3 Möglichkeiten, eine Pressemitteilung zu schreiben

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3 Möglichkeiten, eine Pressemitteilung zu schreiben
3 Möglichkeiten, eine Pressemitteilung zu schreiben
Anonim

Starten Sie eine Pressemitteilung mit einer aufmerksamkeitsstarken Überschrift in Fettdruck. Beginnen Sie den Textkörper mit dem Datum und dem Ort, von dem die Veröffentlichung stammt. Ihr Leitsatz sollte eine prägnante Zusammenfassung des Themas der Veröffentlichung sein. Der Rest des Körpers erzählt alle wichtigen Details Ihrer Geschichte: wer, was, wann wo warum und wie. Geben Sie die wichtigsten Informationen an die erste Stelle, gefolgt von allgemeineren Informationen und vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktdaten am Ende anzugeben.

Schritte

Beispiele für Pressemitteilungen

Beispiel-Pressemitteilung

Beispiel-Pressemitteilung zum Konzert

Beispiel-Pressemitteilung zur Modenschau

Methode 1 von 2: Machen Sie es Pop

Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 1

Schritt 1. Schreiben Sie eine echte Überschrift.

Es sollte kurz, klar und auf den Punkt gebracht werden: eine ultrakompakte Version des Kernpunktes der Pressemitteilung. Viele PR-Profis empfehlen, Ihre Überschrift am Ende zu schreiben, nachdem der Rest der Pressemitteilung geschrieben wurde. Wenn Sie dieser Anweisung folgen, fahren Sie fort und kehren Sie zum Schreiben der Überschrift zurück, sobald der Rest erledigt ist. Die Headline gilt als Hingucker und ist sehr wichtig für die gesamte Veröffentlichung.

  • wikiHow als zuverlässigste Informationsquelle anerkannt.

    Sehen Sie, wie das funktioniert? Jetzt wollen Sie mehr wissen! Schlagzeilen in Pressemitteilungen sollten einen "Grabber" haben, um Journalisten anzuziehen, so wie eine Schlagzeile in einer Zeitung Leser ansprechen soll. Es kann die neueste Errungenschaft einer Organisation, ein aktuelles berichtenswertes Ereignis, ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung beschreiben.

  • Schlagzeilen fett geschrieben!

    Eine fette Überschrift verwendet normalerweise auch eine größere Schriftgröße als der Fließtext. Herkömmliche Schlagzeilen in Pressemitteilungen verwenden das Präsens und schließen "a" und "the" sowie Formen des Verbs "to be" in bestimmten Kontexten aus.

  • Erstes Wort groß geschrieben. Wie alle Eigennamen. Die meisten Schlagzeilen werden in Kleinbuchstaben angezeigt, obwohl die Verwendung eines stilisierten Schriftstils "Kapitälchen" ein grafisch ansprechenderes Erscheinungsbild für Nachrichten erzeugen kann. Schreiben Sie nicht jedes Wort groß.
  • Extrahieren Sie wichtige Keywords. Die einfachste Methode, die Überschrift einer Pressemitteilung zu erstellen, besteht darin, die wichtigsten Keywords aus Ihrer Pressemitteilung zu extrahieren. Versuchen Sie aus diesen Schlüsselwörtern eine logische und aufmerksamkeitsstarke Aussage zu formulieren. Wenn nach der Überschrift ein zusammenfassender Satz eingefügt wird, gelten die gleichen Regeln. Durch die frühzeitige Verwendung von Schlüsselwörtern erhalten Sie eine bessere Sichtbarkeit in Suchmaschinen und es wird für Journalisten und Leser einfacher, sich ein Bild vom Inhalt der Pressemitteilung zu machen. Schauen Sie sich die Aktionen in diesem ersten Schritt an und beachten Sie, wie jede einzelne eine Schlagzeile in einer Pressemitteilung sein könnte.
Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 2

Schritt 2. Schreiben Sie den Textkörper

Die Pressemitteilung sollte so verfasst sein, wie sie in einer Nachrichtenmeldung erscheinen soll. Die meisten Journalisten sind sehr beschäftigt; Sie können tiefer in die Geschichte eintauchen, wenn sie nicht glaubwürdig klingt, aber im Allgemeinen haben sie keine Zeit, um die große Ankündigung Ihres Unternehmens umfassend zu recherchieren. Vieles von dem, was Sie für Ihre Pressemitteilung schreiben, verwenden die Journalisten in ihren Berichten über Ihr großes Ereignis – mit anderen Worten, wenn es wichtige Details gibt, die Sie in die Geschichte aufnehmen möchten, müssen Sie sie in die Pressemitteilung aufnehmen.

