So führen Sie eine Montage durch (mit Bildern)

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So führen Sie eine Montage durch (mit Bildern)
So führen Sie eine Montage durch (mit Bildern)
Anonim

Versammlungen sind ein wichtiger Bestandteil des Schullebens. Sie bringen Schüler, Lehrer, Mitarbeiter und andere Mitglieder der Schulgemeinschaft zusammen und bieten Möglichkeiten, die Bildung der Schüler zu bereichern. Als Schulverwalter, Lehrer oder Leiter einer Schülervertretung werden Sie möglicherweise irgendwann aufgefordert, eine Versammlung abzuhalten. Eine Versammlung zu organisieren und durchzuführen kann eine komplizierte und stressige Aufgabe sein, aber mit einer guten Planung können Sie Ihre nächste Versammlung zu einem positiven Erlebnis für Ihre Schule machen.

Schritte

Teil 1 von 3: Planung Ihrer Montage

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Schritt 1. Bestimmen Sie ein Thema für die Baugruppe

Eine Schulversammlung kann eine großartige Gelegenheit sein, einen Gemeinschaftsgeist zwischen Schülern, Lehrern und Mitarbeitern zu schaffen. Der Inhalt der Versammlung muss jedoch für die Teilnehmer interessant und relevant sein. Bevor Sie mit der Organisation Ihrer Veranstaltung beginnen, überlegen Sie, worum es gehen soll.

  • Wenn Sie beispielsweise eine Versammlung zur Feier des Earth Day veranstalten, können Sie sich darauf konzentrieren, wie Schüler ihren CO2-Fußabdruck reduzieren können.
  • An einem ersten Tag der Schulversammlung können Sie den Schülern eine allgemeine Einführung in die Regeln und die Kultur der Schule geben.
  • Versuchen Sie, den Inhalt der Versammlung mit Themen zu verknüpfen, über die Ihre Schüler bereits Vorkenntnisse haben, z. B. eine Unterrichtseinheit, an der sie kürzlich im Unterricht gearbeitet haben. Dadurch fühlt es sich für sie ansprechender und relevanter an.
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Schritt 2. Führen Sie eine Checkliste mit den Dingen, die vor und während der Montage zu tun sind

Die Organisation einer Baugruppe ist eine komplexe Aufgabe, und Sie müssen viel im Auge behalten. Führen Sie eine Liste aller Dinge, die Sie in jeder Phase des Prozesses tun müssen, und haken Sie sie nach und nach ab.

  • Lassen Sie einen Kollegen Ihre Checkliste durchgehen, um sicherzustellen, dass Sie alle wichtigen Punkte aufgenommen haben.
  • Ihre Checkliste könnte Dinge wie die Kontaktaufnahme mit potentiellen Rednern, die Organisation von Erfrischungslieferungen und die Reservierung von audiovisueller Ausrüstung beinhalten.
  • Möglicherweise müssen Sie Ihre Checkliste im weiteren Verlauf des Planungsprozesses überarbeiten und erweitern.
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Schritt 3. Bewerben Sie 1 oder mehrere Sprecher

Sie benötigen mindestens eine Person, die bei der Versammlung als Referent anwesend ist. Beginnen Sie so früh wie möglich damit, jemanden zu rekrutieren, da Sie einen für ihn geeigneten Termin vereinbaren und ihm viel Zeit zur Vorbereitung geben müssen.

  • Sprechen Sie im Vorfeld mit Ihrem Referenten über das Thema der Versammlung und welche Rolle er bei der Veranstaltung spielen soll.
  • Ihr Redner könnte ein Mitglied des Schulpersonals (z. B. ein Lehrer oder ein Administrator), ein Schüler oder sogar ein besonderer Gast (z. B. ein Autor, Forscher oder eine lokale Berühmtheit) sein.
  • Wenn Sie beispielsweise eine Versammlung zur Feier des Black History Month abhalten, können Sie ein prominentes Mitglied der lokalen afroamerikanischen Gemeinschaft (wie Ihren lokalen NAACP-Chapter-Präsidenten) einladen, zu sprechen.
  • Beginnen Sie, wenn möglich, mindestens 2 Monate im Voraus mit den Referenten in Kontakt zu treten. Dies gibt ihnen viel Zeit, um ihren Zeitplan zu klären und eine Präsentation vorzubereiten.
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Schritt 4. Planen Sie bei Bedarf Aktivitäten für Ihre Montage

Ihre Versammlung kann mehr als nur Reden umfassen. Sie können eine wirklich unvergessliche und ansprechende Versammlung erstellen, indem Sie andere Veranstaltungen und Aktivitäten wie Spiele, Verlosungen, Aufführungen oder Frage-und-Antwort-Sitzungen einbeziehen.

