Eine Veranstaltung zu organisieren kann wie eine unglaublich überwältigende Aufgabe erscheinen. Es gibt Redner zu mieten, Veranstaltungsorte zu mieten, Gäste einzuladen und Essen zu liefern. All dies scheint unmöglich zu sein, aber wenn Sie sofort anfangen, sich selbst zu organisieren und Aufgaben an ein kompetentes Team zu delegieren, können Sie Ihre Veranstaltung reibungslos ablaufen lassen und alles meistern, was der Tag auf Sie bringt. Bleiben Sie vor allem ruhig und erinnern Sie sich daran, dass Ihre Veranstaltung auch dann etwas ganz Besonderes wird, wenn es nicht perfekt läuft.
Schritte
Methode 1 von 6: Die Grundlagen festnageln
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Schritt 1. Definieren Sie den Zweck des Ereignisses
Ein oder zwei Sätze im Kopf zu haben, wird Ihnen helfen, die Veranstaltung in die richtige Richtung zu lenken. Planen Sie es, um Ihre Gemeinde zu erziehen? Potenzielle Geldgeber für Gelder gewinnen? Feiern Sie eine bestimmte Person oder Gruppe von Einzelpersonen? Mach dich so eng wie möglich. Was auch immer Sie tun (sei es aufklären, überzeugen, feiern usw.), warum tun Sie es?
Betrachten Sie es als Ihr Leitbild. Wenn Sie genau wissen, was Sie tun möchten, ist es viel einfacher, es zu tun
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Schritt 2. Setzen Sie sich Ziele für die Veranstaltung
Was genau willst du erreichen? Nicht wie viele Leute wollen Sie zeigen, nicht die Tatsache, dass die Veranstaltung überhaupt stattfindet – was wollen Sie dabei herauskommen? 5 Personen, die einen neuen Teil Ihrer Organisation verlassen? 1.000 Dollar gesammelt? Leute aufgeregt?
Denken Sie an die drei wichtigsten Dinge, von denen Sie sich wünschen, dass sie als Ergebnis dieser Veranstaltung passieren würden, und konzentrieren Sie sich darauf, dass sie Wirklichkeit werden. Vielleicht ist ein Ziel finanziell, eines sozial und eines persönlich. Es liegt an Ihnen (oder Ihrem Chef!)
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Schritt 3. Entscheiden Sie sich für ein Format für Ihre Veranstaltung
Veranstaltungen können in verschiedenen Formaten stattfinden: formelle Abendessen, zwanglose Auktionen, Potluck-Partys oder sogar virtuelle Meetings. Je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie durchführen, kann ein Format besser funktionieren als die anderen.
- Fundraising-Events eignen sich am besten als formelle Abendessen, damit Ihre Gäste das Gefühl haben, für ihre Zeit geschätzt zu werden.
- Eine Veranstaltung zu veranstalten, um Ihren Freiwilligen zu danken, funktioniert am besten als Potluck-Party, bei der jeder sein eigenes Gericht mitbringt.
- Gelegenheitsauktionen sind gut für kleine Spendenaktionen, um Gäste zum Spenden anzuregen.
- Virtuelle Meetings sind ideal für Gäste, die über das ganze Land oder die ganze Welt verteilt sind.
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Schritt 4. Wählen Sie ein Thema für Ihre Veranstaltung
Ein Thema kann Ihnen dabei helfen, Hashtags und Slogans für Ihre Veranstaltung zu erstellen, damit sie online leichter zu finden sind. Versuchen Sie, ein Thema zu finden, das zum Charakter Ihrer Veranstaltung und Ihrer Organisation passt, und berücksichtigen Sie dabei die Ziele Ihrer Veranstaltung.
- Wenn Sie eine Fundraising-Veranstaltung für eine Umweltbehörde veranstalten, könnte Ihr Thema die Reinigung der Wasserscheide sein.
- Wenn Sie eine Firmenveranstaltung veranstalten, um Ihren Aktionären zu danken, könnte das Thema Rentabilität sein.
