4 Möglichkeiten zur Erstellung eines Business Continuity Plans

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4 Möglichkeiten zur Erstellung eines Business Continuity Plans
4 Möglichkeiten zur Erstellung eines Business Continuity Plans
Anonim

BCPs bieten Verfahren dafür, wie Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Falle einer Katastrophe oder eines Notfalls, wie beispielsweise eines Brandes im Büro, in Kontakt bleiben und ihre Arbeit fortsetzen. Leider nehmen sich viele Unternehmen nie die Zeit, einen solchen Plan zu entwickeln, typischerweise weil sie dies nicht für notwendig halten. Die Erstellung eines umfassenden BCP ermöglicht es Ihnen jedoch, die Fähigkeit Ihres Unternehmens zu verbessern, während oder nach erheblichen Störungen des Geschäftsbetriebs wie gewohnt fortzufahren.

Schritte

Methode 1 von 4: Verstehen, was einen guten Business-Continuity-Plan ausmacht

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 1

Schritt 1. Akzeptieren Sie die potenziellen Bedrohungen und Risiken, denen Ihr Unternehmen ausgesetzt ist

Die Möglichkeit einer Unterbrechung Ihres Geschäftsbetriebs ist beängstigend, aber Sie sollten immer darauf vorbereitet sein und bereit sein, zu akzeptieren, dass Risiken und Bedrohungen für Ihr Unternehmen zu Turbulenzen führen können. Sobald Sie akzeptieren, dass ungeplante Risiken und Bedrohungen verheerende Auswirkungen auf den Geschäftsbetrieb haben können, können Sie einen Plan erstellen, der sicherstellt, dass sowohl die Vermögenswerte als auch das Personal Ihres Unternehmens ausreichend geschützt sind.

  • Erstellen Sie eine Liste möglicher Risiken und deren Auswirkungen auf Ihr Unternehmen. Zum Beispiel führt der Tod einer Schlüsselperson normalerweise nicht dazu, dass die Türen für eine Weile geschlossen werden, kann jedoch die Ergebnisse, die Lieferantenbeziehungen und den Kundenservice stark beeinträchtigen.
  • Nachdem Sie die Risiken identifiziert haben, sortieren Sie sie nach Auswirkung und Lebensgrundlage, um Ihre Planung zu priorisieren.
Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 2

Schritt 2. Verwechseln Sie Business-Continuity-Pläne nicht mit Disaster-Recovery-Plänen

Business-Continuity-Pläne werden manchmal auch als Disaster Recovery-Pläne bezeichnet und haben viel gemeinsam. Disaster Recovery-Pläne sollten auf die Wiederherstellung des Unternehmens nach einer Katastrophe ausgerichtet sein und die negativen Folgen einer Katastrophe mildern. Im Gegensatz dazu konzentrieren sich Business Continuity Pläne auf die Erstellung eines Aktionsplans, der sich darauf konzentriert, die negativen Folgen einer Katastrophe überhaupt zu verhindern.

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 3

Schritt 3. Berücksichtigen Sie die potenziellen Bedrohungen/Risiken, denen das Unternehmen ausgesetzt ist

Pläne zur Analyse der Geschäftsauswirkungen berücksichtigen die potenziellen Folgen für Ihr Unternehmen, wenn die Funktionsfähigkeit und Prozesse durch eine Bedrohung oder ein Risiko beeinträchtigt werden. Infolgedessen können Sie durch die Erstellung einer BIA bestimmen, welche Probleme, Risiken und Bedrohungen Ihr Business-Continuity-Plan angehen muss. Sie sollten die möglichen Auswirkungen einer Störung des Geschäftsbetriebs berücksichtigen, wie zum Beispiel:

  • Einkommens- und Umsatzverluste
  • Erhöhte Ausgaben
  • Kundenabwanderung/Unzufriedenheit
  • Verspätung bei der Leistungserbringung
  • Behördliche Bußgelder
  • Verzögerung/Unfähigkeit, zukünftige Geschäftspläne zu beginnen.

Methode 2 von 4: Bestimmen von Schlüsselwiederherstellungsressourcen

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 4

Schritt 1. Erstellen Sie eine Liste der internen Schlüsselpersonen

Nach Eintreten eines Ereignisses, das den normalen Geschäftsbetrieb stört, müssen Sie schnell Schlüsselpersonal mobilisieren, um ein BCP erfolgreich durchzuführen. Erstellen Sie eine Liste mit internen Schlüsselpersonal und Backups – dies sind die Mitarbeiter, die Positionen besetzen, ohne die Ihr Unternehmen absolut nicht funktionieren kann. Machen Sie die Liste so groß wie nötig, aber so klein wie möglich.

