3 Möglichkeiten zur Abrechnung von Kundeneinlagen

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3 Möglichkeiten zur Abrechnung von Kundeneinlagen
3 Möglichkeiten zur Abrechnung von Kundeneinlagen
Anonim

Manchmal muss ein Unternehmen im Voraus eine Bareinzahlung vornehmen, wenn es eine Business-to-Business-Bestellung aufgibt. Dies kann für einen ungewöhnlichen einmaligen Kauf wie für eine große Maschine der Fall sein, oder das Unternehmen verfügt möglicherweise nicht über das erforderliche Guthaben bei seinem Lieferanten, um die Ware nach der Lieferung bezahlen zu können. Es kann auch vorkommen, dass Sie der Verkäufer sind und zugestimmt haben, dass Ihr Kunde eine Anzahlung für eine Bestellung leistet und den Restbetrag bezahlt, nachdem Sie die Waren oder Dienstleistungen geliefert haben. Diese Anzahlung kann beispielsweise die Kosten für Ihre Rohstoffe decken. Unabhängig von den Gründen für Anzahlungen ist es wichtig, sie richtig zu verbuchen. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Kundeneinlagen abrechnen können, unabhängig davon, ob Sie eine Einzahlung für eine Bestellung tätigen oder erhalten.

Schritte

Methode 1 von 3: Erhalt einer Vorauszahlung

Konto für Kundeneinlagen Schritt 1

Schritt 1. Erstellen Sie in Ihrem Buchhaltungsjournal ein Konto namens "Kundeneinlagen" oder "Prepaid-Verkäufe"

Während sich eine Kundeneinlage für Sie nach einem direkten Einkommen anhört, ist es in Wirklichkeit eine Verbindlichkeit für das Unternehmen, da Sie dem Kunden etwas "schulden". Aus diesem Grund müssen Sie ein spezielles Konto erstellen.

  • Stellen Sie sich ein Konto wie eine Werbebuchung in Ihrem persönlichen Budget vor.
  • Stellen Sie sicher, dass dieses Konto "Kundeneinlagen" nicht bereits unter einem anderen Namen erstellt wurde.
Konto für Kundeneinlagen Schritt 2

Schritt 2. Bestimmen Sie, welche Konten belastet oder gutgeschrieben werden sollen

Alle Finanztransaktionen müssen im Hauptbuch des Unternehmens erfasst werden. Jede Transaktion wird als Lastschrift oder Gutschrift aufgeführt und für jede Lastschrift muss eine Gutschrift vorliegen.

  • Belastungen erhöhen Ausgaben, Vermögenswerte (wie Bargeld oder Möbel) und Dividendenkonten. Gutschriften mindern diese Konten. Eine einfache Möglichkeit, sich daran zu erinnern, ist D-E-A-D (Debits-Expenses-Assets-Dividends).
  • Wenn Sie beispielsweise eine Stromrechnung bezahlen, würden Sie Kreditoren abbuchen und Bargeld gutschreiben.
Konto für Kundeneinlagen Schritt 3

Schritt 3. Notieren Sie den Betrag der Einzahlung, die der Kunde tätigt

Belasten Sie in Ihrem Buchungsjournal das Geldkonto und schreiben Sie dem Kundeneinlagenkonto den gleichen Betrag gut.

Konto für Kundeneinlagen Schritt 4

Schritt 4. Nach Abschluss der Arbeiten eine Rechnung an den Kunden senden

Vermerken Sie auf der Rechnung die Höhe der zuvor geleisteten Anzahlung und ziehen Sie diese vom Gesamtbetrag ab.

Konto für Kundeneinlagen Schritt 5

Schritt 5. Notieren Sie, dass die Rechnung erstellt wurde und wenden Sie den Anzahlungsbetrag an

Gutschrift auf dem Ertragskonto, während Debitoren- und Kundeneinlagen belastet werden.