Methode 2 von 6: Ein Team bilden
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Schritt 1. Stellen Sie ein Team von Freiwilligen zusammen
Sprechen Sie mit Menschen in Ihrer Gemeinde, die die Sache, die Sie unterstützen möchten, kennen und lieben. Bitten Sie sie, vor, während und nach der Veranstaltung ein paar Stunden ihrer Zeit zu opfern, um Ihnen bei der Umsetzung zu helfen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen alles sagen, was von ihnen erwartet wird, damit sie wissen, worauf sie sich einlassen.
- Ihre „Community“kann je nach Art der Veranstaltung, die Sie durchführen, unterschiedlich sein. Wenn es für Ihren Arbeitsplatz ist, könnten es Ihre Kollegen sein; Wenn es für Ihre Kirche ist, könnte es die Gemeinde sein.
- Wenn Sie nicht in einer Situation sind, in der es möglich ist, Freiwillige zu finden, stellen Sie eine Crew ein! Es hängt alles von der Art der Veranstaltung ab, die Sie organisieren. Der Veranstaltungsort kann Ihnen möglicherweise einen zur Verfügung stellen oder Sie können sich an eine externe Personalagentur wenden.
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Schritt 2. Delegieren Sie Arbeit an verschiedene Personen
Wenn es sich bei der Veranstaltung um eine Mega-Veranstaltung handelt, lassen Sie verschiedene Personen verschiedene Aktivitäten unter der Aufsicht einer Person koordinieren. Die Teammitglieder sollten dem Teamleiter vertrauen und sie sollten wahrscheinlich ein wenig Erfahrung in der Veranstaltungsplanung haben.
- Sie können Ihr Team in kleinere Teams aufteilen, wenn Sie möchten, dass sich bestimmte Personen auf bestimmte Aufgaben konzentrieren. Sie können zum Beispiel 1 Person mit der Dekoration beauftragen, während 2 weitere Personen ihnen helfen. Dann können Sie eine andere Person für die stille Auktion mit 1 bis 2 anderen Personen beauftragen, die ihnen helfen.
- Das Delegieren von Aufgaben macht es Ihnen viel einfacher, sodass Sie nicht die ganze Arbeit erledigen müssen.
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Schritt 3. Kommunizieren Sie häufig mit Ihrem Team
Damit Sie alle zusammenarbeiten können, müssen Sie Ihr Team auf dem Laufenden halten. Stellen Sie sicher, dass alle wissen, was vor sich geht, was der Zeitplan ist und wann sie ihre Aufgaben erledigen müssen. Je öfter Sie kommunizieren, desto reibungsloser verläuft Ihre Veranstaltung!
Ziehen Sie in Betracht, alle im Team auf eine Massen-E-Mail- oder SMS-Liste zu setzen, damit Sie alle gleichzeitig erreichen können
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Schritt 4. Beauftragen oder beauftragen Sie jemanden, Fotos von der Veranstaltung zu machen
Sie können diese Fotos später auf Ihrer Website oder auf Social-Media-Seiten veröffentlichen. Beachten Sie die Sponsorenbanner, Ihr Banner, den Eingang, den Empfangsbereich und die Gäste. Wenn die Fotos gut aussehen, können Sie damit im nächsten Jahr für Ihre Veranstaltung werben!
- Es kann verlockend sein, die Fotos selbst zu machen, aber Sie werden wahrscheinlich viel auf Ihrem Teller haben. Bitten Sie einen Freiwilligen oder einen Profi, die Fotos für den Tag zu bearbeiten, während Sie mit anderen Dingen beschäftigt sind.
- Wenn die Veranstaltung sehr formell ist oder Sie qualitativ hochwertige Fotos benötigen, ist es besser, sich an einen professionellen Fotografen zu wenden.
Methode 3 von 6: Einstellung von Referenten und Anbietern
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Schritt 1. Erstellen Sie ein Budget für die Veranstaltung
Alle möglichen Ausgaben, Einnahmen, Sponsoren und Eventualausgaben sollten berücksichtigt werden. Wenn Sie kein Budget einplanen, haben Sie am Ende ein Bündel Quittungen, eine leere Brieftasche und keine Ahnung, was zum Teufel gerade passiert ist. Seien Sie vom ersten Tag an realistisch, damit Sie am Tag des ersten keine Überraschungen erleben!
