Die Earned Value Analysis ist eine bewährte Methode, um den finanziellen Status eines Projekts genau einzuschätzen. Durch diese Berechnung können Manager den Fortschritt objektiv beurteilen und Ressourcen verwalten, um das Projekt abzuschließen. Darüber hinaus ist es ein effektives Mittel, um die Gesamtkosten eines Projekts bei Abschluss und den Zeitaufwand zu prognostizieren, der von verschiedenen Mitarbeitern oder Ressourcen benötigt wird. Führen Sie die folgenden Schritte aus, um den verdienten Wert zu berechnen.
Schritte
Teil 1 von 3: Bestimmung der Schlüsselkennzahlen für das Projekt
Schritt 1. Bereiten Sie einen Projektzeitplan vor
Um die Leistungsfähigkeit der Earned Value Analysis zu nutzen, muss Ihr Zeitplan definieren, wann jede Projektaufgabe erledigt werden soll und wie viel jede Aufgabe kosten soll. Beginnen Sie damit, einen Raum zum Ausfüllen eines Projektzeitplans zu erstellen, entweder auf Papier oder in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Microsoft Excel.
- Listen Sie die Aufgaben auf, die zum Abschließen des Projekts erforderlich sind. Alle Aufgaben sollten enthalten sein.
- Identifizieren Sie die Ressourcen, die zum Ausführen jeder Aufgabe erforderlich sind. Berücksichtigen Sie Arbeit und Material.
- Stellen Sie sich zum Beispiel vor, ein Sicherheitsunternehmen bewirbt sich um einen Regierungsauftrag. Dies erfordert zwei separate Aufgaben: das Zusammenstellen und Schreiben des Angebotsdokuments sowie die Überprüfung auf Übereinstimmung mit behördlichen Standards. Diese beiden Aufgaben würden separat aufgelistet, zusammen mit den Mitarbeitern (Ressourcen) und jeglicher anderen Ausrüstung, die zu ihrer Erledigung benötigt wird.
Schritt 2. Bestimmen Sie die Menge jeder Ressource, die für jede Aufgabe benötigt wird
Im Allgemeinen ist dies eine Anzahl von Stunden, die für die Erledigung der Aufgabe benötigt werden, getrennt nach Ressource (im Beispiel nach Mitarbeiter).
In unserem Beispiel erfordert die erste Aufgabe 20 Stunden Zeit von Mitarbeiter A und die zweite erfordert 30 Stunden Zeit von Mitarbeiter B. Jeder Mitarbeiter arbeitet in diesem Fall nur an einer Aufgabe
Schritt 3. Ermitteln Sie die Stückkosten für jede Ressource, die für die Arbeit ein Stundensatz sind
Dies können Stundenlöhne für Mitarbeiter oder die Kosten für den Betrieb notwendiger Maschinen oder Geräte für einen bestimmten Zeitraum sein.
In unserem Beispiel verdient Mitarbeiter A 25 US-Dollar pro Stunde, Mitarbeiter B jedoch 50 US-Dollar pro Stunde
Schritt 4. Bestimmen Sie die erwarteten Kosten für jede Aufgabe
Sie müssen für diesen Schritt einige grundlegende Mathematik durchführen.
- Multiplizieren Sie den Stundensatz für jede erforderliche Arbeitsressource mit der Anzahl der erforderlichen Stunden.
- Berechnen Sie dieses Produkt für alle erforderlichen Arbeitsressourcen.
- Berechnen Sie die Gesamtkosten der Materialien, die für die Durchführung der Aufgabe erforderlich sind.
- Fügen Sie zusätzliche Kosten für Gegenstände wie Ausrüstungsmiete, Versicherung, Transport, staatliche Gebühren usw. hinzu.
- Die Summe sind die budgetierten Kosten für die Aufgabe.
- Stellen Sie sich beispielsweise vor, dass die erwarteten Kosten für den Abschluss des Sicherheitsvertragsangebots die Kosten für die Löhne und Materialien der Mitarbeiter sind, zuzüglich einer staatlichen Einreichungsgebühr. Multiplizieren und addieren Sie die Lohnsätze jedes Mitarbeiters mit der Anzahl der Stunden, die jeder arbeitet. In diesem Fall sind dies 500 $ für Mitarbeiter A (25 $/h * 20 Stunden) und 1500 $ für Mitarbeiter B (50 $/h * 30 Stunden). Darüber hinaus schätzen Sie, dass die Mitarbeiter im Laufe des Projekts Materialien im Wert von 200 US-Dollar verwenden werden und am Ende eine einmalige Einreichungsgebühr von 300 US-Dollar von der Regierung gezahlt wird.
- Bei Aufteilung in separate Aufgaben bedeutet dies, dass die Kosten für die erste Aufgabe, die von Mitarbeiter A erledigt wird, 750 USD betragen (500 USD Lohn für Mitarbeiter A und die Hälfte sowohl der Materialkosten als auch der staatlichen Gebühr). Die Kosten der zweiten Aufgabe sind die Lohnkosten von Mitarbeiter B zuzüglich der anderen Hälfte der prognostizierten Materialkosten und der staatlichen Gebühr, also 1750 USD (1500 USD + 100 USD + 150 USD).
