3 Möglichkeiten, mehrere Projekte zu verwalten

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3 Möglichkeiten, mehrere Projekte zu verwalten
3 Möglichkeiten, mehrere Projekte zu verwalten
Anonim

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist es wahrscheinlich, dass Sie zu jeder Zeit an mehr als einer Sache arbeiten müssen. Um kontinuierlich erfolgreich zu sein, müssen Sie wissen, wie Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Dies beginnt damit, dass Sie allem, woran Sie arbeiten, Prioritäten zuweisen, detaillierte Pläne schreiben und Projektinformationen zusammenhalten. Sie können üben, zuerst an gefürchteten Projekten zu arbeiten, zwischen Projekten zu wechseln, wenn Sie nicht weiterkommen, und sinnlose Aufgaben zu reduzieren. Wenn Sie andere Leute managen, ist es gut zu wissen, wie sie kommunizieren, und stellen Sie sicher, dass Sie die Leute delegieren und arbeiten lassen.

Schritte

Methode 1 von 3: Effizient organisieren

Mehrere Projekte verwalten Schritt 1

Schritt 1. Priorisieren Sie Ihre Projekte, um den Überblick zu behalten

Nicht alles, woran Sie arbeiten, hat die gleiche Auszahlung oder Konsequenzen, wenn Sie es nicht beenden. Während Sie an Projekten arbeiten und Ihrer Liste ständig weitere hinzufügen, verwenden Sie eine Art System, um sich daran zu erinnern, was das Wichtigste ist und was Sie für lange Zeit aufschieben können.

  • Eine Möglichkeit, Prioritäten zu setzen, besteht darin, sich zu merken, wann Dinge fällig sind, und sicherzustellen, dass Sie hauptsächlich an den Dingen arbeiten, die am ehesten fällig sind. Sie müssen im Laufe der Zeit immer noch an längerfristigen Projekten arbeiten, anstatt zu warten, bis die Frist abgelaufen ist.
  • Sie können auch basierend auf der Größe des Projekts oder der Schwierigkeit, es zu erledigen, Prioritäten setzen. Es kann hilfreich sein, schwierigen Projekten eine höhere Priorität zu geben, damit Sie sie nicht in letzter Minute verschieben und überstürzen.
  • Entwickeln Sie ein Farbcodierungssystem, das Ihnen einen Überblick über die relativen Prioritätsstufen bietet. Wie auch immer Sie sich entscheiden, Prioritäten zuzuweisen, Rot die höchste, Lila die mittlere und Blau die Stufe, die Sie aufhalten können.

EXPERTENTIPP

Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas

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CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“In general, I find it useful to think ahead in the day in terms of how I’m going to spend my time, based on these priorities. I try to map out how much each project needs from me on a daily basis and plan accordingly.”

Mehrere Projekte verwalten Schritt 2

Schritt 2. Schreiben Sie für jedes Projekt einen detaillierten Prozess auf

Jedes Projekt umfasst mehrere Phasen, Schritte oder Aspekte. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Projekte in bestimmte Arbeitsabschnitte zu unterteilen. Schreiben Sie diese auf und erstellen Sie einen Plan für die einzelnen Schritte des Prozesses. Weisen Sie jeder Aufgabe ein Zeitlimit zu und halten Sie sich daran, aber überschätzen Sie, wie lange es dauern wird, damit Sie ein gewisses Polster haben.

  • Dies ist die Art von Angewohnheit, die so aussehen mag, als würde sie nur zusätzliche Zeit in Anspruch nehmen, aber wenn Sie eine detaillierte Anleitung haben, was zu tun ist, bevor Sie beginnen, hilft es, sich davor zu schützen, unterwegs etwas zu vergessen.
  • Haben Sie keine Angst, die Details zu übertreiben, denn je mehr Sie die Dinge erweitern, desto klarer wird es, was Sie tun müssen. Außerdem werden Sie das Gefühl haben, mehr zu erreichen, wenn Sie jeden kleinen Teil des Projekts durcharbeiten.

