So schreiben Sie einen Projektmanagementbericht (mit Bildern)

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So schreiben Sie einen Projektmanagementbericht (mit Bildern)
So schreiben Sie einen Projektmanagementbericht (mit Bildern)
Anonim

Ein Projektmanagementbericht ist ein Dokument, das ein Geschäftsprojekt und die Schritte beschreibt, die ein Team unternehmen sollte, um es abzuschließen. Der Bericht wird mit den Hauptakteuren des Projekts geteilt. Wenn alle auf derselben Seite sind, können alle zusammenarbeiten, um das Projektziel zu erreichen. Der Bericht enthält normalerweise den Projektplan, die Verantwortlichkeiten des Teams, einen voraussichtlichen Zeitplan und ein Budget. Mit Organisation, Klarheit und dem Input Ihrer Teammitglieder können Sie ganz einfach einen effektiven Projektmanagementbericht erstellen und auf die Erreichung seiner Ziele hinarbeiten.

Schritte

Teil 1 von 3: Erfassung der Informationen

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 1

Schritt 1. Definieren Sie den Zweck des Projekts

Ein Projektmanagementbericht sollte den Umfang und das Endziel des Projekts umreißen. Das Verständnis des Ziels ist der Schlüssel zum Verständnis der Bedürfnisse, die dieses Projekt zu erfüllen hofft. Es ist wichtig, dass Sie und Ihr Publikum eine klare Vorstellung vom Zweck des Projekts haben, um die Effektivität Ihres Berichts zu maximieren.

Fragen Sie sich: „Wie wird dies meinem Unternehmen, unserem Kunden oder unserer Community helfen? Wird sich dieses Projekt möglicherweise in anderen Bereichen positiv auswirken?“Das Verständnis des Gesamtumfangs kann Ihnen helfen zu verstehen, wie nützlich dieses Projekt für Sie und andere sein kann

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 2

Schritt 2. Finden Sie Ihr Publikum

Wissen Sie, wer den Bericht lesen wird und was er daraus lernen möchte. Einige Details können für bestimmte Zielgruppen irrelevant sein, während andere möglicherweise mit detaillierten Informationen versorgt werden müssen. Die Identifizierung Ihrer Leser von Anfang an gibt eine Richtung für den Inhalt des Projektberichts.

Einige Zielgruppen sind möglicherweise nicht mit der Sprache, den Begriffen und dem Jargon vertraut, die häufig in Ihrer Arbeitsumgebung verwendet werden. Wenn Sie beispielsweise einen Bericht für einen Kunden schreiben, vermeiden Sie die Verwendung von Fachjargon, der lange Erklärungen erfordert. Planen Sie stattdessen, mit einer Stimme zu schreiben, die Ihren Projektumfang und Ihre Zeitachse leicht beschreibt

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 3

Schritt 3. Erstellen Sie ein Inhaltsverzeichnis

Ein Inhaltsverzeichnis bietet im Wesentlichen eine leicht lesbare Gliederung für Ihr Publikum. Auf einen Blick kann ein Leser die Struktur und den Inhalt des Dokuments schnell verstehen. Ein Inhaltsverzeichnis kann auch vielbeschäftigten Lesern helfen, die für sie wichtigen Informationen schnell und effektiv zu finden.

Vielleicht möchte ein Investor, der den Bericht liest, zuerst das Budget überprüfen. Die Angabe, wo sich das Budget im Inhaltsverzeichnis befindet, hilft dem Investor, die benötigten Informationen zu finden

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 4

Schritt 4. Sprechen Sie mit Ihrem Vorgesetzten

Treffen Sie sich mit Ihrem Vorgesetzten, um die Erwartungen Ihres Projektmanagementberichts zu verstehen. Ihr Vorgesetzter hat möglicherweise besondere Interessen, Bedenken oder Details, die Sie in den Bericht aufnehmen möchten. Ihr Vorgesetzter kann Ihnen auch erklären, wie lange der Bericht sein soll und ob Ihr Unternehmen bestimmte Formate für diese Art von Berichten benötigt. Versuchen Sie, so viele nützliche Informationen wie möglich zu sammeln, um Ihren Bericht klar und nützlich zu gestalten.