  • Versuchen Sie, die Versammlungsaktivitäten unterhaltsam und für die Klassenstufe(n) Ihrer Schule angemessen zu halten. Zum Beispiel kann eine Quiz-Herausforderung eine großartige Aktivität für eine Mittel- oder Oberschulversammlung sein. Grundschüler können körperliche Teambuilding-Aktivitäten wie Staffelrennen genießen.
  • Um lustige Ideen für Versammlungsaktivitäten zu finden, besuchen Sie Online-Ressourcen wie diese von der Washington Activity Coordinators Association:
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Schritt 5. Erstellen Sie eine Liste der Personen, die an der Versammlung teilnehmen werden

Je nach Art Ihrer Versammlung können Sie eine kleinere oder größere Teilnehmerzahl haben. Zu wissen, wer bei Ihrer Montage anwesend sein wird, ist wichtig für die logistische Planung und Sicherheit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Liste Folgendes enthält:

  • Lehrer und Mitarbeiter, die teilnehmen werden.
  • Referenten und besondere Gäste.
  • Schülergruppen (z.B. einzelne Jahrgangsstufen oder die gesamte Schülerschaft).
  • Eltern und andere externe Teilnehmer.
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Schritt 6. Planen Sie Ihre Montage zu einem geeigneten Zeitpunkt

Überprüfen Sie den Schulplan sorgfältig, um sicherzustellen, dass die Versammlung nicht mit anderen wichtigen Ereignissen wie einer Exkursion oder einer Schulsportveranstaltung kollidiert.

Neben dem Datum müssen Sie die geplante Länge der Montage berücksichtigen. Wenn Ihre Versammlung beispielsweise auf 2 Stunden festgelegt ist, versuchen Sie, sie zu einem Zeitpunkt zu planen, zu dem sie sich nicht mit anderen Schulaktivitäten überschneidet oder in diese einschneidet

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Schritt 7. Treffen Sie sich mit dem Schulpersonal, um eine Agenda und einen Managementplan zu erstellen

Sobald Sie Ihr Thema festgelegt und einen Redner engagiert haben, setzen Sie sich mit Lehrern und anderen Mitarbeitern zusammen, um die Details zu planen. Machen Sie sich während des Meetings Notizen oder bitten Sie eine andere Person, dies zu tun. Erarbeiten Sie nicht nur einen grundlegenden Veranstaltungsplan, sondern erstellen Sie auch einen Managementplan, um die Versammlung sicher, reibungslos und geordnet zu halten. Nehmen Sie sich Zeit, um Themen zu besprechen wie:

  • Was die Themen sein werden und wie lange jeder Teil der Versammlung dauern wird.
  • Welche Art von Platz und Ausrüstung benötigen Sie für die Montage.
  • Welche Rolle wird das Publikum in der Versammlung einnehmen (bspw. wird es Zeit für Diskussionen oder Frage-und-Antwort-Runden geben?).
  • Egal, ob Sie Probleme oder Herausforderungen erwarten, wie z. B. das Verhalten der Schüler oder die Bereitstellung spezieller Unterkünfte für Gäste.
  • Welche Rollen werden die verschiedenen Teilnehmer bei der Veranstaltung spielen (z. B. werden Mitarbeiter und Lehrer zur Verfügung stehen, um die Sitzplätze zu verwalten und das Verhalten der Schüler zu überwachen? Können Sie Schüler mit der Verteilung von Programmen beauftragen?).
  • Die Logistik des Sitzens der Studenten. Vielleicht möchten Sie beispielsweise die jüngsten Jahrgangsstufen vorne platzieren, da sie dadurch besser sichtbar sind und sie engagierter bleiben.
  • Wie Sie mit einer möglichen Krise umgehen. Wie würden Sie beispielsweise den Raum im Notfall am effizientesten evakuieren?
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Schritt 8. Senden Sie eine schriftliche Tagesordnung an alle Teilnehmer der Versammlung

