von Ihnen erwartet wird, wenn Sie an der Reihe sind. Ein guter Moderator hat eine Reihe von Eigenschaften, die ihm oder ihr helfen, mit Zeit, Menschen und unterschiedlichen Meinungen umzugehen. Es ist am besten, diese Eigenschaften früh zu entwickeln.

  • Schätzen Sie Menschen und ihre Ideen. Ein guter Moderator wird seine eigenen Komplimente aussprechen, nachdem ein Teilnehmer eine Idee präsentiert hat. Sagen Sie etwas wie "Danke Samantha, das sind sehr nützliche Punkte, die uns helfen, anders über das Thema nachzudenken." Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass jede Person und Idee gehört wird und auch andere sicher sind, sich zu äußern.
  • Seien Sie auf den Fersen. In Meetings müssen Sie auf verschiedene Situationen reagieren. Sie müssen schnell denken und auf diese unterschiedlichen Situationen reagieren. Wenn beispielsweise jemand sinnvolle Ratschläge gibt, loben Sie ihn schnell und suchen Sie sofort nach einem anderen Teilnehmer, der versucht, auf diesem Gedankengang aufzubauen. Wenn jemand jedoch einen schlechten Punkt anspricht, der nicht zum Thema gehört, tun Sie Ihr Bestes, um das Gute im Kommentar hervorzuheben und nach einem anderen Teilnehmer zu suchen, der auf dem aufbauen wird, was Sie für gut hielten.
  • Seien Sie gut gesprochen. Es ist wichtig, dass alle im Raum Sie verstehen. Sie sollten mit einer angemessenen Lautstärke sprechen, damit alle sie hören können. Artikulieren Sie deutlich und murmeln oder murmeln Sie nicht. Achten Sie darauf, Fachjargon nur zu verwenden, wenn alle Teilnehmer des Meetings mit der Terminologie vertraut sind.

Teil 2 von 3: Die Bühne für das Meeting schaffen

Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 5
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 5

Schritt 1. Planen Sie den Standort und stellen Sie die Möbel auf

Sie müssen sich überlegen, ob es sich um ein persönliches Meeting, ein virtuelles Meeting über Bildschirme oder eine Kombination aus beidem handelt. Je nach Besprechungsformat müssen Sie sicherstellen, dass alle Möbel und Hardware vorhanden sind, einschließlich Stühle, Tische und Beamerleinwände. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Möbel für ein Meeting aufzustellen.

  • Für diskussionsorientierte Meetings hilft ein Round-Table-Setup.
  • Eine Einstellung mit Stühlen in Reihen ist gut, um einen Redner als Hauptfokus zu etablieren. Dieses Setup funktioniert gut, wenn der Hauptzweck darin besteht, Informationen zu vermitteln, anstatt Diskussionen zu suchen.
  • Ein Theater-Setup verfügt über einen Tisch an der Vorderseite des Raumes und ermöglicht es, eine Lautsprechergruppe vorne zu sitzen. Die Teilnehmer sitzen wie in einem Vortragsformat in Reihen vor den Podiumsrednern.
  • Ein Klassenzimmer hat Tische vor den Stuhlreihen, damit die Teilnehmer Notizen machen können, während der Redner im Mittelpunkt des Meetings steht.
  • Nutzen Sie das U-förmige Setup für Meetings, bei denen die Teilnehmer sich sehen und bei Bedarf interagieren sollen.
  • Stellen Sie für offene und partizipative Besprechungen Stühle im Kreis mit Ihnen in der Mitte auf.
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 6
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 6

Schritt 2. Stellen Sie Material für die Teilnehmer des Meetings bereit

Ein vollständig vorbereiteter Moderator wird den Teilnehmern Stifte, Notizblöcke, Arbeitsmappen, Handouts und andere Werkzeuge zur Verfügung stellen, die für das Meeting benötigt werden. Überlegen Sie auch, ob Sie für virtuelle Meetings im Voraus Anmeldeinformationen bereitstellen müssen. Es sollte eine Tafel eingerichtet werden, damit Personen und Referenten Notizen machen können, die jeder sehen kann, beispielsweise ein Flipchart oder ein Whiteboard. Dies sorgt für einen reibungsloseren Ablauf des Meetings und ermöglicht den Teilnehmern, ihre Fragen zu festgelegten Zeiten während des Meetings beantwortet zu bekommen.

