So schreiben Sie einen Fortschrittsbericht (mit Bildern)

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So schreiben Sie einen Fortschrittsbericht (mit Bildern)
So schreiben Sie einen Fortschrittsbericht (mit Bildern)
Anonim

Fortschrittsberichte sind ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements, egal ob es sich um Ihre Abschlussarbeit oder ein Projekt bei der Arbeit handelt. Sie müssen diese verwenden, um Ihre Vorgesetzten, Ihre Kollegen oder Ihre Kunden über das Projekt, an dem Sie arbeiten, auf dem Laufenden zu halten. Sie konzentrieren sich auf das, was Sie erreicht haben und was noch zu tun ist.

Schritte

Teil 1 von 3: Den Prozess beginnen

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 1

Schritt 1. Finden Sie heraus, was Ihr Zweck für das Angebot ist

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie jemand bittet, einen Fortschrittsbericht zu schreiben. Natürlich ist es für jeden von ihnen, um zu zeigen, welche Fortschritte Sie bei einem bestimmten Projekt erzielt haben. Es gibt jedoch einige verschiedene Arten von Vorschlägen, die Sie berücksichtigen müssen.

  • Der Fortschrittsbericht für ein Forschungsprogramm oder -projekt wird etwas anders aussehen als für ein Projekt bei der Arbeit. In diesem Fall ist es wahrscheinlicher, dass Sie Informationen zitieren müssen und weniger wahrscheinlich Dinge wie die Kosten berücksichtigen müssen (wenn auch nicht immer).
  • Ein Arbeitsbericht für einen Kunden liest sich etwas anders als für einen Vorgesetzten bei der Arbeit. Sie müssen sich überlegen, warum Sie diesen Bericht für sie schreiben.
Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 2

Schritt 2. Betrachten Sie Ihr Publikum

Wenn Sie den Zweck des Verfassens Ihres Fortschrittsberichts festgelegt haben, müssen Sie die Dinge berücksichtigen, die Ihr Publikum im Bericht wissen muss. Während alle Fortschrittsberichte allgemeine Dinge enthalten, die sie normalerweise enthalten, müssen Sie die Besonderheiten berücksichtigen:

  • Wie sind Ihre Leser mit dem Projekt verbunden? Wie wird sich das Ergebnis des Projekts auf sie auswirken? (Die Verbindung und deren Betroffenheit wird beispielsweise für Ihren Vorgesetzten anders sein als für den Kunden.)
  • Überlegen Sie, welche Entscheidung Ihre Leser nach dem Lesen des Fortschrittsberichts treffen müssen (welche Unterstützung, Geld, Zeit investieren sie beispielsweise.
  • Berücksichtigen Sie die Informationen, die Ihr Leser wissen muss, um das Projekt effektiv zu überwachen und daran teilzunehmen. Welche technischen Aspekte des Projekts müssen sie kennen? Sind sie mit Fachjargon vertraut?
Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 3

Schritt 3. Entscheiden Sie, wie Sie am besten mit Ihrem Publikum kommunizieren

Ein Fortschrittsbericht ist nicht nur ein schriftliches Dokument, das Sie Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem Professor schicken. Es kann je nach Bedarf verschiedene Formen annehmen.

  • Ein Fortschrittsbericht kann ein kurzer mündlicher Bericht bei wöchentlichen oder monatlichen Mitarbeiterbesprechungen sein.
  • Es können regelmäßige E-Mails an Kollegen sein.
  • Dabei kann es sich um formelle oder informelle Memos an Vorgesetzte handeln.
  • Es kann sich auch um formelle Berichte für Kunden oder Behörden handeln.
Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 4

Schritt 4. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Vorgesetzten

Sofern Sie diese spezielle Art von Fortschrittsbericht nicht schon einmal geschrieben haben (warum sind Sie in diesem Fall hier?), sollten Sie sich ebenso viel von Ihren Vorgesetzten beraten lassen. Möglicherweise verwendet Ihr Unternehmen ein bestimmtes Format. In diesem Fall sollten Sie die entsprechenden Regeln einhalten.