EXPERTENTIPP

Elizabeth Douglas

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CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas

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CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, advises:

“For this, try to understand what the needs of each project are on a daily basis, a weekly basis, even an hour-by-hour basis. Knowing the demands of each project will help you make a better plan for how to spend your time. You should also be sure to give yourself time for any random, surprise needs of a project.”

Mehrere Projekte verwalten Schritt 3

Schritt 3. Bewahren Sie wichtige Informationen an einem einzigen, dafür vorgesehenen Ort auf

Die Speicherung wichtiger Informationen zu Ihren verschiedenen Projekten an einem Ort trägt dazu bei, dass Sie nie den Überblick verlieren. Dies kann ein Notizbuch oder eine Tabellenkalkulation oder ein bestimmter Ordner für alle Projektdokumente bedeuten. Dieser einzelne Ort könnte Abschnitte mit grundlegenden Informationen zu allen Projekten und spezifischen Informationen zu jedem einzelnen Projekt enthalten.

  • Wenn es nicht sinnvoll ist, Informationen aus einzelnen Projekten an einem zentralen Ort zu speichern, sollten Sie zumindest alle Informationen für jedes einzelne Projekt an einem Ort speichern.
  • Wenn Sie mit einem Team arbeiten, das alle Zugriff auf den Dokumentensatz benötigt, stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Passwörter oder Kopien von physischen Dokumenten vorhanden sind.
  • Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollten Sie in Erwägung ziehen, seine Dokumente in den Papierkorb zu legen (wenn dies sinnvoll ist) oder alle Informationen des Projekts zu verschieben. Vielleicht würden Sie Ihre Arbeit niemals wegwerfen oder löschen, aber Sie können sie zumindest an einem separaten Ort aufbewahren, der speziell für fertige Artikel vorgesehen ist.

Methode 2 von 3: Aufrechterhaltung der Produktivität

Mehrere Projekte verwalten Schritt 4

Schritt 1. Suchen Sie sich etwas aus, das Sie fürchten, und machen Sie sich morgens als Erstes daran, daran zu arbeiten

Dinge zu vermeiden, vor denen du Angst hast, macht es nie einfacher, sie zu tun. Zwingen Sie sich früh am Tag, die harten Dinge in Angriff zu nehmen, während Sie etwas frisch sind. Sie werden selten aufhören, sich vor etwas zu fürchten, wenn Sie es länger aufschieben. Sobald die gefürchtete Aufgabe erledigt ist, fühlen Sie sich wie eine Last aufgehoben und spornen Sie für den Rest des Tages an.

  • Gefürchtete Aufgaben sind möglicherweise nicht immer Dinge, die am höchsten priorisiert werden, aber es ist eine Ausnahme von der Prioritätsregel.
  • Wenn Sie Angst vor etwas haben, das auch eine zeitaufwändige Aufgabe ist, sollten Sie dies im Hinterkopf behalten. Vielleicht können Sie eines Tages einen wesentlichen Teil des Prozesses morgens in Angriff nehmen und am nächsten Tag morgens beenden.

EXPERTENTIPP

Elizabeth Douglas

Elizabeth Douglas

CEO of wikiHow Elizabeth Douglas is the CEO of wikiHow. Elizabeth has over 15 years of experience working in the tech industry including roles in computer engineering, user experience, and product management. She received her BS in Computer Science and her Master of Business Administration (MBA) from Stanford University.

Elizabeth Douglas

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CEO of wikiHow

Elizabeth Douglas, CEO of wikiHow, adds:

“Consider a to-do list to motivate you here as well. A to-do list lets you have the joy of marking things off as you get them done, which can motivate you to get through those tough tasks.”

Mehrere Projekte verwalten Schritt 5

Schritt 2. Nehmen Sie Kurskorrekturen vor, wenn Sie auf eine Wand treffen

Sie werden Zeiten haben, in denen Sie an etwas Wichtigem arbeiten, aber Sie stoßen einfach an eine Wand und hören auf, Fortschritte zu machen. An die Wand zu starren und sich selbst zu verprügeln ist nicht hilfreich, also mache einen reibungslosen Übergang zu anderen Arbeiten. Möglicherweise müssen Sie schnell zurückkommen, aber eine Pause wird Ihnen helfen, produktiver zu bleiben.

