So verlegen Sie ein Büro - 15 Schritte (mit Bildern)

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So verlegen Sie ein Büro - 15 Schritte (mit Bildern)
So verlegen Sie ein Büro - 15 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Die Aussicht auf einen Bürowechsel mag entmutigend erscheinen. Aber es ist nur ein Prozess, und wie jeder Prozess kann er in eine Reihe einfacher Aufgaben und Prüfungen unterteilt werden. Mit dem richtigen Prozess können Sie sicherstellen, dass Ihr Büroumzug pünktlich, budgetgerecht und problemlos erfolgt.

Schritte

Teil 1 von 3: Einen guten Standort finden

Verlegen Sie ein Büro Schritt 1

Schritt 1. Bestimmen Sie die Beweggründe für den Umzug des Büros

Um einen guten Standort für das Büro zu finden, sollten Sie sich zunächst überlegen, warum Sie umziehen. Vielleicht suchen Sie nach einem Standort, der Ihnen hilft, Ihren Talentpool zu vergrößern oder Ihnen einen einfacheren Zugang zu Ihrem Zielkundenmarkt zu ermöglichen. Der Umzug Ihres Büros ist eine große Veränderung und große Veränderungen können im Geschäft riskant sein. Sie sollten sicherstellen, dass Sie genau wissen, warum ein Umzug Ihrer Meinung nach für Ihr Unternehmen notwendig und unerlässlich ist. Einige der häufigsten Gründe für den Umzug eines Büros sind:

  • Niedrigere Immobilienkosten: Die Immobilienkosten können für einige Unternehmen hoch sein und steigende Immobilienkosten könnten eine große Motivation für den Umzug in einen neuen Standort sein. Möglicherweise suchen Sie nach einem günstigeren Standort oder einem Standort mit ähnlicher Miete, aber besseren Annehmlichkeiten.
  • Mehr Nähe zu Talenten: Möglicherweise haben Sie Schwierigkeiten, qualifizierte Fachkräfte für Ihr Unternehmen zu finden, weil Ihr Standort zu abgelegen ist oder einen langen Anfahrtsweg erfordert. Ein Umzug an einen bequemeren, zentralen Standort könnte dazu beitragen, Ihren Mitarbeiterpool zu verbessern.
  • Bessere Nähe zu Ihrem Zielmarkt: Ihr aktueller Standort bringt Sie möglicherweise nicht nahe genug an Ihre Zielgruppe oder Ihren Zielmarkt, und Ihr Unternehmen könnte darunter leiden. Möglicherweise sind Sie auf der Suche nach einem neuen Standort, der Ihnen hilft, Ihre Zielgruppe zu erschließen.
  • Verbesserter Lebensstil und Unternehmenskultur: Vielleicht sind Sie ein Unternehmer, der einen neuen Standort sucht, der näher an Ihrem Wohnort oder dem Wohnort Ihrer wichtigsten Mitarbeiter liegt. Vielleicht möchten Sie das Unternehmen auch näher an andere Einrichtungen wie Außenbereiche, Restaurants oder Firmengebäude verlegen, die die Kultur Ihres Unternehmens verbessern.
  • Chance für Geschäftswachstum: Vielleicht haben Sie sich für Ihren aktuellen Standort entschieden, als Ihr Unternehmen gerade erst ins Rollen kam, und jetzt stellen Sie fest, dass dies nicht der beste Ort ist, um Ihr Geschäft auszubauen. Oder vielleicht haben Sie das Gefühl, dass Ihr derzeitiger Standort Ihr Potenzial für das Geschäftswachstum einschränkt.
Verlagern Sie ein Büro Schritt 2

Schritt 2. Berücksichtigen Sie die Anforderungen für das neue Büro

Setzen Sie sich mit Ihrem Management-Team zusammen und legen Sie fest, was genau Sie von dem neuen Raum benötigen. Dies können mehr Büroflächen für neue Mitarbeiter, größere Konferenzräume, ein größeres Lager oder mehr Verkaufsflächen sein. Sie sollten die Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen und wie das neue Büro dem Unternehmen helfen kann, diese Anforderungen zu erfüllen.

