So erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung: 13 Schritte

Inhaltsverzeichnis:

So erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung: 13 Schritte
So erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung: 13 Schritte
Anonim

Eine Gewinn- und Verlustrechnung liefert Informationen über die vergangenen Aktivitäten Ihres Unternehmens und ist ein wesentliches Dokument, das als Teil Ihrer Finanzberichterstattung erstellt werden muss. Möglicherweise müssen Sie einen erstellen, wenn Sie beispielsweise einen Kredit für kleine Unternehmen beantragen. Sie können zwar Vorlagen für die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung finden, es handelt sich jedoch auch um ein relativ einfaches Dokument, das Sie mithilfe der grundlegenden Finanzunterlagen Ihres Unternehmens selbst erstellen können.

Schritte

Teil 1 von 3: Einnahmen berechnen

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 1

Schritt 1. Wählen Sie den Zeitraum aus, den Ihr Bericht abdecken soll

Möglicherweise möchten Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung erstellen, die nur einige Monate oder ein ganzes Betriebsjahr abdeckt. Wenn Sie die Erklärung für einen Dritten erstellen, kann dieser den Zeitraum bestimmen, den die Erklärung abdecken soll.

  • Eine Gewinn- und Verlustrechnung sollte in der Regel mindestens ein Quartal abdecken, um ein signifikantes Maß an hilfreichen Informationen zu vermitteln.
  • Gleichzeitig enthält eine Gewinn- und Verlustrechnung, die einen Zeitraum von mehr als 12 Monaten umfasst, in der Regel zu viele Daten, um besonders nützlich zu sein.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 2

Schritt 2. Passen Sie Ihre Daten entsprechend an

Eine Gewinn- und Verlustrechnung, die nur einen kurzen Zeitraum abdeckt, beispielsweise drei Monate oder ein Quartal, kann viel detaillierter sein als eine, die ein ganzes Betriebsjahr umfasst.

  • Je länger der Zeitraum, den Sie abdecken, desto weniger detailliert sollte Ihre Gewinn- und Verlustrechnung sein. Wenn Sie beispielsweise eine Gewinn- und Verlustrechnung für die letzten sechs Monate erstellen, möchten Sie möglicherweise die Gesamteinnahmen und -ausgaben für jeden Monat einbeziehen.
  • Wenn Ihre Gewinn- und Verlustrechnung jedoch ein ganzes Jahr umfasst, kann es hilfreicher sein, dieses Jahr in Quartale statt in einzelne Monate aufzuteilen.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 3

Schritt 3. Sammeln Sie die Dokumentation von Verkaufszahlen und anderen Einnahmen

Um Ihre Gewinn- und Verlustrechnung zu erstellen, benötigen Sie Rohzahlen für alle Einnahmen, die Ihr Unternehmen während des von der Abrechnung erfassten Zeitraums erzielt hat, einschließlich aller Gewinne aus Vermögenswerten.

  • Wenn Sie keinen Buchhalter haben oder keine Buchhaltungssoftware verwenden, kann das Sammeln dieser Dokumente eine Herausforderung darstellen.
  • Bedenken Sie jedoch, dass Sie, wenn Sie kein Einkommen verbucht haben, nicht nur Probleme beim Erstellen dieser Erklärung haben, sondern auch Probleme bei der Erstellung Ihrer Steuern haben werden.
  • Teilen Sie Ihr Einkommen in allgemeine Kategorien ein, damit Sie bestimmen können, wie viel Geld Ihr Unternehmen für jeden Bereich Ihrer Geschäftstätigkeit einbringt.
  • Sie möchten auch nicht betriebliche Erträge, wie Kapitalerträge, von Ihren betrieblichen Erträgen trennen.
  • Finanzielle Aufzeichnungen sind wichtig. Wenn Sie also beim Sammeln von Einkommensinformationen zum Vervollständigen Ihrer Abrechnung auf Lücken in Ihren Aufzeichnungen stoßen, machen Sie sich eine Notiz, um das Problem so schnell wie möglich zu beheben.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 4

Schritt 4. Summieren Sie Ihr Einkommen über den gewählten Zeitraum

In der Regel möchten Sie zusätzlich zum endgültigen Gesamteinkommen für den gesamten von der Abrechnung abgedeckten Zeitraum auch Summen für kleinere Zeiträume, z. B. Monate oder Quartale, angeben.

  • Sie benötigen Summen in jeder Kategorie sowie die Summe aller Einnahmen über den gegebenen Zeitraum und jede Abteilung dieses Zeitraums.
  • Wenn Sie beispielsweise Einkommen in drei Kategorien haben und Ihre Gewinn- und Verlustrechnung drei Monate abdeckt, benötigen Sie eine Gesamtsumme für die Einnahmen in jeder Kategorie in jedem Monat sowie die Gesamtsumme für jede Einkommenskategorie für das gesamte Quartal.
  • Dann möchten Sie das Gesamteinkommen in jeder Kategorie für das gesamte Quartal zusammen mit Ihrem höchsten Gesamteinkommen über das gesamte Quartal.