  • Das Umschalten auf eine andere Aufgabe ist möglicherweise nicht immer eine Option, insbesondere wenn Sie unter Zeitdruck stehen. Betrachten Sie Ihre Situation und handeln Sie entsprechend. Vielleicht haben Sie keine Zeit, um komplett zu einem anderen Projekt zu wechseln, aber Sie können fünf Minuten verschnaufen und sich neu konzentrieren.
  • Wenn Sie die Zeit haben, sich einem anderen Projekt zu widmen, schenken Sie diesem Ihre volle Aufmerksamkeit. Es nützt nichts, Projekte zu wechseln, wenn Sie beim ersten Mal im Kopf hängen bleiben.
Mehrere Projekte verwalten Schritt 6

Schritt 3. Beseitigen Sie unnötige Aspekte der Arbeit

Sie haben vielleicht Gewohnheiten, während Sie an Projekten arbeiten, aber Sie erkennen, dass diese Dinge nicht direkt zur vorliegenden Arbeit beitragen. Machen Sie sich keine zusätzliche Arbeit. Bewerten Sie Ihre Prozesse und suchen Sie nach Dingen, mit denen Sie aufhören können. So gewinnen Sie Zeit für wichtige Dinge und rationalisieren Ihre Bemühungen.

  • Vielleicht erstellen Sie zum Beispiel immer ein thematisches Schwarzes Brett für neue Projekte, was eigentlich nur eine Taktik ist, um den Anfang zu verzögern. Oder vielleicht fallen Ihnen lustige Codenamen für Teammitglieder ein, die Sie aber während des Projekts nie wirklich verwenden.
  • Sie möchten nicht anfangen, Dinge auszublenden, die lohnende Praktiken sind, sondern versuchen, ehrlich zu sein, was die Dinge beitragen und was nicht.

Methode 3 von 3: Mit anderen zusammenarbeiten

Mehrere Projekte verwalten Schritt 7

Schritt 1. Setzen Sie Grenzen und sagen Sie nein

Sie haben eine Grenze dafür, wie viel Sie realistisch verwalten können. Es ist wichtig, diese Grenze zu kennen und im Sweet Spot zu bleiben. Wenn Sie maximal ausgelastet sind und sich eine andere Gelegenheit bietet, lernen Sie, nein zu sagen. Es kann besser sein, etwas zu verpassen und tatsächlich das zu erledigen, was Sie bereits haben, als ein anderes Projekt anzunehmen und alle zu scheitern.

  • Um herauszufinden, wo genau Ihre Grenze liegt, kann einiges Ausprobieren erforderlich sein. Wenn Sie es beim ersten Mal nicht richtig hinbekommen, geben Sie sich nicht auf. Irgendwie muss man sein Limit finden, auch wenn man den Ball ein- oder zweimal fallen lässt.
  • Vielleicht können Sie sich das neu angebotene Projekt nicht entgehen lassen. Überlegen Sie genau, wann dies der Fall ist. Sie können eine Brücke niederbrennen, indem Sie etwas loslassen, an dem Sie bereits gearbeitet haben.
Mehrere Projekte verwalten Schritt 8

Schritt 2. Weisen Sie Aufgaben zu und führen Sie keine Mikroverwaltung durch

Wenn Sie ein Team haben, mit dem Sie zusammenarbeiten oder das Sie beaufsichtigen, ist es immer am besten, so viel Arbeit wie möglich zu delegieren. Sie neigen dazu, die Kontrolle zu haben, aber Sie haben Menschen, die aus einem bestimmten Grund helfen. Geben Sie den Leuten zu Beginn eines Projekts Aufgaben und lassen Sie sie tun, was ihnen zugewiesen wird. Nehmen Sie die Kontrolle nicht auf halbem Weg zurück.