Fragen Sie Ihren Vorgesetzten, was in den Bericht aufgenommen werden soll. „Ich habe mir überlegt, die Ergebnisse der letztjährigen Studie in die Einleitung des Projekts einzubeziehen. Glauben Sie, dass dies den Lesern helfen würde, die Ziele des Projekts zu verstehen?“Ihr Vorgesetzter wird die Möglichkeit zu schätzen wissen, Ihnen frühzeitig Feedback zu geben

Teil 2 von 3: Formatieren und Schreiben des Berichts

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 5

Schritt 1. Stellen Sie eine Zusammenfassung zur Verfügung

Die Executive Summary wird am Anfang eines Projektmanagementberichts präsentiert. Diese Zusammenfassung gibt dem Leser einen kurzen Überblick über den Zweck des Projekts und die Ergebnisse des Teams, den Fortschritt, die erwarteten Hindernisse und den Zeitplan. Die Leser sollten in der Lage sein, die Zusammenfassung zu überprüfen und den Gesamtprozess des Projekts zu verstehen.

Fassen Sie die Bedeutung des Projekts und sein Hauptziel prägnant zusammen. „Dieses Projekt wird die Wirkung unseres Kunden in seinem Markt erweitern, indem es diesen ungedeckten Bedarf in diesem Bereich erfüllt.“

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 6

Schritt 2. Schreiben Sie eine Einführung

Eine Einführung sollte die Art des Projekts, sein Gesamtziel und den Wert des Projekts für das Unternehmen, den Kunden oder die Gemeinschaft beschreiben.

  • Seien Sie so prägnant wie möglich, ohne auf notwendige Details zu verzichten. Ihr Publikum kann unter Zeitdruck stehen. Versuchen Sie, Ihre Botschaft in ein paar Sätzen oder Aufzählungspunkten statt in langen Absätzen zu vermitteln.
  • Wenn Sie beispielsweise ein Buch veröffentlichen, listen Sie wichtige Informationen wie „Buchtour voraussichtlich im September“und „Erwartete Steigerung der Urlaubsverkäufe um 15 %“in Stichpunkten auf, damit die wichtigsten Informationen für den Leser klar ersichtlich sind.
Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 7

Schritt 3. Erklären Sie Schlüsseldaten in einem Methodenabschnitt

Sie sollten Daten bereitstellen, die relevante Statistiken und qualitative Beobachtungen beschreiben, die den Bedarf Ihres Projekts informieren. Machen Sie es dem Leser leicht zu verstehen, warum Ihr Projekt wichtig ist, wie es auf einzigartige Weise geeignet ist, ein bestimmtes Problem zu lösen und wie es die Bedürfnisse Ihres Unternehmens oder die Anforderungen Ihres Kunden beantwortet oder erfüllt.

Wenn Ihr Projektziel darin besteht, einem Unternehmen beispielsweise bei der Eröffnung eines Modegeschäfts in einer bestimmten Gegend zu helfen, geben Sie Daten an, die die nahegelegene Konkurrenz beschreiben. „Im Umkreis von 24 Kilometern um das örtliche Einkaufszentrum gibt es keine Konkurrenten. Die Eröffnung eines Stores an diesem Standort wird unserem Kunden eine Steigerung des Gesamtumsatzes bescheren.“Daten wie diese können dem Leser helfen zu verstehen, dass es eine Möglichkeit gibt, einen bestimmten Bedarf zu decken

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 8

Schritt 4. Listen Sie die für das Projekt benötigten Ressourcen auf

Beschreiben Sie die Arbeitskraft, Werkzeuge und Ressourcen, die verwendet werden, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Verwenden Sie diesen Abschnitt, um kurz zu beschreiben, welche Abteilungen für bestimmte Aspekte des Plans verantwortlich sind und welche Programme oder Informationen sie verwenden. In diesem Abschnitt können auch alle Elemente des Projekts beschrieben werden, die ausgelagert werden. Der Leser sollte in der Lage sein zu verstehen, wer für bestimmte Leistungen verantwortlich ist.

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 9

Schritt 5. Geben Sie ein geplantes oder zugewiesenes Budget an

Stellen Sie ein Diagramm oder eine Grafik bereit, die die Details des Budgets zeigt und beschreibt, wohin die Mittel fließen. Beachten Sie, ob das veranschlagte Budget die Projektressourcen angemessen finanziert. Es ist auch wichtig, anzugeben, ob das Projekt innerhalb des zugewiesenen Budgets abgeschlossen wird oder nicht.

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 10

Schritt 6. Fügen Sie eine Projektzeitleiste hinzu

Beschreiben Sie, wie lange es dauert, Ihr Projekt abzuschließen, und geben Sie alle relevanten Projektmeilensteine ​​an. In diesem Abschnitt können Sie auch den allgemeinen Zustand des Projekts und seinen Fortschritt angeben. Machen Sie es dem Leser leicht, den Status Ihres Projekts schnell zu verstehen.

