Wie man die Effektivität der Kommunikation misst: 14 Schritte

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Wie man die Effektivität der Kommunikation misst: 14 Schritte
Wie man die Effektivität der Kommunikation misst: 14 Schritte
Anonim

Effektive Kommunikation ist im Geschäft sehr wichtig. Egal, ob Sie versuchen, Kollegen/Mitarbeitern etwas mitzuteilen oder eine erfolgreiche Marketing- oder Informationskampagne zu erstellen, Sie möchten es gut machen. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese Kommunikation zu messen, können Sie feststellen, was funktioniert und was Sie überdenken müssen.

Schritte

Teil 1 von 3: Festlegen von Grenzen für das, was Sie messen werden

Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 1

Schritt 1. Wählen Sie 1-2 Kommunikationsarten aus, die Sie messen möchten, um Ihr Studium zu fokussieren

In einem Unternehmen haben Sie vielfältige Möglichkeiten. Sie können die interne Kommunikation messen, indem Sie sich E-Mails ansehen, oder die externe Kommunikation, indem Sie die Antworten in den sozialen Medien überprüfen. Versuchen Sie, Ihren Anwendungsbereich einzugrenzen, damit Ihre Bewertung effektiver ist.

  • Beginnen Sie mit der Entscheidung, welchen Bereich Sie sich ansehen möchten: interne Kommunikation und externe Kommunikation sind die beiden Hauptkategorien. Als Nächstes zielen Sie auf einen bestimmten Bereich innerhalb der Kategorie, die Sie auswerten möchten, z. B. E-Mails, Reichweite in sozialen Medien, eine Marketingkampagne oder eine Informationskampagne.
  • Sehen Sie sich die externe Kommunikation an, um zu entscheiden, ob Marketingkampagnen oder Informationskampagnen effektiv sind. Untersuchen Sie die interne Kommunikation, um zu überprüfen, ob Sie Ihre Mitarbeiter erreichen und das Verhalten bei Bedarf ändern.
  • Sie können auch prüfen, wie effektiv Informationskampagnen sind, indem Sie beispielsweise Antworten von Ihrer Zielgruppe anfordern.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 2

Schritt 2. Konzentrieren Sie sich auf einen Aspekt der Effektivität, um Ihre Studie nützlicher zu machen

"Effektivität" kann verschiedene Dinge bedeuten, und die Effektivität Ihres Projekts wird anders aussehen als bei jedem anderen Projekt. Beispielsweise könnte es bedeuten, dass das Publikum die Kommunikation verstanden und sein Verhalten geändert hat. Alternativ fand das Publikum die Kommunikation vielleicht zugänglich und informativ. Entscheiden Sie, was bei Ihrer Messung am wichtigsten ist, und das wird Ihnen helfen, die Wirksamkeit zu messen.

Effektiv zu sein könnte sich darauf beziehen, dass Sie Ihr Publikum angesprochen und ermutigt haben, mit dem Unternehmen zu interagieren

Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 3

Schritt 3. Legen Sie fest, welche Phasen der Kommunikation Sie messen möchten

Bei jeder unternehmensinternen oder externen Kommunikation müssen Sie die Kommunikation vorbereiten, umsetzen und dann die Wirkung überprüfen. Jede dieser Ebenen ändert die Effektivität der Kommunikation, da jeder Teil die Endnachricht beeinflusst.

  • Zum Beispiel müssen Sie in der Vorbereitungsphase bei der Entwicklung der Botschaft Ihre Fakten klarstellen, über geeignete Daten verfügen, die Sie Ihrem Publikum präsentieren können, und die Informationen auf eine für das Publikum sinnvolle Weise präsentieren. In der Umsetzungsphase ist es wichtig, wen Sie erreichen und wie viele Personen Sie erreichen. In der Wirkungsphase ist die Anzahl der Personen entscheidend, die die Botschaft aufnehmen oder ihr Verhalten ändern.
  • Alle diese Teile tragen dazu bei, wie effektiv die Kommunikation ist.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 4

Schritt 4. Verbinden Sie Ihre Bewertung mit einem Endziel, um sie hilfreicher zu machen

Sie haben wahrscheinlich Ziele für Ihre Kommunikation, wie zum Beispiel die Öffentlichkeit zu informieren, interne Richtlinienänderungen vorzunehmen oder eine andere Unternehmenskultur zu fördern. Was auch immer Ihre Unternehmensziele sind, sie beeinflussen, was Sie messen, wenn Sie eine bestimmte Art von Kommunikation betrachten.

