So schließen Sie ein Projekt pünktlich ab (mit Bildern)

Inhaltsverzeichnis:

So schließen Sie ein Projekt pünktlich ab (mit Bildern)
So schließen Sie ein Projekt pünktlich ab (mit Bildern)
Anonim

Ein Projekt pünktlich abzuschließen scheint nie zu passieren. Sie arbeiten immer bis zur letzten Minute, Dinge gehen im schlimmsten Moment kaputt und Menschen, auf die Sie angewiesen sind, vergessen, ihren Job zu machen. Aber ein Projekt termingerecht abzuschließen ist einfacher als Sie denken, solange Sie bereit sind, sich die Zeit im Voraus zu nehmen, um sich wie ein Profi vorzubereiten.

Schritte

Teil 1 von 3: Erfolgreich organisieren

Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 1

Schritt 1. Klären Sie alle spezifischen Regeln, Vorschriften und Richtlinien so schnell wie möglich

Wenn Sie irgendwelche Fragen haben, warten Sie nicht, sie zu stellen. Das Warten auf Antworten kann zu überflüssiger oder nutzloser Arbeit führen oder, noch schlimmer, aus Versehen die falsche Arbeit machen. Stellen Sie sicher, dass Sie alles im Voraus klären.

  • Holen Sie sich diese Informationen nach Möglichkeit schriftlich, damit Sie bei Vergessen wieder darauf zurückgreifen können.
  • Holen Sie sich von Anfang an die Kontaktinformationen Ihres Lehrers, Produktmanagers oder Kunden und fragen Sie, ob es eine gute Möglichkeit gibt, sich mit Ihnen in Verbindung zu setzen, wenn Sie spätere Fragen haben.
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 2

Schritt 2. Entwerfen Sie Ihr Gesamtziel oder Ihr fertiges Produkt, bevor Sie mit der Arbeit beginnen

Um effektiv ans Ende der Straße zu gelangen, müssen Sie wissen, wohin Sie wollen. Machen Sie ein Brainstorming und schreiben Sie auf, wie Ihre Vision des abgeschlossenen Projekts aussieht, sei es eine Thesenidee, eine organisierte Kalkulationstabelle oder die Suche nach einem neuen Lager für Ihr Unternehmen. Dies wird Ihnen helfen, die erforderlichen Schritte zu entwerfen, um dorthin zu gelangen.

  • Nutzen Sie diese Zeit, um sicherzustellen, dass Ihr Plan für Ihren Zeitrahmen realistisch ist – ein großer Teil der pünktlichen Fertigstellung besteht darin, ein Projekt auszuwählen, das Sie tatsächlich abschließen können.
  • Wenn Sie noch nicht genau wissen, wohin Sie wollen, ist das in Ordnung. Wenn Sie beispielsweise das Thema einer Präsentation noch nicht festgelegt haben, können Sie dennoch Ziele skizzieren. Sie kennen zum Beispiel das Thema vielleicht noch nicht, wissen aber, dass Sie in die Bibliothek gehen und mit der Recherche beginnen müssen.
  • Ihr "endgültiges Projekt" kann sich von jetzt an bis zum Ende ändern - das Ziel ist nicht, jetzt eine perfekte Projektidee zu bekommen, sondern einen Entwurf zu erstellen, an dem Sie arbeiten können.
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 3

Schritt 3. Erstellen Sie eine Liste aller benötigten Materialien, wann sie benötigt werden und wie Sie sie erhalten

Sie können ein Projekt nicht abschließen, bevor Sie nicht über das notwendige Material verfügen, um die Arbeit tatsächlich zu erledigen. Sobald Sie wissen, was tatsächlich zu tun ist, erstellen Sie eine Master-Liste der Dinge, die dazu erforderlich sind. Es kann hilfreich sein, diese Liste mit Ihrem Team zu teilen, falls Sie eine haben, und die Vorräte zu streichen, sobald Sie sie erhalten. Merken Sie sich:

  • Der Gegenstand
  • Benötigte Menge
  • Datum benötigt
  • Zweck
  • Kosten
  • Ort/Geschäft zu kaufen
  • Alle besonderen Überlegungen (Farbe, Größe usw.)
Schließen Sie ein Projekt rechtzeitig ab Schritt 4

Schritt 4. Teilen Sie das gesamte Projekt in kleinere, überschaubarere Ziele auf

Für Ihr Unternehmen zum Beispiel ein neues Lager zu finden, ist nicht etwas, das Sie einfach gehen und tun. Sie müssen die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens besprechen, einen Makler kontaktieren, sich für ein Lager entscheiden, es inspizieren lassen und dann wichtige Steuer-, Hypotheken- und Immobilienpapiere ausfüllen. Ob Sie alleine oder im Team arbeiten, Sie können Zeit und Geld für diese fünf kleineren Aufgaben besser einplanen als für eine riesige.