Schritt 5. Schätzen Sie die Zeitdauer jeder Aufgabe ab
Dies ist die verstrichene Zeit, um die Aufgabe abzuschließen, nicht der Arbeitsaufwand (aufgewandte Zeit), der zum Ausführen der Aufgabe erforderlich ist.
Im Beispiel arbeiten die Mitarbeiter A und B parallel zu diesem Projekt an anderen Aufgaben. Sie schätzen, dass die erforderliche Gesamtdauer zwei Wochen (10 Werktage) beträgt
Schritt 6. Identifizieren Sie die Voraussetzungen für jede Aufgabe
Voraussetzung sind die Aufgaben, die abgeschlossen sein müssen, bevor die gegebene Aufgabe gestartet werden kann.
Eine Aufgabe, die beispielsweise erledigt werden muss, bevor Mitarbeiter A mit der Erstellung eines Angebotsdokuments beginnen kann, besteht darin, das öffentliche Auftragsangebot zu analysieren und eine Liste der Anforderungen zu erstellen, die in der Einreichung des Unternehmens erforderlich sind
Schritt 7. Planen Sie Ihr Projekt und Ihre Aufgaben
Verwenden Sie Projektplanungssoftware oder bestimmen Sie manuell Start- und Endtermine für jede Aufgabe. Tabellenkalkulationsprogramme werden oft für kleine Projekte verwendet.
Beispielsweise würde das Sicherheitsunternehmen ein Start- und Enddatum für das Regierungsauftragsprojekt festlegen, das den erwarteten Zeitrahmen von zwei Wochen berücksichtigt. Dies ermöglicht der Einfachheit halber eine Woche für die erste Aufgabe und eine für die zweite
Teil 2 von 3: Berechnung des Earned Value
Schritt 1. Ermitteln Sie die für das Projekt bis zum Projektstatusdatum angefallenen Istkosten
Die Gesamtsumme wird als Ist-Kosten (AC) oder Ist-Kosten der geleisteten Arbeit (ACWP) bezeichnet. Diese Zahl wird später bei der Berechnung des Ertragswerts nützlich sein.
Stellen Sie sich vor, dass die Sicherheitsfirma zu diesem Zeitpunkt eine Woche und einen Tag in ihrem Regierungsauftragsprojekt ist. Zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen Ausgaben in Höhe von 1.600 USD für dieses Projekt verbucht (einschließlich der Hälfte der Regierungsgebühr, die als Aufwand für die erste Aufgabe erfasst wurde, obwohl sie noch nicht bezahlt wurde). Dies sind die tatsächlichen Kosten
Schritt 2. Berechnen Sie den geplanten Wert
Der geplante Wert sind im Wesentlichen die budgetierten Kosten des Projekts bis zum Projektstatusdatum (das Datum, an dem Sie den Ertragswert berechnen). Es wird auch als geplante Gesamtkosten der geplanten Arbeit (BCWS) bezeichnet.
Im Beispiel ist der geplante Wert des Projekts die budgetierten Kosten der beiden Aufgaben zu diesem Zeitpunkt, also 750 $ für die abgeschlossene Aufgabe 1 (in der ersten Woche abgeschlossen) und ein Fünftel von Aufgabe 2 (da wir einen Tag in der die fünftägige Dauer der Aufgabe 2). Dies bedeutet, dass Aufgabe 2 einen geplanten Wert von 350 USD (1/5 * 1750 USD) hat und der geplante Gesamtwert 750 USD + 350 USD oder 100 USD beträgt
Schritt 3. Ermitteln Sie den prozentualen Abschluss des Projekts
Identifizieren Sie Aufgaben, die begonnen, aber noch nicht abgeschlossen sind. Schätzen Sie den Prozentsatz, der für jede dieser Aufgaben erledigt wurde. Bereits erledigte Aufgaben werden als 100 % erledigt protokolliert.
Stellen Sie sich vor, dass Aufgabe 1 in vier Tagen vorzeitig abgeschlossen wurde und Aufgabe 2 am Ende von Woche 1 statt am geplanten Start in Woche 2 gestartet wurde. Sie schätzen, dass Aufgabe 2 zu 40 % abgeschlossen ist
Schritt 4. Berechnen Sie den verdienten Wert
Multiplizieren Sie den geplanten Wert jeder Aufgabe mit dem abgeschlossenen Prozentsatz. Die Summe ist der verdiente Wert (EV) oder die budgetierten Arbeitskosten (BCWP).
