So verwalten Sie ein Projekt (mit Bildern)

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So verwalten Sie ein Projekt (mit Bildern)
So verwalten Sie ein Projekt (mit Bildern)
Anonim

Ein Projekt ist eine große Verantwortung, aber Sie können es leichter handhaben, indem Sie es im Voraus planen. Dies geschieht, indem die Ziele Ihres Projekts identifiziert und in umsetzbare Schritte unterteilt werden. Während Sie sich der Budget- oder Zeitbeschränkungen bewusst bleiben, müssen Sie Ihre Pläne anpassen, während das Projekt Gestalt annimmt. Dann führen Sie das Projekt durch die Kommunikation mit den Projektmitgliedern zum Erfolg.

Schritte

Teil 1 von 3: Projekt skizzieren und Aufgaben zuweisen

Verwalten eines Projekts Schritt 1

Schritt 1. Identifizieren Sie die Ziele des Projekts

Nehmen Sie sich Zeit, um den Zweck Ihres Projekts zu beschreiben und zu beschreiben, was damit erreicht wird. Schreiben Sie dies in ein paar Sätzen auf ein Whiteboard, ein Computerdokument oder ein Papier. Gestalten Sie die Beschreibung so konkret und leicht verständlich wie möglich.

  • Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, so zu tun, als würden Sie eine Einführungsansage für das fertige Produkt schreiben. Stellen Sie sich vor, wie das Projekt aussehen wird, wenn Sie damit fertig sind.
  • „Ein Haus bauen“ist zum Beispiel eine sehr einfache Beschreibung. „Baue ein gläsernes Strandhaus mit 3 Schlafzimmern“ist anschaulicher und nützlicher.
Verwalten eines Projekts Schritt 2

Schritt 2. Erstellen Sie eine To-Do-Liste mit den zu bewältigenden Aufgaben

Finden Sie Wege, um die Ziele des Projekts zu erreichen. Beginnen Sie mit den großen Schritten und listen Sie sie unter Ihrem Ziel auf. Dadurch erhalten Sie eine grundlegende Vorstellung davon, was Sie tun müssen. Teilen Sie diese Schritte in kleinere auf, um sie umsetzbarer zu machen.

  • Es kann hilfreich sein, mit Ihrer Vision des endgültigen Projekts zu beginnen und herauszufinden, was Sie tun müssen, um es in die Realität umzusetzen.
  • Wenn Sie beispielsweise eine Website erstellen, müssen Sie Grafiken erstellen, Codierung bereitstellen und den Text der Seite schreiben.
  • Ein umsetzbarer Schritt könnte sein: „Wende einen Filter auf das Bild des Elefanten an und poste es dann auf der Website.“
Verwalten eines Projekts Schritt 3

Schritt 3. Gehen Sie die Liste mit Ihrem Team durch

Lassen Sie Ihr Team die Liste ansehen und ihre Meinung äußern. Oftmals werden sie sich weitere kleine Schritte einfallen lassen, die erforderlich sind, um die von Ihnen aufgeführten Schritte auszuführen. Durch die gemeinsame Nutzung dieser Schritte wird auch sichergestellt, dass alle, die an dem Projekt arbeiten, auf derselben Seite sind.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine Mindmap zu erstellen. Listen Sie dazu zunächst die großen Aufgaben auf und zeichnen Sie dann „Zweige“, die sie mit kleineren Schritten und Ideen verknüpfen. Machen Sie unbedingt ein Foto von der Karte oder bewahren Sie das Papier auf

Verwalten eines Projekts Schritt 4

Schritt 4. Schätzen Sie den Zeitbedarf und die Kosten für jeden Schritt ab

Gehen Sie zu jedem der aufgelisteten Schritte zurück und berechnen Sie, welche Ressourcen Sie verwenden werden, um sie zu erreichen. Ihre Vermutung wird nicht 100% genau sein, aber sie sollte Ihnen ein Gefühl dafür geben, was erforderlich ist, um das Projekt abzuschließen. Denken Sie daran, dass Aufgaben, die Ihre Gruppe noch nicht erledigt hat, zusätzliche Zeit und Geld kosten, also berücksichtigen Sie dies.

  • Sie können herausfinden, wie viel Zeit und Geld eine Aufgabe in Anspruch nimmt, indem Sie online suchen und Personen fragen, die sie bereits ausgeführt haben. Ein erfahrener Programmierer kann Ihnen beispielsweise sagen, wie lange es dauert, ein neues Programm für Ihre Website zu erstellen.
  • Es kann hilfreich sein, Aufgaben, die auf unbestimmte Zeit andauern können, eine bestimmte Zeit zuzuweisen. Schreiben Sie zum Beispiel: „Wir werden bis zu 20 Stunden damit verbringen, das grafische Layout zu erstellen.“
  • Wenn Sie sich über die Kosten eines Schritts nicht sicher sind, können Sie auflisten, wie viel Zeit und Geld Sie bereit sind, für den Schritt aufzuwenden. Schreiben Sie zum Beispiel: „Dieser Abschnitt unserer Spielwelt muss innerhalb von 2 Monaten fertig sein und weniger als 1.000 US-Dollar kosten.“
Ein Projekt verwalten Schritt 5

Schritt 5. Organisieren Sie die Aufgaben in einer Zeitleiste

Gehen Sie nun zurück zu Ihrer großen Liste von Schritten und ordnen Sie die Schritte in eine funktionierende Reihenfolge um. Sie können die Aufgaben in Phasen mit Fristen gruppieren, was nützlich ist, um Ihr Team auf Kurs zu halten.

