Wie man ein effektiver Projektmanager wird (mit Bildern)

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Wie man ein effektiver Projektmanager wird (mit Bildern)
Wie man ein effektiver Projektmanager wird (mit Bildern)
Anonim

Gute Projektmanager können den Unterschied zwischen einem erfolgreichen und einem gescheiterten Projekt ausmachen. Sie brauchen gesunden Menschenverstand, organisatorische Fähigkeiten und soziale Fähigkeiten, um komplexe Projekte angehen zu können. Wenn Sie gerade Projektmanager geworden sind, gibt es eine Reihe von Dingen, die Sie tun können, um ein positives Arbeitsumfeld und ein erfolgreiches Ergebnis zu gewährleisten.

Schritte

Teil 1 von 3: Ein Projektteam zu einem Ziel führen

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Schritt 1. Identifizieren und kommunizieren Sie ein Ziel

Bei größeren Projekten wird es viele kleinere Schritte auf dem Weg geben. Egal wie viele Personen oder Schritte beteiligt sind, stellen Sie sicher, dass Sie sich auf das Endergebnis konzentrieren. Die Fähigkeit, den Preis im Auge zu behalten, ist ein Markenzeichen erfolgreicher Projektmanager.

  • Indem Sie sich auf das Gesamtbild konzentrieren, können Sie Ihr Team auf ein gemeinsames Ziel konzentrieren und nicht auf individuelle Launen oder Interessen. Wenn das Ziel beispielsweise die Eröffnung eines neuen Einzelhandelsstandorts in der Innenstadt ist, kann sich das Team darauf konzentrieren. Wenn ein Teammitglied vorschlägt, dass es tatsächlich an einer Reihe von Pop-ups im Einkaufszentrum interessiert wäre, können Sie das Team auf Kurs halten, indem Sie die Leute daran erinnern, dass Sie bereits ein klares Ziel festgelegt haben.
  • Machen Sie das Ziel klar. Kommunizieren Sie es mündlich (wie in einem Meeting) und schriftlich (wie in einer E-Mail oder einem Memo). Auf diese Weise können Teammitglieder jederzeit auf das erklärte Ziel als Referenz zurückblicken.
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Schritt 2. Priorisieren Sie wichtige Aufgaben

Jedes Projekt hat bestimmte Dinge, die für den Erfolg am wichtigsten oder am wirkungsvollsten sind. Machen Sie diese Dinge zuerst. Wenn Sie die wichtigsten Teile des Projekts nicht priorisieren, können Sie sich in kleinen Details oder Ablenkungen verzetteln.

  • Als Projektmanager können Ihre Aufgaben darin bestehen, den Fortschritt der Teammitglieder zu überprüfen oder Besprechungen zu verfolgen. Denken Sie daran, dass Ihr Team möglicherweise darauf wartet, dass Sie bestimmte Entscheidungen genehmigen oder Dinge absegnen, bevor sie fortfahren können.
  • Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, jeden Morgen alle wichtigen Aufgaben als erstes zu erledigen. Gehen Sie nicht zum Rest Ihres Arbeitstages über, bis sie erledigt sind.
  • Möglicherweise müssen Sie E-Mail-Benachrichtigungen oder Ihr Telefon deaktivieren, um nicht durch externe Warnungen abgelenkt zu werden.
  • Wenn Sie mit Ihren hochpriorisierten Elementen fertig sind, machen Sie eine kurze Pause und gehen Sie zu den Dingen weiter unten auf Ihrer Liste.
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Schritt 3. Effizienz maximieren

Als Projektmanager liegt es in Ihrer Verantwortung, den Überblick über alle beweglichen Teile zu behalten. Wenn es etwas gibt, das Sie als potenzielles Hindernis oder eine Geschwindigkeitsbegrenzung sehen, unternehmen Sie die Schritte, um damit umzugehen, bevor es das gesamte Projekt verlangsamt.