  • Vielleicht möchten Sie auch mit Kunden ins Gespräch kommen oder den Umsatz steigern.
  • Wenn es beispielsweise eines Ihrer Ziele ist, Kunden zu binden und Sie die externe Kommunikation in sozialen Medien messen möchten, können Sie eine Formel entwickeln, um zu überprüfen, wie viele Beiträge beantwortet wurden und welche Arten von Beiträgen am beliebtesten waren.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 5

Schritt 5. Erstellen Sie nach Möglichkeit eine Baseline für Ihre Bewertung

Die Baseline ist das, was Ihr Publikum wusste, bevor Sie ihm irgendwelche Informationen gaben. Diese Art von Baseline kann je nach Ihren Bedürfnissen informell oder formell sein. Wenn Sie jedoch keine Baseline haben, können Sie nicht messen, wie viel mehr das Publikum nach der Kommunikation mit dem Unternehmen weiß oder mit ihm interagiert.

  • Eine Baseline ist wie eine Kontrollgruppe in einer Forschungsstudie.
  • Eine informelle Baseline könnte beispielsweise eine einzelne Person sein, die eine zufällige Stichprobe von Personen in Ihrem Unternehmen fragt, wie viel sie über eine interne Richtlinie wissen. Wenn die Person feststellt, dass fast niemand die Richtlinie kennt, gibt Ihnen das einen Ausgangspunkt.
  • Für eine formellere Basis können Sie eine Informationsumfrage verwenden, um festzustellen, wie viel Ihr Publikum über ein bestimmtes Thema weiß.
  • Eine Basisbewertung kann auch die Werte des Publikums bestimmen, die sich auf die Kommunikation auswirken könnten, sowie die Einstellung des Publikums zu einem bestimmten Thema.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 6

Schritt 6. Legen Sie Meilensteine ​​für Ihr Projekt fest, um Sie bei Ihren Messungen zu unterstützen

Ein Meilenstein ist ein kleiner Punkt auf dem Weg zu einem größeren Ziel. Wenn Sie Meilensteine ​​setzen, können Sie die Effektivität der Kommunikation besser messen, da Sie sehen, wie sich die Dinge im Laufe der Zeit ändern. Legen Sie Meilensteine ​​mit bestimmten Dingen fest, die Sie messen können, und legen Sie dann Fristen fest.

  • Letztendlich sollten Ihre Meilensteine ​​Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, was Ihnen helfen sollte, Ihr Gesamtziel zu erreichen.
  • Vielleicht ist es Ihr ultimatives Ziel, in einem Jahr 50.000 mehr Kunden in den sozialen Medien zu gewinnen. Sie können dies in kleinere Meilensteine ​​aufteilen, wie z. B. "Nennen Sie einen Social-Media-Lehrstuhl", "Erhöhen Sie das Social-Media-Engagement" und "Erstellen Sie eine bestimmte Social-Media-Persönlichkeit für das Unternehmen". Andere Meilensteine ​​könnten sein, "3.000 Follower im ersten Monat zu bekommen" oder "20 Posts in den ersten 2 Wochen zu machen".

Teil 2 von 3: Entscheidung für eine Evaluationsart

Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 7

Schritt 1. Verwenden Sie eine qualitative Analyse, um zu sehen, wie viele Personen Sie erreichen

Diese Art der Analyse misst einfach den Zugriff. Sie können es verwenden, um die Anzahl der Personen zu messen, die Ihre Kommunikation gelesen oder mit ihr beschäftigt haben. Dies ist hilfreich, um die Zugänglichkeit der Informationen zu bestimmen, z. B. wer sie sehen kann und wer nicht. Sie können diese Art der Auswertung für die interne oder externe Kommunikation in jeder Phase dieser Kommunikation verwenden.

