So schreiben Sie einen Vorfallbericht: 12 Schritte (mit Bildern)

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So schreiben Sie einen Vorfallbericht: 12 Schritte (mit Bildern)
So schreiben Sie einen Vorfallbericht: 12 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Wenn Sie ein Sicherheitsbeamter oder ein Polizeibeamter sind, der am Ort eines Vorfalls eingesetzt wird, ist das Verfassen eines detaillierten und genauen Berichts ein wichtiger Bestandteil der korrekten Ausführung Ihrer Arbeit. Ein guter Vorfallsbericht gibt einen gründlichen Bericht über das Geschehene, ohne unappetitliche Informationen zu beschönigen oder wichtige Fakten auszulassen. Es ist wichtig, das entsprechende Protokoll zu befolgen, den Vorfall klar zu beschreiben und einen ausgefeilten Bericht vorzulegen.

Schritte

Teil 1 von 3: Nach Protokoll

Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 1

Schritt 1. Besorgen Sie sich die entsprechenden Formulare von Ihrer Institution

Jede Institution hat ein anderes Protokoll für den Umgang mit einem Vorfall und die Einreichung einer Meldung.

  • Befolgen Sie alle Anweisungen, die den Formularen beiliegen. Jede Organisation verwendet ein anderes Format, also beachten Sie die Richtlinien.
  • In einigen Fällen sind Sie dafür verantwortlich, ein von Ihrer Institution ausgestelltes Formular auszufüllen. In anderen Fällen werden Sie aufgefordert, den Bericht selbst einzugeben oder zu verfassen.

Spitze:

Schreiben Sie, wenn möglich, mit einer Textverarbeitungssoftware. Es wird ordentlicher aussehen und Sie können die Rechtschreibprüfung verwenden, um es zu verbessern, wenn Sie fertig sind. Wenn Sie Ihren Bericht von Hand schreiben, drucken Sie deutlich, anstatt kursiv zu schreiben. Lassen Sie die Leute nicht raten, ob Ihre 7er tatsächlich 1er sind.

Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 3

Schritt 2. Geben Sie die grundlegenden Fakten an

Ihr Formular enthält möglicherweise Leerzeichen, die Sie mit Informationen zum Vorfall ausfüllen können. Wenn nicht, beginnen Sie den Bericht mit einem Satz, der die folgenden grundlegenden Informationen klar enthält:

  • Uhrzeit, Datum und Ort des Vorfalls (seien Sie genau, schreiben Sie die genaue Anschrift usw.).
  • Ihr Name und Ihre ID-Nummer.
  • Namen anderer anwesender Mitglieder Ihrer Organisation
Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 4

Schritt 3. Fügen Sie eine Zeile über die allgemeine Natur des Vorfalls hinzu

Beschreiben Sie, was Ihnen am Tatort gebracht wurde. Wenn Sie einen Anruf erhalten haben, beschreiben Sie den Anruf und notieren Sie, wann Sie ihn erhalten haben. Schreiben Sie einen objektiven, sachlichen Satz, der beschreibt, was passiert ist.

  • Sie könnten zum Beispiel schreiben, dass Sie zu einer bestimmten Adresse gerufen wurden, nachdem eine Person wegen Trunkenheit und Unordnung angezeigt wurde.
  • Beachten Sie, dass Sie nicht schreiben sollten, was Ihrer Meinung nach passiert sein könnte. Bleiben Sie bei den Fakten und bleiben Sie objektiv.
Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 2

Schritt 4. Starten Sie den Bericht so schnell wie möglich

Schreiben Sie es möglichst am selben Tag wie den Vorfall. Wenn Sie ein oder zwei Tage warten, wird Ihr Gedächtnis ein wenig verschwommen. Sie sollten die grundlegenden Fakten aufschreiben, an die Sie sich erinnern müssen, sobald der Vorfall eintritt. Führen Sie Ihren Bericht innerhalb der ersten 24 Stunden danach aus.

Teil 2 von 3: Beschreiben, was passiert ist

Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 5

Schritt 1. Schreiben Sie eine Ich-Erzählung, die erzählt, was passiert ist

Schreiben Sie eine chronologische Erzählung darüber, was genau passiert ist, als Sie sich am Tatort gemeldet haben.