  • Denken Sie daran, dass „ein Stich in der Zeit neun spart“. Wenn Ihr Computersystem beispielsweise eine Weile nicht aktualisiert wurde, kann es verlockend sein, das System so zu lassen, wie es ist. Das Aktualisieren des Systems und die Schulung der Mitarbeiter für neue Technologien können Zeit in Anspruch nehmen und die Dinge zunächst verlangsamen. Die Zeit für die Umstellung kann sich jedoch als sinnvoll erweisen, wenn sie das Büro nach der Implementierung tatsächlich effizienter und produktiver macht.
  • Fragen Sie Ihre Teammitglieder, ob es Dinge gibt, die Sie nicht bemerkt haben und die die Effizienz verbessern könnten.
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Schritt 4. Kommunizieren Sie den Plan effektiv

Als Manager dreht sich alles um Kommunikation. Stellen Sie bei jedem Schritt sicher, dass die Mitarbeiter Ihres Teams verstehen, was von ihnen erwartet wird und wie der Zeitplan lautet.

  • Verwenden Sie verschiedene Methoden zur Kommunikation. Sprechen Sie persönlich mit Menschen, nutzen Sie Bulletin Boards, senden Sie Einzel- und Gruppen-E-Mails.
  • Versuchen Sie immer, sowohl zu verstehen als auch verstanden zu werden. Das bedeutet, dass Sie Fragen stellen und zuhören müssen, was wichtige Aspekte einer effektiven Kommunikation sind.

Teil 2 von 3: Projektleitung demonstrieren

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Schritt 1. Seien Sie extrovertiert

Dies kann schwierig sein, wenn Sie nicht von Natur aus extrovertiert sind. Die Verwaltung von Personen und Projekten erfordert jedoch, dass Sie in der Lage sind, zu kommunizieren und den Leuten das Gefühl zu geben, in das Projekt eingebunden zu sein. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, Ihre Wertschätzung für sie und ihre Beiträge zu zeigen. Sie können dies tun, indem Sie:

  • Lächeln und Blickkontakt mit den Leuten herstellen, mit denen du arbeitest
  • Fragen Sie die Teammitglieder, wie ihre Arbeit läuft und wie Sie sie unterstützen können
  • Schaffung von Möglichkeiten für Diskussionen und Problemlösung in der Gruppe
  • Erscheinen zugänglich. Verbringen Sie nicht den ganzen Tag eingesperrt in Ihrem Büro, außer Sichtweite.
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Schritt 2. Zeigen Sie persönlichen Mut

Ein großes Projekt kann selbst für den erfahrensten Projektmanager entmutigend sein. Stellen Sie sicher, dass Sie „von vorne führen“. Das bedeutet, sich in die Lage zu versetzen, Risiken einzugehen, Fehler zu machen und Entscheidungen zu treffen.

  • Zeigen Sie, dass Sie mit Leidenschaft und Engagement bei Ihrer Arbeit sind.
  • Wenn Sie andere immer auffordern, den Hals herauszuhalten und persönliche Risiken einzugehen, verlieren sie möglicherweise das Vertrauen in Sie als Führungskraft.
  • Denken Sie daran, dass es in Ordnung ist, es zu vermasseln. Wenn Sie einen Fehler oder eine falsche Entscheidung machen, lassen Sie andere wissen, dass Sie Verantwortung übernehmen, und entschuldigen Sie sich gegebenenfalls.
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Schritt 3. Zeigen Sie Charisma

Viele Leute denken, dass Charisma etwas ist, mit dem man geboren wird, und nicht etwas, das man lernen kann. Es gibt jedoch viele Möglichkeiten, Charisma zu kultivieren und zu demonstrieren. Menschen fühlen sich zu charismatischen Führern hingezogen und finden es normalerweise angenehm, für sie zu arbeiten.

