Eine erfolgreiche Spendenaktion zu organisieren kann eine kolossale Aufgabe sein, insbesondere für einen unerfahrenen Planer. Sie müssen jedes Detail Ihrer Veranstaltung planen, ein Team aufbauen, das Ihnen bei der Umsetzung hilft, Ihre Finanzen herausfinden und jeden Teil Ihrer Logistik und Werbung planen. Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, jeden dieser Schritte im Voraus durchzuarbeiten und gute Hilfe zu leisten, werden Sie feststellen, dass die Durchführung einer Spendenaktion ein überschaubarer Prozess sein kann. Obwohl jede Spendenaktion anders ist, verwenden Sie die folgenden Schritte als allgemeine Anleitung für Ihre eigenen.
Schritte
Teil 1 von 5: Planen Sie Ihr Event
Schritt 1. Ziele setzen
Ihre Ziele sind das, was Sie mit Ihrer Spendenaktion erreichen möchten. Dies mag offensichtlich erscheinen, aber Ihr erster Schritt sollte darin bestehen, genau zu beantworten, warum Sie die Spendenaktion durchführen. Verbreitest du Bewusstsein für eine Sache? Versuchen Sie, Geld für eine bestimmte Art von Forschung oder Projekt zu sammeln? Ist es eine Kombination von Zielen? Definieren Sie so klar wie möglich, was Sie mit Ihrer Spendenaktion erreichen möchten.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten eine Spendenaktion veranstalten, um Geld für die Krebsforschung zu sammeln. Es ist am besten, eine bestimmte Krebsart, eine Forschungseinrichtung oder eine Wohltätigkeitsorganisation zu identifizieren, für die Sie Geld spenden. Dies kann helfen, Ihre Bemühungen von hier an gezielter zu gestalten
Schritt 2. Identifizieren Sie Ihr Publikum
Entscheiden Sie, wer im Mittelpunkt Ihrer Marketingbemühungen steht. Das heißt, welche Gruppe von Menschen möchte wahrscheinlich für Ihre Sache spenden? Sie können Ihre Demografie nach Alter, Geschlecht, Interessen oder anderen Kriterien definieren, die Sie sich vorstellen können. Wichtig ist, dass Sie klar definieren, wer diese Gruppe ist. Auf diese Weise können Sie den Rest Ihrer Planung und Organisation an ihre Bedürfnisse anpassen.
Ihre Zielgruppe können auch Gruppen wie Familien sein oder einfach alle umfassen
Schritt 3. Entscheiden Sie sich für einen Spendenaktionstyp
Zuerst müssen Sie entscheiden, in welche allgemeine Kategorie von Spendenaktionen Sie fallen. Sie sammeln einfach Geld für einen guten Zweck, indem Sie Spenden sammeln? Oder wird es zusammen mit Ihrer Spendenaktion eine Veranstaltung geben? Eine Veranstaltung kann alles sein, von einem Abendessen bis hin zu einem Konzert oder Rennen. Es gibt praktisch unbegrenzte Möglichkeiten, welche Art von Spendenaktion Sie organisieren können.
- Wenn Sie sich für eine kreative und andere Spendenaktion entscheiden, können Sie den Spendenbetrag verbessern. Bäckereien und Autowaschanlagen funktionieren, sind aber nicht so originell. Völlig originelle Spendenaktionen werden mehr Menschen anziehen.
- Eine weitere Art der Spendenaktion ist das Online-Crowdfunding über eine Plattform wie Kickstarter oder Indiegogo. Kampagnen auf diesen Websites sind relativ einfach einzurichten und können Ihnen eine einfache Möglichkeit bieten, Belohnungen für verschiedene Spendenstufen anzubieten. Darüber hinaus konzentrieren sich Websites wie Causes und Crowdrise speziell auf Crowdfunding-Kampagnen für gemeinnützige Organisationen.
- Ihre Veranstaltung sollte spezifisch für Ihr Publikum sein. Es kann auch Ihre eigenen Erfahrungen als Spendenaktion und die Sache, die Sie unterstützen, widerspiegeln.
- Sie können beispielsweise einen 5-km-Lauf für Ihre Spendenaktion für die Krebsforschung organisieren. Von hier aus können Sie kreative Elemente hinzufügen, z. B. einen Donut-Lauf oder einen Paint-Lauf.