Wenn Sie sich mitten in einem Projekt befinden, geben Sie einen Prozentsatz an, der den Abschluss des Projekts beschreibt und ob Sie dem Zeitplan voraus sind oder nicht

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 11

Schritt 7. Projektherausforderungen beschreiben und Lösungen anbieten

Ihr Projekt kann auf erwartete Herausforderungen oder unerwartete Rückschläge stoßen. Zu den Herausforderungen können unzureichende Ressourcen, unerwartete Hindernisse, mechanische oder technische Ausfälle oder andere Verzögerungen gehören. Beschreiben Sie Lösungen und erklären Sie kurz, was erforderlich ist, um die Projektherausforderungen zu lösen.

Wenn es zu einer erwarteten Verzögerung kommt, geben Sie diese in diesem Abschnitt an. „Der Bau des neuen Gebäudes kann sich im Januar erheblich verlangsamen, da die eisigen Temperaturen unsichere Arbeitsbedingungen schaffen können.“Lassen Sie Ihren Leser wissen, dass Sie den Zeitplan angepasst haben, um solche erwarteten Verzögerungen zu berücksichtigen

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 12

Schritt 8. Erstellen der Berichtsschlussfolgerung

Verwenden Sie das Fazit, um den Leser kurz an die wichtigsten Themen und das Ziel des Projekts zu erinnern. Konzentrieren Sie sich im Abschluss auf die Vorwärtsdynamik und die Ziele Ihres Projekts.

Erinnern Sie Ihren Leser daran, was in Zukunft benötigt wird. „Mit der rechtzeitigen Unterstützung unserer Spender soll das Projekt bis nächsten Mai termingerecht und unter Budget abgeschlossen sein.“Das Hervorheben des Bedarfs kann dazu beitragen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird

Teil 3 von 3: Ihren Bericht aufpolieren

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 13

Schritt 1. Verwenden Sie Formatierungstechniken, um die Aufmerksamkeit der Leser zu lenken

Stellen Sie im gesamten Bericht klare Kategorien mit Zwischenüberschriften und Aufzählungspunkten bereit, um den Lesern, die nur an bestimmten Aspekten des Projektdokuments interessiert sind, Zeit zu sparen.

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 14

Schritt 2. Gestalten Sie den Bericht visuell interessant

Die Verwendung von Grafiken, Diagrammen und anderen Zahlen in Ihrem Bericht kann dazu beitragen, wichtige Punkte aufzuzeigen, Wiederholungen zu reduzieren und den Leser visuell zu interessieren. Beschriften Sie jede Grafik und geben Sie einen leicht lesbaren Schlüssel an.

Sparen Sie dem Leser etwas Zeit und platzieren Sie die Abbildungen neben den relevanten Textstellen statt am Ende des Berichts. Der Leser kann sowohl den Text als auch das Diagramm leicht überprüfen, ohne die Seiten durchblättern zu müssen

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 15

Schritt 3. Verteilen Sie den vorläufigen Bericht an Ihre Projektteammitglieder

Dies ist ein besonders wichtiger Schritt, bevor Sie den Projektbericht an andere Abteilungen, das Management oder Ihre Kunden verteilen. Teammitglieder können Sie auf wichtige Details aufmerksam machen, die fehlen. Sie können auch helfen, auf unklare und schwer verständliche Abschnitte hinzuweisen.

Überarbeiten Sie den Bericht, um Beiträge von Teammitgliedern einzubeziehen. Verwenden Sie Ihr Urteilsvermögen hinsichtlich der Details, die aufgenommen werden sollen

Schreiben Sie einen Projektmanagementbericht Schritt 16

Schritt 4. Lesen Sie den Bericht Korrektur

Ihr Bericht sollte sauber, klar und frei von Formatierungsproblemen sowie Rechtschreib- und Grammatikfehlern sein. Ein gut organisierter und fehlerfreier Bericht reduziert Ablenkungen und ermöglicht es Ihren Lesern, sich auf die wichtigsten Punkte Ihres Berichts zu konzentrieren. Wenn Sie dasselbe Dokument mehrmals lesen, können Sie einige offensichtliche Fehler übersehen. Bitten Sie daher ein Teammitglied, das Dokument Korrektur zu lesen.

Tipps

  • Besprechen Sie das Projekt mit Ihren Teamkollegen, während Sie den Bericht schreiben. Wenn Sie die Perspektiven und Ansichten anderer, ihre Bedürfnisse und Ziele berücksichtigen, können Sie einige der Details beeinflussen, die Sie in Ihren Projektmanagementbericht aufnehmen möchten.
  • Wenn Ihr Unternehmen ein bestimmtes Format oder eine bestimmte Vorlage für Projektmanagementberichte hat, halten Sie sich unbedingt an diese Richtlinien.

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