Multiplizieren Sie den Fertigstellungsprozentsatz von Aufgabe 1 von 100 % mit dem geplanten Wert von 750 USD, um einen verdienten Wert von 750 USD zu erhalten. Dann multiplizieren Sie den Abschlussprozentsatz von Aufgabe 2 von 40 % mit dem geplanten Wert von 1750 USD, um einen verdienten Wert von 700 USD zu erhalten. Addieren Sie diese, um einen verdienten Wert von 750 USD + 700 USD oder 1.450 USD zu erhalten
Teil 3 von 3: Berechnung des Ertragswerts
Schritt 1. Berechnet die Planabweichung (SV)
Subtrahieren Sie die budgetierten Kosten der geplanten Arbeit (geplanter Wert) von den budgetierten Kosten der ausgeführten Arbeit (eingenommener Wert).
- SV = BCWP - BCWS oder SV = EV - PV
- Eine positive Planabweichung zeigt an, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist. Negativ bedeutet, dass es im Rückstand ist.
- Im Beispiel wäre dies der verdiente Wert von 1.450 USD minus dem geplanten Wert von 1.100 USD. Dies ergibt 350 USD, ein positives Ergebnis, das anzeigt, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist.
Schritt 2. Berechnen Sie den Schedule Performance Index (SPI)
Teilen Sie die budgetierten Kosten der ausgeführten Arbeit durch die budgetierten Kosten der geplanten Arbeit.
- SPI = BCWP / BCWS oder SPI = EV/PV
- Wenn der SPI größer als 1 ist, liegt das Projekt vor dem Zeitplan. Bei weniger als 1 liegt das Projekt hinter dem Zeitplan.
- Im Beispiel wäre dies der verdiente Wert von 1.450 USD geteilt durch den geplanten Wert von 1.100 USD, was einen SPI von 1,32 ergibt. Dieses Ergebnis ist größer als 1, was darauf hinweist, dass das Projekt dem Zeitplan voraus ist.
Schritt 3. Berechnen Sie die Kostenabweichung (CV)
Subtrahieren Sie die tatsächlichen Kosten der ausgeführten Arbeit von den budgetierten Kosten der ausgeführten Arbeit.
- CV = BCWP - ACWP oder CV = EV - AC
- Eine positive Kostenabweichung zeigt an, dass das Projekt unter Budget liegt.
- Im Beispiel wäre dies der verdiente Wert von 1.450 USD abzüglich der tatsächlichen Kosten von 1.600 USD. Dies ergibt -150 USD. Das negative Ergebnis bedeutet, dass das Projekt das Budget überschreitet und das Unternehmen in einigen Bereichen möglicherweise zu viel ausgibt.
Schritt 4. Berechnen Sie den Cost Performance Index (CPI)
Teilen Sie die budgetierten Arbeitskosten durch die tatsächlichen Arbeitskosten.
- VPI = BCWP / ACWP oder VPI = EV/AC
- Wenn der CPI größer als 1 ist, liegt das Projekt unter Budget. Wenn es kleiner als 1 ist, liegt das Projekt über dem Budget.
- Für das Sicherheitsunternehmen ergibt ihr verdienter Wert von 1.450 US-Dollar geteilt durch die tatsächlichen Kosten von 1.600 US-Dollar einen CPI von 0,91, was bedeutet, dass das Projekt über dem Budget liegt.
Schritt 5. Berechnen Sie die budgetierten Kosten für das gesamte Projekt, indem Sie die BCWS oder PV für alle Projektaufgaben hinzufügen
Die resultierende Summe wird als "Budget at Completion" (BAC) bezeichnet.
Dies sind einfach die kombinierten budgetierten Kosten der beiden Aufgaben, die 750 US-Dollar (Aufgabe eins) plus 1.750 US-Dollar (Aufgabe zwei) für insgesamt 2.500 US-Dollar betragen
Schritt 6. Berechnen Sie die Schätzung bei Fertigstellung (EAC)
Es gibt zwei verschiedene Möglichkeiten, diese Messung zu berechnen. Sie sollten die Methode verwenden, die für die spezifischen Umstände Ihres Projekts besser geeignet ist.
- Wenn die aktuelle Kostenabweichung das Ergebnis eines Ereignisses ist, das wahrscheinlich nicht andauern wird, ist die BCWS für den Rest des Projekts wahrscheinlich noch gültig. Ziehen Sie die Kostenabweichung vom Budget bei Fertigstellung ab, um die geschätzten tatsächlichen Kosten zu erhalten: EAC = BAC - CV. Im Beispiel wäre dies 2.500 $ - (-150 $), was mit dem negativen Vorzeichen, das das Subtraktionszeichen aufhebt, 2.500 $ + 150 $ oder 650 $ ergibt.
- Wenn die aktuelle Kostenabweichung das Ergebnis von Umständen ist, die wahrscheinlich anhalten werden (z. B. höhere als erwartete Arbeitskosten), teilen Sie das Budget bei Fertigstellung durch den Kostenleistungsindex, um die Gesamtprojektkosten zu schätzen: EAC = BAC / CPI. Im Beispiel wären dies 2.500 $/0,91, was ungefähr 2.750 $ ergibt.