  • Erstellen Sie eine Liste aller wichtigen internen Mitarbeiter mit allen Kontaktinformationen, einschließlich geschäftlicher Telefonnummer, privater Telefonnummer, Mobiltelefon, Pager, geschäftlicher E-Mail, privater E-Mail und jeder anderen Möglichkeit, sie in einer Notfallsituation zu kontaktieren, in der die normale Kommunikation möglicherweise nicht verfügbar ist.
  • Überlegen Sie, welche Jobfunktionen für die Fortsetzung des täglichen Betriebs unbedingt erforderlich sind. Sie sollten sich überlegen, wer diese Positionen besetzt, wenn der Hauptberufsinhaber im Urlaub ist.
  • Denken Sie daran, dass es sich bei Schlüsselpersonal nicht nur um hochrangige Führungskräfte handelt. Ein Debitorenbuchhalter auf niedriger bis mittlerer Ebene könnte beispielsweise für die Verarbeitung von Berichten verantwortlich sein, die AR-Kredite oder -Inkasso betreffen, die sich stark auf die Höhe der verfügbaren Betriebseinnahmen auswirken. Der Debitorenbuchhalter sollte als Schlüsselpersonal angesehen werden, da seine beruflichen Funktionen dem Unternehmen den Zugang zu Kapital erleichtern, das durch die Bearbeitung von Forderungen und den Einzug von Geldern bereitgestellt wird.
Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 5

Schritt 2. Dokumentieren Sie kritische Geschäftsausstattung

Geschäftscomputer vor Ort enthalten oft die wichtigsten Informationen, auf die Sie und Ihre Mitarbeiter auch außerhalb des Standorts zugreifen können müssen. Sie sollten eine Liste der kritischen Geräte/Daten erstellen und eine Strategie für den sicheren Zugriff im Falle einer Störung erstellen. Vergessen Sie nicht Software, die oft als kritische Geräte angesehen wird, insbesondere wenn es sich um Spezialsoftware handelt oder sie nicht ersetzt werden kann.

  • Diese Liste sollte Passwörter, Identifikationsdaten und den Speicherort der Schlüsseldateien enthalten.
  • Einige Unternehmen können ohne ein Faxgerät nicht einmal für ein paar Stunden arbeiten. Sind Sie stark von Ihrem Kopiergerät abhängig? Haben Sie spezielle Drucker, die Sie unbedingt haben müssen?
Erstellen Sie einen Business-Continuity-Plan Schritt 6

Schritt 3. Identifizieren Sie kritische Dokumente

Sie sollten alle Unterlagen zusammenstellen, die erforderlich sind, um Ihr Geschäft im Falle eines Brandes oder einer anderen Katastrophe, die kritische Dokumente vor Ort zerstört, neu zu starten. Stellen Sie sicher, dass Sie über alternative Kopien in einem externen physischen Speicher verfügen und Möglichkeiten für den Zugriff auf kritische Dokumente wie Satzung und andere Rechtsdokumente, Stromrechnungen, Bankinformationen, kritische HR-Dokumente, Gebäudemietpapiere, Steuererklärungen und andere kritische Dokumente haben.

Sie sollten sich überlegen, wie der Aktionsplan bei einem Totalausfall der Anlage aussehen würde. Möchten Sie wissen, wann Sie den Kredit für Ihre Firmenfahrzeuge bezahlen müssen? An wen senden Sie die Zahlung für Ihre E-Mail-Dienste?

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 7

Schritt 4. Identifizieren Sie, wer Telearbeit leisten kann

Für den Fall, dass der Geschäftsbetrieb am regulären Standort nicht weitergeführt werden kann, ist Telearbeit von zu Hause aus eine gute Möglichkeit für die Mitarbeiter, ihre Arbeit wie gewohnt fortzusetzen. Durch die Arbeitsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter, auch außerhalb des Büros, können die üblichen Verzögerungen bei der Arbeitserbringung zumindest teilweise vermieden werden. Einige Personen in Ihrem Unternehmen sind möglicherweise durchaus in der Lage, Geschäfte von zu Hause aus zu erledigen.

Finden Sie heraus, wer aufgrund von Einschränkungen der Internetverbindung oder anderen Problemen von zu Hause aus arbeiten kann und wer nicht, und stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter die erforderlichen Ressourcen für die Telearbeit bereitstellen

Methode 3 von 4: Erstellen Ihres Geschäftskontinuitätsplans

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 8

Schritt 1. Identifizieren Sie die Optionen für Notfallausrüstung

Notfallausrüstungsoptionen sind zugängliche Ausrüstungsalternativen, die verwendet werden können, wenn der normale Geschäftsbetrieb gestört ist.

  • Wo würden Sie LKW mieten, wenn eine Katastrophe Fahrzeuge beschädigt oder zerstört, die im normalen Geschäftsverkehr verwendet werden? Wo würden Sie Computer mieten? Können Sie für Kopien, Fax, Druck und andere wichtige Funktionen eine Geschäftsdienststelle verwenden?
  • Alternative Ausrüstungslieferanten müssen in der Regel nicht speziell identifiziert werden, es sei denn, sie sind einzigartig und es wurde bereits eine Vereinbarung ausgehandelt (sehr selten).
  • Wichtiger ist es, die Dienste, Ausrüstungen und/oder Ressourcen zu identifizieren, die ein Ersatz liefern können muss. Das mit der Führung der Beziehung zum Stellvertreter betraute Schlüsselpersonal muss über die erforderliche Entscheidungsbefugnis verfügen.
Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 9

Schritt 2. Identifizieren Sie Ihren Notfallstandort

Dies ist der Ort, an dem Sie Geschäfte tätigen, während Ihre Hauptbüros nicht verfügbar sind.