- Möglicherweise können Sie auch Geld aus Spenden sammeln.
- Finden Sie Möglichkeiten, die Kosten niedrig zu halten. Betrachten Sie billigere Orte (wie das Zuhause von jemandem). Denken Sie daran: Eine kleine, einfache Versammlung, die gut läuft, ist immer beeindruckender als eine Party, die in die Neunen geworfen wird und ein Flop ist.
EXPERTENTIPP
Christina Millikin
Professional Event Planner Christina Millikin is the Founder and CEO of Glow Events, an event planning agency based in San Francisco, California. Glow Events is a boutique event planning firm specializing in full event production and creative design for corporate and social events. Christina has worked with clients such as Salesforce, Heroku, Okta, and Netflix. Glow Events' work has been featured in Martha Stewart Weddings, InStyle, and SanFrancisco Magazine. Christina is a business advisor for the Goldman Sachs 10, 000 Small Businesses program, and she has a BS in Marketing from the University of Florida.
Christina Millikin
Professional Event Planner
Our Expert Agrees:
Start with a solid budget so you don't end up spending more money than you planned. Also, be upfront with your vendors about how much you can spend. That way, they can better pair their service to best meet your needs.
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Schritt 2. Speichern Sie alle Ihre Quittungen und Unterlagen
Die Organisation einer großen Veranstaltung hinterlässt eine lange Papierspur, und Sie müssen möglicherweise Ihre Unterlagen speichern, um sie am Ende abzugeben. Bewahren Sie einen Aktenordner oder ein Notizbuch voller Belege auf, auf das Sie am Ende Ihrer Veranstaltung zurückblicken können. Bestellen Sie sie nach Datum und Zweck, damit Sie wissen, wozu sie dienen.
Dies ist besonders wichtig, wenn Sie am Ende der Veranstaltung eine Rückerstattung erhalten
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Schritt 3. Kontaktieren Sie Referenten, um bei Ihrer Veranstaltung zu sprechen
Je nachdem, welche Art von Veranstaltung Sie veranstalten, möchten Sie vielleicht einige Referenten sowie einen Keynote-Speaker halten. Wenn Sie bereits einige Leute im Sinn haben, rufen Sie sie so schnell wie möglich an, um zu sehen, ob sie verfügbar sind und wie ihre Preise sind. Wenn sie von außerhalb der Stadt kommen, bereiten Sie sich darauf vor, Reise- oder Hotelkosten zu übernehmen.
- Einige Referenten sind während der Zeit, in der Sie Ihre Veranstaltung durchführen möchten, möglicherweise nicht verfügbar. Stellen Sie daher sicher, dass Sie über Backups verfügen.
- Beliebte Referenten können die Leute wirklich auf Ihre Veranstaltung locken, also wählen Sie sie mit Bedacht aus!
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Schritt 4. Stellen Sie Caterer ein, wenn Sie planen, Ihre Gäste zu füttern
Bei einigen Veranstaltungen müssen keine Speisen und Getränke zur Verfügung gestellt werden, aber es ist schön, Ihre Gäste abends mit Abendessen oder tagsüber mit Snacks zu versorgen. Wenn Sie sich entscheiden, Essen anzubieten, beauftragen Sie ein Catering-Unternehmen, sobald Sie Ihren Veranstaltungsort festgenagelt haben, und sprechen Sie mit ihnen über die Speisekarte, den Aufbau und wie früh sie am Tag der Veranstaltung da sein müssen.
- Die meisten Catering-Unternehmen benötigen mindestens eine Stunde vor der Veranstaltung, um das Essen aufzubauen und aufzuwärmen.
- Wenn Sie ein Potluck planen, erstellen Sie einen Anmeldebogen, auf dem sich Gäste für das Gericht anmelden können, das sie mitbringen möchten.