Verlagern Sie ein Büro Schritt 3

Schritt 3. Mieten Sie einen Makler

Ein Makler ist eine Person, die Ihnen bei der Suche nach einer Immobilie hilft und als Vermittler zu einem Immobilienmakler arbeitet. Ein guter Makler kann Ihnen helfen, eine Immobilie zu finden, die Ihren geschäftlichen Anforderungen entspricht, ohne das Budget zu überschreiten. Makler neigen dazu, sich auf bestimmte Gebäudetypen und Gebiete zu spezialisieren. Sobald Sie festgestellt haben, was Sie an Ihrem neuen Standort benötigen, suchen Sie nach einem spezialisierten und sachkundigen Makler.

  • Versuchen Sie, frühzeitig einen Makler zu beauftragen, damit der Makler Zeit hat, Ihnen mehrere neue Standortoptionen vorzustellen.
  • Sie können Ihren Immobilienmakler um eine Maklerempfehlung bitten. Sprechen Sie mit anderen Kontakten in der Geschäftswelt, um Maklerempfehlungen zu erhalten.
Verlagern Sie ein Büro Schritt 4

Schritt 4. Besprechen Sie mögliche Standorte mit Ihren Mitarbeitern und Stakeholdern

Sie sollten Ihre Mitarbeiter und Ihre Stakeholder in diese große Entscheidung einbeziehen, da sie einen großen Einfluss auf sie haben wird. Halten Sie mit Ihren Mitarbeitern ein Rathaus-Meeting ab, bei dem Sie mehrere mögliche Standorte für den Umzug vorstellen. Sie sollten die Vor- und Nachteile jedes Standorts besprechen und den Mitarbeitern Fotos der Räume zeigen. Ermutigen Sie die Mitarbeiter, ihre Gedanken und Perspektiven zu den potenziellen Standorten zu teilen.

  • Wenn Sie Stakeholder in Ihrem Unternehmen haben, sollten Sie eine Präsentation für die Stakeholder über den Umzug vorbereiten. Zeigen Sie ihnen Vor- und Nachteile sowie Fotos, damit sie Sie beraten können, welcher Standort für das Unternehmen am besten geeignet ist.
  • In einigen Fällen müssen Sie sich möglicherweise mit Ihren Mitarbeitern und Ihren Interessengruppen über einen möglichen Umzug beraten. Möglicherweise müssen Sie auch mit Gewerkschaften, Aufsichtsbehörden, Ihrer Muttergesellschaft, Ihren Vorstandsmitgliedern und Ihren Abteilungsleitern sprechen.
Verlagern Sie ein Büro Schritt 5

Schritt 5. Budget für die Umzugskosten

Obwohl es verlockend sein mag, für Ihren Umzug den billigen Weg zu gehen, um Geld zu sparen, kann dies zu kostspieligen Fehlern oder Problemen während des Umzugs führen, die am Ende teuer und zeitaufwändig werden können. Arbeiten Sie mit Ihren Büroleitern zusammen, um ein Budget für den Umzug zu erstellen, damit Sie sicher sind, dass Sie es sich leisten können. Das Budget sollte Umzugskosten decken wie:

  • Die Kosten für den Umzug von Materialien wie Kartons, Klebeband usw.
  • Die Kosten für die Einstellung professioneller Umzugsunternehmen. Viele Unternehmen vermeiden Fehler während eines Umzugs, indem sie Fachleute einstellen, um schwere Bürogegenstände zu heben.
  • Die Kosten für Ausfallzeiten für das Unternehmen während des Umzugs. Sie sollten sich überlegen, wie das Geschäft während des Umzugs funktionieren soll und sicherstellen, dass Sie sich ein paar Tage Ruhe leisten können, während das Büro am neuen Standort eingerichtet wird.
  • Sie müssen wahrscheinlich den Immobilienprozess durchlaufen und Zeit für die Fertigstellung der Renovierungen einplanen. Dies sollte die Ausfallzeit des Unternehmens nicht erhöhen, solange diese Prozesse geplant werden, während das Unternehmen noch im alten Büro ist.

Teil 2 von 3: Einen Umzugsplan erstellen

Verlagern Sie ein Büro Schritt 6

Schritt 1. Weisen Sie den Mitarbeitern wechselnde Rollen zu

Versuchen Sie dies mindestens sechs bis zwölf Monate vor dem Umzug, insbesondere wenn Sie ein großes Büro mit vielen Mitarbeitern umziehen. Sie können eine Schlüsselperson als „Umzugsmeister“auswählen, die das Umzugsteam anführt, oder Sie können einige Personen in Führungspositionen vorschlagen, die das Umzugsteam leiten. Die Zuweisung von Rollen an die Mitarbeiter trägt dazu bei, dass der Umzug gut verläuft.