  • Wenn Sie beispielsweise eine Website erstellen, können Projektphasen oder Meilensteine ​​das Erstellen, Entwerfen und Testen sein.
  • Wenn Sie einen Meilenstein oder eine Phase abgeschlossen haben, kann es hilfreich sein, die Arbeit Ihres Teams zu würdigen. Sende ihnen eine ermutigende Nachricht, kaufe ihnen Donuts oder tue etwas anderes, das sie inspiriert.
Verwalten eines Projekts Schritt 6

Schritt 6. Weisen Sie den Projektteilnehmern Aufgaben zu

Entscheiden Sie, an welchen Aufgaben Ihre Gruppenmitglieder arbeiten werden. Sprechen Sie dazu mit jeder Person, um ihre Stärken und Fachgebiete herauszufinden. Sie können auch einen Teil der Verantwortung aufteilen, indem Sie Projektmitglieder freiwillig für verschiedene Teile engagieren.

Zum Beispiel möchten Sie wahrscheinlich, dass ein Grafiker den visuellen Aspekt des Projekts übernimmt. Sie können die Bauarbeiten dann jemand anderem zuweisen

Teil 2 von 3: Probleme im Projekt managen

Verwalten eines Projekts Schritt 7

Schritt 1. Überprüfen Sie das Budget und die Frist des Projekts

Addieren Sie Ihre Zeit- und Kostenschätzungen und überprüfen Sie dann die zugewiesenen Aufgaben. Möglicherweise stellen Sie fest, dass das Projekt zu groß und zu kompliziert ist, um es zeit- und budgetgerecht abzuschließen, oder Sie haben nicht genügend Mitarbeiter. Sie müssen Änderungen vornehmen, um das Projekt abzuschließen.

Beispielsweise haben Sie möglicherweise nur noch wenige Wochen Zeit, um Ihr Videospiel fertigzustellen. Sie müssen das Spiel beenden, testen und die Fehler beheben, indem Sie mehr Leute einstellen oder das Veröffentlichungsdatum verschieben

Verwalten eines Projekts Schritt 8

Schritt 2. Verschieben Sie die Frist nach hinten, wenn Sie das Projekt nicht rechtzeitig fertigstellen können

Wenn Sie feststellen, dass Sie mehr Zeit benötigen, um das Projekt abzuschließen, informieren Sie die Person, die das Projekt beauftragt hat. Möglicherweise sind sie bereit, die Frist zu verlängern. Es ist wichtig, dass Sie sofort fragen, damit sich Ihr Team anpassen kann, egal was passiert.

Denken Sie daran, dass eine verlängerte Frist bedeutet, dass das Projekt mehr Zeit und Geld kostet. Wenn dies Ihr Projekt betrifft, stellen Sie sicher, dass Sie dies berücksichtigen

Verwalten eines Projekts Schritt 9

Schritt 3. Holen Sie mehr Leute hinzu, wenn das Projekt schneller abgeschlossen werden muss

Möglicherweise müssen Sie sich beeilen, um die Frist einzuhalten, oder das Projekt hat möglicherweise noch nicht zugewiesene Aufgaben zu erfüllen. Bitten Sie den Projektorganisator um Hilfe oder finden Sie Personen, die einige der Aufgaben übernehmen können.

In einem geschäftlichen Umfeld bedeutet mehr Arbeiter, dass die Projektabwicklung mehr kostet. Stellen Sie sicher, dass Sie das Budget erhöhen können, um dies zu kompensieren

Verwalten eines Projekts Schritt 10

Schritt 4. Beseitigen Sie einige der Schritte, um das Projekt schneller abzuschließen

Manchmal ist Ihre anfängliche Vision des Projekts nicht möglich. Schneiden Sie einige der Schritte aus, um sich auf die wichtigen Funktionen des Projekts zu konzentrieren. Dies wird Ihnen helfen, alle Budget- oder Terminprobleme zu erfüllen.

Zum Beispiel müssen Videospielentwickler oft Funktionen streichen, die zu kostspielig sind oder nicht vor dem Erscheinungsdatum des Spiels fertig gestellt werden können

Verwalten eines Projekts Schritt 11

Schritt 5. Entscheiden Sie, wie Sie Worst-Case-Szenarien beheben können

Überlegen Sie, was während des Projekts am wahrscheinlichsten schief geht. Um diese zu planen, schreiben Sie auf, wie Sie diese Probleme vermeiden und behandeln können, wenn sie auftreten.