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 5

Schritt 5. Betrachten Sie Ihren Ton

Nicht alle Fortschrittsberichte müssen formell sein. Tatsächlich haben interne Berichte für Kollegen oder Vorgesetzte oft einen eher informellen Ton. Aus diesem Grund ist es so wichtig, sich mit Ihrem Vorgesetzten zu erkundigen, wonach er wahrscheinlich sucht.

  • Wenn es um Informationen für einen Kunden oder eine Behörde oder ein Prüfungsausschuss für Abschlussarbeiten geht, irren Sie sich auf der Seite der Formalität.
  • Unabhängig von der Formalität oder Ungezwungenheit Ihres Tons möchten Sie, dass er klar, fokussiert und ehrlich ist.

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Teil 1 Quiz

Was sollten Sie bei Ihrem Leser beachten, bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Berichts beginnen?

Wie wird sich das Ergebnis des Projekts auf sie auswirken?

Nah dran! Wenn Sie wissen, wie sich dieses Projekt auf Ihr Publikum auswirkt, können Sie leichter bestimmen, welche Informationen Sie in welchem ​​Kontext enthalten sollen. Wenn beispielsweise viel Geld auf dem Spiel steht, können Sie sie mit Ihren Plänen oder aktuellen Wachstumsmustern beruhigen. Doch das ist nicht das Einzige, woran man denken muss. Es gibt eine bessere Option da draußen!

Welche Entscheidungen werden Ihre Leser nach dem Lesen des Berichts treffen müssen?

Schon fast! Es ist auf jeden Fall wichtig, die Bedenken Ihres Publikums anzusprechen und zu mildern. Wenn Sie nach Finanzierung, Unterstützung, Ressourcen oder Erlaubnis suchen, besprechen Sie, wie sich Ihr Weg auf diese Probleme auswirkt, und versuchen Sie, Antworten auf Fragen vorzubereiten, bevor sie auftreten. Es gibt jedoch andere Möglichkeiten, sich vorzubereiten. Es gibt eine bessere Option da draußen!

Wie viel weiß Ihr Publikum über das Projekt oder Thema?

Versuchen Sie es nochmal! Dies ist ein wichtiger Punkt, den Sie im Hinterkopf behalten sollten, insbesondere wenn Sie einem direkten Vorgesetzten unterstellt sind. Sie möchten sicherstellen, dass sie mit allen von Ihnen verwendeten Fachbegriffen vertraut sind und die Grenzen des Projekts verstehen. Aber das ist noch nicht alles, was Sie wissen sollten, bevor Sie mit dem Schreiben Ihres Berichts beginnen. Rate nochmal!

Alles das oben Genannte.

Richtig! Bevor Sie sich hinsetzen, um Ihren Fortschrittsbericht zu schreiben, sollten Sie einige sehr wichtige Fragen beantworten können. Je mehr Sie über Ihr Publikum und seine Position zu Elementen Ihres Projekts wissen, desto einfacher wird es für Sie sein, zu präsentieren, Fragen zu beantworten und hoffentlich voranzukommen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

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Teil 2 von 3: Ihren Bericht schreiben

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 6

Schritt 1. Entscheiden Sie, wie Sie Ihr Material präsentieren möchten

Wenn Sie mit dem Schreiben Ihres Berichts beginnen, haben Sie bereits herausgefunden, was der Ton sein muss und worum es in dem Bericht geht. Jetzt müssen Sie entscheiden, wie Sie diese Informationen am besten präsentieren.