  • Machen Sie Ihre Ziele messbar. Anstatt "herauszufinden, was mein Chef für das Lager will", sollten Sie sich konkrete Ziele setzen, um den richtigen Standort, das richtige Budget, die richtige Größe und die wichtigsten Annehmlichkeiten zu erfahren.
  • Sie haben vielleicht keine Ahnung, wie lange es dauert, ein Lagerhaus zu kaufen, aber Sie wissen, dass das Gespräch mit Ihrem Chef einen Tag dauert, die Suche nach einem Makler 2-3 Tage, die Inspektion 1-2 Wochen usw. Es ist viel einfacher, Zeit für kleinere zu budgetieren Ziele als große.
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 5

Schritt 5. Legen Sie Termine fest, um Ihre kleineren Ziele zu erreichen

Wenn Ihr Projekt am 31. Mai fällig ist und Sie zehn verschiedene Aufgaben zu erledigen haben, möchten Sie nicht alle zehn bis zum 31. Mai abgeschlossen haben. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie bis zum 10. erledigen können, welche Sie bis zum 20. erledigen können und welche Aufgaben bis zum Ende des Monats warten müssen.

  • Im Allgemeinen arbeiten Menschen am effektivsten an einer Aufgabe gleichzeitig und nicht an 10 gleichzeitig. Haken Sie jedes Ziel einzeln ab, anstatt an allen gleichzeitig zu arbeiten, um maximale Effizienz zu erzielen.
  • Die meisten Projekte beinhalten Arbeiten, die erst abgeschlossen werden können, wenn andere Arbeiten erledigt sind. Sie können beispielsweise keinen Buchbericht schreiben, bevor Sie das Buch nicht gelesen haben. Finden Sie heraus, welche Arbeit vor anderen erledigt werden muss und priorisieren Sie diese.
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 6

Schritt 6. Nehmen Sie sich mehr Zeit, als Sie denken

Es wird immer etwas schief gehen – ein Artikel, den Sie brauchen, ist nicht auf Lager, etwas geht kaputt, Planänderungen in letzter Minute usw. Planen Sie sich nicht so ein, dass Sie jeden einzelnen Arbeitstag unter Druck stehen. Planen Sie, wann immer möglich, ein bis drei zusätzliche Tage ein, damit Sie sich bei auftretenden Komplikationen anpassen können.

Niemand war jemals verärgert, ein Projekt vorzeitig abzuschließen. Wenn Sie zusätzliche Tage einplanen und diese nicht benötigen, erhalten Sie einfach ein paar Tage frei

Teil 2 von 3: Im Zeitplan bleiben

Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 7

Schritt 1. Beginnen Sie so schnell wie möglich mit der Arbeit, auch wenn die Pläne noch nicht vollständig abgeschlossen sind

Der beste Weg, ein Projekt rechtzeitig abzuschließen, ist, einfach anzufangen. Viele Menschen befürchten, dass sie noch keine endgültige Idee haben oder alles perfekt aufeinander abgestimmt brauchen, um loszulegen, aber nichts könnte weiter von der Wahrheit entfernt sein. Wenn es Aufgaben gibt, die gestartet werden können, starten Sie diese:

  • Wenn Sie ein neues Logo für die Arbeit entwerfen, brauchen Sie nicht die Gesamtidee, um einige Prototypen zu skizzieren und zu entwerfen. Auch wenn Sie sie nicht verwenden, fangen Sie an, die Ideen wegzuwerfen und den Ball ins Rollen zu bringen.
  • Wenn Sie ein Klassenprojekt haben, beenden Sie alle Bücher und Hausaufgaben für diese Klasse so schnell wie möglich. Holen Sie die kleinen Dinge aus dem Weg, damit Sie sich auf das größere Projekt konzentrieren können.
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 8

Schritt 2. Antizipieren Sie potenzielle Probleme, bevor sie auftreten

Wann immer Sie mit einem neuen Segment oder Teil des Projekts beginnen, nehmen Sie sich etwas Zeit, um über alles nachzudenken, was schief gehen könnte. Sie könnten krank werden, ein benötigtes Buch könnte ausgeliehen werden, das Projekt bricht ab oder die Vorräte gehen aus. Was auch immer die Härten sein mögen, schreiben Sie sie auf. Sobald Ihre Liste vollständig ist, beginnt der lustige Teil: Finden Sie heraus, wie Sie mit diesen Problemen umgehen können, wenn sie auftreten:

  • Wenn Sie krank werden, können Sie vom Bett aus arbeiten? Gibt es jemanden, dem Sie vertrauen und der Ihnen helfen kann, Notizen zu machen oder Besorgungen zu erledigen?
  • Wenn das von Ihnen benötigte Buch ausgeliehen ist, kann Ihre Bibliothek dann ein weiteres bestellen? Können Sie das Buch im Voraus reservieren?
  • Wenn Ihr Projekt zerbrechlich ist, was können Sie tun, um sicherzustellen, dass es absolut sicher ist? Wenn es kaputt gehen würde, wie lange würde es dauern, um ein weiteres zu bauen? Können Sie Ersatz- oder Ersatzteile bauen?
  • Wenn die Vorräte ausgehen, können Sie dort noch etwas verwenden? Können Sie 1-2 zusätzliche Teile von wichtigen oder schwer zu findenden Objekten kaufen, um das Problem zu beseitigen?
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 9

Schritt 3. Delegieren Sie klug mit Ihrem Team/Ihren Partnern, um Überschneidungen zu vermeiden und Zeit zu sparen

Wenn man versucht, ein Projekt mit einer Gruppe termingerecht abzuschließen, ist es selten eine gute Idee, dass alle gleichzeitig an den gleichen Dingen arbeiten. Teilen Sie die Aufgaben stattdessen so auf, dass jeweils 1-2 Personen arbeiten. Der Versuch, alles selbst zu machen, wird alle verlangsamen und effizientes Arbeiten verhindern. Beim Delegieren:

  • Setzen Sie frühzeitig Erwartungen – lassen Sie die Leute genau wissen, was von ihnen erwartet wird.
  • Geben Sie Fristen ein, um sicherzustellen, dass alles zum richtigen Zeitpunkt erledigt wird.
  • Informieren Sie alle über das Endziel des Projekts und helfen Sie allen, auf das gleiche Ziel hinzuarbeiten.
  • Posten Sie die Kontaktdaten aller Personen bei Problemen oder Fragen.
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 10

Schritt 4. Überprüfen Sie den Gesamtfortschritt an verschiedenen Kontrollpunkten und passen Sie ihn bei Bedarf an

Während Sie an den einzelnen Teilen des Projekts arbeiten, sollten Sie die größeren Ziele nicht aus den Augen verlieren. Angenommen, Sie möchten eine Präsentation über das Leben während des Amerikanischen Bürgerkriegs erstellen und haben sich entschieden, Ihr Projekt in Recherchen, eine Diashow und eine Demonstration darüber aufzuteilen, was Soldaten früher gegessen haben. Dies sind alles gute Ideen, aber Sie müssen sicherstellen, dass sie alle zusammenpassen, während Sie daran arbeiten:

  • Obwohl gründliche Recherche gut ist, entspricht das alles Ihrem endgültigen Ziel? Gibt es genügend Informationen über Lebensmittel, um ein Projekt zu starten, oder sollten Sie sich auf etwas wie Medizin, Waffen usw. konzentrieren?
  • Passt die Diashow zur Recherche? Ist es kurz genug, um in Ihre Präsentation zu passen, oder werden Sie unter Zeitdruck stehen?
  • Müssen Sie Bürgerkriegsessen zubereiten? Ist dies nach Ihren Recherchen noch möglich oder wäre es klüger, eine andere Art der Demonstration durchzuführen?
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 11

Schritt 5. Machen Sie das Projekt jeden Tag zu einer Priorität

Die Leute sind beschäftigt, und Sie sind keine Ausnahme. Wenn Sie die Arbeit an dem Projekt nicht priorisieren, wird es nicht fertig. Nehmen Sie sich jeden Tag Zeit für das Projekt, auch wenn es nur ein bisschen ist. Je größer das Projekt, desto mehr müssen Sie andere Verpflichtungen verschieben oder opfern, um die Dinge zu erledigen.