Schritt 4. Identifizieren Sie eine Frist
Wenn Sie eine Fundraising-Veranstaltung durchführen, haben Sie im Datum der Veranstaltung eine offensichtliche Frist. Wenn Sie jedoch online eine Spendenaktion organisieren oder auf andere Weise um Spenden bitten, müssen Sie sich eine Frist setzen. Dies wird Ihr Team und Ihre Spender motivieren, schnell Spenden zu sammeln. Dies wird auch andere Bemühungen beeinflussen, wie z. B. das Erhalten von Belohnungen an Spender (falls zutreffend).
Ziehen Sie in Betracht, mehrere Fristen zu erstellen, die verschiedenen Schritten im Organisationsprozess entsprechen. Dies wird ein Gefühl der Dringlichkeit erzeugen, das Ihrem Team hilft, motiviert zu werden, jedes Ziel rechtzeitig zu erreichen
Schritt 5. Studieren Sie andere erfolgreiche Spendenaktionen ähnlicher Art
Schauen Sie sich andere Spendenaktionen in Ihrer Nähe an. Überlegen Sie, wo sie erfolgreich waren und was sie anders hätten machen können. Versuchen Sie, nach Meinungen anderer zu diesem Thema zu fragen. Erstellen Sie eine Liste mit Ihren Ideen und verwenden Sie sie, um Ihr eigenes Spendenaktionsdesign zu verbessern.
Teil 2 von 5: Ein Team aufbauen
Schritt 1. Suchen Sie nach Freiwilligen
Arbeite in deiner Kirche, deinem Arbeitsplatz oder einer anderen Gemeindegruppe, um Freiwillige für deine Sache zu finden. Lassen Sie die Leute, die Sie mitbringen, die Nachricht an Freunde oder Familie weitergeben, von denen sie glauben, dass sie daran interessiert sein könnten, zu helfen. Wenn Sie bestimmte Fähigkeiten benötigen, z. B. als Buchhalter oder Werbetreibender, sollten Sie nach Personen fragen, von denen bekannt ist, dass sie über diese Fähigkeiten verfügen. EXPERTENTIPP
Direct Relief
Humanitarian Aid Organization Direct Relief is an award-winning humanitarian aid organization, active in all 50 states and more than 80 countries. They focus on helping people affected by emergencies and natural disasters. Direct Relief has been highly rated by Charity Navigator, GuideStar, and the Center for High Impact Philanthropy at University of Pennsylvania, for their effectiveness, efficiency, and transparency.
Direkthilfe
Organisation für humanitäre Hilfe
Suchen Sie nach Selbststartern. Laut Direct Relief, einer humanitären Hilfsorganisation, sollten Sie versuchen, Freiwillige zu finden, die begeistert sind, die Arbeit selbst zu erledigen.
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Schritt 2. Befugnis delegieren
Bei großen oder komplizierteren Spendenaktionen ist es für Sie möglicherweise fast unmöglich, jede Entscheidung selbst zu treffen. Aus diesem Grund sollten Sie Ihre Verantwortlichkeiten auf eine Kerngruppe von vertrauenswürdigen Teammitgliedern aufteilen. Denken Sie zum Beispiel daran, jemanden zu bitten, der gut mit Geld umgehen kann, der sich um die Finanzen der Spendenaktion kümmert. Eine andere Person könnte für die Werbemaßnahmen verantwortlich sein. Für viele Segmente der Spendenaktion benötigen Sie möglicherweise einen Verantwortlichen, damit Sie die Spendenaktion als Ganzes koordinieren können, ohne sich auf die kleinsten Details zu konzentrieren.
Schritt 3. Aufgaben aufteilen
Teilen Sie Aufgaben auf verschiedene Freiwillige oder Gruppen von Freiwilligen auf. Dies erhöht nicht nur die Erfolgschancen Ihrer Spendenaktion, sondern entlastet Sie auch, wenn Sie komplizierte Aufgaben an qualifizierte Freiwillige delegieren. Stellen Sie einfach sicher, dass Sie eine Struktur haben, damit diese verschiedenen Gruppen sich gegenseitig koordinieren können. Um dies zu erreichen, möchten Sie vielleicht regelmäßige Treffen des gesamten Fundraiser-Teams organisieren.
- Bilden Sie einen Ausschuss, um sicherzustellen, dass die gesamte Planung und Sammlung von Materialien durchgeführt wird.
- Zum Beispiel möchten Sie vielleicht, dass für Ihre karitativen 5 km eine Gruppe für die Erfrischungen nach dem Rennen und eine andere für den Aufbau der Strecke zuständig ist. Diese beiden Gruppen müssten miteinander kommunizieren, um sicherzustellen, dass im Ziel genügend Platz für die Erfrischungen vorhanden ist.
