Die besten Möglichkeiten, einen Notfallplan zu schreiben

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Die besten Möglichkeiten, einen Notfallplan zu schreiben
Die besten Möglichkeiten, einen Notfallplan zu schreiben
Anonim

Organisationen erstellen Notfallpläne, die manchmal als "Plan B" bezeichnet werden, um sich auf etwas Schlimmes vorzubereiten, das die Funktionsfähigkeit der Organisation beeinträchtigen könnte. Die Entwicklung eines effektiven Notfallplans ist für jede Organisation unerlässlich. Viele Dinge können ein Unternehmen gefährden, von einer technischen Katastrophe (wie einer Datenpanne) bis zu einer natürlichen (wie einer Überschwemmung). Das Schreiben von Notfallplänen bereitet eine Organisation auf solche Möglichkeiten vor.

Schritte

Muster-Notfallpläne

Muster-Notfallplan für Feuer

Beispiel-Notfallplan für Bedrohung

Beispiel-Notfallplan für die Datenwiederherstellung

Teil 1 von 3: Bewertung der Risiken

Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 1

Schritt 1. Bereiten Sie sich darauf vor, Ihren Notfallplan zu schreiben

Das Hauptziel sollte darin bestehen, sicherzustellen, dass Sie den Betrieb Ihrer Organisation im Falle einer Katastrophe aufrechterhalten können.

  • Es ist eine gute Idee, eine formelle Richtlinie zu haben, die die Notwendigkeit eines Notfallplans festlegt.
  • Der Plan sollte insgesamt einfach sein. Die Sprache und die Anweisungen darin sollten für das zukünftige Publikum verständlich sein. Sie wissen nie, wer sie umsetzen muss.
  • Finden Sie den spezifischen Auslöser heraus, für den Sie Ihren Notfallplan verwenden müssen. Bestimmen Sie, wie Sie den Erfolg messen, damit Sie zum normalen Betrieb zurückkehren können. Identifizieren Sie alle Vorgänge, die für die Fortführung Ihres Unternehmens entscheidend sind.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 2

Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass der Plan die drei Schlüsselfragen von Notfallplänen beantwortet

Stellen Sie sicher, dass Ihr Plan jede dieser drei Fragen berücksichtigt, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen.

  • Was könnte passieren?
  • Was werden wir als Reaktion tun?
  • Was können wir vorab vorbereiten?
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 3

Schritt 3. Ermitteln Sie die Risiken, die für Ihre spezielle Organisation am wahrscheinlichsten auftreten

Die Ermittlung potenzieller Risiken ist einer der wichtigsten Aspekte eines Notfallplans. Dies wird kein einheitlicher Prozess sein. Sie müssen die Risiken bestimmen, die für die Organisation einzigartig sind. Es gibt viele mögliche Risiken, denen Unternehmen ausgesetzt sind.

  • Naturkatastrophen wie Überschwemmungen, Wirbelstürme und Dürren können einen Notfallplan erfordern. Andere mögliche Risiken sind eine Krise, ein Arbeitsunfall, Personalprobleme (wie der Tod einer Führungskraft oder ein Streik), Datenverlust, Missmanagement und Produktprobleme (wie ein Rückruf).
  • Sie sollten sich auf Bereiche wie Management, Kommunikation, finanzielle Ressourcen, Koordination, logistische und technische Reaktionen konzentrieren.
  • Technische Katastrophen können die Komponenten Ihrer Organisation umfassen, die sich mit der Kommunikationsinfrastruktur befassen. Sie sollten potenzielle Daten- oder Kundenverluste in Betracht ziehen.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 4

Schritt 4. Priorisieren Sie die Risiken

Ordnen Sie die Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit ein. Nicht alle Risiken sind gleich, und die meisten Notfallpläne können nicht jedes einzelne potenzielle Risiko eingehend behandeln. Sie müssen herausfinden, welche am wahrscheinlichsten sind und das Unternehmen am stärksten beeinflussen würden.

  • Konzentrieren Sie sich auf die kritischsten Ereignisse. Sie sollten jedes einzelne Ereignis auflisten, das sich auf den Betrieb auswirken könnte, aber dann von 1 bis 10 ordnen. Welche Auswirkungen hätte jedes Ereignis? Ein kleines Feuer, das nur an einer Maschine isoliert ist, wird wahrscheinlich niedriger eingestuft werden als zum Beispiel, wenn die gesamte Anlage abbrennt.
  • Entwickeln Sie dann eine Rangfolge, wie oft das Risiko auftreten könnte. Zum Beispiel könnten Sie es mit 10 bewerten, wenn es einmal im Monat passieren könnte, und eine 1, wenn es einmal in 100 Jahren passieren könnte. Multiplizieren Sie dann die beiden Bewertungen für Wahrscheinlichkeit und Auswirkung, um eine Gesamtpunktzahl zu erhalten.
  • Arbeite zuerst an den höchsten Punktzahlen. Kommen Sie mit einem Cut-off. Sie können sich jedoch die Items mit der niedrigen Punktzahl ansehen und einen allgemeinen Prozess entwickeln. Bereiche, die für das Überleben des Unternehmens unerlässlich sind, werden in der Regel an die Spitze gestellt, wie zum Beispiel die Aufrechterhaltung des Cashflows, der Marktanteil und die Unterstützung des Personals.