Teil 2 von 3: Summe der Betriebskosten

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 5

Schritt 1. Sammeln Sie Informationen über Ihre Ausgaben

Sorgfältige Geschäftsunterlagen sind vielleicht der wichtigste Schlüssel, um sicherzustellen, dass Sie eine genaue Gewinn- und Verlustrechnung haben. Sie können keine Ausgaben bilanzieren, wenn Sie sie nicht in Ihren Unterlagen haben.

  • Sie benötigen Aufzeichnungen über die Ausgaben, die Ihrem Unternehmen während des Zeitraums entstanden sind, den Sie für die Gewinn- und Verlustrechnung gewählt haben.
  • Während Sie wahrscheinlich keine Probleme haben werden, größere Ausgaben wie Leasingzahlungen oder Nebenkosten abzurechnen, vergessen Sie jedoch nicht die Nebenkosten wie kleine Beschaffungen von Vorräten oder Leiharbeit.
  • Wenn Sie Rohstoffe kaufen, um ein anderes Produkt herzustellen, das Sie verkaufen, sind diese Rohstoffe ebenfalls Teil Ihrer Ausgaben.
  • Ebenso sollten Lagerbestände für Einzelhandelsgeschäfte für die Zwecke einer Gewinn- und Verlustrechnung in Ihre Ausgaben einbezogen werden.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 6

Schritt 2. Erstellen Sie allgemeine Kategorien für Betriebsausgaben

Wie Sie Ihre Betriebsausgaben kategorisieren, hängt in gewissem Maße davon ab, ob Ihre Gewinn- und Verlustrechnung intern verwendet wird oder für Dritte, beispielsweise einen potenziellen Kreditgeber, erstellt wird.

  • Wenn Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für Dritte erstellen, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass diese explizite Angaben zu Ihrem Unternehmen und den Kosten Ihres Betriebs haben.
  • Aus diesem Grund möchten Sie in der Regel allgemeine Kategorien wie "Werbung" oder "Büroausgaben" verwenden.
  • Wenn Sie hingegen eine Gewinn- und Verlustrechnung für die interne Analyse erstellen, möchten Sie Ihre Ausgaben möglicherweise stärker aufschlüsseln.
  • Wenn Sie beispielsweise mit verschiedenen Werbe- und Marketingmethoden experimentiert haben und analysieren möchten, wie sich das Einkommen Ihres Unternehmens bei jeder Methode verändert hat, können Sie diese durch separate Kategorien für Internetwerbung und Fernsehwerbung trennen.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 7

Schritt 3. Berücksichtigen Sie nicht betriebliche Ausgaben

Betriebsfremde Aufwendungen sind im Wesentlichen alle Aufwendungen, die Ihrem Unternehmen entstehen, die nicht direkt mit dem Betrieb Ihres Unternehmens zusammenhängen, wie z. B. Zinsen für bestehende Kredite.

  • Zu den nicht betrieblichen Aufwendungen zählen auch etwaige Rechts- oder Buchführungsgebühren sowie Bankgebühren.
  • Diese können Sie separat kategorisieren oder einfach als „nicht betriebliche Aufwendungen“auflisten und die Summe für jeden Zeitraum angeben.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 8

Schritt 4. Listen Sie alle Verluste auf, die Ihrem Unternehmen entstanden sind

Verluste umfassen in der Regel Schäden, die Ihr Unternehmen aufgrund eines Rechtsstreits gezahlt hat, oder Kapitalverluste aus dem Verkauf von Unternehmensvermögen, die in keine Ausgabenkategorie passen.

Im Gegensatz zu Ihren Ausgaben sollten Ihre Verluste gesondert ausgewiesen werden. In den meisten Fällen ist es unwahrscheinlich, dass sich diese Beträge wiederholen, daher ist es wichtig, dass sie speziell ausgewiesen werden

Teil 3 von 3: Nettoeinkommen ermitteln

Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 9

Schritt 1. Entscheiden Sie, ob Sie eine Vorlage verwenden oder eine eigene Tabelle erstellen möchten

Sie können eine Vorlage für Ihre Gewinn- und Verlustrechnung online herunterladen oder eine Vorlage verwenden, die mit Ihrer Tabellenkalkulationsanwendung geliefert wird.

  • Wenn Sie jedoch eine eigene Tabelle erstellen, können Sie die Informationen genauer an Ihre Zwecke anpassen.
  • Wenn Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung für einen Dritten erstellen, z. B. einen Kreditgeber, möchten diese möglicherweise, dass die Informationen in einer bestimmten Weise angeordnet sind oder dass bestimmte Daten enthalten sind.
  • Wenn Sie die Informationen kennen, die Sie einschließen müssen, sollte Ihre Tabelle zu Ihren Daten passen – nicht umgekehrt.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 10

Schritt 2. Erstellen Sie Ihre Zeilen und Spalten

Wenn Sie sich entschieden haben, eine eigene Tabelle zu erstellen, organisieren Sie diese mit Ihren Einnahmen- und Ausgabeneinträgen als Zeilen und Ihren Zeiträumen als Spalten. Ihre Daten werden in die entsprechenden Zellen eingefügt.