  • Beginnen Sie mit dem Datum und der Stadt, aus der die Pressemitteilung stammt. Die Stadt kann weggelassen werden, wenn sie verwirrend ist – zum Beispiel wenn die Pressemitteilung in New York über Ereignisse in der Chicagoer Abteilung des Unternehmens geschrieben wird.
  • Der Lead oder der erste Satz sollte den Leser packen und prägnant sagen, was passiert. Wenn die Schlagzeile zum Beispiel "Carpren Publishing veröffentlicht neuen Roman aus dem Zweiten Weltkrieg" lautet, könnte der erste Satz etwa so lauten: "Carpren Publishing, Ltd. Es erweitert die Überschrift genug, um einige der Details auszufüllen, und bringt den Leser weiter in die Geschichte. Die nächsten ein bis zwei Sätze sollten dann den Lead erweitern.
  • Der Fließtext der Pressemitteilung sollte kompakt sein. Vermeiden Sie es, sehr lange Sätze und Absätze zu verwenden. Vermeiden Sie Wiederholungen und übermäßigen Gebrauch von ausgefallener Sprache und Jargon. Strebe nach Einfachheit und keine verschwendeten Worte.
  • Der erste Absatz (zwei bis drei Sätze) sollte die Pressemitteilung zusammenfassen, und der zusätzliche Inhalt muss sie ausarbeiten. In einer schnelllebigen Welt würden weder Journalisten noch andere Leser die gesamte Pressemitteilung lesen, wenn der Beginn des Artikels kein Interesse wecken würde.
  • Befassen Sie sich mit tatsächlichen Fakten –– Ereignissen, Produkten, Dienstleistungen, Menschen, Zielen, Zielen, Plänen, Projekten. Versuchen Sie, konkrete Fakten maximal zu nutzen. Das sind Neuigkeiten. Eine einfache Methode zum Verfassen einer effektiven Pressemitteilung besteht darin, eine Liste mit folgenden Erläuterungen zu erstellen: Wer, was, wann, wo, warum und wie.
Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 3

Schritt 3. Kommunizieren Sie die "5 W's" (und das H) deutlich

Wer, was, wann, wo, warum – und wie – sollte dem Leser alles mitteilen, was er wissen muss. Betrachten Sie die Checkliste im Zusammenhang mit den folgenden Punkten und verwenden Sie das obige Beispiel, um unsere Pressemitteilung zu erstellen:

  • Um wen geht es? Carpren-Verlag.
  • Was sind die eigentlichen Neuigkeiten? Carpren Publishing veröffentlicht ein Buch.
  • Wann findet dieses Ereignis statt? Morgen.
  • Wo findet diese Veranstaltung statt? In allen wichtigen Märkten, morgen.
  • Warum sind das Neuigkeiten? Es wurde vom renommierten Autor Darcy Kay geschrieben.
  • Wie geschieht das? Die Hauptveranstaltung ist eine Signierstunde in Chicago, gefolgt von einer Buchtour durch alle wichtigen Metropolregionen.