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Teil 2 Quiz

Welchen möglichen Risiken sind Unternehmen ausgesetzt?

Streiks

Nah dran! Es stimmt, dass Unternehmen Personalrisiken wie Streiks berücksichtigen müssen. Bestimmen Sie die einzigartigen Risiken Ihres Unternehmens, indem Sie Bereiche wie Management, Kommunikation und Finanzen untersuchen. Neben Streiks sind jedoch auch andere Risiken zu berücksichtigen. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

Datenverlust

Versuchen Sie es nochmal! Datenverlust ist für viele computerabhängige Unternehmen ein großes Risiko. Dies betrifft möglicherweise nicht nur Ihr Unternehmen, sondern auch Ihre Kunden. Dennoch gibt es viele andere Risiken, denen Unternehmen ausgesetzt sind, die von einem Notfallplan profitieren. Wählen Sie eine andere Antwort!

Hurrikane

Schon fast! Große Hurrikane wie Katrina haben uns gelehrt, welche Auswirkungen sie auf eine Region haben können. Andere Naturkatastrophenrisiken sind Überschwemmungen und Dürren. Denken Sie jedoch daran, dass Ihr Notfallplan auch andere Risiken beinhalten sollte. Versuchen Sie es nochmal…

Produktrückrufe

Nicht ganz. Produktrückrufe kommen häufiger vor, als Sie vielleicht denken. Andere Risikobeispiele sind Arbeitsunfälle, unerwartete Todesfälle und Missmanagement. Ihr Notfallplan sollte darauf eingehen, was im Falle eines dieser Risiken passieren sollte. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

Alles das oben Genannte

Richtig! Streiks, Datenverluste, Naturkatastrophen und Produktrückrufe sind Beispiele für Risiken, denen ein Unternehmen ausgesetzt ist. Andere Beispiele sind Arbeitsunfälle, unerwartete Todesfälle und Missmanagement. Bewerten Sie jeden Bereich Ihres Unternehmens, um seine einzigartigen Risiken zu bestimmen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

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Teil 2 von 3: Szenarien identifizieren

Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 5

Schritt 1. Entwickeln Sie Szenarien für die höchstrangigen Risiken

Sie müssen für jedes Risiko realistische Szenarien erstellen, um einen effektiven Notfallplan zu entwickeln. Umreißen Sie konkret, was passieren könnte, wenn jedes der Risiken mit höchster Priorität eintreten würde.

  • Nachdem Sie die Szenarien gründlich entwickelt haben, können Sie mit der Ermittlung der Auswirkungen beginnen. Was könnten die letztendlichen Auswirkungen jedes Szenarios im Detail sein?
  • Sie können verschiedene Abstufungen desselben Szenarios entwickeln, z. B. den besten Fall, den wahrscheinlichsten Fall und den schlimmsten Fall.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 6

Schritt 2. Erstellen Sie eine Zeitleiste für die Entwicklung der Szenarien

Legen Sie fest, wer wann für was verantwortlich ist. Vergessen Sie nicht, Kontaktlisten zu aktualisieren und festzulegen, wer für Benachrichtigungen verantwortlich ist.

  • Zeitrahmen skizzieren. Was passiert am ersten Tag oder in der ersten Woche? Seien Sie ganz konkret.
  • Sie könnten Zeitpläne für Szenarien haben, die sich mit physischen Schwachstellen, organisatorischen Schwachstellen und institutionellen Schwachstellen befassen. Eine physische Schwachstelle kann beispielsweise die Infrastruktur betreffen. Organisatorisch könnte sich damit befassen, ob es Frühwarnsysteme oder qualifizierte Reaktionsteams gibt. Institutionelle Schwachstellen können damit zusammenhängen, ob finanzielle Ressourcen oder externe Partner zur Verfügung stehen. Verschiedene Personen können für verschiedene Aspekte verantwortlich sein.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 7

Schritt 3. Entscheiden Sie, was am wichtigsten ist, um Ihr Geschäft wieder betriebsbereit zu machen

Erkunden Sie diese Winkel im Detail. Ermitteln Sie sowohl Kapazitäten als auch Schwachstellen. Welche Kapazitäten hat die Organisation, um Risiken zu begegnen oder sie zu mindern?