  • Zeigen Sie Ihre Emotionen. Charismatische Menschen lassen andere wissen, wenn sie erfreut, aufgebracht, aufgeregt oder nervös sind. Du denkst vielleicht, dass du deine Gefühle verbergen musst, um professionell zu wirken. Es gibt jedoch einen guten Mittelweg, den charismatische Menschen zu treffen wissen.
  • Zeigen Sie Ihr Interesse an anderen sowie an den Dingen, die an Ihnen interessant sind. Scheuen Sie sich nicht, eine interessante Geschichte über sich selbst zu erzählen, wenn sie den Leuten hilft, mit Ihnen in Kontakt zu treten.
  • Zeigen Sie Ihre Intelligenz. Versuchen Sie nicht, Ihre eigene Intelligenz oder Fähigkeiten zu verbergen. Sie sind ein Teil dessen, was Sie dorthin gebracht hat, wo Sie sind.
  • Seien Sie detailorientiert im Umgang mit anderen Menschen. Beachten Sie kleine Dinge über Ihre Interaktionen, wie Körpersprache, Mimik und Sprache.
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Schritt 4. Seien Sie optimistisch

Andere Leute in Ihrem Team können manchmal das Vertrauen in das Projekt verlieren. Sie fühlen sich möglicherweise überfordert oder sind sich des letztendlichen Ergebnisses nicht sicher. Bewahren Sie als Manager eine optimistische Einstellung, damit jeder weiß, dass Sie zuversichtlich sind, das Endziel zu erreichen.

  • Setzen Sie auf eine „Can Do“-Haltung. Wenn jemand in Ihrem Team in Schwierigkeiten gerät, springen Sie ein, um seine Bemühungen zu unterstützen.
  • Seien Sie bereit, den Plan anzupassen, wenn die Dinge nicht zu funktionieren scheinen.
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Schritt 5. Haben Sie einen starken Sinn für Teamwork

Als Projektmanager müssen Sie den Wert des Teams schätzen. Auch wenn alle Beteiligten individuell an unterschiedlichen Aspekten des Projekts arbeiten, liegt es in Ihrer Verantwortung sicherzustellen, dass die Leute verstehen, wie die Teile zusammenpassen und voneinander abhängig sind.

  • Sie können Projektmeetings abhalten oder sich treffen, um Teammitgliedern zu helfen, zu sehen, wie ihre Arbeit zusammenpasst, und andere im Team kennenzulernen.
  • Denken Sie daran, dass jede Rolle wichtig ist. Behandeln Sie einige Teammitglieder nicht so, als ob ihre Beiträge wichtiger wären als die anderer.
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Schritt 6. Delegieren

Du kannst nicht alles alleine schaffen. Vielleicht haben Sie viele Fähigkeiten, die Sie zum Projektmanager gemacht haben; Sie müssen jedoch sicherstellen, dass auch der Rest Ihres Teams ausreichend Verantwortung trägt.

  • Weisen Sie Aufgaben basierend auf den Stärken der Personen zu. Es gibt keinen Grund, Menschen Jobs zu geben, auf die sie nicht vorbereitet sind.
  • Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob jemand eine Rolle übernehmen kann, geben Sie ihm einen Kumpel oder ein Team. Schauen Sie regelmäßig bei ihnen vorbei, um zu sehen, wie es ihnen geht.
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Schritt 7. Achten Sie darauf, dass Sie die Teammitglieder nicht „mikroverwalten“

Das erstickt Kreativität und erstickt die Motivation. Verfolgen Sie den Fortschritt der verschiedenen Projektfunktionen in angemessenen zeitlichen Abständen und lassen Sie den Teammitgliedern die Freiheit, produktiv zu arbeiten.

Teil 3 von 3: Risiken und Probleme für ein Projekt managen

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Schritt 1. Identifizieren Sie potenzielle Risiken

Jedes Projekt ist mit gewissen Risiken verbunden. Dies können finanzielle Risiken für das Unternehmen oder andere Arten von Risiken sein. Erstellen Sie zu Beginn jedes Projekts eine Liste von Dingen, die wie Risiken aussehen könnten, und halten Sie diese Liste griffbereit.