  • Bei dieser Art der Analyse ist es einfach ein Zahlenspiel. Sie können sehen, wie viele Personen auf eine interne Datei zugegriffen haben. Sie könnten Personen bitten, auf eine Informations-E-Mail zu antworten, um sicherzustellen, dass sie sie gelesen haben.
  • In den sozialen Medien können Sie zählen, wie viele Personen Ihrem Unternehmen gefolgt sind, bestimmte Beiträge geliked oder Antworten hinterlassen haben.
  • Bei einer Coupon-Kampagne können Sie zählen, wie viele Personen den Coupon verwendet haben, und nach Postleitzahlen fragen, um die von Ihnen erreichten Gebiete zu ermitteln.
  • Sie können sogar bereits gesammelte Daten zu diesem Zweck verwenden, z. B. um zu sehen, wie viele Personen Ihre Website nach einer bestimmten Outreach-Kampagne besuchen. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie während des gesamten Evaluierungsprozesses Daten sammeln, nicht nur am Ende, da Sie diese dann im Laufe der Zeit an Ihren Meilensteinen messen können.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 8

Schritt 2. Probieren Sie Umfragen aus, um herauszufinden, wie die Leute die Nachricht erhalten

Dies funktioniert gut, um festzustellen, ob die Kommunikation tatsächlich die gewünschte Veränderung beim Publikum bewirkt. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Veränderung informierter sein soll oder ein anderes Verhalten etablieren soll; eine Umfrage kann bei dieser Art der Messung dennoch hilfreich sein.

  • Machen Sie Ihre Umfrage zu einer Kombination aus qualitativen und quantitativen Daten. Stellen Sie beispielsweise Fragen, auf die das Publikum antworten kann, indem Sie eine Zahl auf einer Skala von 1 bis 10 auswählen, und bitten Sie dann um Feedback zu diesen Fragen, wie z 1 ist überhaupt nicht interessiert. Bitte erzählen Sie uns mehr über Ihre Antwort."
  • Alternativ könnten Sie fragen, ob eine Anzeige dazu führt, dass die Person das Produkt eher oder weniger kauft. Versuchen Sie beispielsweise: "Ist dieses Video mehr oder weniger wahrscheinlich, dass Sie unser Produkt in Zukunft kaufen?" mit den Antworten „Weniger wahrscheinlich“, „Neutral“und „Eher wahrscheinlich“.
  • Eine Umfrage kann verwendet werden, um das Wissen Ihres Publikums über Ihre Kommunikation zu testen, nach den Gefühlen und Reaktionen der Person auf die Kampagne zu fragen oder zu erfahren, wie sie die Wahrnehmung des Unternehmens durch die Person verändert hat.
  • Diese Art der Auswertung ist für alle Kommunikationsarten in jeder Phase dieser Kommunikation von Vorteil.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 9

Schritt 3. Verwenden Sie Beratungsgruppen oder Experten, um den Wahrheitsgehalt und die Wirksamkeit der Nachricht zu bewerten

Wenn Sie sich Sorgen machen, wie die Nachricht wahrgenommen wird oder ob die Nachricht technisch korrekt ist, möchten Sie möglicherweise nicht, dass Ihre Zielgruppe sie bewertet. Stattdessen sollten Sie sie zuerst von Experten überprüfen lassen, um sicherzustellen, dass die Kommunikation das tut, was Sie von ihr erwarten.

  • Dies kann technische Experten, Marketingexperten, Board-Reviews oder Legal-Reviews umfassen, um nur einige zu nennen.
  • Dies funktioniert am besten für die Vorbereitungsphase der Kommunikation. Während Sie es für die interne Kommunikation verwenden können, ist es sinnvoller, es für die externe zu verwenden, da es um die Wahrnehmung geht.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 10

Schritt 4. Fordern Sie informelles Feedback von Benutzern an, um die Wahrnehmung zu beurteilen

Nicht alle Datenerhebungen müssen mit einer Umfrage oder Analyse formalisiert werden. Manchmal können subjektive Daten genauso nützlich sein. Sie können beispielsweise in Online-Foren Fragen stellen, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie die Leute eine bestimmte Kampagne wahrnehmen. Diese Art von Feedback kann in jeder Phase des Prozesses für die interne oder externe Kommunikation verwendet werden.