  • Der Move-Champion sollte jemand sein, der älter genug ist, um Entscheidungen zu treffen, und jemand, der in der Lage ist, mehrere Aufgaben zu erfüllen. Sie sollten auch sicherstellen, dass diese Person die anderen Mitarbeiter motivieren und gut mit ihnen kommunizieren kann, da sie mit den Mitarbeitern, dem Makler und den Beteiligten über den Umzug sprechen müssen.
  • Sie sollten auch Ihr Umzugsbudget mit dem Umzugsteam teilen, damit es weiß, wie viel für den Umzug ausgegeben werden kann. Stellen Sie sicher, dass Sie sich regelmäßig beim Umzugsteam melden, wenn Sie nicht im Team sind, um sicherzustellen, dass der Umzug auf Kurs bleibt.
  • Sie können auch vorhandene Rollen innerhalb des Unternehmens verwenden, um das Umzugsteam aufzubauen. Sie können beispielsweise den Manager zum Umzugsmeister ernennen, da er die ranghöchste Person unter den Mitarbeitern ist.
Verlagern Sie ein Büro Schritt 7

Schritt 2. Bestimmen Sie Ihr vorhandenes Inventar

Sie sollten eine Bestandsaufnahme machen und genau wissen, wie viel Lager Sie in Ihrem Unternehmen haben. Sie sollten auch Ihr Inventar und Ihre Büromaterialien durchgehen, um alle Gegenstände zu identifizieren, die nicht mehr verwendet werden. Markieren Sie diese unbenutzten Artikel mit Post-Its, damit Sie wissen, dass sie nicht an den neuen Ort verschoben werden. Dies wird Ihnen helfen, ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Inventar bewegt werden muss und welches Inventar entsorgt wird.

  • Führen Sie genaue Aufzeichnungen über Ihr Inventar. Gehen Sie jede Abteilung oder jeden Bereich des Büros durch und identifizieren Sie Elemente, die verschoben werden sollen, und Elemente, die nicht verschoben werden sollen.
  • Dies ist besonders wichtig, wenn Sie Clientdateien und -dokumente verschieben, da Sie beim Verschieben keine wichtigen Dateien verlegen möchten. Vielleicht möchten Sie das Umzugsteam damit beauftragen, wichtige Dokumente zu kopieren und Kopien aufzubewahren, damit sie beim Umzug nicht verloren gehen.
Verlagern Sie ein Büro Schritt 8

Schritt 3. Erstellen Sie eine Zeitleiste für den Umzug

Skizzieren Sie in Absprache mit dem Umzugsteam einen detaillierten Zeitplan für den Umzug. Wenn Sie planen, professionelle Umzugsunternehmen einzusetzen, sollten Sie diese so schnell wie möglich kontaktieren. Schlagen Sie eine Uhrzeit und ein Datum für den Umzug vor und prüfen Sie, ob die Umzugsunternehmen zu dieser Zeit verfügbar sind.

  • Sie sollten mindestens sechs Monate vor dem geplanten Umzugstermin versuchen, professionelle Umzugsunternehmen zu buchen. So haben Sie genügend Zeit, sich vorzubereiten.
  • Sie sollten auch feststellen, ob die Umzugshelfer alles im Büro zusammenpacken oder ob die Mitarbeiter mithelfen müssen, um Kartons und Vorräte zu packen. Vielleicht möchten Sie Ihr Budget berücksichtigen und eine Option wählen, die es Ihnen ermöglicht, innerhalb Ihres Budgets zu bleiben.
Verlagern Sie ein Büro Schritt 9

Schritt 4. Erstellen Sie einen Bürogrundriss basierend auf dem neuen Standort

Sobald Sie einen Zeitplan für den Umzug haben, sollten Sie sich mit dem Umzugsteam und den Führungskräften in der Belegschaft zusammensetzen, um einen Grundriss basierend auf dem neuen Standort zu erstellen. Sie sollten sich notieren, wo die einzelnen Abteilungen angesiedelt sind, und den praktischsten und effizientesten Weg in Betracht ziehen.

