So erfassen Sie Geschäftsanforderungen (mit Bildern)

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So erfassen Sie Geschäftsanforderungen (mit Bildern)
So erfassen Sie Geschäftsanforderungen (mit Bildern)
Anonim

Das Erfassen von Geschäftsanforderungen ist ein Schritt bei der Problemlösung, der erfolgt, nachdem ein potenzielles Problem identifiziert wurde, aber bevor eine Lösung entwickelt wird. Sein Zweck besteht darin, Fakten über bestehende Bedingungen zu sammeln, zusammenzufassen und zu kommunizieren. Diese Fakten werden dann verwendet, um die Konsequenzen und Auswirkungen der Fortführung des Status quo weiter zu definieren, zu quantifizieren und zu projizieren.

Schritte

Teil 1 von 4: Ermittlung der Geschäftsanforderungen

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Schritt 1. Analysieren Sie das identifizierte Problem

Bevor die geschäftlichen Anforderungen erfasst werden, muss sich das Unternehmen auf ein Thema konzentrieren. Sobald ein Problem identifiziert ist, sucht das Unternehmen wiederum nach der optimalen Lösung, um das Problem zu lösen. Die Geschäftsanforderungen geben einen Überblick über die Begründung des Projekts und die Details, die erforderlich sind, um die optimale Lösung zu bestimmen.

  • Das bedeutet, dass das Unternehmen kontinuierlich Daten über seine Kunden sammeln muss, um Probleme zu erkennen und Daten zur Begründung neuer Projekte zu haben. Sobald ein neues Projekt beschlossen wurde, können Sie mit der Erfassung der Geschäftsanforderungen fortfahren.
  • Um das Problem zu klären, beginnen Sie mit der Problemstellung. Die Problemstellung ist im Wesentlichen der Grund, warum Sie das Projekt starten. Sie haben ein Problem im Unternehmen oder bei Ihren Kunden gesehen, das behoben werden musste. Ihre Problembeschreibung sollte genau beschreiben, was das Problem ist.
  • Das „Problem“kann auch ein Bedarf des Unternehmens oder eine Wachstumschance sein.
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Schritt 2. Sammeln Sie das Team

Da sich die Geschäftsanforderungen auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren, können Sie Besprechungen mit den relevanten Personen aus dem Projekt abhalten. Das Team besteht aus Personen in verschiedenen Rollen, die mit den Elementen verbunden sind, die von dem Problem betroffen sind oder das Problem beeinflussen. Möglicherweise müssen Sie sich mehr als einmal treffen, um die benötigten Informationen zu sammeln.

  • Besprechen Sie in Ihrer Teambesprechung, was das Problem ist und wen es betrifft. Stellen Sie sicher, dass die Teilnehmer des Meetings Nummern haben, um das Problem zu belegen.
  • Beispielsweise erfordert ein Qualitätsproblem Produktions- und Inspektionspersonal, wie Wirtschaftsingenieure und Vorarbeiter, sowie Personalmitarbeiter des Personals, wenn potenzielle Arbeitnehmerelemente (Gewerkschaft) beteiligt sind.
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Schritt 3. Behandeln Sie alle Aspekte des Problems

Das heißt, die Problembeschreibung sollte natürlich das Problem abdecken, aber auch, wen es betrifft, wo und wann es auftritt. Es sollte auch ansprechen, was das Problem neben den Menschen betrifft. Denken Sie daran, dass das Team nicht die Probleme identifiziert, sondern die Ursachen, Konsequenzen und Auswirkungen der zuvor entwickelten Problemstellung.

  • Beginnen Sie mit der Gruppe, die verschiedenen betroffenen Abteilungen zu identifizieren, wie sie betroffen sind und welche Auswirkungen der Status quo bereits hat. Lassen Sie jemanden auf eine Tafel oder einen Bildschirm schreiben, der für alle sichtbar ist. Schreiben Sie die Problemstellung oben auf. Lass die Leute Ideen rauswerfen und sie an die Tafel schreiben.
  • Stellen Sie sicher, dass die Leute vorbereitet ankommen; Wenn Sie die Problembeschreibung bereits erstellt haben, sollten sie sie selbst gelesen und darüber nachgedacht haben.
  • Beurteile keine Ideen. Wenn Leute Ideen wegwerfen, urteilen Sie nicht, zumindest nicht während des Brainstormings. Menschen werden zögerlicher sein, Dinge zu sagen, wenn sie denken, dass sie verurteilt werden.
  • Ermutigen Sie alle, zu sprechen. Wenn jemand etwas nicht gesagt hat, rufen Sie diese Person an, um zu sehen, ob sie etwas beizutragen hat.
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Schritt 4. Ideen eingrenzen

Sobald Sie ein Brainstorming durchgeführt haben, ist es an der Zeit, Ihre Lösung einzugrenzen. Besprechen Sie, welche der Lösungen Ihnen am besten erscheint. Grundsätzlich werden Sie entscheiden, was Ihr Unternehmen tun wird, um das Problem zu lösen. Vielleicht haben Sie sich entschieden, mit einigen Updates zu einigen Ihrer ursprünglichen Designs zurückzukehren.