Schritt 4. Denken Sie an andere Fachleute, die Sie vor Ort haben müssen
Bei einigen Arten von Fundraising-Veranstaltungen benötigen Sie andere Fachleute, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltungen reibungslos ablaufen. Ein Konzert würde beispielsweise Ton- und Lichttechniker benötigen. Alternativ würde ein 5-km-Rennen medizinisches Personal benötigen, falls einer der Läufer verletzt wird. Denken Sie an Ihren Bedarf an diesen Personen und rechnen Sie die Kosten für deren Vermittlung in Ihr Budget ein.
Teil 3 von 5: Ihre Finanzen herausfinden
Schritt 1. Definieren Sie Ihr Spendenziel
Ihr Spendenziel kann ein sehr subjektiver Betrag sein, schließlich ist es leicht, einfach zu denken: "Ich möchte so viel wie möglich sammeln." Sie sollten sich jedoch ein hohes, aber erreichbares Ziel setzen. Denken Sie an ähnliche Ereignisse in Ihrer Nähe aus der Vergangenheit und analysieren Sie, wie viel sie gesammelt haben. Dann setzen Sie Ihr Ziel etwas höher.
In einigen Fällen kann ein klares Ziel definiert werden. Wenn Sie beispielsweise Geld für den Bau einer Schule sammeln, sollten Sie die Kosten dafür schätzen und Ihr Ziel von dort aus aufbauen
Schritt 2. Denken Sie an die Kosten
Wenn Sie sich entscheiden, es zu einer öffentlichen Fundraising-Veranstaltung zu machen, denken Sie über Kosten, Sponsoring und Teilnahme nach. Ein Beispiel wäre eine Autowaschanlage, eine sehr verbreitete Spendenaktion für Jugendgruppen und Vereine. Die Kosten umfassen Seife, Waschlappen und die Nutzung einer Einrichtung zur Durchführung der Veranstaltung.
- Wenn Sie eine teure Veranstaltung veranstalten, benötigen Sie ebenso teure Tickets, um die Kosten zu decken.
- Sie können Ihre Spenden weitergeben, aber nicht Ihre Ausgaben. Seien Sie sparsam bei Ihrer Planung.
Schritt 3. Sponsoren werben
Sponsoren können Veranstaltungsorte, Erfrischungen, Produkte, kostenlose Dienstleistungen oder Geld bereitstellen, um Ihre Spendenaktion zu unterstützen. Um diese Sponsoren zu gewinnen, müssen Sie sie jedoch davon überzeugen, dass Ihre Spendenaktion erfolgreich sein wird und Ihre Sache der Mühe wert ist. Denken Sie an lokale Unternehmen, die Ihre Werte teilen und möglicherweise bereit sind, Ihre Spendenaktion zu unterstützen. Dann kontaktieren Sie sie telefonisch oder persönlich und machen Sie Ihren Fall.
- Möglicherweise können Sie auch Kontakte innerhalb Ihres Teams nutzen, um die Unterstützung des Unternehmens zu gewinnen. Halten Sie ein Brainstorming-Meeting mit ihnen ab, um potenzielle Sponsoren zu finden.
- Ziehen Sie in Betracht, Sponsorenstufen (Gold, Silber usw.) zu haben, die die Beteiligung der Sponsoren widerspiegeln. Sie sind möglicherweise bereit, mehr zu bezahlen, um ihr Logo auf der Veranstaltung besser platzieren zu können.
- Zum Beispiel könnte Ihr karitativer 5k versuchen, lokale krebsbezogene Wohltätigkeitsorganisationen, Krankenhäuser und Sportgeschäfte in der ganzen Stadt zu beauftragen. Diese Organisationen teilen ein gemeinsames Interesse mit Ihrem Anliegen und den Personen, die an Ihrer Veranstaltung teilnehmen werden.
Schritt 4. Finden Sie heraus, wie Sie Geld annehmen
Wenn Sie anfangen, Spenden anzunehmen, benötigen Sie eine Möglichkeit, dieses Geld zu organisieren und aufzubewahren. Für physische Transaktionen (Bargeld oder Scheck) benötigen Sie ein Bankkonto für Wohltätigkeitsorganisationen, um das Geld während des Aufbaus aufzubewahren. Darüber hinaus können Sie das Bankkonto verwenden, um Überweisungen von Spendern zu akzeptieren.