    • Nachdem die Grundlagen definiert wurden, füllen Sie die Lücken mit Informationen zu Personen, Produkten, Artikeln, Terminen und anderen Dingen, die mit den Nachrichten zu tun haben.
    • Wenn Ihr Unternehmen nicht das Hauptthema der Nachrichten ist, sondern die Quelle der Pressemitteilung ist, machen Sie dies im Hauptteil deutlich.
  • Halte es kurz und auf den Punkt. Wenn Sie eine gedruckte Kopie senden, sollte der Text doppelt abgesetzt werden.
  • Je berichtenswerter Sie die Kopie der Pressemitteilung machen, desto größer sind die Chancen, dass sie von einem Journalisten für die Berichterstattung ausgewählt wird. Finden Sie heraus, was "nachrichtenwürdig" für einen bestimmten Markt bedeutet, und nutzen Sie dieses Wissen, um den Redakteur oder Reporter zu begeistern.
Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 4

Schritt 4. Machen Sie es sauber, knackig und auf Ihr Publikum anwendbar

Die Chancen stehen gut, dass jeder, dem Sie Ihre Pressemitteilung geschickt haben, ein Dutzend solcher in seinem Posteingang hat, die nur darauf warten, ignoriert zu werden. Wenn Sie möchten, dass Ihres ausgewählt wird, muss es gut sein. Es muss nicht nur gut sein, sondern möglichst "druckreif".

  • Wenn sich ein Redakteur Ihren Artikel ansieht, denkt er/sie von der ersten Sekunde an darüber nach, wie lange es dauern wird, bis er gedruckt ist. Wenn Ihre Arbeit voller Fehler ist, keinen Inhalt hat oder einfach nur überarbeitet werden muss, werden sie ihre Zeit nicht verschwenden. Stellen Sie also sicher, dass Sie über eine gute Grammatik und alle Grundlagen verfügen und etwas zum Schreiben haben.
  • Warum sollte es diese Leute interessieren, was Sie zu sagen haben? Wenn Sie es an die richtige Zielgruppe senden, ist es offensichtlich. Wenn nicht, warum verschwenden Sie dann Ihre Zeit? Geben Sie den richtigen Leuten eine Nachricht (Nachrichten, keine Werbung) und Sie sind auf dem richtigen Weg.

    Sie werden sich mehr darum kümmern, wenn Sie es morgen früh senden. Das gibt ihnen Zeit, Ihr Stück in das einzufügen, woran sie bereits arbeiten. Seien Sie rücksichtsvoll

Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 5

Schritt 5. Binden Sie es zusammen

Geben Sie einige zusätzliche Informationslinks an, die Ihre Pressemitteilung unterstützen. Verfügt das Unternehmen, das Sie verkaufen, über zusätzliche Informationen online, die für die Leser nützlich sein könnten? Groß. Fügen Sie es hinzu.

Wenn Sie nervös sind, was Sie haben, recherchieren Sie, was es bereits gibt. Jemand hat wahrscheinlich etwas zu einem Ereignis geschrieben, genau wie das, über das Sie berichten. PR Web und PR Newswire sind gute Ausgangspunkte

Methode 2 von 2: Das Format beherrschen

Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 6

Schritt 1. Holen Sie sich die Grundstruktur nach unten

In Ordnung, jetzt, wo Sie das Fleisch zusammen haben, wie bringen Sie es aufs Papier? Nun, für den Anfang, schneiden Sie es auf Länge. Es sollte höchstens eine Seite lang sein, wenn das so ist. Niemand wird Zeit mit 5 Absätzen verschwenden, es sei denn, Sie behandeln den 3. Weltkrieg. Folgendes benötigen Sie (von denen wir einige bereits behandelt haben):

  • ZUR SOFORTIGEN VERÖFFENTLICHUNG sollte oben auf der Seite am linken Rand stehen.

    Wenn die Veröffentlichung mit einem Embargo belegt ist, setzen Sie „EMBARGOED BIS…“mit dem Datum, an dem die Story veröffentlicht werden soll. Bei einer Veröffentlichung ohne Veröffentlichungsdatum wird davon ausgegangen, dass sie zur sofortigen Veröffentlichung bestimmt ist

  • Die Überschrift, normalerweise fett gedruckt, sollte darunter zentriert sein.