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Schritt 5. Sammeln Sie Spenden, wenn Sie eine Auktion veranstalten möchten
Eine Auktion zu veranstalten ist eine großartige Möglichkeit, während Ihrer Veranstaltung Geld für eine gemeinnützige Organisation zu sammeln. Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung eine stille Auktion veranstalten, wenden Sie sich an lokale Unternehmen, um zu erfahren, ob sie bereit sind, einige ihrer Produkte für Ihren Zweck zu spenden. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen sagen, was Ihre Organisation ist und was ihre Dienstleistungen oder Produkte helfen würden.
Sie können Geschenkkörbe, Geschenkkarten, Gutscheine, Urlaubspakete oder Kunstwerke versteigern
Methode 4 von 6: Einen Veranstaltungsort finden
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Schritt 1. Entscheiden Sie sich für einen Zeitpunkt für die Veranstaltung
Das ist das Wichtigste, wenn es um Ihre Veranstaltung geht. Zu welcher Zeit und an welchem Ort werden die Leute sagen: "Ja, da gehe ich hin!"? Sie wollen eine Zeit, in der alle frei sind, und einen Ort, der günstig gelegen ist und den Sie sich leisten können, zu buchen!
Überprüfen Sie den Kalender Ihrer Community und berücksichtigen Sie Ihr Publikum. Wenn Sie mit ein paar Müttern arbeiten, die zu Hause bleiben, ist dies tagsüber und in der Nachbarschaft die beste Wahl (vielleicht auch mit Babysitting). Wenn Sie Studenten kanalisieren, machen Sie eine Nacht unter der Woche in der Innenstadt. Wenn Sie können, gehen Sie dorthin, wo sie bereits sind
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Schritt 2. Kontaktieren Sie den Veranstaltungsort, um Ihr Datum zu buchen
Sobald Sie herausgefunden haben, wann Sie Ihre Veranstaltung abhalten möchten, überlegen Sie sich den besten Ort, an dem sich alle treffen können. Dies kann ein Gemeindezentrum, ein Außenbereich, Ihr Büro oder sogar das Zuhause von jemandem sein. Sobald Sie wissen, wohin Sie möchten, wenden Sie sich an den Eigentümer des Raums, um die Erlaubnis zu erhalten, Ihr Treffen dort zu veranstalten.
- Möglicherweise müssen Sie eine Kaution hinterlegen, um Ihren Platz am Veranstaltungsort zu behalten.
- Versuchen Sie, einen zentralen Ort zu wählen, damit Ihre Gäste leicht dorthin gelangen können.
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Schritt 3. Holen Sie sich eine Genehmigung, wenn Ihre Region eine erfordert
Wenn Sie Ihre Veranstaltung im Freien auf öffentlichem Land veranstalten, müssen Sie dafür möglicherweise eine Genehmigung beantragen. Wenden Sie sich an Ihr Landes- oder Bezirksamt, um zu erfahren, ob Sie eine Genehmigung beantragen müssen, und notieren Sie sich die Größe und die Parameter Ihrer Veranstaltung.
- Genehmigungen sind normalerweise nicht teuer, aber die Kosten variieren je nach Standort.
- Öffentliche Parks erfordern oft Genehmigungen, um Veranstaltungen zu veranstalten.
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Schritt 4. Arrangieren Sie Tische und Stühle am Veranstaltungsort
Wenn Sie ein Gebäude vermieten, stehen möglicherweise keine Tische und Stühle zur Verfügung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Gäste sitzen können und dass Sie einen Platz zum Abstellen von Speisen oder Getränken haben, wenn Sie sie bedienen. Wenden Sie sich an einen Möbelvermieter, um nach der Vermietung der Artikel für die Nacht zu fragen.