  • Verwenden Sie die vollständigen Namen aller im Bericht enthaltenen Personen. Identifizieren Sie alle Personen, wenn sie zum ersten Mal in Ihrem Bericht zitiert werden, indem Sie Folgendes auflisten: Vor-, Zweit- und Nachnamen; Geburtsdatum, Rasse, Geschlecht und Referenz eine von der Regierung ausgestellte Identifikationsnummer. In den folgenden Sätzen können Sie sie dann nur mit ihrem Vor- und Nachnamen bezeichnen: "Doe, John" oder "John Doe". Beginnen Sie einen neuen Absatz, um die Aktionen jeder Person separat zu beschreiben. Beantworten Sie das Wer, Was, Wann, Wo und Warum von dem, was passiert ist.
  • Wenn der oben erwähnte Polizist zum Beispiel in der Wohnung ankommt, in der er den Anruf erhalten hat, könnte er sagen: "Bei seiner Ankunft beobachtete der Polizist einen männlichen Weißen, der jetzt als Doe bekannt ist, John Edwin; Geburtsdatum: 15.03.1998; California Driver's License 00789142536, schrie und brüllte eine weiße Frau, bekannt als Doe, Jane, im Vorgarten des oben genannten Ortes (die zuvor angegebene Adresse) an. Der Beamte trennte beide beteiligten Parteien und führte Feldinterviews durch wurde von Mr. John Doe erzählt, dass er von der Arbeit nach Hause gekommen sei und festgestellt habe, dass das Abendessen nicht für ihn gemacht sei. Er sagte dann, dass er sich über seine Frau Jane Doe aufregte, weil sie das Abendessen nicht für ihn vorbereitet hatte.“
  • Wenn möglich, stellen Sie sicher, dass Sie direkte Zitate von Zeugen und anderen an dem Vorfall beteiligten Personen einfügen. Im obigen Szenario könnte der Beamte beispielsweise schreiben: „Jane sagte zu mir ‚Johnny war verrückt, weil ich das Abendessen nicht rechtzeitig fertig hatte.‘“
  • Fügen Sie eine genaue Beschreibung Ihrer eigenen Rolle im Verlauf des Geschehens hinzu. Wenn Sie körperliche Gewalt anwenden mussten, um jemanden festzunehmen, beschönigen Sie es nicht. Berichten Sie, wie Sie mit der Situation und ihren Folgen umgegangen sind.
Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 6

Schritt 2. Seien Sie gründlich

Schreiben Sie so viel, wie Sie sich erinnern können – je mehr Details, desto besser. Lassen Sie den Lesern des Berichts keinen Raum, um etwas falsch zu interpretieren. Machen Sie sich keine Sorgen, dass Ihr Bericht zu lang oder wortreich ist. Wichtig ist, ein vollständiges Bild von dem zu berichten, was passiert ist.

  • Anstatt beispielsweise zu sagen: „Als ich ankam, war sein Gesicht rot“, könnten Sie sagen: „Als ich ankam, schrie er, außer Atem, und sein Gesicht war rot vor Wut.“Das zweite Beispiel ist besser als das erste, weil es mehrere Gründe dafür gibt, dass das Gesicht eines Menschen rot ist, nicht nur, dass er wütend ist.
  • Oder anstatt zu sagen: „Nachdem ich am Tatort angekommen war, stürmte er auf mich zu“, sollten Sie sagen: „Als ich am Tatort ankam, habe ich verlangt, dass beide Parteien aufhören zu kämpfen. Nachdem er tief Luft geholt und mich angesehen hatte, rannte er schnell auf mich zu und hielt seine Hand hoch, als wollte er mich schlagen.“
Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 7

Schritt 3. Seien Sie genau

Schreiben Sie nichts in den Bericht, von dem Sie sich nicht sicher sind, ob es tatsächlich passiert ist. Hörensagen als Hörensagen, nicht als Tatsachen melden.

