So führen Sie eine Zeit- und Bewegungsstudie durch: 14 Schritte (mit Bildern)

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So führen Sie eine Zeit- und Bewegungsstudie durch: 14 Schritte (mit Bildern)
So führen Sie eine Zeit- und Bewegungsstudie durch: 14 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Eine Zeit- und Bewegungsstudie wird verwendet, um die Arbeitseffizienz durch die Beobachtung und das Timing von Aufgaben zu analysieren. Es kann Ihnen helfen zu sehen, wo Ihr Tag effizienter sein könnte, und spart Ihnen Zeit und Energie, die jeder nutzen könnte! Sie können eine an sich selbst durchführen oder eine andere Person beobachten. Zuerst müssen Sie entscheiden, welche Methode Sie von der Echtzeit-Beobachtung bis zum Sampling-Ansatz verwenden möchten, und dann werden Sie die Aufgabe beobachten und zeitlich festlegen. Nachdem Sie die Studie abgeschlossen haben, können Sie die Daten verwenden, um einen effizienteren Arbeitsprozess zu erstellen.

Schritte

Teil 1 von 3: Auswahl einer Datenaufzeichnungsmethode

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Schritt 1. Verwenden Sie Arbeitsproben, wenn Sie nur wenig Zeit zum Aufzeichnen haben

Bei diesem Ansatz beobachten Sie die Person zu bestimmten Zeiten und nicht ständig. Die Intervalle können regelmäßig oder zufällig sein. Sie beobachten die Person für eine bestimmte Zeit und extrapolieren dann aus den Stichproben, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Dieser Typ funktioniert besser bei Aufgaben mit weniger Komponenten oder Arbeitern, die insgesamt weniger Aufgaben ausführen.

  • Wenn die Hauptaufgabe einer Person beispielsweise die Rechnungsstellung ist, kann eine Stichprobenauswahl funktionieren, da Sie jedes Mal, wenn Sie einchecken, eine Momentaufnahme der Tätigkeit der Person erhalten. Sobald Sie alle Daten haben, können Sie herausfinden, mit welcher Aufgabe oder Komponente die Person die meiste Zeit verbringt, indem Sie sich ansehen, wie oft und wie lange sie in jeder Zufallsstichprobe auftaucht.
  • Der Vorteil dieser Methode besteht darin, dass Sie mehr als eine Person in einem festgelegten Zeitraum beobachten können, indem Sie durch jede Person rotieren.
  • Wenn Sie diese Methode bei sich selbst anwenden, richten Sie einen Alarm ein, der in bestimmten Intervallen ausgelöst wird, damit Sie für einen bestimmten Zeitraum aufzeichnen können, was Sie tun.
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Schritt 2. Beobachten Sie die Aufgabe in Echtzeit, um Fragen stellen zu können

Bei diesem Ansatz sind Sie mit der Person im Raum, während sie die Aufgabe erledigt. Beobachten Sie, was sie tun, und teilen Sie die Aufgabe in kleinere Komponenten auf, während Sie Zeiten aufzeichnen. Jede Komponente sollte als Ganzes sinnvoll sein, ohne so detailliert zu werden, dass Sie nicht mithalten können.

  • Das Timing einer großen Aufgabe ist nicht hilfreich, ohne sich die Komponenten jeder Aufgabe anzusehen. Wenn Sie die Komponenten analysieren, können Sie nach Ineffizienzen suchen. Sie werden die Person nicht aufhalten; Sie unterteilen die Aufgabe nur zu Aufnahmezwecken. Wenn die Aufgabe beispielsweise darin besteht, die Post zu überprüfen, umfassen die Komponenten das Gehen zum Postbereich, das Auffinden der Post, das Zurückbringen zum Schreibtisch, das Öffnen von Umschlägen, das Lesen der Post und das Verwerfen oder Bearbeiten jedes Briefs.
  • Es kann hilfreich sein, eine Gruppe zur Beobachtung zu haben. Auf diese Weise kann eine Person die Stoppuhr bedienen, eine Person die Zeiten aufzeichnen und eine Person Notizen machen.
  • Sie können diesen Ansatz auch bei sich selbst anwenden. In diesem Fall werden Sie jede Komponente währenddessen aufschreiben.
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Schritt 3. Nehmen Sie ein Video auf, um die Leistung des Teilnehmers natürlicher zu gestalten