Erstellen Sie eine formalisierte Tagesordnung basierend auf Ihrer Diskussion während des Meetings. Ihre Tagesordnung sollte an alle Lehrer, Administratoren und andere Mitarbeiter gesendet werden, die an der Versammlung beteiligt sind. Versenden Sie diese rechtzeitig vor der Versammlung (mindestens ein paar Wochen), damit alle genügend Zeit haben, sie zu überprüfen und vorzubereiten. Fügen Sie Informationen hinzu wie:

  • Datum und Uhrzeit der Montage.
  • Das Thema der Versammlung.
  • Der/die Name(n) Ihres/Ihrer Sprecher(s) oder besonderen Gast(s).
  • Der Veranstaltungskalender.
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Schritt 9. Fordern Sie alle erforderlichen audiovisuellen Geräte an

Wenn Sie davon ausgehen, dass Sie Geräte wie Projektoren, Mikrofone oder ein Soundsystem benötigen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Notwendigkeiten rechtzeitig sicherstellen. Sprechen Sie mit dem Sekretariat Ihrer Schule über die Reservierung der benötigten Geräte für den Versammlungstermin.

Einige Schulen können eine bestimmte Vorankündigungsfrist (z. B. mindestens 2 Wochen) für die Reservierung von AV-Geräten verlangen. Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Geschäftsstelle Ihrer Schule, wie lange im Voraus Sie Ihren Antrag stellen müssen

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Schritt 10. Buchen Sie Ihren Montageplatz im Voraus

Neben der Ausstattung benötigen Sie für Ihre Montage auch einen geeigneten Raum, wie einen Hörsaal, eine Aula oder eine Turnhalle. Sprechen Sie mit der Schulleitung Ihrer Schule, um sicherzustellen, dass der von Ihnen benötigte Platz am Tag Ihrer Versammlung zur Verfügung steht.

  • Verschiedene Schulen haben möglicherweise unterschiedliche Regeln dafür, wie lange im Voraus Sie einen Platz für eine Veranstaltung buchen müssen, aber Sie müssen möglicherweise mehrere Monate im Voraus planen. Einzelheiten erfahren Sie im Verwaltungsbüro Ihrer Schule.
  • Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen gewählte Raum groß genug ist, um Ihre Baugruppe sicher unterzubringen. Wenn nicht, müssen Sie die Veranstaltung möglicherweise in mehrere Teile aufteilen (z. B. 1 Versammlung für die Hälfte der Schüler der Schule und eine zweite für die andere Hälfte).
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Schritt 11. Erstellen Sie Assemblerprogramme

Sobald Sie alle Ihre Details festgelegt haben, können Sie einige formale Programme für Ihre Baugruppe entwerfen. Wenn Schüler oder Mitarbeiter an Ihrer Schule Interesse an Grafikdesign haben, können sie gerne an der Gestaltung des Programms mitwirken. Ihr Programm sollte Informationen enthalten wie:

  • Name und Thema der Versammlung (z. B. „Neubeginn und Neubeginn: Ein neues Schuljahr an der Wooster-Grundschule feiern“).
  • Datum, Uhrzeit und Ort der Montage.
  • Der Veranstaltungskalender der Versammlung.
  • Alle anderen wichtigen Details, z. B. Informationen darüber, wie Teilnehmer besondere Unterkünfte anfordern können.

Teil 2 von 3: Organisation des Versammlungsraums

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Schritt 1. Stellen Sie sicher, dass alle audiovisuellen Geräte eingerichtet sind und funktionieren

Es gibt wenige Dinge, die frustrierender sind, als eine Großveranstaltung zu starten und festzustellen, dass die AV-Ausrüstung nicht richtig funktioniert. Versuchen Sie, Ihre Ausrüstung rechtzeitig (am Vortag, wenn möglich) einzurichten und testen Sie sie, um sicherzustellen, dass es keine Probleme gibt, bevor die Montage beginnt.

Wenn Ihre Schule über einen Technologieexperten verfügt, stellen Sie sicher, dass dieser auf Abruf bereitsteht, falls während der Veranstaltung unerwartet etwas schief geht

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Schritt 2. Untersuchen Sie den Raum, um sicherzustellen, dass er sauber und in gutem Zustand ist

Führen Sie vor der Montage eine letzte Überprüfung durch, um sicherzustellen, dass keine größeren Unordnungen oder Gefahren im Raum vorhanden sind. Säubern Sie jeglichen Abfall oder verschüttete Flüssigkeiten und stellen Sie sicher, dass die Sitze alle in gutem Zustand sind.