  • Sie können eine Aufzählungsliste erstellen. Es ist eine sehr klare Möglichkeit, das Material zu präsentieren, und es ist einfach, es zu überfliegen und trotzdem die benötigten Informationen zu erhalten. Es kann jedoch eine etwas weniger formelle Art sein, einen Fortschrittsbericht zu schreiben, daher ist es möglicherweise besser, ihn für Memos an Vorgesetzte und E-Mails an Kollegen zu verwenden.
  • Sie können auch erwägen, Grafiken oder Tabellen hinzuzufügen. Dies kann besonders gut sein, wenn Sie einen Fortschrittsbericht für ein Projekt schreiben, für das Sie versuchen, eine Finanzierung zu erhalten, oder um zu zeigen, warum Sie die erhaltene Finanzierung verdienen.
Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 7

Schritt 2. Ziehen Sie in Betracht, Unterabschnitte zu verwenden

Um einen erfolgreichen Fortschrittsbericht zu schreiben, möchten Sie, dass er so klar wie möglich ist. Das Aufteilen Ihres Berichts in Unterabschnitte ist eine großartige Möglichkeit, alle relevanten Materialien zusammenzufassen.

Das Hinzufügen von Zwischenüberschriften zu Ihren kann dies noch deutlicher machen, da Ihre Leser oder Ihr Publikum wissen, was Sie in jedem Unterabschnitt erwartet. Wenn es Material gibt, das sie besonders interessiert, können sie direkt zu diesem Teil springen

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 8

Schritt 3. Schreiben Sie die Überschrift

Dies geht normalerweise über den oberen Rand des Papiers, wenn Sie ein Seitenformat verwenden. Auch hier hängt es davon ab, was Ihr Unternehmen oder Ihre Universität bevorzugt, also stellen Sie sicher, dass Sie sich bei ihnen melden.

Die Überschrift sollte das Datum, den Zeitpunkt der Einreichung des Berichts, den Namen und die Position des Empfängers, den Namen und die Position des Verfassers sowie den Betreff des Berichts enthalten

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 9

Schritt 4. Schreiben Sie den Einführungsabschnitt

Der einleitende Abschnitt befindet sich unterhalb der Überschrift. Es kann oft durch Kursivschrift vom Rest des Materials abgesetzt werden. Es gibt einen kurzen Überblick über das Projekt und fasst seinen Status zusammen. Sie stellen fest, welche Fortschritte erzielt wurden und ob bestimmte Ziele erreicht wurden.

Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes enthalten: den Zweck des Berichts, stellen Sie das Projekt vor, erinnern Sie daran, dass dies ein Update über den Fortschritt des Projekts ist

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 10

Schritt 5. Erstellen Sie den Hauptteil des Vorschlags

Der Hauptteil des Vorschlags, ob er in Abschnitte oder Unterabschnitte unterteilt ist, ist im Grunde nur eine detailliertere Version der Einleitung. Betrachten Sie die Informationen, die Sie in die Einführung aufgenommen haben, und stellen Sie sicher, dass Sie diese Informationen erweitern.

  • Geben Sie Aufgaben an, die seit dem letzten Bericht ausgeführt wurden und welche Aufgaben noch ausgeführt werden.
  • Besprechen Sie aufgetretene Probleme, Probleme, die angegangen werden müssen, und mögliche Lösungen für diese Probleme und Probleme.
  • Adressieren Sie aufgetretene Änderungen und warum sie vorgenommen werden mussten.
  • Sie können auch Dinge wie Personalwechsel, Schwierigkeiten bei der Materialbeschaffung, eventuell aufgetretene Kostenüberschreitungen, Verzögerungen oder Probleme mit Technologie oder Sicherheit einbeziehen.
Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 11

Schritt 6. Besprechen Sie, was als nächstes für Ihr Projekt ansteht

Obwohl dies im Wesentlichen immer noch Teil des Berichts ist, möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Publikum versteht, wohin Sie mit dem Projekt gehen. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, welche Probleme sich auf die Fertigstellungsfrist, das Budget oder die Verwaltungsstruktur auswirken könnten.