Die Anzahl der Sitzplätze, die Sie benötigen, hängt von der Anzahl der Gäste ab, die Sie haben werden. Obwohl dies zu Beginn schwer einzuschätzen sein kann, sollten Sie versuchen, die Anzahl der Personen, die teilnehmen könnten, gut abzuschätzen, wenn das Datum der Veranstaltung näher rückt
Methode 5 von 6: Werbung für die Veranstaltung
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Schritt 1. Erstellen Sie ein Poster mit allen Informationen für Ihre Veranstaltung
Es sollte Datum, Uhrzeit, Veranstaltungsort, Hauptredner, Name der Veranstaltung und Thema oder Slogan für die Veranstaltung enthalten. Stellen Sie sicher, dass die Farben knallen, das Design auffällig ist und die Leute nicht nach den relevanten Informationen suchen müssen.
Stellen Sie sicher, dass Sie auch physische Kopien ausdrucken können, um sie in der Stadt zu verteilen
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Schritt 2. Veröffentlichen Sie die Veranstaltung in den sozialen Medien
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Gruppe eine Social-Media-Seite hat, bewerben Sie Ihre Veranstaltung einige Monate im Voraus, damit die Leute anfangen können, ihre Kalender zu markieren. Wenn das Datum immer näher rückt, posten Sie Erinnerungen für die Leute, damit sie sich bei Bedarf anmelden oder Tickets kaufen können.
- Im Zeitalter der Technologie ist Social Media der beste Weg, um die meisten Menschen zu erreichen.
- Sie können Facebook, Instagram und sogar Twitter verwenden.
- Um mehr Menschen in sozialen Medien zu erreichen, sollten Sie eine Werbekampagne durchführen.
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Schritt 3. Senden Sie die Veranstaltung per E-Mail an relevante Personen
Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Gruppe über eine Mailingliste verfügt, senden Sie das Veranstaltungsposter als Anhang an jeden im Newsletter. Versuchen Sie, die Leute nicht mit Informationen über die Veranstaltung zu spammen, und halten Sie die Nachricht kurz und einfach.
Personen, die auf einer E-Mail-Liste stehen, sind daran interessiert, mehr über Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltungen zu erfahren, sodass sie eher dorthin gehen
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Schritt 4. Steigern Sie die Werbung, wenn die Veranstaltung näher rückt
Drücken Sie in den Tagen und Wochen vor der Veranstaltung wirklich auf das Veranstaltungsplakat, um sicherzustellen, dass es so viele Leute wie möglich sehen. Betonen Sie weiterhin, wie viel Spaß die Veranstaltung machen wird und was die Leute lernen, erreichen oder bekommen könnten, wenn sie teilnehmen. Je mehr Leute von der Veranstaltung erfahren, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie gehen!
- Sie können zum Beispiel einige Tage vor der Veranstaltung einen Countdown-Timer auf Instagram erstellen.
- Oder posten Sie den Link, um Tickets mit 50% Rabatt 1 bis 2 Tage vor der Veranstaltung zu kaufen.
Methode 6 von 6: Verwalten des Veranstaltungstages
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Schritt 1. Kommen Sie mit Ihren Teammitgliedern und Freiwilligen früh zum Veranstaltungsort
Überprüfen Sie, ob alle anwesend sind und alle elektronischen Geräte funktionsfähig sind. Noch Fragen in letzter Minute? Wenn Sie Zeit haben, geben Sie dem Team (und auch sich selbst) eine kleine Aufmunterung.
Stellen Sie sicher, dass die Organisatoren ein eindeutiges Abzeichen oder ein anderes auffälliges Hilfsmittel tragen, damit die Teilnehmer bei Bedarf Hilfe finden können
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Schritt 2. Stellen Sie die Dekorationen, Schilder, Tische und Stühle auf
Stellen Sie sicher, dass alles berücksichtigt wird. Brauchen Sie Luftballons am Briefkasten? Eine Plakatwand an der Ecke? Was ist mit den Türen und durch den Flur? Wenn Ihre Gäste durch ein wahres Labyrinth wandern müssen, gilt: Je mehr Schilder, desto besser.
- Willkommensbanner und andere Informationen vor dem Gebäude werden besonders nützlich sein. Sie möchten, dass die Leute von der Straße aus sehen können, dass dies der Ort ist, an dem sie sein sollten. Keine Fragen dazu!