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Schritt 3. Halten Sie Programme und andere Dokumente bereit

Während der Versammlung können Sie Handouts für Teilnehmer und Gäste bereitstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Ausdrucke für alle haben, die sie benötigen, und dass diese zu Beginn der Veranstaltung zur Hand sind und ausgegeben werden können. Möglicherweise benötigen Sie Dokumente wie:

  • Veranstaltungsprogramme
  • Feedback-Fragebögen
  • Logistische Informationen für Veranstalter und Teilnehmer
  • Informationsflyer oder Handouts zum Thema der Vollversammlung
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Schritt 4. Bereiten Sie alle Erfrischungen vor

Wenn Sie Erfrischungen bereitstellen, stellen Sie sicher, dass diese pünktlich geliefert und so eingerichtet werden, dass sie zu Beginn der Veranstaltung für Gäste und Teilnehmer verfügbar sind. Wenn Sie einen Catering-Service in Anspruch nehmen, melden Sie sich vorher (z. B. am Tag vor dem Aufbau) bei diesem an.

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Schritt 5. Melden Sie sich bei allen Teilnehmern an, um sicherzustellen, dass sie bereit sind

Führen Sie ein kurzes Gespräch mit jedem, der eine wichtige Rolle in der Versammlung spielt, nur um sicherzustellen, dass Sie alle auf dem gleichen Stand sind und jeder weiß, was ihn erwartet. Versuchen Sie dies mindestens eine oder zwei Stunden vor Beginn der Montage, falls Sie auf unerwartete Missverständnisse oder Probleme stoßen.

  • Wenn Sie Redner oder besondere Gäste haben, zeigen Sie ihnen das AV-Setup und überprüfen Sie ihren Anteil an der Veranstaltung. Gehen Sie mit ihnen kurz den Zeitplan durch. Zum Beispiel: „Zuerst halte ich eine 5-minütige Begrüßungsrede, dann stelle ich Sie vor. Du stehst an diesem Podium und kannst hier deine Dia-Präsentation auf den Schullaptop laden.“
  • Führen Sie eine kurze Nachbesprechung mit Lehrern, Schülern oder Mitarbeitern durch, die bei praktischen Angelegenheiten wie dem Sitzen von Gästen, dem Verteilen von Flyern oder dem Betrieb der AV-Ausrüstung helfen.

Teil 3 von 3: Die Versammlung abhalten

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Schritt 1. Laden Sie Ihre Gäste und Teilnehmer in den Raum ein

Um allen ein sicheres und positives Erlebnis zu bieten, sorgen Sie dafür, dass die Gäste ruhig und geordnet eintreten. Teilen Sie Ihren Gästen einige Minuten im Voraus mit, dass der Raum eröffnet wird, und rufen Sie jede Gruppe einzeln an.

  • Lassen Sie jede Gruppe in ihrem Klassenzimmer warten, bevor Sie sie rufen, damit die Hallen nicht überfüllt werden.
  • Verteilen Sie Programme und andere Materialien, wenn die Gäste den Raum betreten.
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Schritt 2. Signalisieren Sie Aufmerksamkeit, sobald alle Platz genommen haben

Dies ist besonders in einer Schule mit jüngeren Kindern wichtig, da diese während einer Versammlung aufgeregt und laut werden können. Lassen Sie sie wissen, dass die Veranstaltung nicht beginnen kann, bis alle beruhigt und ruhig sind.

  • Bitten Sie Ihre Lehrer, ihre Schüler im Voraus vorzubereiten, indem Sie ihnen mitteilen, welches Verhalten während der Versammlung erwartet wird.
  • Sie können dazu beitragen, ein Gefühl von Ordnung und Gemeinschaft zu schaffen, indem Sie die Schüler zu Beginn der Versammlung eine Gruppenaktivität durchführen lassen, z. B. ein Schullied singen oder einen Anfeuerungsruf machen.
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Schritt 3. Halten Sie eine kurze Begrüßungsrede

Nehmen Sie sich vor der Hauptveranstaltung einen Moment Zeit, um die Studenten und andere Gäste zu begrüßen. Dies ist ein guter Zeitpunkt, um kurz vorzustellen, worum es bei der Veranstaltung geht, wie der Veranstaltungsplan aussehen wird und alle anderen wichtigen Informationen, die Sie bereitstellen möchten.

