Audit durchführen: 14 Schritte (mit Bildern)

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Audit durchführen: 14 Schritte (mit Bildern)
Audit durchführen: 14 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Der Umgang mit Auditoren kann mühsam sein, da dies von den Auditierten mühsame Arbeit erfordert. Das mag unfair erscheinen, aber in Wirklichkeit hat der Auditor genauso viel zu tun. Der Unterschied besteht darin, dass der Auditor viel Recherchearbeit vor der Arbeit hat und der Auditierte während des Audits viel zu tun hat. Auditor zu sein ist eine lohnende Karriere; Obwohl der Prozess derselbe sein mag, ändert sich der Job selbst ständig, und es gibt jeden Tag etwas Neues und Anderes. Sie müssen natürlich wissen, wie man auditiert, um ein Auditor zu werden, aber sobald Sie die Grundlagen gelernt haben, ist die tatsächliche Durchführung von Audits als Auditor ziemlich einfach, aber sehr lohnend.

Schritte

Teil 1 von 4: Planung des Audits

Audit-Schritt 1

Schritt 1. Bestätigen Sie, dass Sie für die Durchführung des Audits geeignet sind

Es muss sichergestellt sein, dass jeder Prüfer bei seiner Beurteilung absolut objektiv ist. Daher ist es erforderlich, dass der Abschlussprüfer vom Unternehmen vollständig unabhängig ist. Dies bedeutet, dass der Abschlussprüfer außerhalb der Prüfung keine Beziehung zum Unternehmen haben kann. Dazu gehört, dass der/die Prüfer:

  • Keine Beteiligung am Unternehmen halten (keine Aktien- oder Anleiheangebote des Unternehmens besitzen)
  • In keiner anderen Funktion für das Unternehmen arbeiten.
  • Während des Auditprozesses regelmäßig wechseln, um neue Meinungen zu dem Material zu erhalten.
Audit-Schritt 2

Schritt 2. Bewerten Sie den Umfang des Audits

Vor Beginn des Auditprozesses sollte der Auditor oder das Auditierungsteam das Unternehmen analysieren und den Umfang der Arbeit beurteilen. Dies beinhaltet eine Schätzung, wie viele Teammitglieder an dem Audit arbeiten sollten und wie lange es dauern wird. Darüber hinaus beinhaltet es eine Bewertung von besonderen oder arbeitsintensiven Untersuchungen, die während des Audits durchgeführt werden müssen. Dies herauszufinden kann dem Auditor bei Bedarf helfen, ein Team zusammenzustellen, und kann dem auditierten Unternehmen einen Zeitrahmen für den Prozess geben.

Audit-Schritt 3

Schritt 3. Identifizieren Sie potenzielle Fehler

Vor Beginn der Prüfung sollte der Abschlussprüfer seine bisherigen Erfahrungen und Branchenkenntnisse nutzen, um zu versuchen, Bereiche vorherzusagen, in denen das Unternehmen möglicherweise falsch dargestellte Finanzinformationen hat. Dies erfordert eine gründliche Kenntnis des Unternehmens und seiner aktuellen Betriebsumgebung. Dies ist natürlich eine sehr subjektive Einschätzung, sodass sich der Prüfer auf sein eigenes Urteil verlassen muss.

Audit-Schritt 4

Schritt 4. Erstellen Sie eine Audit-Strategie

Nachdem die vorläufigen Bewertungen vorgenommen wurden, müssen Sie einen Plan für die Durchführung des Audits erstellen. Legen Sie alle verschiedenen Maßnahmen fest, die ergriffen werden müssen, einschließlich der Bereiche, die Ihrer Meinung nach am interessantesten sein könnten. Weisen Sie jeder Aufgabe gegebenenfalls Teammitglieder zu. Erstellen Sie dann eine Zeitleiste für den Zeitpunkt, an dem jede Aktion abgeschlossen werden muss. Seien Sie sich bewusst, dass dieser Zeitplan während des Auditing-Prozesses als Reaktion auf neue Informationen erheblich geändert werden kann.