  • Wenn Ihnen beispielsweise ein Zeuge erzählt hat, dass er gesehen hat, wie jemand über einen Zaun gesprungen ist und weggelaufen ist, weisen Sie deutlich darauf hin, dass Ihr Bericht über den Vorfall auf einer Zeugenaussage beruht; es ist noch keine bewiesene Tatsache.
  • Wenn Sie berichten, was der Zeuge Ihnen gesagt hat, sollten Sie außerdem alles aufschreiben, an das Sie sich über das Verhalten des Zeugen erinnern. Wenn ihre Aussage später zu Kontroversen führt, kann sich Ihr Bericht als nützlich erweisen. Es wäre zum Beispiel hilfreich zu wissen, dass ein Zeuge aufgeregt wirkt, während er Ihnen erzählt, was passiert ist, oder wenn er sehr ruhig und ausgeglichen wirkt.
Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 8

Schritt 4. Seien Sie klar

Verwenden Sie keine blumige, verwirrende Sprache, um zu beschreiben, was passiert ist. Ihr Schreiben sollte klar und prägnant sein. Verwenden Sie kurze, auf den Punkt gebrachte, faktenorientierte Sätze, die keinen Interpretationsspielraum lassen.

  • Halten Sie Ihr Schreiben klar und prägnant.
  • Verwenden Sie außerdem keine juristischen oder technischen Wörter: Sagen Sie beispielsweise „persönliches Fahrzeug“anstelle von „P.O.V“. (persönliches Fahrzeug) und „Tatort“anstelle des typischen Nummerncodes, den die Polizei normalerweise verwendet, um andere über ihre Ankunft zu informieren.
  • Verwenden Sie kurze, auf den Punkt gebrachte Sätze, die Fakten hervorheben und keinen Raum für Interpretation lassen. Anstatt zu schreiben "Ich glaube, der Verdächtige wollte es seiner Frau heimzahlen, weil er anscheinend böse Absichten hatte, als er auf sie zuging und sie packte", schreiben Sie "Der Verdächtige [Name einfügen] ging zu seiner Frau [Name] und packte sie gewaltsam am Handgelenk."
Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 9

Schritt 5. Seien Sie ehrlich

Auch wenn Sie nicht stolz darauf sind, wie Sie mit der Situation umgegangen sind, ist es unbedingt erforderlich, dass Sie einen ehrlichen Bericht schreiben. Wenn Sie etwas Unwahres schreiben, kann es später an die Oberfläche kommen, Ihren Job gefährden und Probleme für die an dem Vorfall beteiligten Personen verursachen. Bewahren Sie Ihre Integrität und die der Institution, die Sie vertreten, indem Sie die Wahrheit sagen.

Teil 3 von 3: Den Bericht polieren

Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 10

Schritt 1. Überprüfen Sie die grundlegenden Fakten

Stellen Sie sicher, dass die grundlegenden Informationen (Schreibweise von Namen, Datum, Uhrzeit und Adresse, Kfz-Kennzeichen usw.) mit denen übereinstimmen, die Sie in Ihrem Bericht aufgeführt haben.

Versuchen Sie nicht, sicherzustellen, dass die Aussagen in Ihrem Bericht mit denen Ihrer Kollegen übereinstimmen. Individuell eingereichte Berichte garantieren, dass mehr als ein Bericht über einen Vorfall überlebt. Vorfallberichte können später vor Gericht erscheinen. Wenn Sie die Fakten Ihres Berichts so ändern, dass sie mit denen eines anderen übereinstimmen, können Sie bestraft werden

Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 11

Schritt 2. Bearbeiten Sie Ihren Bericht und lesen Sie ihn Korrektur

Lesen Sie es durch, um sicherzustellen, dass es kohärent und leicht verständlich ist. Stellen Sie sicher, dass Sie keine Informationen ausgelassen haben, die enthalten sein sollten. Suchen Sie nach offensichtlichen Lücken in der Erzählung, die Sie möglicherweise ausfüllen müssen.

  • Überprüfen Sie es noch einmal auf Rechtschreib- und Grammatikfehler.
  • Entfernen Sie alle Wörter, die als subjektiv oder wertend angesehen werden könnten, wie Wörter, die Gefühle und Emotionen beschreiben.
Schreiben Sie einen Vorfallbericht Schritt 12

Schritt 3. Senden Sie Ihren Vorfallbericht

Finden Sie den Namen der Person oder Abteilung heraus, an die Ihre Meldung gesendet werden muss. Reichen Sie nach Möglichkeit einen Vorfallbericht persönlich ein und stehen Sie für weitere Fragen oder Klarstellungen zur Verfügung. In Situationen, in denen ein Vorfallbericht per Post oder E-Mail gesendet werden muss, rufen Sie innerhalb von 10 Tagen an, um sicherzustellen, dass Ihr Bericht eingegangen ist.

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