Für Online-Spenden müssen Sie eine Möglichkeit zur elektronischen Geldannahme einrichten. Dies kann über PayPal oder über eine Crowdfunding-Site wie Kickstarter oder Indiegogo erfolgen
Teil 4 von 5: Logistik planen
Schritt 1. Wählen Sie eine Uhrzeit und ein Datum für das Ereignis aus
Autowaschanlagen, Grillpartys und Hofverkäufe sind bei gutem Wetter rentabler und angenehmer, aber sie sind möglicherweise nicht für den Hochwinter oder den Hochsommer an sehr heißen Orten geeignet. Samstags ist die Teilnehmerzahl höher, aber sehen Sie sich den Community-Kalender an, um sicherzustellen, dass an dem von Ihnen gewählten Tag keine andere Veranstaltung geplant ist, bei der die Leute andere Dinge tun, während Sie Ihre Spendenaktion durchführen.
Schritt 2. Finden Sie einen guten Standort
Viele Einzelhandelsunternehmen erlauben verschiedenen Gruppen, ihre Räumlichkeiten für Autowaschanlagen, Kuchenverkäufe und andere Spendenaktionen zu nutzen, wenn sie mit ihren Werten vereinbar sind und Ihre Arbeit unterstützen. Achten Sie bei anderen Veranstaltungsarten wie Konzerten oder Karneval darauf, dass Sie genügend Platz für Ihre Veranstaltung haben.
Schritt 3. Erstellen Sie Zeitpläne
Erstellen Sie einen Zeitplan für den Tag der Spendenaktion, wobei jede einzelne Veranstaltung ihren eigenen klar definierten Start und Endpunkt hat. Darüber hinaus sollten Sie auch einen Zeitplan für die Erledigung von Aufgaben erstellen, die bis zum Datum des Ereignisses erforderlich sind. Wählen Sie beispielsweise einen Tag, an dem Sie Ihre Sponsoren haben möchten, und ein späteres Datum für den Druck von Sponsorenbannern.
Schritt 4. Planen Sie die Durchführung
Worauf sich das Folgende bezieht, hängt von der Art Ihrer Spendenaktion ab. Bei einer rein spendenbasierten Spendenaktion würden Sie die Spender persönlich kontaktieren, um sich bei ihnen zu bedanken. Bei einer Veranstaltung hingegen müssten Sie angeben, wer danach noch beim Aufräumen bleiben wird.
Teil 5 von 5: Das Wort herausbringen
Schritt 1. Nutzen Sie das Internet
Das Internet ist die beste Ressource, um große Gruppen von Menschen kostengünstig zu erreichen. Für den Anfang sollte jede Spendenaktion eine Facebook-Seite haben, die mit relevanten Informationen gefüllt und regelmäßig aktualisiert wird. Dann können Sie Twitter oder Instagram verwenden, um die Nachricht weiter zu verbreiten und mit potenziellen Spendern in Kontakt zu treten. Für fortgeschrittenere Spendenaktionen sollten Sie eine Website erstellen, die einen Spendenlink enthält.
Sie können möglicherweise zu einem niedrigeren Preis Hilfe von einem lokalen Website-Designer erhalten, wenn er an Ihre Sache glaubt. Dies ermöglicht Ihnen eine professionelle Website ohne die Kosten
Schritt 2. Werben
Dies kann bedeuten, Schilder in der Stadt und an den Schwarzen Brettern der Gemeinde aufzustellen, Informationen durch Mundpropaganda zu verbreiten oder mit Rundfunkmedien zu sprechen, um zu sehen, welche Art von Werbung sie anbieten. Viele Radiosender und lokale Fernsehsender haben Community-Bulletin Boards und öffentliche Bekanntmachungen für gemeinnützige Gruppen.
Schritt 3. Holen Sie sich Hilfe von lokalen Unternehmen und Organisationen
Bitten Sie Sponsoren und andere lokale Unternehmen, die Bekanntmachung zu unterstützen, indem Sie einige Ihrer Tickets kaufen oder ein Poster für Ihre Veranstaltung in ihrem Geschäft aushängen. Andere Unternehmen können Ihnen möglicherweise auf andere Weise helfen; Sie werden nicht wissen, wie, bis Sie fragen.
Schritt 4. Holen Sie sich die Hilfe Ihres Teams
Ihr Team kann eine großartige Ressource sein, um das Wort zu verbreiten. Sagen Sie ihnen, dass sie wann immer möglich über die Spendenaktion sprechen sollen, und bemühen Sie sich, ihre Freunde über die Veranstaltung zu informieren. Darüber hinaus können sie weit entfernte Bekannte, die interessiert sein könnten, per E-Mail kontaktieren und in den sozialen Medien über die Spendenaktion posten. Jede Art und Weise, wie sie die Nachricht verbreiten können, wird nur Ihrer Sache helfen.