  • Es könnte ein Hotel sein – viele von ihnen verfügen über sehr gut ausgestattete Business-Einrichtungen, die Sie nutzen können. Es kann sich um eines Ihrer Auftragnehmer oder Ihre Anwaltskanzlei handeln.
  • Eine Lagermiete in der Nähe Ihres regulären Standorts kann ein großartiger Ort sein, um Produkte im Notfall zu verlagern und zu lagern.
  • Vielleicht ist Telearbeit für alle eine praktikable Option.
  • Wenn Sie einen identifizierten temporären Standort haben, fügen Sie Ihrem BCP eine Karte zu dem Standort bei. Stellen Sie sicher, dass Sie über alle erforderlichen Kontaktinformationen verfügen (einschließlich der Namen der Personen).
Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 10

Schritt 3. Erstellen Sie einen Abschnitt "How-to" in Ihrem BCP

Es sollte Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Ausführung des BCP enthalten und angeben, was zu tun ist, wer es tun sollte und wie. Listen Sie jede Verantwortung auf und notieren Sie den Namen der Person, die ihr zugewiesen wurde. Gehen Sie auch umgekehrt vor: Listen Sie für jede Person die Verantwortlichkeiten auf. Wenn Sie also wissen möchten, wer die Versicherungsgesellschaft anrufen soll, können Sie "Versicherung" nachschlagen, und wenn Sie wissen möchten, was Joe Doe tut, können Sie diese Informationen unter "Joe" suchen.

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 11

Schritt 4. Dokumentieren Sie externe Kontakte

Wenn Sie kritische Lieferanten oder Auftragnehmer haben, erstellen Sie eine spezielle Kontaktliste, die eine Beschreibung des Unternehmens (oder der Person) und alle anderen absolut kritischen Informationen über sie enthält, einschließlich der Kontaktdaten wichtiger Mitarbeiter.

  • Nehmen Sie in Ihre Liste Personen wie Anwälte, Banker, IT-Berater… auf, die Sie möglicherweise anrufen müssen, um bei verschiedenen betrieblichen Problemen zu helfen.
  • Vergessen Sie Versorgungsunternehmen, Gemeinde- und Gemeindeämter (Polizei, Feuerwehr, Wasser, Krankenhäuser) und die Post nicht!
Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 12

Schritt 5. Stellen Sie die Informationen zusammen

Ein BCP ist nutzlos, wenn alle Informationen an verschiedenen Orten verstreut sind. Ein BCP ist ein Referenzdokument und sollte alles zusammen in einer Art 3-Ring-Ordner aufbewahrt werden.

  • Machen Sie viele Kopien und geben Sie jedem Ihrer Schlüsselmitarbeiter eine.
  • Bewahren Sie mehrere zusätzliche Kopien an einem externen Ort, zu Hause und/oder in einem Safe auf.

Methode 4 von 4: Implementieren Ihres Business Continuity Plans

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 13

Schritt 1. Kommunizieren Sie den BCP an die zuständigen Mitarbeiter

Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter, die möglicherweise von einer Störung betroffen sein könnten, die BCP gelesen und verstanden haben. Nehmen Sie sich die Zeit, um sicherzustellen, dass sich die Mitarbeiter ihrer relevanten Rollen bei der Umsetzung und Durchführung der Richtlinie bewusst sind.

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 14

Schritt 2. Stellen Sie dem Personal, das nicht in Schlüsselpositionen steht, wichtige Informationen zum BCP-Plan zur Verfügung

Überlassen Sie nichts dem Zufall! Auch wenn wichtige Mitarbeiter über ihre Rolle im Rahmen des BCP informiert sind, sollten Sie dennoch sicherstellen, dass alle Mitarbeiter die Evakuierungsverfahren sowie die Notfallorte kennen. Auf diese Weise wird die unvorhersehbare Abwesenheit von Schlüsselpersonal nicht verhindern, dass Nicht-Schlüsselpersonal weiß, wie auf Störungen des Geschäftsbetriebs zu reagieren ist.

Erstellen eines Geschäftskontinuitätsplans Schritt 15

Schritt 3. Planen Sie, Ihr BCP zu ändern und zu aktualisieren

Egal wie gut Ihr BCP ist, es ist wahrscheinlich, dass es zu störenden Ereignissen kommt, die in Ihrem Plan nicht vorgesehen sind. Seien Sie offen für die Aktualisierung und/oder Änderung Ihres BCP angesichts zusätzlicher Informationen und/oder geänderter Umstände. Aktualisieren Sie jedes Mal, wenn sich etwas ändert, alle Kopien Ihres BCP und lassen Sie es nie veraltet sein.

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