  • Angenommen, die potenzielle Gefahr ist eine Überschwemmung. Ein potenzielles Risiko könnten Flusshochwasser sein, die die Ufer überfluten und Häuser in der Gegend beeinträchtigen. Die Schwachstelle könnte eine schlechte Infrastruktur sein. Die Kapazität könnte darin bestehen, qualifiziertes Personal zur Hand zu haben.
  • Machen Sie eine ehrliche Einschätzung der Ressourcen. Welche Funktionen müssen Sie aufgrund begrenzter Ressourcen ändern oder reduzieren? Führen Sie eine Business-Impact-Analyse durch. Sie möchten ermitteln, welche Bereiche für das Unternehmen erforderlich sind, um seine Mission zu erfüllen und den Betrieb fortzusetzen.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 8

Schritt 4. Finden Sie Wege, um das Risiko zu reduzieren

Normalerweise reicht es nicht, einen „Plan B“zu entwickeln und sich dann zurückzulehnen und zu hoffen, dass er nie zum Tragen kommt. Bewerten Sie, wie Sie sofort Schritte unternehmen können, um die Risiken zu reduzieren. Entwickeln Sie präventive Strategien.

  • Berücksichtigen Sie die Verfügbarkeit von Partnern. Welche lokalen Ressourcen stünden im Falle der Katastrophe zur Verfügung? Wären Nachbarn bereit zu helfen?
  • Die besten Notfallpläne helfen Unternehmen dabei, Bereiche zu identifizieren, in denen sie sich verbessern können, sodass sie die Wahrscheinlichkeit verringern, dass der Plan überhaupt benötigt wird.
  • Vielleicht stellen Sie fest, dass Sie beispielsweise eine Versicherung benötigen oder Katastrophenübungen durchführen sollten. Vielleicht stellen Sie fest, dass Schlüsselpersonal zusätzliche Schulungen benötigt. Wenn es um Datenbedrohungen geht, können Sie ein Backup-System installieren lassen. Entwickeln Sie einen Plan für jedes Szenario

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Teil 3 Quiz

Richtig oder falsch: Sie sollten potenzielle Szenarien für jedes Ihrer Risiken mit höchster Priorität skizzieren.

Wahr

Absolut! Stellen Sie sich vor, was im besten und im schlimmsten Fall passieren würde. Führen Sie dann eine Geschäftsauswirkungsanalyse durch, um zu ermitteln, welche Bereiche für das Unternehmen unerlässlich sind, um seine Mission zu erfüllen und den Betrieb fortzusetzen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

Falsch

Definitiv nicht! Durch das Rollenspiel verschiedener Szenarien können Sie die Bereiche Ihres Unternehmens bestimmen, die während einer Katastrophe am stärksten gefährdet sind. Führen Sie jedes Szenario weiter, indem Sie präventive Strategien entwickeln, wie die Installation von Backup-Systemen oder die Durchführung zusätzlicher Schulungen. Wählen Sie eine andere Antwort!

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Teil 3 von 3: Pflegen Sie Ihren Notfallplan

Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 9

Schritt 1. Informieren Sie alle Mitarbeiter über den Plan

Sie müssen wichtige Personen in Ihrem Unternehmen über den Ort informieren, bevor er jemals benötigt wird.

  • Sagen Sie den Leuten, welche Rolle und Verantwortung sie haben werden, damit es keine Verwirrung gibt, wenn der Plan im Notfall umgesetzt werden muss. Dies verringert die Wahrscheinlichkeit einer Panik.
  • Geben Sie den Menschen die richtige Schulung, die sie benötigen, um ihre im Plan beschriebenen Verpflichtungen zu erfüllen. Halten Sie Bohrer, wenn nötig. Nehmen Sie Anpassungen vor, nachdem Sie das Training beobachtet haben.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 10

Schritt 2. Testen Sie Ihren Notfallplan

Durch das Testen in vier Stufen können Sie das Testen überschaubar und kostengünstig gestalten. Wenn sich ein Bereich als fehlerhaft herausstellt oder mit Notfallplänen anderer Abteilungen in Konflikt steht, können Sie den Plan bearbeiten und erneut testen.