Anstatt die Aufgaben in Echtzeit zu beobachten, nehmen Sie ein Video auf. Auf diese Weise können Sie später zurückgehen und analysieren, wie lange jede Aufgabe dauert. Sie werden nicht so viel verpassen, weil Sie das Video jederzeit zurückspulen können, um wieder etwas zu sehen.

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Schritt 4. Nehmen Sie ein Video von sich auf, um eine genauere Studie durchzuführen

Wenn Sie die Studie an sich selbst durchführen, ist dieser Ansatz viel einfacher als der andere. 2. Stellen Sie eine Kamera auf einem Stativ an einem Ort auf, an dem Sie festhalten können, was Sie tun. Lassen Sie es aufzeichnen, während Sie eine festgelegte Aufgabe erledigen, z. B. einen Bericht schreiben.

Testen Sie die Aufgabe über einen bestimmten Zeitraum. Sie können es beispielsweise über eine Woche oder sogar einen Monat lang testen

Teil 2 von 3: Durchführung der Studie

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Schritt 1. Richten Sie eine Tabellenkalkulation ein, auf der Sie Daten aufzeichnen möchten

Sie benötigen einen Platz, um die Aufgabe aufzuschreiben, und eine Tabellenkalkulation ist ideal. Daneben brauchst du einen Platz für die Zeit. Häufig werden Aufgaben in Stapeln erledigt. Wenn dies der Fall ist, sollten Sie die Zeit für jede Komponente jeder Aufgabe notieren. Sie benötigen nur einen Satz nummerierter Kästchen für diesen Teil. Fügen Sie auch eine Spalte für Notizen hinzu.

Wenn die Aufgabe beispielsweise E-Mails überprüft und eine der Komponenten E-Mails liest, notieren Sie die Zeit, die zum Lesen jeder E-Mail benötigt wird, in den nummerierten Feldern neben der Komponente

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Schritt 2. Teilen Sie die Arbeit in kleine Kategorien ein

Ein Teil der Durchführung einer Zeit- und Bewegungsstudie besteht darin, genau herauszufinden, wie viel Zeit für jede Aufgabe aufgewendet wird. Im Allgemeinen besteht die einzige Möglichkeit zur Verbesserung der Effizienz darin, sich die kleinen Aktionen innerhalb jeder Aufgabe anzusehen. Legen Sie während der Arbeit jede Komponente der Aufgabe fest und schreiben Sie eine kurze Beschreibung auf.

  • Der Schlüssel liegt darin, den richtigen Detaillierungsgrad zu finden. Sie sollten nicht zu detailliert sein, da das Timing, wie lange es dauert, eine einzelne Taste zu drücken, nicht nützlich ist. Sie sollten jedoch auch nicht zu weit gefasst sein, da Sie dadurch nicht genügend Daten erhalten, um an der Effizienz zu arbeiten.
  • Angenommen, Sie checken E-Mails. Sie können es in die Anmeldung am Computer und in Ihre E-Mail, das Löschen von Spam-Mails ohne Öffnen, das Lesen von E-Mails, das Verfassen von Antworten und das Organisieren von E-Mails in Ordnern unterteilen.
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Schritt 3. Zeit für jede Aufgabe

Beginnen Sie mit einer Stoppuhr. Nehmen Sie die Zeit für jede Komponente der Aufgabe vor und notieren Sie die Zeit, die zum Ausführen jeder Komponente benötigt wurde. Es ist oft einfacher, den Timer einfach zu stoppen und zu starten, indem Sie die verstrichene Zeit verwenden. Sie können später hineingehen und herausfinden, wie viele Sekunden für jede Aufgabe aufgewendet wurden.

