Die Entwicklung eines effektiven Risikomanagementplans kann dazu beitragen, dass sich kleine Probleme nicht zu Notfällen entwickeln. Verschiedene Arten von Risikomanagementplänen können sich mit der Berechnung der Wahrscheinlichkeit eines Ereignisses befassen und wie sich dieses Ereignis auf Sie auswirken könnte, welche Risiken bei bestimmten Unternehmungen bestehen und wie die mit diesen Risiken verbundenen Probleme verringert werden können. Einen Plan zu haben kann Ihnen helfen, mit widrigen Situationen umzugehen, wenn sie auftreten, und sie hoffentlich abzuwenden, bevor sie entstehen.
Schritte
Schritt 1. Verstehen Sie, wie Risikomanagement funktioniert
Risiko ist die Auswirkung (positiv oder negativ) eines Ereignisses oder einer Reihe von Ereignissen, die an einem oder mehreren Orten stattfinden. Er berechnet sich aus der Wahrscheinlichkeit, dass das Ereignis zu einem Problem wird, und den Auswirkungen, die es haben würde (siehe Risiko = Wahrscheinlichkeit X Auswirkung). Zur Risikoanalyse sollten verschiedene Faktoren identifiziert werden, darunter:
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Ereignis: Was könnte passieren?
Entwickeln Sie einen Risikomanagementplan Schritt 1 Punkt 1 -
Wahrscheinlichkeit: Wie wahrscheinlich ist es?
Entwickeln Sie einen Risikomanagementplan Schritt 1 Punkt 2 - Auswirkung: Wie schlimm wird es sein, wenn es passiert?
- Mitigation: Wie können Sie die Wahrscheinlichkeit reduzieren (und um wie viel)?
- Kontingenz: Wie können Sie die Auswirkungen reduzieren (und um wie viel)?
- Reduktion = Minderung X Notfall
- Exposition = Risiko – Reduzierung
- Nachdem Sie die oben genannten Punkte identifiziert haben, wird das Ergebnis die sogenannte Belichtung sein. Dies ist das Risiko, das Sie einfach nicht vermeiden können. Exposition kann auch als Bedrohung, Haftung oder Schweregrad bezeichnet werden, aber sie bedeuten so ziemlich dasselbe. Es wird verwendet, um festzustellen, ob die geplante Aktivität durchgeführt werden soll.
- Dies ist oft eine einfache Kosten-Nutzen-Formel. Sie können diese Elemente verwenden, um zu bestimmen, ob das Risiko einer Implementierung der Änderung höher oder niedriger ist als das Risiko einer Nichtimplementierung der Änderung.
- Angenommenes Risiko. Wenn Sie sich entscheiden, fortzufahren (manchmal gibt es keine andere Wahl, z. B. durch vom Bund vorgeschriebene Änderungen), wird Ihr Risiko als angenommenes Risiko bezeichnet. In einigen Umgebungen wird das angenommene Risiko auf einen Dollarwert reduziert, der dann zur Berechnung der Rentabilität des Endprodukts verwendet wird.
Schritt 2. Definieren Sie Ihr Projekt
Nehmen wir in diesem Artikel an, dass Sie für ein Computersystem verantwortlich sind, das einer großen Bevölkerung wichtige (aber nicht lebenswichtige) Informationen liefert. Der Hauptcomputer, auf dem sich dieses System befindet, ist alt und muss ersetzt werden. Ihre Aufgabe ist es, einen Risikomanagementplan für die Migration zu entwickeln. Dies ist ein vereinfachtes Modell, bei dem Risiko und Auswirkung als Hoch, Mittel oder Niedrig aufgeführt sind (dies ist insbesondere im Projektmanagement sehr üblich).
Schritt 3. Holen Sie sich Input von anderen
Brainstorming zu Risiken. Bringen Sie mehrere Personen zusammen, die mit dem Projekt vertraut sind, und bitten Sie um Input, was passieren könnte, wie man es verhindern kann und was zu tun ist, wenn es passiert. Machen Sie sich viele Notizen! Sie werden die Ausgabe dieser sehr wichtigen Sitzung während der folgenden Schritte mehrmals verwenden. Versuchen Sie, offen für Ideen zu bleiben. „Out-of-the-box“-Denken ist gut, aber behalten Sie die Kontrolle über die Sitzung. Es muss fokussiert und zielgerichtet bleiben.