  • Risiken können sehr konkret sein, wie zum Beispiel: „Wir zahlen für einen größeren Arbeitsplatz, aber wir erhalten möglicherweise nicht genug Aufträge, um die Mieterhöhung zu lohnen.“
  • Risiken können auch personelle Gründe haben, wie zum Beispiel: „Wir haben einen neuen Abteilungsleiter eingestellt, aber er ist noch sehr jung und unerfahren in diesem Bereich.“
  • Es können persönliche Risiken für Sie bestehen, wie zum Beispiel: „Wenn ich die vom Vorstand festgelegte Quote nicht erfülle, könnte ich meine Position verlieren.“
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Schritt 2. Führen Sie ggf. eine Risikoanalyse durch

Einige Projekte oder Unternehmen erfordern eine Risikoanalyse, bevor ein Projekt beginnt. Dies kann ein großartiges Werkzeug sein, um Ihnen als Manager zu helfen, zu wissen, welche Risiken sinnvoll sind und wie Risiken vermieden oder verringert werden können.

Möglicherweise können Sie selbst eine Risikoanalyse durchführen, oder es gibt jemanden in Ihrem Unternehmen, der dafür zuständig ist

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Schritt 3. Bewerten Sie die Risiken kontinuierlich

Es ist großartig, zu Beginn eines Projekts eine Liste der Risiken zu erstellen. Mit der Entwicklung des Projekts werden sich die Risiken jedoch wahrscheinlich ändern. Neue werden erscheinen und andere können sich auflösen. Halten Sie jederzeit die Augen nach möglichen Risiken offen.

  • Sie können Ihrer ursprünglichen Liste neue Risiken hinzufügen und nicht mehr vorhandene Risiken durchstreichen.
  • Fragen Sie Ihre Teammitglieder, ob ihnen auf dem Weg etwas aufgefallen ist, das ein neues Risiko darstellen könnte.
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Schritt 4. Bereiten Sie sich auf das Unbekannte vor

Egal wie viel Sie planen, es wird immer Überraschungen geben und Dinge, auf die Sie sich nicht vorbereiten können. Sie können jedoch Ihr Bestes geben, um sicherzustellen, dass Sie für einen Curveball bereit sind, falls einer in Ihre Richtung kommt.

  • Stellen Sie beispielsweise sicher, dass in jedem Budget zusätzliches Geld für Eventualitäten vorhanden ist. Sie können auf unerwartete Kosten stoßen und möchten diese leicht decken können.
  • Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Personal haben. Wenn jemand krank wird oder das Projekt verlassen muss, möchte man sich nicht stark unterbesetzt fühlen.
  • Sichern Sie alle Dateien und relevanten Informationen.
  • Führen Sie Pläne des oberen Managements durch, um sicherzustellen, dass es keine Dinge gibt, die Sie übersehen haben, oder wichtige Faktoren, die Sie nicht kennen.
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Schritt 5. Gehen Sie Risiken so schnell wie möglich an

Sobald Sie ein Risiko identifiziert haben, ergreifen Sie Maßnahmen. Sie sind möglicherweise nicht in der Lage, das Problem vollständig zu lösen oder das Risiko zu beseitigen, aber Sie können wahrscheinlich einen Weg finden, das Risiko zu minimieren oder mögliche Auswirkungen abzuschwächen.

  • Wenn Sie bemerken, dass eine Person in Ihrem Team aus irgendeinem Grund haftbar ist, behalten Sie sie im Auge und stellen Sie sicher, dass sie die Unterstützung und Aufsicht hat, die sie benötigen, um das Projekt so wenig wie möglich zu gefährden.
  • Wenn das Projekt aufgrund seines Umfangs und Zeitrahmens riskant ist, bitten Sie um eine Verlängerung oder sprechen Sie mit dem oberen Management über ein realistischeres Ziel.
  • Wenn Gefahren für die persönliche Sicherheit von Personen bestehen, wenden Sie sich sofort an diese. Niemand sollte in einer Situation arbeiten, die seine körperliche oder geistige Gesundheit gefährden könnte.

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