Teil 2 von 4: Einen Projektplan entwickeln

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Schritt 1. Entwickeln Sie einen Projektplan, um das Datenerfassungsprojekt abzuschließen

Dies sollte eine Definition der Rollen, Verantwortlichkeiten und Behörden beinhalten, die an dem Datenerfassungsprojekt beteiligt sind. Nennen Sie die beteiligten Abteilungen und die zu erhebenden und zu analysierenden Daten. Bevor Sie fortfahren, vergewissern Sie sich, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und sich dem Plan und seinem späteren Erfolg verschrieben haben.

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Schritt 2. Definieren Sie genau, was passieren muss

Um dieses Projekt zu realisieren, müssen Sie genau definieren, was das Unternehmen tun muss. Wenn das Problem beispielsweise darin besteht, dass die Kosten eines Produkts zu hoch sind, werden unter anderem die Bereiche Einkauf, Produktion, Verpackung, Versand und Buchhaltung abgedeckt, um die aktuelle und vergangene Entwicklung von Materialkosten, Produktionszyklen, und kosten.

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Schritt 3. Legen Sie die Ergebnisse fest

Ihr einziges Ergebnis in einem Datenerfassungsprojekt ist ein Bericht über die aktuelle Situation mit vergangenen Trends, zusammen mit den prognostizierten Konsequenzen, wenn der Status Quo bestehen bleibt. Wenn das dem Team vorgelegte Geschäftsproblem Daten zu geplanten Lösungen erfordert, werden diese auch in Ihre Ergebnisse aufgenommen.

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Schritt 4. Arbeiten Sie mit den erforderlichen Behörden zusammen

Für diesen Teil des Projekts müssen Sie mit den Leitern mehrerer Abteilungen zusammenarbeiten, um zu entscheiden, was für die zu erbringenden Leistungen angemessen ist. Richten Sie eine Möglichkeit ein, mit den erforderlichen Behörden und Prozessen zusammenzuarbeiten, um Informationen zu sammeln. In der Regel zögern Abteilungsleiter, Außenstehenden Zugang zu gewähren, so dass im Voraus eine vereinbarte Autorität und ein Zugriff erforderlich sind.

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Schritt 5. Erstellen Sie einen Zeitplan

Legen Sie Meilensteine ​​und die Reihenfolge der Aufgaben fest. Dieser Teil ist etwas anderes, das Sie in einer kleinen Gruppe oder einem Team tun können. Im Wesentlichen möchten Sie festlegen, wann bestimmte Teile des Projekts stattfinden. Basieren Sie Ihre Schätzungen darauf, wie lange diese Art von Projekten in der Vergangenheit gedauert haben. Das bedeutet auch, zu definieren, wann das Projekt beginnt und wann es endet.

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Schritt 6. Erstellen Sie ein Budget

Jedes Projekt muss ein Budget haben. Das Budget basiert auf Schätzungen mit der Buchhaltung. Besprechen Sie die Zahlen mit der Buchhaltungsabteilung, um das Budget für jeden Teil des Projekts zu bestimmen.

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Schritt 7. Dokumentieren Sie den Umfang des Produkts oder der Dienstleistung

Entwickeln Sie eine detaillierte Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung. Sie können mit dem Designteam zusammenarbeiten, um diese Beschreibung zu erstellen. Es sollte Leistungen, Ressourcen, den Zeitplan und die Kosten enthalten.