  • Sie können beispielsweise die IT-Abteilung neben dem Serverraum platzieren, da sie wahrscheinlich mehr Zugang zu diesem Raum benötigen wird als jede andere Abteilung.
  • Sie können auch die Organisation des Personals im neuen Raum ändern. So können Sie beispielsweise zu einem offenen Grundriss anstelle von Kabinen wechseln, um mehr Kommunikation und Diskussion unter Ihren Mitarbeitern zu fördern.

Teil 3 von 3: Organisation des Umzugs

Verlagern Sie ein Büro Schritt 10

Schritt 1. Führen Sie den Umzug während einer Ausfallzeit durch

Es gibt keinen richtigen Zeitpunkt für einen Büroumzug, denn egal was passiert, Sie werden für ein paar Tage nicht einsatzbereit sein. Sie sollten jedoch versuchen, den Umzug während einer Down-Phase oder einer bekannten langsamen Phase für Ihr Unternehmen zu planen. Dies kann im Januar sein, da es nach Weihnachten im Dezember oft langsam ist, oder im Sommer, wenn weniger Leute im Büro sind.

Verlagern Sie ein Büro Schritt 11

Schritt 2. Besprechen Sie die Vorbereitungen mit dem Umzugsunternehmen

Jedes Umzugsunternehmen hat ein eigenes Protokoll für den Umzug eines Büros. Sie sollten alle Vorbereitungen besprechen, die auf Ihrer Seite getroffen werden müssen, um den Umzug so reibungslos wie möglich zu gestalten.

  • Das Umzugsunternehmen kann verlangen, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Kabinen oder Bereiche in Kisten verpacken und ihre Elektronik ausstecken. Sie sollten mit Ihren Mitarbeitern besprechen, wie Sie für einen Umzug und sichere Packpraktiken packen.
  • Besprechen Sie auch, ob Sie nicht umgezogene Sachen selbst entsorgen müssen oder die Umzugsfirma dies für Sie übernimmt.
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Schritt 3. Priorisieren Sie die IT-Abteilung

Für die meisten Unternehmen ist die IT-Abteilung für den Betrieb unerlässlich. Möglicherweise möchten Sie dafür sorgen, dass die IT-Abteilung nach und nach in den neuen Bereich umzieht, damit sie zuerst im neuen Bereich eingerichtet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass das Unternehmen nach dem Umzug viel schneller starten kann.

Möglicherweise möchten Sie auch mit Ihrer IT-Abteilung zusammenarbeiten, um Upgrades der Geräte vor dem Umzug zu arrangieren. Dadurch wird sichergestellt, dass die IT-Abteilung auf dem neuesten Stand ist und in der neuen Umgebung effizient arbeitet

Verlegen Sie ein Büro Schritt 13

Schritt 4. Richten Sie zuerst die wichtigsten Abteilungen ein

Sie sollten Ihre Schlüsselabteilungen priorisieren, damit sie zuerst in das neue Büro umziehen und sofort einsatzbereit sein können. Dies können Schlüsselmitarbeiter in einer Abteilung sein, wie Kundendienstmitarbeiter, oder wichtige Abteilungen, die einen großen Teil Ihres Unternehmens ausmachen, wie die Fertigungsabteilung. Konzentrieren Sie sich zuerst auf die wichtigsten Abteilungen und bewegen Sie sie vor anderen Abteilungen, die remote oder in einem lockereren Zeitplan arbeiten können.

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Schritt 5. Holen Sie sich eine Umzugsversicherung

Sprechen Sie mit der Versicherungsgesellschaft Ihres Unternehmens über eine Umzugsversicherung, da Unternehmen verpflichtet sind, sich für größere Umzüge zu versichern. Sie müssen eine genaue Liste Ihres Inventars vorlegen und den Wert der Gesamtzahl der bewegten Gegenstände schätzen.

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Schritt 6. Organisieren Sie eine Aufräum-Crew für den alten Standort

Sie müssen den alten Raum so sauber hinterlassen, wie er war, als Sie in den Raum eingezogen sind. Möglicherweise müssen Sie eine Reinigungscrew aus Freiwilligen des Unternehmens organisieren oder Reinigungskräfte einstellen, die nach dem Ausräumen des Platzes kommen.

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