Wenn Sie an einer Konferenz oder einem anderen zeitlich begrenzten Projekt teilnehmen, bei dem andere ihre Arbeit beitragen sollen, müssen Sie sie auf klare und überzeugende Weise zur Teilnahme einladen. Gerade bei Konferenzen, Stipendien und wissenschaftlichen Projekten ist ein "Call for Participation", auch bekannt als "Call for Papers" oder "Request for Proposals", eines der gängigsten Formate für eine Einladung. Im ersten Abschnitt finden Sie die wichtigsten Informationen zur Veranstaltung und was gesucht wird, gefolgt von den vollständigen Details zur Einreichung von Vorschlägen mit einer Frist für die Einreichung von Vorschlägen.
Schritte
Schritt 1. Planen Sie externe Mitwirkende für ein Konferenzprogramm oder ein anderes Projekt ein
Der Aufruf zur Partizipation wirkt in vielerlei Hinsicht als Blaupause. In Konferenzen kann der Anruf nicht ohne einen Plan für den Zeitplan gesendet werden. Die Planung sollte klare Definitionen enthalten, welche Arten von Sitzungen wie lange und an welchen Tagen angeboten werden.
Schritt 2. Identifizieren Sie Ihr Publikum für die Einladungen
Die Identifizierung der Personen, von denen Sie Beiträge erhalten möchten, ist ebenfalls von grundlegender Bedeutung für den Prozess und hilft beim Schreiben des Schreibstils. Sie können Listen mit Möglichkeiten erstellen, von allgemeinen Kategorien (z. B. Forscher in der positiven Psychologie) bis hin zu spezifischen (z. B. bestimmte Personen, für die Sie Kontaktinformationen haben).
Schritt 3. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer potenziellen Mitwirkenden
Brainstorming basierend auf dem, was Sie über diejenigen wissen, die Sie einladen, beizutragen. Um sie zu motivieren, sich die Zeit für die Einreichung eines Vorschlags zu nehmen, müssen sie den möglichen Nutzen sehen. In der akademischen Welt sind beispielsweise Konferenzpräsentationen und Veröffentlichungen wichtig für den Aufbau von Glaubwürdigkeit und werden oft bei Entscheidungen über die Amtszeit benötigt.
Schritt 4. Skizzieren Sie einen ersten Entwurf
Die gemeinsamen Abschnitte der Aufrufe zur Teilnahme umfassen:
- Titel (einschließlich "Aufruf zur Teilnahme am _") sowie Ort und Daten der Hauptveranstaltung sowie Fristen für die Einreichung von Vorschlägen, einschließlich der Tageszeit. So kann schnell beurteilt werden, ob das Engagement für die Veranstaltung und der Zeitaufwand für die Einreichung des Vorschlags eingehalten werden können.
- Einleitender Text – formuliert, um das Interesse Ihrer Leser zu wecken, verweist auf Themen, die ihnen wichtig sind, mit einem Überblick über die Veranstaltung oder das Projekt – und legt Erwartungen an das fest, wofür sie sich bewerben könnten.
- Beschreibung der Arten von beantragten Vorschlägen - einschließlich Inhalt und Format. Bei einer Konferenz würde dies Beschreibungen der Sitzungsformate und der jeweiligen erwarteten Inhalte (z. B. Vorträge, Demonstrationen, interaktive Workshops, Poster) beinhalten, einschließlich der voraussichtlichen Arbeitszeit eines Referenten.
- Eine Checkliste mit Schritten zum Einreichen eines Vorschlags, einschließlich einer grundlegenden Liste der erforderlichen Elemente, einschließlich der Anzahl der Wörter pro Abschnitt. Dies sollte (wieder) die Fristen, die entsprechenden Links zu weiterführenden Informationen und Online-Einreichungsformulare enthalten.
- Kriterien für die Annahme – über die Einhaltung der Grundlagen des Vorschlagsformats hinaus, welche Elemente sollten die besten Vorschläge enthalten. Dies dient als Leitfaden oder Rubrik für die Verfasser von Vorschlägen.