Teil 2 von 4: Durchführung des Audits

Audit-Schritt 5

Schritt 1. Geben Sie im Voraus Bescheid

Sie müssen der geprüften Organisation ausreichend Zeit geben, um ihre Aufzeichnungen vorzubereiten. Nennen Sie ihnen den zu prüfenden Zeitraum (z. B. das Geschäftsjahr) und eine Liste der Dokumente, die sie zur Überprüfung bereithalten müssen. Diese beinhalten:

  • Kontoauszüge des geprüften Jahres
  • Berichte über die Abstimmung von Bankkonten. Hier wurden Kontoauszüge mit Geldeingängen und -auszahlungen verglichen.
  • Überprüfen Sie das Register für den zu auditierenden Zeitraum
  • Stornierte Schecks
  • Eine Liste der Transaktionen, die im Hauptbuch gebucht wurden (ein manuelles oder Online-System, das die Transaktionen eines Unternehmens, einschließlich Einnahmen und Ausgaben) verfolgt.
  • Überprüfen Sie Antrags- und Erstattungsformulare, einschließlich Quittungen und Rechnungen für alle Ausgaben
  • Einzahlungsbelege
  • Das Jahresbudget und die monatlichen Kassenberichte
Audit-Schritt 6

Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass alle ausgehenden Schecks ordnungsgemäß unterzeichnet, verbucht und auf die richtigen Konten gebucht wurden

Wenn sie belegt werden können, umso besser. Als externer Prüfer liegt dies jedoch nicht in Ihrem Einflussbereich. Sie müssen nur sicherstellen, dass alles auf das richtige Konto gebucht wurde.

Beispielsweise kann es zwei verschiedene Kreditorenbuchhaltungen geben, eine für Rohstoffe und eine für Büromaterial

Audit-Schritt 7

Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass alle Einzahlungen richtig gebucht wurden

Dies bedeutet, dass sie im Hauptbuch in die richtigen Konten und Hauptbuchzeilen eingegeben wurden. Im Grunde wären dies Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, die jedoch je nach Komplexität der Organisation weiter in spezifische Forderungen unterteilt werden sollten (oder sein könnten).

Beispielsweise würden Einnahmen aus dem Verkauf eines Produkts in die Debitorenbuchhaltung gebucht, während ausgegebene Dividenden in die Gewinnrücklagen gebucht werden könnten

Teil 3 von 4: Prüfung von Jahresabschlüssen und Berichten

Audit-Schritt 8

Schritt 1. Überprüfen Sie alle Finanzberichte

Dazu gehören Bilanzen und Erfolgsrechnungen für den geprüften Zeitraum. Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß erfasst und im Hauptbuch verbucht werden. Alle ungewöhnlichen Ein- oder Auszahlungen müssen vermerkt und sichergestellt werden, dass sie ordnungsgemäß verbucht wurden und rechtmäßig sind. Überprüfen Sie, ob alle diese Konten monatlich abgeglichen wurden.

  • Eine ungewöhnliche Einzahlung kann ein sehr großer Betrag sein oder von einem Unternehmen außerhalb des Landes. Ungewöhnliche Abhebungen wären, wenn über einen längeren Zeitraum erhebliche Geldbeträge an eine Person oder ein Unternehmen gehen.
  • Abgleich bedeutet, zwei verschiedene Berichte oder Dokumentationen zu vergleichen. Barmittel und Investitionen werden beispielsweise mit den Kontoauszügen von Bank- und Maklerfirmen verglichen. Außerdem sollten Debitoren- und Kreditorenkonten mit Kundenaufträgen bzw. Rechnungen verglichen werden. Bei Inventuren kann mindestens einmal im Jahr eine physische Zählung und Bewertung durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass die Informationen im Hauptbuch korrekt sind.
  • Für den Abgleich muss sich der Prüfer nicht jede einzelne Transaktion ansehen. Die Entnahme einer statistischen Stichprobe der Gesamtzahl der Transaktionen (Analyse einer kleinen Zahl und Anwendung des prozentualen Fehlers auf den gesamten Satz) kann in kürzerer Zeit zu ähnlichen Ergebnissen führen.
Audit-Schritt 9

Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass alle staatlichen und bundesstaatlichen Anforderungen eingehalten werden

Wenn Sie eine gemeinnützige Organisation prüfen, überprüfen Sie deren 501-Steuerbefreiung und ob die entsprechenden Formulare eingereicht wurden. Stellen Sie sicher, dass beispielsweise Steuererklärungen des Bundes und der Bundesstaaten, die Erneuerung der Gründung und die Umsatzsteuerformulare der Bundesstaaten nach Bedarf eingereicht wurden.