Denken Sie je nach Länge des Meetings daran, Ihre Teilnehmer mit Getränken (Kaffee), Snacks, Wasser und/oder Süßigkeiten zu versorgen

Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 7
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 7

Schritt 3. Senden Sie eine E-Mail-Erinnerung an das bevorstehende Meeting

Die Leute sind beschäftigt, und ohne Erinnerungen ist es möglich, dass sie ein bevorstehendes Meeting vergessen. Versuchen Sie, zwei Tage vor dem geplanten Treffen Erinnerungen an diejenigen zu senden, die teilnehmen werden.

  • Wenn Sie eingeladene Personen zur RSVP aufgefordert haben, können Sie eine Erinnerung senden, dass sie sich vor Ablauf der Frist anmelden müssen.
  • Fragen Sie in Ihrer Erinnerungs-E-Mail, ob jemand Pläne geändert hat.

Teil 3 von 3: Ihre Rolle kennen und das Meeting moderieren

Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 8
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 8

Schritt 1. Kommen Sie früh zum Meeting

Als Moderator sollten Sie da sein, um jeden zu begrüßen, der zum Meeting kommt. Geben Sie ihnen entweder die Hand, wenn sie den Raum betreten, oder begrüßen Sie sie, wenn sie sich in die Telefonkonferenz einloggen. Dies schafft eine warme Atmosphäre bei der Besprechung und zeigt gleichzeitig, dass Sie ernsthaft und bereit sind, zu diskutieren.

Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 9
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 9

Schritt 2. Beginnen Sie das Meeting pünktlich und machen Sie die Ziele klar

Während alle Teilnehmer des Meetings die Tagesordnung erhalten haben, beginnen alle Teilnehmer durch die erneute Einführung der Ziele auf derselben Seite. Es wird auch helfen, den Ton für das Meeting anzugeben und die Leute sofort auf den richtigen Weg zu bringen.

  • Sie können zu Beginn des Meetings auch Housekeeping-Ankündigungen machen, einschließlich Informationen zu Pausenzeiten, Notausgängen und Toilettenstandorten.
  • Sie können auch darüber nachdenken, Regeln für die Interaktion festzulegen, je nachdem, wer an der Besprechung teilnimmt. Zu den Regeln könnte gehören, sich gegenseitig Respekt zu zeigen, beim Thema zu bleiben, das Problem und nicht die Person anzugreifen, die Diskussion abzuschließen und andere nicht zu unterbrechen.
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 10
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 10

Schritt 3. Leiten Sie das Meeting, indem Sie alle Teilnehmer zu Wort kommen lassen

Jeder hat eine andere Methode, um ein Meeting zu leiten und die Redner beim Thema zu halten. Eine wichtige Methode besteht darin, sicherzustellen, dass Gespräche und Diskussionen nicht von ein oder zwei Personen dominiert werden. Stellen Sie sicher, dass Sie nach Personen Ausschau halten, die möglicherweise etwas sagen möchten, und geben Sie ihnen die Möglichkeit, zu sprechen, indem Sie sie nach ihren Gedanken fragen.

Angenommen, eine Kollegin namens Samantha sieht interessiert aus, muss aber noch dazu beitragen. Sie können versuchen zu sagen: "Samantha, wie wirkt sich das vorliegende Problem auf Ihre Abteilung und speziell auf Sie aus?"

Ermöglichen eines Meetings Schritt 11
Ermöglichen eines Meetings Schritt 11

Schritt 4. Bleiben Sie beim Thema

Die Aufgabe des Moderators besteht darin, alle Teilnehmer oder Referenten beim Thema zu halten. Das Zulassen von Tangenten außerhalb des Ziels wird Ihren Zeitplan durcheinanderbringen und kann bedeuten, dass das Meeting nicht das beabsichtigte Ergebnis erreicht. Wenn Sie spüren, dass die Diskussion vom Thema abweicht, leiten Sie die Unterhaltung um, indem Sie Fragen stellen, die sich direkt auf das Thema beziehen.