    Wenn Sie möchten, setzen Sie eine Zwischenüberschrift in Kursivschrift (indem Sie die Überschrift kurz erläutern)

  • Erster Absatz: Wichtigste Informationen. Kann ziemlich nachrichtenartig sein, es beginnt mit einem Datum oder woher die Nachricht kommt.
  • Zweiter (und wahrscheinlich dritter) Absatz: Sekundärinformationen. Sollte Zitate und Fakten enthalten.
  • Boilerplate-Informationen: mehr über Ihr Unternehmen. Wer bist du wirklich? Welche Erfolge haben Sie? Was ist Ihre Mission?
  • Kontaktinformationen: mehr über den Autor (wahrscheinlich Sie!). Wenn Sie das Interesse von jemandem wecken, möchte er mehr erfahren!
  • Multimedia: In der heutigen Zeit gibt es immer etwas Twitter-Handling.
Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 7

Schritt 2. Schreiben Sie eine Boilerplate unter den Text Ihrer Veröffentlichung

Das bedeutet, dass es an der Zeit ist, Informationen über Ihr Unternehmen aufzunehmen. Wenn ein Journalist Ihre Pressemitteilung für einen Artikel abholt, muss er oder sie logischerweise das Unternehmen im Nachrichtenartikel erwähnen. Journalisten können dann die Unternehmensinformationen von diesem Abschnitt abrufen.

  • Der Titel für diesen Abschnitt sollte "Über [XYZ_COMPANY]" lauten.
  • Verwenden Sie nach dem Titel ein oder zwei Absätze, um Ihr Unternehmen mit jeweils 5 oder 6 Zeilen zu beschreiben. Der Text muss Ihr Unternehmen, sein Kerngeschäft und die Geschäftspolitik beschreiben. Viele Unternehmen haben bereits professionell geschriebene Broschüren, Präsentationen, Businesspläne etc. Diesen einleitenden Text können Sie hier einfügen.
  • Zeigen Sie am Ende dieses Abschnitts auf Ihre Website. Der Link sollte die genaue und vollständige URL ohne Einbettung sein, damit der Link auch beim Drucken dieser Seite so gedruckt wird, wie er ist. Beispiel: http://www.example.com, nicht Klicken Sie hier, um die Website zu besuchen.
  • Unternehmen, die auf ihren Websites eine eigene Medienseite unterhalten, müssen hier auf diese URL verweisen. Eine Medienseite enthält normalerweise Kontaktinformationen und Pressemappen.
Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 8

Schritt 3. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu

Wenn Ihre Pressemitteilung wirklich berichtenswert ist, möchten Journalisten sicherlich mehr Informationen oder möchten wichtige Personen, die damit verbunden sind, interviewen. Wenn Sie mit der Idee einverstanden sind, Ihre Schlüsselpersonen direkt von den Medien kontaktieren zu lassen, können Sie deren Kontaktdaten auf der Pressemitteilungsseite selbst angeben. Im Fall einer Innovation können Sie beispielsweise die Kontaktinformationen Ihres Ingenieur- oder Forschungsteams für die Medien bereitstellen.

  • Falls nicht, müssen Sie im Bereich "Kontakt" die Daten Ihrer Medien-/PR-Abteilung angeben. Wenn Sie kein eigenes Team für diese Funktion haben, müssen Sie jemanden ernennen, der als Bindeglied zwischen den Medien und Ihren Mitarbeitern fungiert.
  • Die Kontaktdaten müssen eingeschränkt und nur auf die aktuelle Pressemitteilung bezogen sein. Die Kontaktdaten müssen enthalten:

    • Der offizielle Name des Unternehmens
    • Offizieller Name und Kontaktperson der Medienabteilung
    • Büro adresse
    • Telefon- und Faxnummern mit korrekten Länder-/Stadtvorwahlen und Durchwahlnummern
    • Handynummer (optional)
    • Verfügbarkeitszeiten
    • E-mailadressen
    • Webseitenadressse
Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 9

Schritt 4. Fügen Sie nach Möglichkeit einen Link zu einer Online-Kopie derselben Version hinzu

Es empfiehlt sich, ein Protokoll über alle Ihre Pressemitteilungen auf Ihrer eigenen Website zu führen. Dies kann die Bereitstellung eines solchen Links erleichtern und die Aufzeichnung für historische Zwecke erleichtern.