  • Führen Sie eine Mitarbeiterbewertung durch. Die leitenden Mitarbeiter wählen ein Datum und eine Uhrzeit, um alle Notfallpläne durchzugehen und die Personen anzuerkennen, die ihren Auftrag gründlich erledigt haben.
  • Führen Sie eine abteilungsübergreifende Überprüfung durch. Hier überprüft jede Abteilung die Pläne einer anderen Abteilung. Dies ist die Phase, in der Ressourcen zugewiesen und Konflikte identifiziert werden.
  • Untersuchen Sie Ausfälle kritischer Systeme. Diese Testphase kann innerhalb von Abteilungen lokalisiert werden. Das Testen umfasst die Simulation von System- und/oder Anbieterfehlern. Sie können Szenarien durchspielen, ohne wichtige Geräte oder Prozesse tatsächlich herunterfahren zu müssen.
  • Das einzig Wahre. Schließlich sollten Sie den Notfallplan vollständig testen. Dabei kann es sich um kurzfristige Stillstände in Schlüsselbereichen handeln, die in Echtzeit erfolgen.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 11

Schritt 3. Bewahren Sie den Plan an einem leicht zugänglichen Ort auf

Wenn eine Katastrophe eintritt, möchten Sie nicht, dass der Plan mit dem Feuer niederbrennt oder von der Flut mitgerissen wird. Sie möchten nicht, dass eine Datenschutzverletzung das Abrufen des Plans erschwert, wenn Sie ihn am dringendsten benötigen.

  • Suchen Sie einen Ort für den Plan (oder eine Kopie davon) an einem anderen Ort. Sie möchten es jedoch an einem Ort aufbewahren, an dem Sie bei Bedarf schnell darauf zugreifen können.
  • Bewahren Sie immer eine Kopie des Plans an einem anderen Ort als das Original auf. Und stellen Sie sicher, dass mehr als eine Person weiß, wie sie darauf zugreifen kann und dazu berechtigt ist.
Schreiben Sie einen Notfallplan Schritt 12

Schritt 4. Überprüfen Sie den Plan regelmäßig

Manchmal ändern sich die Dinge. Ihre Annahmen könnten veraltet sein. Die Risiken könnten größer sein als zuvor.

  • Beziehen Sie mehr als eine Person in den Plan und seine Aktualisierungen ein. Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass ein neuer Mitarbeiter es mit einem neuen Auge betrachtet oder es auditieren lässt.
  • Bestätigen Sie alle Annahmen, indem Sie sie mit aktuellen Daten abgleichen oder mit einem Drittanbieter überprüfen. Vielleicht enthält das Backup-Computersystem weniger Daten als Sie angenommen haben.

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Teil 4 Quiz

Wie sollten Sie Ihren Notfallplan pflegen?

Bewahren Sie es sicher in einem Safe auf.

Nö! Sie sollten den Plan an einem leicht zugänglichen Ort aufbewahren. Wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verfügt, stellen Sie sicher, dass sich an jedem Standort eine Kopie zusammen mit einer Person befindet, die seinen Aufenthaltsort kennt. Es gibt eine bessere Option da draußen!

Testen Sie den Plan, indem Sie Ihr Geschäft für einen Tag schließen.

Auf keinen Fall! Um den Plan in Echtzeit zu testen, ziehen Sie eine kurzfristige Abschaltung in Schlüsselbereichen in Betracht. Folgen Sie dem Plan und notieren Sie alle Probleme. Gehen Sie diese später mit Ihren Mitarbeitern noch einmal durch, um den Prozess zu optimieren. Es gibt eine bessere Option da draußen!

Teilen Sie den Plan Ihren leitenden Mitarbeitern mit.

Nicht genau! Sie sollten alle Mitarbeiter über den Plan informieren, damit jeder weiß, was im Notfall zu tun ist. Überprüfen Sie die einzelnen Rollen und Verantwortlichkeiten und veranstalten Sie regelmäßige Schulungen und Übungen. Die Schulung der Mitarbeiter verringert jetzt die Wahrscheinlichkeit einer späteren Panik. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

Überprüfen und aktualisieren Sie den Plan regelmäßig.

Rechts! Ihre Risiken mit höchster Priorität sowie die besten Möglichkeiten, sie zu mindern, können sich ändern. Versuchen Sie, einen neuen Mitarbeiter dazu zu bringen, dem Plan neue Augen zu schenken. Überprüfen Sie außerdem die bestehenden Systeme und Vereinbarungen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

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Tipps

  • Machen Sie Ihrem Notfallplan keine so niedrige Priorität, dass Sie ihn nie erreichen!
  • Möglicherweise möchten Sie mehr als einen Notfallplan.
  • Beginnen Sie mit der Einrichtung eines Notfallplanungsausschusses und wählen Sie eine Person aus, die diesen Ausschuss leitet. Der Notfallplanleiter stellt Fähigkeiten, Werkzeuge und eine Wissensdatenbank zur Verfügung, damit jede Abteilung ihren eigenen Plan erstellen kann.
  • Gehen Sie den Plan noch einmal durch. Eine zweite Überprüfung hilft dabei, Dinge zu finden, die beim ersten Mal übersehen wurden.

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