- Relevante Links zu FAQs, vergangenen Veranstaltungen und Kontaktinformationen, falls jemand Fragen hat.
Schritt 5. Lassen Sie den Entwurf von anderen überprüfen, bevor Sie ihn versenden
Allzu häufig können Aufrufe zur Teilnahme verwirren oder leicht fehlinterpretiert werden. Wenn Sie jemanden bitten, der mit dem Projekt und dem Publikum vertraut ist, es zu überprüfen, verbessern Sie die Klarheit und Qualität Ihres Versands und verringern die Wahrscheinlichkeit, dass Sie es überarbeiten und erneut senden müssen.
Schritt 6. Veröffentlichen Sie es auf Ihrer Website
Bevor Sie den Call for Participation versenden, sollten Sie sicherstellen, dass er online leicht zu finden ist
Schritt 7. Testen Sie den Übermittlungsprozess
Stellen Sie sicher, dass Sie die Schritte ausführen konnten und alle relevanten Links und Formulare wie geplant funktionieren.
Schritt 8. Entwerfen Sie die E-Mail-Einleitung zum Anruf
Bevor Personen den Anruf lesen, sei es in einer E-Mail oder als Anhang, benötigen Sie eine gute Betreffzeile und eine Öffnung in der E-Mail, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen. Fügen Sie Datumsinformationen so früh wie möglich hinzu - so können sie schneller entscheiden, ob sie sich die E-Mail genauer ansehen möchten. Bitten Sie sie auch, diese an geeignete Kollegen weiterzuleiten.
Schritt 9. Senden Sie es an Ihre Zielgruppe
In jedem Massenmailing können Sie einige "Rückschläge" von schlechten E-Mail-Adressen und Anti-Spam-Autorespondern erwarten. Legen Sie fest, wie viel Zeit Sie aufwenden möchten, um diese zu überprüfen und anzugehen.
Schritt 10. Planen Sie ein zweites Mal für den erneuten Versand ein und möglicherweise ein drittes Mal, wenn die von Ihnen erhaltenen Einsendungen nicht ausreichen
Schritt 11. Legen Sie einen Plan für die Überprüfung der Einreichungen und Methoden für die Beantwortung jedes Einsenders fest
Tipps
- Berücksichtigen Sie beim Blockieren der Zeit für verschiedene Präsentationssitzungen, dass viele erfahrene Moderatoren dazu neigen, mehr Zeit für Präsentationen zu haben, und ihre Zeitkontingente um einige Minuten überschreiten können. Pausen zwischen den Referenten müssen eingeplant werden, damit der Raum frei wird und der nächste Referent pünktlich aufbauen und starten kann.
- Wenn Sie innerhalb des Projekts bemerkenswerte Namen oder Zugehörigkeiten haben, kann Ihre Rücklaufquote höher sein, wenn die Einladung von ihnen stammt oder mit ihrem Namen versehen ist.
- Um den Nutzern das Verfassen und Einreichen von Vorschlägen zu erleichtern, sollten Sie eine herunterladbare Vorlage mit den auszufüllenden Abschnitten erstellen, auch wenn die Einreichung über ein Online-Formular abgewickelt wird. Dies ist besonders hilfreich für Personen, die an der Erstellung eines Vorschlags mitarbeiten, und ermöglicht es, Entwürfe vor der Einreichung zu verteilen.
- Einige Marktforschungen haben gezeigt, dass E-Mails, die am frühen Dienstagmorgen eingehen, überdurchschnittliche Antwortquoten aufweisen. Wenn Sie genügend Zeit haben, denken Sie an Ihr Publikum und ordnen Sie den Zeitpunkt, zu dem Sie den Aufruf senden, dem Zeitpunkt an, zu dem sie ihn am wahrscheinlichsten lesen und in Betracht ziehen.