Umsatzerlöse werden erfasst, wenn die Arbeit erledigt und dem Kunden in Rechnung gestellt wurde, nicht wenn das Geld eingegangen ist

Methode 2 von 3: Eine Vorauszahlung leisten

Konto für Kundeneinlagen Schritt 7

Schritt 1. Erstellen Sie in Ihrem Buchhaltungsjournal ein Konto namens "Anzahlungen" oder "Vorausbezahlte Ausgaben"

Stellen Sie sicher, dass dieses "Anzahlungskonto" nicht bereits unter einem anderen Namen erstellt wurde.

Konto für Kundeneinlagen Schritt 8

Schritt 2. Vermerken Sie in Ihrem Buchhaltungsjournal den Betrag der von Ihnen geleisteten Anzahlung

Gutschrift auf Ihr Cash-Konto und Belastung des Kontos "Anzahlungen" mit dem bezahlten Betrag. Anzahlungen gelten als Vermögenswerte Ihres Unternehmens.

Konto für Kundeneinlagen Schritt 9

Schritt 3. Vermerken Sie in Ihrem Buchhaltungsjournal, wann Sie die bestellten Waren oder Dienstleistungen zusammen mit der Rechnung erhalten

Auf diese Weise verwandeln Sie einen Vermögenswert (Anzahlung) in eine Ausgabe, wenn die Rechnung des Kreditors eintrifft. Kredit Anzahlungen und Debit Accounts Payable, die eine kurzfristige Schuldenzahlung ist, die bezahlt werden muss, um einen Zahlungsausfall zu vermeiden.

Konto für Kundeneinlagen Schritt 10

Schritt 4. Tragen Sie in Ihrem Buchhaltungsjournal ein, wann Sie den Rechnungsbetrag begleichen

Dies kann beispielsweise den Restbetrag Ihrer Schulden zuzüglich etwaiger Versandkosten umfassen. Der verbleibende Betrag, den Sie für die Waren oder Dienstleistungen schulden, erfordert eine Gutschrift auf Bargeld und eine Belastung der Kreditorenbuchhaltung.

Methode 3 von 3: Detaillierte Aufzeichnungen führen

Konto für Kundeneinlagen Schritt 11

Schritt 1. Fügen Sie für jede Transaktion, die Sie in das Journal eingeben, eine kurze Beschreibung ein

Beispiel: "Bargeld für die Anzahlung an Nähmaschinen bezahlt, Januar 2015."

Konto für Kundeneinlagen Schritt 12

Schritt 2. Bewahren Sie eine Sicherungsdokumentation zu Ihren Journaleinträgen auf

Dies ist sehr wichtig, falls Fehler auftreten oder später Fragen auftreten. Die Dokumentation aller Buchungen kann durch die Zuweisung einer Journalbuchungsnummer und eines Datums als Paket abgelegt werden. Jeder sollte in der Lage sein, einen Journaleintrag im Hauptbuch nachzuschlagen und dann problemlos zur Sicherungsdokumentation zu gelangen.

Konto für Kundeneinlagen Schritt 13

Schritt 3. Bewahren Sie Papierkopien aller Unterlagen mindestens ein Jahr lang auf

Diese benötigen Sie, bis Ihre Konten geprüft und Ihre Steuern eingereicht wurden.

Konto für Kundeneinlagen Schritt 14

Schritt 4. Speichern Sie die Dokumentation mindestens sieben Jahre lang elektronisch

Scannen Sie die Vorder- und Rückseite und bewahren Sie diese Kopien auf zwei Disketten auf, von denen eine im Büro und eine für den Notfall außerhalb des Standorts aufbewahrt wird.

Tipps

  • Stellen Sie sich ein Kundeneinlagenkonto als Depot für das Geld vor. Es wird verbraucht, wenn Rechnungen dafür erstellt oder empfangen werden.
  • Da die Abrechnung von Anzahlungen etwas arbeitsintensiver ist, ist es in der Regel besser, für jeden einheitlich verwendeten Kreditor ein separates Konto anzulegen.

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