Schritt 4. Identifizieren Sie die Konsequenzen jedes Risikos
Aus Ihrer Brainstorming-Sitzung haben Sie Informationen darüber gesammelt, was passieren würde, wenn Risiken eintreten. Verknüpfen Sie jedes Risiko mit den Konsequenzen, die während dieser Sitzung gezogen wurden. Seien Sie bei jedem so spezifisch wie möglich. "Projektverzögerung" ist nicht so wünschenswert wie "Projekt verzögert sich um 13 Tage". Wenn es einen Dollarwert gibt, listen Sie ihn auf; Nur "Over Budget" zu sagen, ist zu allgemein.
Schritt 5. Beseitigen Sie irrelevante Probleme
Wenn Sie beispielsweise das Computersystem eines Autohauses umziehen, dann sind Bedrohungen wie Atomkrieg, Pestpandemie oder Killer-Asteroiden so ziemlich Dinge, die das Projekt stören. Es gibt nichts, was Sie tun können, um sie zu planen oder die Auswirkungen zu verringern. Sie können sie im Hinterkopf behalten, aber nehmen Sie so etwas nicht in Ihren Risikoplan auf.
Schritt 6. Listen Sie alle identifizierten Risikoelemente auf
Sie müssen sie noch nicht in eine beliebige Reihenfolge bringen. Listen Sie sie einfach einzeln auf.
Schritt 7. Wahrscheinlichkeit zuweisen
Bestimmen Sie für jedes Risikoelement auf Ihrer Liste, ob die Wahrscheinlichkeit, dass es tatsächlich eintritt, hoch, mittel oder niedrig ist. Wenn Sie unbedingt Zahlen verwenden müssen, geben Sie die Wahrscheinlichkeit auf einer Skala von 0,00 bis 1,00 an. 0,01 bis 0,33 = Niedrig, 0,34 bis 0,66 = Mittel, 0,67 bis 1,00 = Hoch.
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Hinweis: Wenn die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Ereignisses null ist, wird es aus der Betrachtung entfernt. Es gibt keinen Grund, über Dinge nachzudenken, die einfach nicht passieren können (der wütende T-Rex frisst den Computer).
Schritt 8. Wirkung zuweisen
Im Allgemeinen weisen Sie Impact basierend auf einigen vordefinierten Richtlinien als Hoch, Mittel oder Niedrig zu. Wenn Sie unbedingt Zahlen verwenden müssen, dann berechnen Sie Impact auf einer Skala von 0,00 bis 1,00 wie folgt: 0,01 bis 0,33 = Niedrig, 0,34 – 066 = Mittel, 0,67 – 1,00 = Hoch.
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Hinweis: Wenn die Auswirkung eines Ereignisses null ist, sollte es nicht aufgeführt werden. Es gibt keinen Grund, unabhängig von der Wahrscheinlichkeit Dinge zu betrachten, die irrelevant sind (mein Hund hat zu Abend gegessen).
Schritt 9. Bestimmen Sie das Risiko für das Element
Oft wird dafür eine Tabelle verwendet. Wenn Sie die Werte Niedrig, Mittel und Hoch für Wahrscheinlichkeit und Auswirkung verwendet haben, ist die obere Tabelle am nützlichsten. Wenn Sie numerische Werte verwendet haben, müssen Sie ein etwas komplexeres Bewertungssystem ähnlich der zweiten Tabelle hier berücksichtigen. Es ist wichtig zu beachten, dass es keine universelle Formel für die Kombination von Wahrscheinlichkeit und Auswirkung gibt; das variiert zwischen Menschen und Projekten. Dies ist nur ein Beispiel (wenn auch ein echtes):
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Seien Sie flexibel in der Analyse.
Manchmal kann es angebracht sein, zwischen den L-M-H-Bezeichnungen und den numerischen Bezeichnungen hin und her zu wechseln. Sie können eine Tabelle ähnlich der folgenden verwenden.
Schritt 10. Ordnen Sie die Risiken ein
Listen Sie alle Elemente auf, die Sie identifiziert haben, vom höchsten bis zum niedrigsten Risiko.