Sie könnten beispielsweise befürchten, dass der Kunde das Projekt in letzter Minute ändert. Um dies zu kompensieren, beschließen Sie, die Dokumentation der Arbeit aufzubewahren und dem Kunden häufige Aktualisierungen zur Verfügung zu stellen

Teil 3 von 3: Am Projekt arbeiten

Verwalten eines Projekts Schritt 12

Schritt 1. Halten Sie ein Kickoff-Meeting ab, um das Projekt zu beginnen

Treffen Sie sich ein letztes Mal mit Ihrem Team, bevor Sie mit der Arbeit am Projekt beginnen. Gehen Sie den Plan noch einmal gemeinsam durch, um sicherzustellen, dass alle wissen, was das Projekt ist und was von ihnen erwartet wird.

  • Dies ist ein guter Zeitpunkt, um Ihre Erwartungen an Statusaktualisierungen zu erläutern.
  • Dies sollte nicht das erste Mal sein, dass Ihr Team, Ihre Chefs oder Kunden von Ihren Projektplänen erfahren. Halten Sie diese während der Planungsphase auf dem Laufenden.
Verwalten eines Projekts Schritt 13

Schritt 2. Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrem Team, um den Fortschritt des Projekts zu überwachen

Ihr Team sollte Sie regelmäßig über seine Arbeit informieren. Lassen Sie sie wissen, dass sie Sie sofort über alle Bedenken oder Probleme informieren sollten, die sie haben. Sie müssen diese Dinge wissen, damit Sie das Projekt auf Kurs halten können.

  • Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, eine bestimmte Zeit auszuwählen, z. B. am Ende der Woche, um einen obligatorischen Check-in durchzuführen.
  • Wenn ein Projektmitglied vergisst, Sie zu aktualisieren, wenden Sie sich an ihn. Fragen Sie sie, wie das Projekt läuft und welche Fortschritte sie gemacht haben.
Verwalten eines Projekts Schritt 14

Schritt 3. Aktualisieren Sie den Client über den Fortschritt des Projekts

Unabhängig davon, ob der Projektersteller ein Chef, Einkäufer oder Lehrer ist, erzählen Sie ihm, wie das Projekt läuft. Senden Sie ihnen eine kurze E-Mail oder rufen Sie an, wenn eine wichtige Phase abgeschlossen ist oder ein Problem auftritt. Eine gute Kommunikation gibt Ihnen die Gewissheit, dass das Projekt in guten Händen ist.

Beispielsweise kann ein Universitätsprofessor von Ihnen verlangen, Meilensteinberichte zu Ihrem Promotionsprojekt einzureichen, um sicherzustellen, dass die Arbeit fristgerecht abgeschlossen wird

Verwalten eines Projekts Schritt 15

Schritt 4. Passen Sie den Plan nach Bedarf an, um die Arbeit zu erledigen

Projekte laufen normalerweise nicht perfekt, daher müssen Sie Ihre Pläne ändern. Wenn ein Schritt nicht mehr abgeschlossen werden kann, finden Sie neue Wege, um das Endziel zu erreichen, das Sie sich zuvor vorgestellt haben.

Sie können beispielsweise die Frist anpassen, das Budget anpassen, einige Schritte auslassen oder Ihr Team bitten, heute zusätzliche Arbeit zu leisten

Verwalten eines Projekts Schritt 16

Schritt 5. Überprüfen Sie das Projekt und lernen Sie aus dem, was passiert ist

Wenn das Projekt abgeschlossen ist, gehen Sie zurück und sehen Sie sich Ihre Pläne an. Fragen Sie sich, was an dem Projekt gut und schlecht war und was hätte besser gemacht werden können. Entscheiden Sie, ob das Projekt Ihrer ursprünglichen Vision entspricht.

Bitten Sie Ihr Team um Feedback. Sie werden höchstwahrscheinlich viele Erkenntnisse für Sie haben, die Ihr nächstes Projekt verbessern können

Tipps

  • Lernen Sie alle an Ihrem Projekt kennen und wissen, was sie brauchen. Je mehr Sie über ihre Rollen wissen, desto wahrscheinlicher wird das Projekt ein Erfolg.
  • Achten Sie immer auf den Projektstatus. Sie sind der Manager, also fragen Sie bei Bedarf immer nach Statusaktualisierungen.
  • Vermeiden Sie es, so zu tun, als wüssten Sie alles. Die anderen Projektmitglieder haben vielleicht Ideen, an die Sie nie gedacht hätten.
  • Stehen Sie zu Ihren Fehlern und unterstützen Sie Ihr Team immer. Dies macht Sie zu einem besseren Manager.

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