  • Sie möchten wirklich sichergehen, ob sich die Frist für das Projekt geändert hat oder nicht.
  • Vermeiden Sie es, Probleme für Ihr Publikum zu beschönigen, aber alarmieren Sie es nicht unnötig oder versprechen Sie nichts, was Sie nicht liefern können.
Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 12

Schritt 7. Addieren Sie die Gesamtarbeitsstunden

Sie müssen zeigen, wie viel Arbeit Sie und Ihr Team (sofern vorhanden) in das Projekt gesteckt haben. Dies zeigt Ihrem Publikum (sei es Ihr Vorgesetzter, Ihre Kunden oder eine Regierungsbehörde, die Ihnen Geld geben könnten), dass Sie hart gearbeitet haben. Punktzahl

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Teil 2 Quiz

Welcher Abschnitt Ihres Fortschrittsberichts sollte Probleme enthalten, mit denen Sie konfrontiert waren?

In der Einleitung, um es aus dem Weg zu räumen.

Nö! Die Einführung ist ein kurzer Überblick über das Projekt und die Fortschritte, die Sie gemacht haben. Während Sie auf jeden Fall Herausforderungen einbeziehen sollten, denken Sie daran, dass jeder diesen Abschnitt zuerst lesen wird, daher ist es von Vorteil, sich auf das Positive zu konzentrieren und das Negative für später aufzuheben. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

In der Phase "What's next" des Fortschrittsberichts.

Nicht genau! Wenn die Phase "Was kommt als nächstes" die Behandlung aktueller Probleme beinhaltet, sollten Sie diese Schritte möglicherweise einbeziehen. Dennoch gibt es andere Orte, an denen Sie Ihre Rückschläge erklären können, damit Ihr Publikum die ganze Geschichte kennt, aber nicht auf einer schlechten Note bleibt. Versuchen Sie es mit einer anderen Antwort…

Im Hauptteil des Fortschrittsberichts.

Korrekt! Im Hauptteil Ihres Berichts sollten Sie die Erfolge und Rückschläge Ihres Projekts detailliert untersuchen. Auf diese Weise können Sie erklären, warum Sie sich diesen Herausforderungen gestellt haben und welche Ressourcen Sie für die Zukunft benötigen. Es ist immer gut, ehrlich zu sein, aber bleiben Sie so positiv wie möglich, wenn Sie Ihre Rückschläge angehen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

Sie sollten Ihre Rückschläge oder Herausforderungen nicht in den Fortschrittsbericht aufnehmen.

Versuchen Sie es nochmal! Es ist vielleicht nicht schön, aber in einem Fortschrittsbericht dreht sich alles um den Status und den "Fortschritt" eines Projekts. Wenn Sie nur die Erfolge des Projekts besprechen und nicht erklären, welche Materialien oder Hilfen Sie benötigen, um das Projekt voranzubringen oder sogar abzuschließen, wird Ihr Fortschrittsbericht bei Ihrem Publikum ein falsches Verständnis des Projektstatus hinterlassen. Sie müssen nicht alarmierend sein, aber Sie müssen ehrlich sein. Es gibt eine bessere Option da draußen!

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Teil 3 von 3: Häufige Schwierigkeiten vermeiden

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 13

Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass Sie beim Thema bleiben

Solange Sie die oben beschriebenen grundlegenden Informationen beibehalten, sollte es Ihnen gut gehen. Sie möchten wirklich vermeiden, in andere Bereiche abzuwandern, die nur am Rande mit dem Projekt zu tun haben, so interessant sie auch sein mögen.

Zum Beispiel: Wenn es in Ihrem Projekt darum geht, eine lokale, gemeinnützige Kunstorganisation wiederzubeleben, mag es verlockend sein, eine Diskussion über den beklagenswerten Stand der Kunstförderung zu beginnen, aber es wird nicht wirklich helfen, detailliert zu beschreiben, wie Ihr Projekt vorankommt

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 14

Schritt 2. Halten Sie es einfach

Der Sinn eines Fortschrittsberichts besteht darin, Ihre Fortschritte zu verdeutlichen, ohne Ihr Publikum mit Worten und Ideen zu überfordern. Sie müssen sich nur darauf konzentrieren, wie ein bestimmtes Projekt voranschreitet, woran noch gearbeitet werden muss und welche Änderungen vorgenommen werden müssen.