Schritt 11. Berechnen Sie das Gesamtrisiko:
Hier helfen Ihnen Zahlen. In Tabelle 6 sind 7 Risiken als H, H, M, M, M, L und L zugeordnet. Dies kann aus Tabelle 5 0,8, 0,8, 0,5, 0,5, 0,5, 0,2 und 0,2 ergeben. Der Durchschnitt von das Gesamtrisiko beträgt dann 0,5 und dies bedeutet Mittel.
Schritt 12. Entwickeln Sie Minderungsstrategien
Mitigation soll die Eintrittswahrscheinlichkeit eines Risikos verringern. Normalerweise werden Sie dies nur für hohe und mittlere Elemente tun. Vielleicht möchten Sie Elemente mit geringem Risiko mindern, aber zuerst die anderen ansprechen. Wenn beispielsweise eines Ihrer Risikoelemente darin besteht, dass es bei der Lieferung kritischer Teile zu Verzögerungen kommen könnte, können Sie das Risiko durch eine frühzeitige Bestellung im Projekt mindern.
Schritt 13. Entwickeln Sie Notfallpläne
Notfallmaßnahmen sollen die Auswirkungen verringern, wenn ein Risiko eintritt. Auch hier werden Sie normalerweise nur Kontingenzen für hohe und mittlere Elemente entwickeln. Wenn beispielsweise die kritischen Teile, die Sie benötigen, nicht rechtzeitig eintreffen, müssen Sie möglicherweise alte, vorhandene Teile verwenden, während Sie auf die neuen warten.
Schritt 14. Analysieren Sie die Wirksamkeit von Strategien
Wie stark haben Sie die Wahrscheinlichkeit und Auswirkung reduziert? Bewerten Sie Ihre Notfall- und Risikominderungsstrategien und weisen Sie Ihren Risiken effektive Ratings zu.
Schritt 15. Berechnen Sie Ihr effektives Risiko
Jetzt sind Ihre 7 Risiken M, M, M, L, L, L und L, was sich in 0,5, 0,5, 0,5, 0,2, 0,2, 0,2 und 0,2 übersetzt. Dies ergibt ein durchschnittliches Risiko von 0,329. In Tabelle 5 sehen wir, dass das Gesamtrisiko nun als Niedrig eingestuft wird. Ursprünglich war das Risiko mittel (0,5). Nachdem Managementstrategien hinzugefügt wurden, ist Ihr Exposure niedrig (0,329). Das bedeutet, dass Sie eine Reduzierung des Risikos durch Mitigation und Contingency um 34,2 % erreicht haben. Nicht schlecht!
Schritt 16. Überwachen Sie Ihre Risiken
Jetzt, da Sie Ihre Risiken kennen, müssen Sie feststellen, wie Sie wissen, ob sie eintreten, damit Sie wissen, wann und ob Sie Ihre Eventualitäten einleiten sollten. Dies geschieht durch die Identifizierung von Risikohinweisen. Tun Sie dies für jedes Ihrer Elemente mit hohem und mittlerem Risiko. Im weiteren Verlauf Ihres Projekts können Sie dann feststellen, ob ein Risikoelement zu einem Problem geworden ist. Wenn Sie diese Hinweise nicht kennen, ist es sehr wahrscheinlich, dass sich ein Risiko im Stillen materialisiert und das Projekt beeinträchtigt, selbst wenn Sie gute Vorkehrungen haben.
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Tipps
- In Situationen, in denen der Projektmanager möglicherweise mit der Risikomanagementfunktion überlastet wird, kann die Analyse auf den kritischen Pfad des Projekts beschränkt werden. In diesem Fall ist es ratsam, mehrere kritische Pfade mit möglicherweise zusätzlicher Verzögerungszeit zu berechnen, um proaktiver Aufgaben zu identifizieren, die wahrscheinlich auf dem kritischen Pfad landen. Dies ist besonders dann sinnvoll, wenn ein einzelner PM mehrere Projekte steuert. Risikomanagement muss als Teil des Projekts betrachtet werden, darf aber die anderen Planungs- und Kontrollfunktionen nicht überschatten (siehe Warnungen).
- Reduktion = Risiko – Exposition. In diesem Beispiel (und unter Annahme einer Projektschätzung von 1 000 000 USD) beträgt Ihr Risiko 0,5 x 1 000 000 USD (500.000 USD) und Ihre Exposition 0,329 x 1 000 000 USD (329 000 USD), was den Wert bedeutet Ihrer Reduzierung = 171.000 USD. Verwenden Sie dies als Hinweis darauf, wie viel Sie vernünftigerweise für das Management der Risiken ausgeben können – dies sollte Teil der überarbeiteten Projektschätzung sein (wie Versicherung).