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Schritt 4. Zeitaufgaben mit Video

Wenn Sie ein Video verwenden, müssen Sie das Video für jede Komponente, die Sie messen, stoppen und starten. Auf diese Weise haben Sie Zeit, Ihre Notizen und die Zeiten für jede Komponente aufzuschreiben.

Teil 3 von 3: Ergebnisse analysieren und Änderungen vornehmen

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Schritt 1. Durchschnitt der Zeiten für jede Komponente

Nachdem Sie fertig sind, nehmen Sie die Zeiten für jede Komponente und ermitteln Sie den Durchschnitt. Um einen Durchschnitt zu ermitteln, addieren Sie alle Zeiten für 1 Komponente zusammen und dividieren Sie dann durch die Anzahl der Male in dieser Gruppe.

Wenn Sie beispielsweise E-Mails als Komponente lesen, können die Zeiten 65 Sekunden, 210 Sekunden, 240 Sekunden, 39 Sekunden und 354 Sekunden betragen. Addiere die Zahlen: 65 + 210 + 240 + 39 + 354 zu 908. Dividiere durch die Anzahl. In diesem Fall ist das 5, teilen Sie also 908 durch 5, um durchschnittlich 181,6 Sekunden pro E-Mail zu erhalten

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Schritt 2. Ermitteln Sie die durchschnittliche Zeit für die Aufgabe

Der einfachste Weg, die durchschnittliche Zeit für die gesamte Aufgabe zu ermitteln, besteht darin, einfach alle Durchschnitte für die Komponenten zusammenzuzählen. Das gibt Ihnen den Durchschnitt für die gesamte Aufgabe.

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Schritt 3. Weisen Sie Ihren Aufgaben einen hohen oder niedrigen Wert zu

Wenn Sie jeder Aufgabe einen hohen oder niedrigen Wert zuweisen, können Sie Prioritäten setzen. Sie müssen keine Nummer zuweisen; Etikettieren Sie sie einfach mit hohem oder niedrigem Wert. Zum Beispiel kann es wichtig sein, E-Mails bei Ihrer Arbeit zu beantworten, aber es sei denn, Sie sind im Kundenservice tätig, hat dies wahrscheinlich insgesamt einen geringeren Wert als das Beenden eines wichtigen Berichts.

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Schritt 4. Reduzieren Sie Aufgaben mit geringem Wert und hohem Zeitaufwand

Nachdem Sie Ihre Aufgaben bewertet haben, sehen Sie sich an, welche Aufgaben viel Zeit in Anspruch nehmen, während sie insgesamt einen niedrigen Wert haben. Dies sind die Aufgaben, die Sie benötigen, um herauszufinden, wie Sie zurückschneiden können. Es ist auch wichtig, sich die Aufgaben anzusehen, die viel Zeit in Anspruch nehmen, aber auch einen hohen Wert haben. Es schadet nicht, diese Aufgaben effizienter zu gestalten.

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Schritt 5. Achten Sie auf Multitasking

Multitasking führt dazu, dass jede einzelne Aufgabe länger dauert, da Sie beiden nicht Ihre volle Aufmerksamkeit widmen können. In Fällen, in denen Sie Multitasking betreiben, z. B. zwischen E-Mails und Berichten hin- und herwechseln, versuchen Sie es mit einem Wechsel. Legen Sie einen Zeitraum fest, in dem Sie nur eine Sache tun. Wenn Sie einen Bericht schreiben, ignorieren Sie Ihre E-Mail.

Wenn Sie im Laufe des Tages ständig E-Mails lesen, ziehen Sie ständig Ihren Gedankengang von allem anderen ab, was Sie tun. Oft ist es besser, alle Aufgaben auf einmal zu erledigen, z. B. nur morgens, mittags und kurz vor der Arbeit E-Mails lesen

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Schritt 6. Suchen Sie nach Ineffizienzen, um diese zu reduzieren

Häufig werden Sie Ineffizienzen in den Routinen feststellen, die Sie zeitlich festlegen und beschreiben. Die Beseitigung von Ineffizienzen kann Ihnen helfen, besser zu arbeiten und in der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit mehr zu erledigen.

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