  • Wenn der Dialog zu driften begonnen hat, könnte man sagen: "Aber wie wirkt sich das auf das Thema aus, über das wir heute diskutieren?" Oder: "Das sind alles sehr interessante Punkte. Wir sollten diese zu einem späteren Zeitpunkt besprechen, aber konzentrieren wir uns jetzt auf das vorliegende Thema."
  • Vielleicht möchten Sie auch die eingebrachten Ideen markieren und in einem späteren Meeting oder auf andere Weise darauf eingehen. So können Sie diese tangentialen Ideen gebührend respektieren und keinen der Teilnehmer beleidigen.
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 12
Ermöglichen Sie ein Meeting Schritt 12

Schritt 5. Planen Sie schwierige Situationen und entschärfen Sie sie

Wenn Sie spüren, dass die Teilnehmer kurz davor sind, in eine hitzige Debatte zu geraten, bringen Sie eine andere Person mit, von der Sie wissen, dass sie über das Thema sprechen wird. Im Wesentlichen möchten Sie eine Debatte entschärfen, indem Sie mehr Dialog einführen. Im Konfliktfall können Sie auch beiden Seiten zuhören und Gemeinsamkeiten erkennen, um die gegnerischen Parteien zusammenzubringen.

Im Falle einer schwierigen Situation könnte man sagen: „Es ist klar, dass Sie beide von unterschiedlichen Seiten kommen. Sie sind sich jedoch offensichtlich über die Bedeutung dieses Themas einig, also versuchen wir, unsere Energie darauf zu konzentrieren, ein für beide Seiten vorteilhaftes Ergebnis zu erzielen."

Ermöglichen eines Meetings Schritt 13
Ermöglichen eines Meetings Schritt 13

Schritt 6. Fragen beantworten und umleiten

Als Moderator können Sie Fragen von Teilnehmern annehmen, solange Sie in der Lage sind, genau zu antworten. Wenn nicht, sollten Sie die Frage an jemanden in der Besprechung weiterleiten, der besser in der Lage ist, richtig zu antworten.

Falls Sie die Antwort auf eine Frage nicht wissen, können Sie sagen: "Das ist eine ausgezeichnete Frage. Ich denke jedoch, dass Samantha zu diesem Thema besser informiert ist. Samantha, was denken Sie?"

Ermöglichen eines Meetings Schritt 14
Ermöglichen eines Meetings Schritt 14

Schritt 7. Ergebnisse zusammenfassen und vereinfachen

Machen Sie sich während des Meetings Notizen und stellen Sie sicher, dass Sie alle wichtigen Ideen und Meinungen aufschreiben. Am Ende einer Diskussion zu einem bestimmten Thema ist es hilfreich, wenn der Moderator einen Rückblick auf das Gesagte und die Schlussfolgerungen gibt.

Geben Sie Ihr Bestes, um die wichtigsten Punkte der einzelnen Teilnehmer zusammenzufassen. Heben Sie auch alle Lösungen hervor, die zu den angesprochenen Problemen getroffen wurden

Ermöglichen eines Meetings Schritt 15
Ermöglichen eines Meetings Schritt 15

Schritt 8. Fragen Sie, wie das Meeting am Ende gelaufen ist

Feedback ist wichtig, damit Sie sich als Meeting-Moderator verbessern können. Stellen Sie sich folgende Fragen: Wurde die Tagesordnung rechtzeitig verteilt? Wie gut waren die Teilnehmer vorbereitet? Hat die Zeit, die jedem Thema zugewiesen wurde, funktioniert? War genug Zeit für Diskussionen? Wie könnte die Raumaufteilung verbessert werden?

  • Feedback kann auch durch eine E-Mail-Umfrage gesammelt werden, die kurz nach dem Meeting an die Teilnehmer gesendet wird.
  • Überprüfen Sie das Ergebnis und nehmen Sie alle notwendigen Änderungen für das nächste Meeting vor.

Tipps

  • Denken Sie daran, dass Sie sich nicht allzu sehr um den Inhalt kümmern müssen, um ein Meeting zu erleichtern. Beschäftige dich stattdessen mit dem Prozess.
  • Halten Sie sich an festgelegte Pausenzeiten.
  • Seien Sie für die Teilnehmer erreichbar, indem Sie nach dem Meeting für alle bleiben, die die Gruppe nicht ansprechen möchten.

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