Schreiben Sie eine Pressemitteilung Schritt 10

Schritt 5. Signalisieren Sie das Ende der Pressemitteilung mit drei # (Hash)-Symbolen

Zentrieren Sie diese direkt unter der letzten Zeile der Freigabe. Das ist journalistischer Standard. Es mag so aussehen, als ob Sie zu viel tweeten, aber das sind Sie nicht. So wird es gemacht.

Tipps

  • Fügen Sie Ihrer Pressemitteilung einen "Aufruf zum Handeln" hinzu. Dies sind Informationen darüber, was die Öffentlichkeit mit den Informationen tun soll, die Sie veröffentlichen. Möchten Sie beispielsweise, dass die Leser ein Produkt kaufen? Wenn ja, geben Sie an, wo das Produkt erhältlich ist. Möchten Sie, dass Leser Ihre Website besuchen, um an einem Wettbewerb teilzunehmen oder mehr über Ihre Organisation erfahren? Geben Sie in diesem Fall die Website-Adresse oder eine Telefonnummer an.
  • Verschwenden Sie keine Zeit damit, die Überschrift zu schreiben, bis die Veröffentlichung abgeschlossen ist. Textredakteure schreiben die eigentlichen Schlagzeilen in Zeitungen und Zeitschriften, aber es ist gut, sich einen einprägsamen Titel oder eine "Schlagzeile" für die Veröffentlichung einfallen zu lassen. Diese Schlagzeile kann Ihre einzige Chance sein. Halten Sie es prägnant und sachlich. Es ist eine gute Idee, es erst zu schreiben, wenn Sie die Pressemitteilung fertig haben. Sie wissen noch nicht genau, was Sie – oder Ihre Interviewpartner – sagen werden. Wenn Sie einen Entwurf der Veröffentlichung fertiggestellt haben, können Sie sich entscheiden, Ihren Lead zu überarbeiten oder nicht. Dann, und erst dann, denken Sie über die Überschrift nach.
  • Verwenden Sie Ihre Überschrift als Betreffzeile der E-Mail. Wenn Sie eine gute "Grabber"-Überschrift geschrieben haben, wird Ihre Nachricht dadurch im E-Mail-Posteingang des Redakteurs hervorgehoben.
  • Recherchieren Sie aktuelle Pressemitteilungen im Internet, um ein Gefühl für den Ton, die Sprache, die Struktur und das Format einer Pressemitteilung zu bekommen.
  • Vermeiden Sie Fachjargon oder Fachbegriffe. Wenn Genauigkeit die Verwendung eines branchenspezifischen Begriffs erfordert, definieren Sie ihn.
  • Gestalten Sie jede Veröffentlichung so, dass sie auf ein bestimmtes Medienunternehmen ausgerichtet ist, und senden Sie sie an den bestimmten Reporter, der über diesen Beat berichtet. Diese Informationen finden Sie normalerweise auf der Website des Outlets. Wenn Sie dieselbe Pressemitteilung an mehrere Verkaufsstellen und mehrere Reporter in derselben Verkaufsstelle senden, ist dies ein Zeichen dafür, dass Sie Abkürzungen nehmen, anstatt auf einen bestimmten Markt abzuzielen.
  • Der Zeitpunkt der Pressemitteilung ist sehr wichtig. Es müssen relevante und aktuelle Nachrichten sein, nicht zu alt und nicht zu weit entfernt.
  • Ein Folgeanruf kann helfen, eine Pressemitteilung zu einer vollständigen Geschichte zu entwickeln.
  • Fügen Sie den Firmennamen in die Überschrift, in jede Zwischenüberschrift und in den Hauptteil des ersten Absatzes ein, um eine bessere Sichtbarkeit in Suchmaschinen und für Nachrichtenexperten und andere Leser zu erzielen. Wenn Sie eine gedruckte Kopie per Post versenden, können Sie diese auf dem Briefkopf des Unternehmens platzieren.
  • Senden Sie Ihre Freigabe per E-Mail und verwenden Sie die Formatierung sparsam. Riesige Schrift und mehrere Farben verbessern Ihre Nachrichten nicht, sie lenken davon ab. Fügen Sie die Freigabe in den Textkörper der E-Mail ein, nicht als Anhang. Wenn Sie einen Anhang verwenden müssen, erstellen Sie eine Nur-Text- oder Rich-Text-Format-Datei. Word-Dokumente sind in den meisten Verkaufsstellen akzeptabel, aber wenn Sie die neueste Version (.docx) verwenden, speichern Sie eine Version (.doc). Vor allem Zeitungen haben jetzt ein knappes Budget, und viele haben nicht aufgerüstet. Verwenden Sie PDF-Dateien nur, wenn Sie ein vollständiges Mediakit mit vielen Grafiken senden. Schreiben Sie keine Freigabe auf Briefkopf, scannen Sie sie und senden Sie eine JPEG-Datei des Scans per E-Mail – das ist Zeitverschwendung und die des Redakteurs. Geben Sie die Freigabe einfach direkt in die E-Mail-Nachricht ein.
  • Fügen Sie den Firmennamen in die Überschrift, alle Zwischenüberschriften und in den Hauptteil des ersten Absatzes ein, um eine bessere Sichtbarkeit in Suchmaschinen und für Nachrichtenexperten und andere Leser zu erzielen. Wenn Sie eine gedruckte Kopie per Post versenden, können Sie diese auf dem Briefkopf des Unternehmens platzieren.