  • Wenn Sie gute Mitarbeiter haben, kann eine Gruppe von Menschen mehr erreichen als Sie allein. Wenn Sie dazu neigen, die gesamte Arbeit zu erledigen, aber das Delegieren eine Option ist, ziehen Sie in Betracht, einen Teil der Arbeit abzugeben. Wenn Ihnen Arbeiter zur Verfügung stehen, lassen Sie ihre Hilfe nicht ungenutzt.
  • Wenn Sie das Sagen haben, liegt es immer noch in Ihrer Verantwortung, sicherzustellen, dass alles erledigt wird. Legen Sie einige Zeiten fest, in denen Sie den Fortschritt überprüfen und Ihr Team dann allein lassen, außer zu diesen bestimmten Zeiten.
Mehrere Projekte verwalten Schritt 9

Schritt 3. Lernen Sie die Kommunikationsstile Ihrer Teammitglieder kennen und arbeiten Sie mit ihnen zusammen

Sie können für Leute verantwortlich sein, die ganz anders arbeiten als Sie. Um effektiv zu sein, müssen Sie das akzeptieren. Wenn Sie wissen, wie jedes Mitglied Ihres Teams am besten kommuniziert, können Sie mehr erledigen. Gehen Sie ein wenig auf jede Person ein, ohne es zu übertreiben, damit Sie die bestmögliche Arbeit aus ihnen herausholen können.

  • Dies könnte insbesondere für Kommunikationsformen wie Telefon und E-Mail gelten. Einige Teammitglieder bevorzugen möglicherweise einen Anruf, wenn Sie ihnen Feedback geben. Andere schätzen die Effizienz von E-Mail.
  • Es gilt auch dafür, wer gerne scherzt, wer es vorzieht, ernst zu sein und wie Sie Feedback gestalten müssen. Sie möchten mit Ihrem Team so gut wie möglich auskommen, damit es mit Ihnen zusammenarbeiten möchte.
  • Machen Sie sich Notizen zu Ihren Mitarbeitern, damit Sie sicher sein können, dass Sie das, was Sie über sie erfahren, anwenden. Sie können sie direkt nach einigen ihrer Vorlieben fragen oder es besser im Laufe der Zeit herausfinden.
Mehrere Projekte verwalten Schritt 10

Schritt 4. Bleiben Sie in der Kommunikation bezüglich des Fortschritts

Unabhängig davon, ob Sie verantwortlich sind oder jemand anderem Bericht erstatten, sind Fortschrittsaktualisierungen wichtig. Legen Sie Zeiten mit den Personen fest, für die Sie verantwortlich sind, damit diese Sie auf dem Laufenden halten. Seien Sie proaktiv, wenn Sie Ihrem Vorgesetzten Bericht erstatten, während Sie Dinge erledigen. Konsistente, wenn nicht sogar konstante Updates sorgen dafür, dass ein Projekt reibungslos voranschreitet.

  • Es kann hilfreich sein, in verschiedenen Phasen eines Projekts Fristen für den Fortschrittsbericht festzulegen. Dies kann bei kurzen Projekten täglich oder bei laufenden Projekten einmal pro Woche sein.
  • Dies ist besonders wichtig, wenn ein Teil eines Projekts auf dem vorherigen Teil aufbaut. Wenn Tom darauf wartet, dass Leslie ihre Rolle beendet hat, bevor er an seiner arbeiten kann, muss er wissen, wie weit sie fortgeschritten ist.
  • Es ist wichtig, am Anfang Erwartungen an den Umgang mit Fortschrittsaktualisierungen zu setzen. Sie wollen nicht die Hälfte eines Projekts hinter sich bringen und die Leute mit einem Fortschrittscheck überraschen.

Tipps

  • Setze dir selbst ein Ziel, um jeden Tag etwas zu beenden.
  • Wenn Sie können, lassen Sie die Teammitglieder auswählen, woran sie arbeiten, damit Sie ihre volle Zustimmung haben.
  • Lassen Sie etwas Flexibilität in Ihren Plänen für eventuelle Eventualitäten.

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