Je nachdem, für wen Sie den Bericht schreiben, kann es sein, dass er auf ein bestimmtes Seitenlimit reduziert wird. Eine gute Faustregel ist, es so kurz wie möglich zu halten und gleichzeitig sicherzustellen, dass Sie die entsprechenden Informationen einfügen

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 15

Schritt 3. Versuchen Sie zu vermeiden, zu vage zu sein

Sie müssen sicherstellen, dass Sie genaue Angaben darüber machen, wo Sie sich in Ihrem Projekt befinden. Zum Beispiel: Sie würden es vermeiden, etwas wie "Wir machen gute Fortschritte bei der Beschaffung unserer Kunstförderung" zu sagen und stattdessen sagen: "Mit den beiden 5.000 US-Dollar Zuschüssen dieser verschiedenen Stiftungen fehlen uns nur 2.000 US-Dollar, 000 Tor."

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 16

Schritt 4. Reduzieren Sie ausdrucksstarke Formulierungen

Auch hier möchten Sie, dass Ihr Bericht klar und prägnant ist. Sie möchten Ihr Publikum nicht mit Formulierungen überfordern, die dem Bericht nichts hinzufügen. Formulierungen wie „Vollkatastrophe“oder „Schwindelerfolg“sind beispielsweise zu emotional und zu vage, um Kunden oder Vorgesetzten zu nützen.

Schreiben Sie einen Fortschrittsbericht Schritt 17

Schritt 5. Zitieren Sie Ihre Quellen

Alle von Ihnen verwendeten Informationen, die aus einer externen Quelle stammen, Grafiken oder Daten müssen ordnungsgemäß zitiert werden. Sie können Ihrem Fortschrittsbericht eine Seite mit weiteren zitierten Quellen hinzufügen. Punktzahl

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Teil 3 Quiz

Richtig oder falsch: Emotionale Worte sind ein effektiver Weg, um Fortschrittsberichte zu schreiben, weil sie Leidenschaft und Aufregung zeigen.

Wahr

Nicht ganz! Ja, emotionale Worte können sicherlich ein wirksames Instrument sein, aber sie sind besser bedient, wenn Sie Stipendien oder rechtliche Unterstützung von der Stadt suchen. Ihr Fortschrittsbericht ist ein Status-Update über Elemente des Projekts und sollte als solches behandelt werden. Schränken Sie die Dinge einfach und unkompliziert ein und speichern Sie Ihre Leidenschaft für den nächsten Projektvorschlag. Versuchen Sie es mit einer anderen Antwort…

Falsch

Korrekt! Es gibt eine Zeit und einen Ort für emotionale, leidenschaftliche Projektpräsentationen, aber ein einfacher Fortschrittsbericht ist es nicht. Fokussieren Sie Ihr Projekt stattdessen so, dass Sie die wichtigsten Informationen einfach und unkompliziert vermitteln. Sie werden andere Möglichkeiten haben, für Ihre Leidenschaftsprojekte zu kämpfen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

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Tipps

  • Versuchen Sie, den Stil Ihres Vorgesetzten zu beurteilen. Möglicherweise hat sie eine Vorliebe für die Arten von Berichten, die sie gerne sieht. Einige möchten vielleicht mehr Listen oder Informationen mit Aufzählungszeichen sehen; andere möchten so wenig wie möglich wissen, um durchzukommen. Wieder andere bevorzugen möglicherweise so viele Informationen wie möglich, egal wie viele Seiten sie benötigen.
  • Seien Sie in der Fortschrittszusammenfassung genau, aber versuchen Sie, nicht zu wortreich zu sein.

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