- Planen Sie Veränderungen. Risikomanagement ist ein fließender Prozess, da sich Risiken ständig ändern. Heutzutage können Sie ein gewisses Risiko mit hoher Wahrscheinlichkeit und hoher Auswirkung zuordnen. Morgen könnten sich die Wahrscheinlichkeit oder die Auswirkungen ändern. Außerdem können einige Risiken vollständig vom Tisch fallen, während andere ins Spiel kommen.
- Sie können Belichtung verwenden, um festzustellen, ob Sie das Projekt tatsächlich durchführen möchten. Wenn die Gesamtprojektschätzung 1.000.000 USD beträgt und Ihr Engagement 0,329 beträgt, gilt die allgemeine Regel, dass Sie ein Potenzial von 329.000 USD über der Schätzung haben. Können Sie das zusätzliche Geld einplanen … nur für den Fall? Wenn nicht, sollten Sie den Umfang des Projekts überdenken.
- Teil eines guten Notfallplans ist ein Frühwarnsignal. Wenn es ein Testergebnis gibt, das Ihnen sagt, ob Sie Ihren Notfallplan übernehmen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie diese Testergebnisse beschleunigen. Wenn es kein gutes Warnsignal gibt, versuchen Sie, eines zu entwerfen.
- Verwenden Sie eine Tabelle, um den Risikoplan kontinuierlich zu verfolgen. Risiken ändern sich, alte Risiken können verschwinden und neue Risiken rücken in den Fokus.
- Immer nachforschen. Was hast du verpasst? Welche Dinge könnten passieren, an die Sie noch nicht gedacht haben? Dies ist eine der schwierigsten Aufgaben und eine der kritischsten. Erstellen Sie eine Liste und überprüfen Sie diese wiederholt.
- Wenn Sie ein unerfahrener Projektmanager sind oder das Projekt klein ist, sollten Sie in Betracht ziehen, Zeit zu sparen, indem Sie Schritte überspringen, die entweder nicht zutreffen oder nur geringe Auswirkungen auf das Projekt haben. Umgehen Sie die formale Wahrscheinlichkeits- und Folgenabschätzung, machen Sie die "Kopfrechnung" und springen Sie sofort zum Schweregrad. Wenn Sie beispielsweise Wartungsarbeiten an einem Stromkreis durchführen müssen und diese Aktivität einen Server ausfällt, ist es "riskanter", den Server vor der Wartung in einen neuen Stromkreis zu verlegen oder zu warten, bis die Wartung abgeschlossen ist, um die Maschine wieder zurückzubringen? online. In beiden Fällen wird der Server heruntergefahren - aber Sie können einfach feststellen, welche Aktivität das geringste Risiko für das Projekt darstellt.
Warnungen
- Überlegen Sie, was passieren könnte, wenn zwei oder drei Dinge gleichzeitig schief gehen. Die Wahrscheinlichkeit wird sehr gering sein, aber die Auswirkungen können extrem sein. Fast jede größere Katastrophe war mit mehreren Ausfällen verbunden.
- Tun nicht Lassen Sie sich von der Politik in Ihre Einschätzung einmischen. Dies geschieht häufig. Die Leute wollen nicht glauben, dass Dinge, die sie kontrollieren, schief gehen könnten und werden dich oft wegen des Risikoniveaus streiten. "Oh, das könnte nie passieren" könnte wahr sein, aber es könnte auch jemandes Ego sein, der spricht.
- Ignorieren Sie Artikel mit geringem Risiko nicht vollständig, aber verbringen Sie nicht viel Zeit damit. Verwenden Sie Hoch, Mittel und Niedrig, um anzugeben, wie viel Aufwand Sie in die Überwachung jedes Risikos investieren.
- Werden Sie nicht zu kompliziert für das Projekt. Risikomanagement ist ein wichtiger Teil des Projekts, sollte aber die eigentliche Arbeit nicht überschatten. Wenn Sie damit nicht aufpassen, können Sie irrelevanten Risiken hinterherjagen und Ihren Plan mit nutzlosen Informationen überladen.
- Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie alle Risiken identifiziert haben. Die Natur des Risikos ist, dass es unvorhersehbar ist.