  • Ihre Organisation sollte sinnvoll und leicht zu verfolgen sein. Normalerweise decken Ihre Einkommenseinträge die obersten Zeilen Ihrer Tabelle ab, während Ihre Ausgaben in den Zeilen darunter erscheinen.
  • Dies fließt natürlich, da Sie die Ausgaben von Ihrem Einkommen abziehen, um Ihren Nettogewinn zu ermitteln.
  • Ihre erste Spalte gibt die Arten von Einnahmen und Ausgaben an, die in jeder Zelle der Tabelle erscheinen, und jede folgende Spalte gibt den Zeitraum an, für den diese Zahlen gelten.
  • Wenn Ihre Gewinn- und Verlustrechnung beispielsweise ein einzelnes Quartal umfasst, enthält Ihre Tabelle mindestens vier Spalten – eine für Beschriftungen und die anderen drei für jeden im Quartal enthaltenen Monat.
  • Möglicherweise möchten Sie auch eine weitere Spalte ganz rechts für Summen haben.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 11

Schritt 3. Entscheiden Sie, mit welcher Methode Sie Ihre Einträge auflisten möchten

Es gibt zwei Methoden, die Sie in einer Gewinn- und Verlustrechnung verwenden können. Die einfachere der beiden ist die einstufige Methode, bei der Sie einfach alle Ausgaben und Verluste von allen Einnahmen und Gewinnen abziehen.

  • Bei der mehrteiligen Methode trennen Sie Ihre betrieblichen Erträge und Aufwendungen von sonstigen Erträgen und Aufwendungen. Ihr Umsatz abzüglich Ihrer Vertriebs- und Verwaltungskosten ist Ihr Nettobetriebsgewinn.
  • Wenn Sie Ihr sonstiges Einkommen abzüglich sonstiger Aufwendungen zu Ihrem Nettobetriebsgewinn addieren, erhalten Sie Ihren Nettogewinn vor Steuern.
  • Die mehrteilige Methode ist sinnvoller, wenn Sie ein bestandsbasiertes Geschäft wie ein Einzelhandelsgeschäft haben.
  • Wenn Sie die Gewinn- und Verlustrechnung für einen Dritten erstellen, kann dieser die Methode und die erforderlichen Zahlen vorschreiben. Viele Banken verlangen beispielsweise Gewinn- und Verlustrechnungen mit der mehrteiligen Methode, wenn Sie einen Kredit für kleine Unternehmen beantragen.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 12

Schritt 4. Geben Sie die zutreffenden Werte ein

Sobald Ihre Tabelle eingerichtet ist, können Sie die Zahlen, die Sie für Ihre Einnahmen und Ausgaben gefunden haben, in den einzelnen Kategorien während des Zeitraums eingeben. Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihre Mathematik zu überprüfen.

  • Sie können Ihre Kalkulationstabelle so einrichten, dass bestimmte Zellen nach und nach summiert werden, sodass Ihre Summen für jede Kategorie von Einnahmen oder Ausgaben automatisch ausgefüllt werden.
  • Nachdem Sie alle Ihre Zahlen eingegeben haben, müssen Sie Ihre Einnahmen für den gesamten Zeitraum und Ihre Ausgaben für den gesamten Zeitraum summieren.
  • Wenn Sie die mehrteilige Methode verwenden, benötigen Sie separate Summen für betriebliche und nicht betriebliche Erträge sowie für betriebliche und nicht betriebliche Aufwendungen.
Erstellen Sie eine Gewinn- und Verlustrechnung Schritt 13

Schritt 5. Ziehen Sie Ihre Ausgaben von Ihren Einnahmen ab

Wenn Sie die einstufige Methode verwenden, haben Sie nach Eingabe aller Zahlen eine einfache Mathematik, um den Nettogewinn Ihres Unternehmens zu ermitteln. Die mehrstufige Mathematik ist genauso einfach, erfordert jedoch zuerst das Betriebsergebnis und dann den Nettogewinn vor Steuern.

  • Während das Ziel einer Gewinn- und Verlustrechnung, auch Gewinn- und Verlustrechnung genannt, darin besteht, Ihren Nettogewinn zu ermitteln, ist dies nicht die einzige Kennzahl im gesamten Dokument.
  • Ihre Gewinn- und Verlustrechnung bietet eine Momentaufnahme des Geldeingangs und -ausgangs Ihres Unternehmens während des von ihr abgedeckten Zeitraums. Sie können es verwenden, um die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens zu analysieren.
  • Das Anzeigen der Rohzahlen im Tabellenkalkulationsformat kann Ihnen dabei helfen, Verbesserungspotenziale zu identifizieren oder Experimente auszuwerten, die Sie mit verschiedenen Verfahrensmethoden durchgeführt haben.

Tipps

Beliebt nach Thema