Teil 3 von 4: Daten sammeln und dokumentieren

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Schritt 1. Legen Sie den Prozess fest

Der bestehende Prozess zur Herstellung von Produkten oder zur Erbringung von Dienstleistungen für Ihre Kunden muss etabliert werden. Natürlich werden die Prozesse von ganzen Abteilungen etabliert, die gemeinsam an der Lösung arbeiten. Es ist jedoch Ihre Aufgabe, den Prozess in den Geschäftsanforderungen zu definieren. Identifizieren Sie, wie sich die untersuchten Prozesse auf das Problem auswirken, sei es als Ursache oder als Folge. Studieren Sie den Prozess, indem Sie:

  • Zusammenstellung von Beobachtungen des Prozesses.
  • Führen von Interviews mit Mitarbeitern, die den Prozess durchführen.
  • Analyse quantifizierter Messgrößen des Prozesses wie Volumen, Zykluszeiten, Kosten, Qualität.
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Schritt 2. Erstellen Sie ein Prozessflussdiagramm

Eine Möglichkeit, den Prozess zu veranschaulichen, besteht darin, ein Flussdiagramm zu verwenden. Sie verwenden Formen für jeden Schritt des Prozesses mit Pfeilen, um zu zeigen, wie sich das Produkt oder die Dienstleistung bewegt. Es ist im Wesentlichen eine Karte der Funktionsweise des Prozesses. Es kann aufzeigen, wo es im Prozess zu Problemen kommen könnte, wenn das Produkt in einem bestimmten Bereich zu Engpässen kommt.

Wenn beispielsweise ein Bereich 40 der Produkte in einer Stunde herstellen kann, der nächste Prozessschritt jedoch nur 20 in einer Stunde, dann muss der Prozess angepasst werden

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Schritt 3. Quantifizieren Sie die Prozesselemente

Ihre Prozessanalyse zeigt, wie sich jeder Schritt auf einen anderen auswirkt. Daher sollte der Prozess für Ihr Projekt nicht automatisiert werden, bis Sie durch eine Analyse ein vollständiges Verständnis des Prozesses erlangt haben. Fügen Sie eine Erläuterung der Ein- und Ausgänge mit physikalischen Zählwerten, Zykluszeit und anderen relevanten Daten hinzu. Beachten Sie insbesondere, wenn der Prozess von einer Abteilung in eine andere verschoben wird, da dies oft die Ursache der größten Ineffizienz ist.

Teil 4 von 4: Ergebnisse melden

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Schritt 1. Ziehen Sie die Informationen in einen Bericht

Sobald Sie die Informationen für jeden Teil gesammelt und aufgeschrieben haben, müssen Sie das Ganze in einem großen Bericht zusammenfassen. Unterteilen Sie es in Hauptprozesse und Unterprozesse, damit es leicht lesbar ist. Verwenden Sie nach Möglichkeit Bilder, um das Verständnis zu verdeutlichen. Achten Sie außerdem darauf, dass Sie so prägnant wie möglich sind, da viele Menschen diesen Bericht lesen müssen.

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Schritt 2. Halten Sie es kurz

Diese Anweisung muss keine Seiten lang sein. Es kann ein oder zwei Absätze sein, da es nur das Problem ausdrückt. Tatsächlich sollte der Hauptteil des Problems in einem einzigen Satz ausgedrückt werden können.

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Schritt 3. Besprechen Sie sich mit Ihren Teammitgliedern

Bestätigen Sie Ihre Ergebnisse mit Teammitgliedern und Abteilungsquellen. Dieser Schritt ist eine Qualitätskontrolle, um sicherzustellen, dass nichts ausgelassen oder falsch dargestellt wurde. Fragen Sie nach, ob Überarbeitungen erforderlich sind.

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Schritt 4. Nehmen Sie die erforderlichen Überarbeitungen vor

Wenn Sie Änderungen vornehmen müssen, ändern Sie das Dokument. Nachdem Sie Änderungen vorgenommen haben, müssen Sie es erneut versenden. Achten Sie darauf, die Unterschiede hervorzuheben, damit Ihre Leser nicht das gesamte Dokument erneut lesen müssen.

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Schritt 5. Fassen Sie Ihre Ergebnisse zusammen

Schreiben Sie eine kurze Zusammenfassung Ihrer wichtigsten Erkenntnisse, damit sie von den Lesern leicht verstanden werden können. In den meisten Fällen sollte die Zusammenfassung nicht mehr als zwei Seiten umfassen. Achten Sie darauf, Verweise oder Links anzugeben, wenn Sie einen elektronischen Bericht erstellt haben.

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Schritt 6. Präsentieren Sie Ihren Bericht dem Sponsor

Erstellen Sie eine Präsentation und Präsentationsmaterialien, damit Sie Ihre Ergebnisse der Sponsoring-Party zeigen können. Wenn ein mündlicher Bericht erforderlich ist, bereiten Sie sich auf dieses Treffen vor, indem Sie Ihre Ergebnisse überprüfen.

Video - Durch die Nutzung dieses Dienstes können einige Informationen an YouTube weitergegeben werden

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