Ein bisschen Arbeit jeden Tag ist im Allgemeinen effektiver als gelegentlich riesige Brocken. Wenn Sie planen, nur samstags zu arbeiten, aber am Samstagmorgen ein familiärer Notfall oder ein Problem vorliegt, haben Sie gerade eine ganze Woche Arbeitszeit verloren

Teil 3 von 3: Pünktlicher Abschluss

Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 12

Schritt 1. Erstellen Sie einen Backup-Plan, wenn das Fälligkeitsdatum näher rückt

Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben sich entschieden, eine Modellkathedrale für Ihren mittelalterlichen Geschichtsunterricht zu bauen, und Sie sind eine Woche unterwegs und arbeiten immer noch im ersten Stock. Obwohl Sie immer versuchen sollten, alles zu beenden, ist dies nicht immer möglich. Anstatt bei der ursprünglichen Idee einen schlechten Job zu machen, überlegen Sie sich ein alternatives Projekt oder eine alternative Idee, die Sie rechtzeitig fertigstellen und trotzdem stolz sein können:

  • Benötigt Ihr Modell nachgebildete Buntglasfenster oder können Sie etwas einfacheres tun?
  • Wenn Sie eine lange Arbeit schreiben, gibt es einen Abschnitt, der abgeschnitten oder zusammengefasst werden kann, ohne Ihren Gesamtpunkt zu beeinträchtigen?
  • Gibt es eine Möglichkeit, die Fristen bei der Arbeit an einem Geschäft zu verlängern? Wenn nicht, können Sie einen Kollegen bitten, Ihnen beim rechtzeitigen Ausfüllen eines Abschnitts zu helfen?
Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 13

Schritt 2. Machen Sie ein paar Tage vor der Fälligkeit des Projekts einen Übungslauf

Auch wenn die Dinge noch nicht fertig sind, machen Sie jetzt so viele Testläufe wie möglich und halten Sie Ausschau nach Problemen, Haken und Verbesserungspotenzialen. Müssen sich Ihre Prioritäten verschieben, um einen Abschnitt im Voraus fertigzustellen? Gibt es Dinge, die weiter voraus sind als geplant? Gibt es etwas, das Sie hinzufügen oder abziehen können, um eine termingerechte Fertigstellung wahrscheinlicher zu machen?

Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 14

Schritt 3. Versuchen Sie, Ihren letzten Tag damit zu verbringen, das Projekt auf Fehler zu überprüfen

Ein großer Vorteil der Planung zusätzlicher Arbeitszeit besteht darin, dass sie eine Qualitätskontrolle ermöglicht. Egal, ob Sie Ihr Science-Fair-Projekt testen, um zu sehen, ob es funktioniert, oder vierteljährliche Spesenabrechnungen einreichen, verbringen Sie einen Tag damit, nach Fehlern und Tippfehlern zu suchen.

Wenn Sie am Ende versuchen, rechtzeitig fertig zu werden, sollten Sie sich immer noch eine Stunde am Ende für die Überprüfung einplanen. Lassen Sie nicht zu, dass wochenlange harte Arbeit wegen ein paar übersehenen Tippfehlern nachlässig wirkt

Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 15

Schritt 4. Organisieren Sie alles, was für das Projekt benötigt wird, 1-2 Stunden vor Bedarf an einem Ort

Lass dein schönes Projekt nicht auseinanderfallen, weil du deinen Rucksack zu Hause gelassen hast. Auch wenn du zum Abschluss herumläufst, halte für 5 Minuten an und atme tief durch. Stellen Sie mithilfe einer Checkliste sicher, dass Sie alles haben, was Sie für eine erfolgreiche Präsentation benötigen.

Kehren Sie zu Ihrem ursprünglichen Entwurf, Ihren Plänen und Ihrer Materialliste zurück. Ist alles abgedeckt?

Schließen Sie ein Projekt pünktlich ab Schritt 16

Schritt 5. Überprüfen Sie Ihren Erfolg am Ende und finden Sie Möglichkeiten, sich für das nächste Mal zu verbessern

Es ist sehr selten, dass ein Projekt perfekt läuft, und das ist in Ordnung. Das Wichtigste ist, dass du diese Fehler nimmst und daraus lernst. Wo hätte man besser planen können? Welche Risiken oder Probleme haben Sie nicht vorhergesehen und können für das nächste Mal einplanen? Entsprach das Abschlussprojekt Ihren Zielen?

  • Eine erneute Überprüfung ist nach Abschluss nicht erforderlich. Nehmen Sie sich 2-3 Tage Zeit zum Entspannen und blicken Sie dann mit frischen Augen auf das Projekt zurück.
  • Wenn Sie mit einem Team zusammengearbeitet haben, fragen Sie es, was Sie Ihrer Meinung nach beim nächsten Mal verbessern könnten.
  • Wenn Sie Fragen zu Ihrer Note, Bewertung usw. haben, fragen Sie höflich: "Was könnte ich beim nächsten Mal besser machen?"

Tipps

Wenn Sie ein Partnerprojekt durchführen, teilen Sie die Aufgaben auf, damit jeder Partner weiß, was er tun soll. Mach nicht alles alleine

Warnungen

Beliebt nach Thema