  • Du könntest zum Beispiel etwas fragen wie: "Was hältst du von der neuen Werbekampagne der Rainbow Company?"
  • Alternativ können Sie mit Personen an Ihrem Arbeitsplatz sprechen, um festzustellen, ob die Personen die neuesten Informationen, die Sie ihnen gegeben haben, gelesen und aufgenommen haben.
  • Während Sie diese Fragen nicht formell stellen müssen, können Sie die Antworten formal analysieren. Das heißt, Sie könnten sie in „überwiegend negativ“, „neutral“und „überwiegend positiv“kategorisieren und dann prüfen, wie viele Antworten Sie jeweils haben.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 11

Schritt 5. Überprüfen Sie Ihre Verkäufe, um festzustellen, ob Sie Ihr Publikum zum Kauf überzeugt haben

Wenn Sie eine Marketingkampagne messen, können Sie anhand der Auswirkungen auf Ihre Verkäufe feststellen, wie gut Ihre Kampagne funktioniert hat. Wenn Ihre Verkäufe steigen, war Ihre Kommunikation in gewisser Weise erfolgreich, da Sie Ihr Publikum zum Kauf überredet haben, was eine Verhaltensänderung darstellt. Wenn sie sinken, haben Sie entweder Ihr Publikum nicht erreicht oder Ihre Kampagne hat die falsche Botschaft gesendet.

  • Dies funktioniert auch außerhalb des Vertriebs. Wenn Sie eine Informationskampagne durchführen, beachten Sie, ob sich das Verhalten Ihres Publikums als Reaktion auf die Kampagne durch Beobachtung ändert. Wenn Sie beispielsweise eine Kampagne durchgeführt haben, um eine lokale Bevölkerung über die Vorteile einer kostenlosen Ernährungsklinik aufzuklären, und mehr Menschen auftauchen, war Ihre Kampagne wahrscheinlich effektiv.
  • Dies funktioniert am besten für die externe Kommunikation und konzentriert sich auf die Ergebnisphase.

Teil 3 von 3: Umsetzung Ihrer Bewertungen

Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 12

Schritt 1. Messen Sie Ihre Ergebnisse mit den von Ihnen festgelegten Meilensteinen

Wenn Sie Ihre Daten sammeln, vergleichen Sie sie mit Ihren Meilensteinen, da diese Ihnen sagen, ob Sie Ihre Kommunikationsziele erreichen. Ihre Meilensteine ​​sollten bereits messbar sein, Sie müssen also nur sehen, ob die Daten übereinstimmen. Wenn einer Ihrer Meilensteine ​​beispielsweise darin bestand, 1.000 weitere Kunden in den sozialen Medien zu gewinnen, können Sie die Daten überprüfen und feststellen, ob Sie auf Ihren Social-Media-Plattformen so viel mehr Follower haben.

  • Hoffentlich erreichen oder übertreffen Sie Ihre Meilensteine ​​und Ihre Daten spiegeln dies wider. Wenn ja, können Sie mit Ihrer Kampagne wie bisher fortfahren, da sie zu funktionieren scheint.
  • Wenn nicht, müssen Sie Ihre Aktivitäten neu bewerten.
Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 13

Schritt 2. Bewerten und richten Sie Ihre Meilensteine ​​nach Bedarf neu aus

Manchmal waren Ihre Meilensteine ​​möglicherweise zu ehrgeizig, und das ist in Ordnung. Sie können neue Meilensteine ​​setzen, die sinnvoller und erreichbarer sind, z. In anderen Fällen können Sie feststellen, dass das, was Sie tun, nicht funktioniert und Sie eine neue Kommunikationskampagne planen müssen. Verbringen Sie einige Zeit damit, sich darauf zu konzentrieren, was sich ändern muss, damit Sie effektiver sein können.

Wenn Sie beispielsweise kein Glück haben, Kunden in sozialen Medien zu gewinnen, müssen Sie möglicherweise Ihre Herangehensweise ändern, z. B. Ihre Antworten auf Kunden persönlicher und ansprechender gestalten. Alternativ können Sie diese Ressourcen in eine effektivere Kampagne verschieben

Messen Sie die Effektivität der Kommunikation Schritt 14

Schritt 3. Legen Sie Belohnungen für das Erreichen von Meilensteinen fest, um die Effektivität zu erhöhen

Prämien sind eine großartige Möglichkeit, Mitarbeiter zu motivieren, die gesetzten Meilensteine ​​zu erreichen. Sie können Boni und Gehaltserhöhungen als Belohnung verwenden, wenn Sie dazu berechtigt sind. Sie können jedoch auch andere lustige Belohnungen erhalten, z. B. ein Abendessen oder eine Party im Büro, wenn Sie bestimmte Meilensteine ​​​​erfüllen.

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