  • Sie können beispielsweise kurz überprüfen, wo sich die Notausgänge befinden, und Schüler und andere Gäste bitten, ihre Telefone stumm zu schalten.
  • Halten Sie es kurz, optimistisch und auf den Punkt. Ihr Publikum (und Ihr Redner!) wird gelangweilt und unruhig, wenn Sie eine unnötig lange und wortreiche Einführung geben.
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Schritt 4. Stellen Sie Ihre(n) Redner vor und erlauben Sie ihnen, ihre Botschaft zu übermitteln

Geben Sie eine kurze biografische Skizze Ihres Sprechers (es müssen nicht mehr als ein paar Sätze sein) und eine kurze Zusammenfassung dessen, worüber er sprechen wird. Begrüßen Sie sie herzlich und ermutigen Sie Ihre Schüler und andere Gäste, ihnen eine Runde Applaus zu geben.

  • Sie könnten zum Beispiel sagen: „Dr. Glossop ist Psychologin, die seit 20 Jahren für unsere Gemeinschaft tätig ist. Er ist heute hier, um mit Ihnen über einige der Herausforderungen zu sprechen, denen Sie möglicherweise zu Beginn Ihrer Teenager-Jahre gegenüberstehen.“
  • Wenn die Präsentation ein interaktives Element enthält, kann es hilfreich sein, die Schüler zur Teilnahme zu ermutigen. Wenn der Redner beispielsweise eine Frage stellt und sich niemand meldet, um zu antworten, versuchen Sie, einen Schüler anzurufen.
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Schritt 5. Kündigen Sie den Beginn anderer Aktivitäten oder Ereignisse an

Wenn Sie neben der Präsentation Ihres Hauptredners Aktivitäten oder Veranstaltungen für die Versammlung geplant haben, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um die Veranstaltung dem Publikum vorzustellen. Beschreiben Sie kurz alle wichtigen Informationen über die Aktivität oder Veranstaltung.

Wenn die Schüler beispielsweise ein Spiel spielen, beschreiben Sie das Ziel und die Regeln

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Schritt 6. Entlassen Sie Ihre Gäste und Schüler, sobald die Versammlung abgeschlossen ist

Nachdem die Präsentation(en) und alle anderen Aktivitäten beendet sind, danken Sie allen, die teilgenommen haben (einschließlich dem Publikum) und teilen Sie ihnen mit, dass sie entlassen werden. Bitten Sie das Publikum, den Raum geordnet zu verlassen, so wie es hereingekommen ist.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Rednern und allen anderen Moderatoren oder Darstellern danken, wenn sie fertig sind, bevor Sie das Publikum entlassen. Ermutigen Sie das Publikum, ihnen eine Runde Applaus zu geben

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Schritt 7. Bitten Sie Ihre Teilnehmer um Feedback

Feedback kann sehr hilfreich sein, um Ihre nächste Montage zu einem noch besseren Erlebnis zu machen. Sie können Feedback einholen, indem Sie Ihren Gästen Papierfragebögen aushändigen oder nach der Versammlung eine Online-Umfrage durchführen.

  • Sie können sich auch nach der Veranstaltung mit dem Schulpersonal treffen, um herauszufinden, was ihrer Meinung nach gut gelaufen ist und was hätte besser laufen können.
  • Sie können die Lehrer auch ermutigen, nach der Versammlung mit ihren Schülern zu sprechen. Schließlich dient die Versammlung in erster Linie den Schülern – es ist wichtig, ihr Feedback zu hören und herauszufinden, wie Sie die Erfahrung beim nächsten Mal besser und ansprechender gestalten können.
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Schritt 8. Achten Sie darauf, den Raum nach der Veranstaltung aufzuräumen

Schalten Sie nach Abschluss der Montage alle Geräte aus und vergewissern Sie sich, dass sie ordnungsgemäß verstaut oder an ihren ursprünglichen Standort zurückgebracht werden. Beseitigen Sie alle Verschmutzungen, wie verstreute Papiere, leere Behälter oder verschüttete Erfrischungen.

Tipps

  • Wenn Sie auf der Versammlung sprechen, planen Sie Ihre Rede sorgfältig im Voraus. Schreiben Sie eine Gliederung und üben Sie sie alleine oder vor einem Freund oder Kollegen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferung selbstbewusst und ansprechend ist!
  • Wenn Sie einen besonderen Gast einladen, bei der Versammlung zu präsentieren, kann das Erstellen von Einladungskarten durch Ihre Schüler eine unterhaltsame Möglichkeit sein, dem Gast das Gefühl zu geben, willkommen zu sein und die Schüler für die Veranstaltung zu begeistern.

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