Audit-Schritt 10

Schritt 3. Überprüfen Sie alle Berichte des Schatzmeisters

Stellen Sie sicher, dass das, was gemeldet wurde, aufgezeichnet wurde und die Summen vom Bericht zu den Hauptbüchern genau übereinstimmen. Überprüfen Sie, ob ein jährlicher Bericht des Schatzmeisters erstellt und eingereicht wurde.

Teil 4 von 4: Abschluss der Prüfung und Abgabe von Empfehlungen

Audit-Schritt 11

Schritt 1. Füllen Sie das Arbeitsblatt zur Finanzprüfung aus

Dies ist eine Zusammenfassung aller Aktivitäten für den Zeitraum (normalerweise jährlich, aber auch vierteljährlich). Das beinhaltet:

  • Der Kassenbestand zu Beginn der Periode
  • Alle Quittungen in dieser Zeit
  • Alle Auszahlungen während dieser Zeit
  • Das Bargeld am Ende der Periode
Audit-Schritt 12

Schritt 2. Verbesserung der internen Kontrollen vorschlagen

Achten Sie besonders darauf, wenn Unregelmäßigkeiten vorliegen. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, bewerten Sie die Leistung der Organisation anhand ihres Budgets oder anderer Kennzahlen.

Sie können beispielsweise vorschlagen, dass jeder Scheck von zwei Personen unterschrieben wird und nicht nur einer. Es kann vorkommen, dass Dokumente zum Jahresende entsorgt werden, wenn sie für steuerliche Zwecke für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden sollten. Weisen Sie darauf hin, dass Originale gespeichert werden müssen, keine Kopien. Definieren Sie den Zeitraum, in dem alle E-Mails gespeichert werden sollen, in der Regel 7 Jahre

Audit-Schritt 13

Schritt 3. Bestimmen Sie Ihr Prüfungsurteil

Nach Abschluss der Prüfung muss der Abschlussprüfer ein Prüfungsurteil erstellen. Dieses Dokument gibt an, ob die vom Unternehmen bereitgestellten Finanzinformationen fehlerfrei sind und nach den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) korrekt berichtet werden. Ob die Berichte diese Kriterien erfüllen oder nicht, liegt im Ermessen des Prüfers. Bei korrekter und fehlerfreier Berichterstattung gibt der Abschlussprüfer ein sauberes Prüfungsurteil ab. Falls nicht, gibt der Abschlussprüfer ein modifiziertes Prüfungsurteil ab. Modifizierte Prüfungsurteile werden auch verwendet, wenn der Abschlussprüfer das Gefühl hat, eine vollständige Prüfung (aus welchen Gründen auch immer) nicht durchführen zu können.

Audit-Schritt 14

Schritt 4. Senden Sie Ihr unterschriebenes Dokument

Dies ist eine Erklärung, dass Sie die Prüfung abgeschlossen haben und festgestellt haben, dass entweder die Ledger korrekt sind oder dass Probleme vorliegen. Wenn Sie Probleme wie fehlende Schecks oder Quittungen (ohne Erklärung) oder anderweitige mathematische Unstimmigkeiten feststellen, sollten Sie diese im Bericht angeben. Es ist auch hilfreich, alle Informationen anzugeben, die Sie für angemessen halten, um diese Probleme zu beheben oder ihr Wiederauftreten für den nächsten Prüfungszeitraum zu verhindern.

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Tipps

Ehrlichkeit muss die wichtigste Voraussetzung für jede Position als Auditor sein. Unternehmen erwarten von einem Wirtschaftsprüfer 100-prozentige Ehrlichkeit. Wenn Sie planen, in diese Karriere einzusteigen, planen Sie, ehrlich zu sein, egal was passiert. Wenn Sie es nicht geben können, ist dies nicht der Beruf für Sie. Prüfer sollen Unehrlichkeit auffangen, nicht schaffen

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