Warnungen

  • Denken Sie immer daran, dass viele Redaktionsteams überarbeitet und unterbesetzt sind. Wenn Sie ihnen das Leben leichter machen können, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Deckung bekommen. Wenn Sie eine Pressemitteilung schreiben, die der Art und Weise entspricht, wie der Herausgeber sie tatsächlich veröffentlichen wird, kann es sein, dass sie mit minimaler Bearbeitung veröffentlicht wird. Aber wenn Sie es mit flauschigen Werbetexten füllen, keinen richtigen AP-Stil verwenden usw., wird der Redakteur diese Art von Flaum sicherlich löschen. Jeder sagt, er sei der Anführer. Verschwenden Sie nicht die Zeit des Redakteurs. Die Stelle, an der Sie eine Beschreibung einfügen können, befindet sich im Abschnitt mit den Unternehmensinformationen der Pressemitteilung. Aber bleib genau und sachlich.
  • Wenn Sie eine Pressemitteilung per E-Mail senden, verwenden Sie die Betreffzeile Ihrer E-Mail nicht als "Pressemitteilung". Sie werden sich nur in die Menge einfügen. Machen Sie die Aufmerksamkeit des Redakteurs auf sich, indem Sie die Betreffzeile zu Ihrer "Grabber"-Schlagzeile machen, zum Beispiel "Brand Co. gewinnt 30 Milliarden US-Dollar Regierungsauftrag".
  • Artikel sollten so optimistisch und positiv wie möglich sein. Vermeiden Sie Formulierungen wie „nach dem Rücktritt des bisherigen Vorsitzenden“oder „nach einer Zeit der Inaktivität“. Ein Journalist könnte beschließen, diese Angelegenheiten zu untersuchen, anstatt über den Inhalt der Pressemitteilung zu berichten, und – selbst wenn die Umstände völlig harmlos wären, beispielsweise wenn der Vorsitzende aus gesundheitlichen Gründen zurückgetreten war – die resultierende Kopie möglicherweise nicht Ihren Wünschen entspricht.
  • Geben Sie keine Kontaktdaten anderer Personen an, ohne deren Zustimmung einzuholen. Darüber hinaus müssen sie in den Tagen nach der Veröffentlichung zu allen angemessenen Zeiten verfügbar sein.
  • Fügen Sie immer ein Zitat bei – idealerweise von der federführenden Person, die mit dem Thema der Veröffentlichung befasst ist. Der Text muss kein tatsächliches Zitat sein, aber er sollte plausibel sein. In jedem Fall ist es wichtig zu überprüfen, ob die zitierte Person damit zufrieden ist. Ein Zitat ermöglicht es einem vielbeschäftigten Journalisten, einen vollständigen Artikel zu erstellen, ohne ein Folgeinterview zu führen.

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