- Machen Sie einen Empfangs- und Registrierungsschalter. Wenn Gäste durch die Tür kommen, sollten sie genau sehen, was sie tun müssen.
- Legen Sie Musik auf! Es kann jede Unbeholfenheit töten, die sonst herumflitzen könnte.
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Schritt 3. Räumen Sie den Veranstaltungsort auf, wenn die Veranstaltung vorbei ist
Nehmen Sie die Banner ab, zerlegen Sie die Tische und schnappen Sie sich alles, was Sie mitgebracht haben. Sie möchten den Ort so gut verlassen, wie Sie ihn vorgefunden haben, besonders wenn Sie für den Veranstaltungsort bezahlt haben und jemals wiederkommen möchten. Sie können Gebühren erheben, die sonst vermieden werden könnten. Teilen Sie die Jobs zwischen Ihren Teammitgliedern auf, damit alles so schnell und schmerzlos wie möglich abläuft.
- Stellen Sie sicher, dass nichts Wertvolles zurückgelassen wurde, und erstellen Sie in diesem Fall eine Fundgrube.
- Wenn Sie etwas beschädigt haben, informieren Sie die Kontaktperson des Veranstaltungsortes. Es ist am besten, ehrlich und direkt zu sein.
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Schritt 4. Bedanken Sie sich bei Ihren Teammitgliedern und packen Sie alle Papiere zusammen, die Sie noch haben
Je nach Veranstaltung kann dies von absolut nichts bis zu einer langen Liste von Dankeschöns und Quittungen reichen. Hier sind einige Ideen für den Anfang:
- Vielen Dank an alle Teammitglieder, insbesondere Sponsoren und freiwillige Helfer. Ohne sie hättest du es nicht geschafft!
- Abrechnung abschließen und begleichen. Dies sollte so schnell wie möglich erfolgen. Je weniger lose Saiten, desto besser.
- Verteilen Sie Souvenirs oder andere Veröffentlichungen an relevante Personen.
- Liefern Sie die Quittungen an Sponsoren und andere.
- Posten Sie die Fotos auf Ihrer Event-Website.
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Methode 6 Quiz
Was ist zu tun, wenn durch Ihre Veranstaltung etwas am Veranstaltungsort beschädigt wurde?
Versuch es zu reparieren.
Nicht unbedingt! Wenn es etwas ist, das Sie leicht beheben können, fahren Sie fort. Aber wenn der Schaden besser von Profis gehandhabt werden könnte, riskieren Sie nicht, ihn durch eine Amateurreparatur zu verschlimmern. Rate nochmal!
Versuchen Sie, den Schaden zu verbergen.
Nö! Der Veranstaltungsort wird den Schaden bemerken, selbst wenn Sie versuchen, ihn zu verbergen. Der einzige Versuch, den Schaden zu vertuschen, wird Sie unzuverlässig aussehen lassen. Rate nochmal!
Informieren Sie die Kontaktperson des Veranstaltungsortes.
Absolut! Es ist am besten, offen und ehrlich über alle Schäden zu sprechen, die während Ihrer Veranstaltung entstanden sind. Auf diese Weise kann der Veranstaltungsort den Schaden beheben und Sie wirken vertrauenswürdig. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.
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Welche häufigen Fehler machen Menschen bei der Vermarktung einer Veranstaltung?
Betrachten
Tipps
- Je früher Sie mit der Planung Ihrer Veranstaltung beginnen, desto mehr Zeit haben Sie, um alles herauszufinden.
- Versuchen Sie nicht, alles selbst zu machen! Ihre Teammitglieder wissen, was sie tun, daher sollten Sie ihnen alle Aufgaben anvertrauen, die Sie nicht alleine erledigen können.
- Treffen Sie sich nach der Veranstaltung mit Ihren Teammitgliedern, um zu sehen, wie es gelaufen ist. Wenn etwas besser hätte laufen können, nehmen Sie diese Informationen und wenden Sie sie auf Ihre nächste Veranstaltung an.
