3 Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu organisieren

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3 Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu organisieren
3 Möglichkeiten, Ihre Rechnungen zu organisieren
Anonim

Sobald Sie die Schule verlassen und in die Arbeitswelt einsteigen, werden Sie vielleicht feststellen, dass sich ein Großteil Ihres Lebens um Geld dreht. Den Überblick zu behalten kann schwierig sein, und den Überblick über zu zahlende Rechnungen zu verlieren, kann zu ernsthaftem Stress und finanziellen Problemen führen. Um Ihre Rechnungen und Finanzen organisiert zu halten, erstellen Sie einen Kalender und ein Budget und überprüfen Sie diese regelmäßig. Bewahren Sie Ihre Abrechnung und andere Finanzberichte an einem Ort auf und kategorisieren Sie sie entsprechend. Wenn Sie sich nicht ständig um Geld sorgen müssen, haben Sie mehr Zeit und Energie, um Spaß zu haben und das Leben zu genießen.

Schritte

Methode 1 von 3: Verwenden eines Finanzkalenders

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 1

Schritt 1. Erstellen Sie eine Liste aller Rechnungen, die Sie jeden Monat bezahlen

Beginnen Sie damit, Ihren monatlichen Kontoauszug abzurufen, um die wiederkehrenden Rechnungen jeden Monat zu identifizieren. Notieren Sie sich den Namen der Rechnung, den Betrag und das Fälligkeitsdatum (nicht das Datum, an dem die Zahlung auf Ihrem Bankkonto verbucht wurde, was unterschiedlich sein kann). Sie können auch eine Spalte einfügen, um aufzuschreiben, wie die Rechnung bezahlt wird (automatischer Entwurf oder manuelle Zahlung).

  • Eine Tabellenkalkulation kann Ihnen dabei helfen, diese Informationen zu organisieren, aber Sie können sie auch von Hand in ein Notizbuch schreiben, wenn Sie dies vorziehen. Sie können auch eine Budget-Tracking-Software verwenden, um alles für Sie zu verwalten.
  • Wenn die Höhe einer Rechnung von Monat zu Monat schwankt, notieren Sie einen budgetierten Betrag. Wenn Ihre Stromrechnung beispielsweise zwischen 70 und 120 US-Dollar pro Monat schwankt, können Sie 120 US-Dollar einplanen. Auf diese Weise wissen Sie, dass es Ihnen nie zu kurz kommt und Sie möglicherweise etwas übrig haben.
Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 2

Schritt 2. Tragen Sie die Fälligkeitsdaten für jede Ihrer Rechnungen in einen Kalender ein

Sie können entweder einen Kalender kaufen, der Ihnen gefällt, oder einen leeren Monatskalender auf dem Computer erstellen. Die meisten Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulations-Apps verfügen über eine Kalendervorlage, die Sie verwenden können. Geben oder schreiben Sie dann den Namen und den Betrag der Rechnung am Fälligkeitstag ein.

  • Sie können verschiedene Farben verwenden, um anzugeben, wie eine Rechnung bezahlt wird. Sie können beispielsweise blaue Tinte für automatisch erstellte Rechnungen und rote Tinte für Rechnungen verwenden, die Sie am Fälligkeitsdatum manuell bezahlen müssen.
  • Wenn Sie Ihren Kalender auf dem Computer erstellen, können Sie mithilfe der Textformatierung angeben, ob es sich bei dem Rechnungsbetrag um einen genauen Betrag oder um eine budgetierte Schätzung handelt. Sie können beispielsweise eine normale Schriftart für genaue Beträge und eine kursive Schriftart für eine budgetierte Schätzung verwenden.

Spitze:

Wenn Sie Ihre Zahlung per Post einreichen müssen, tragen Sie die Rechnung für das Versanddatum in Ihren Kalender ein. Dies ist in der Regel ein paar Tage vor dem endgültigen Fälligkeitsdatum der Fall.

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 3

Schritt 3. Tragen Sie Ihr Einkommen in Ihren Kalender ein

Nachdem Sie alle Ihre Rechnungen in Ihren Kalender eingetragen haben, fügen Sie Ihr Einkommen an den Tagen hinzu, an denen Sie bezahlt werden. Wenn Ihr Gehalt von Gehaltsscheck zu Gehaltsscheck variiert, verwenden Sie eine budgetierte Schätzung am unteren Ende des Bereichs.

  • Wenn Sie beispielsweise wöchentlich bezahlt werden und Ihr Gehalt zwischen 500 und 700 US-Dollar pro Woche liegt, können Sie den Betrag von 500 US-Dollar in Ihren Kalender aufnehmen.
  • Wenn Sie sich entschieden haben, verschiedenfarbige Tinten zu verwenden, ist Grün normalerweise die beste Farbe, um Geld zu verdienen. Dies ist die Farbe, die am häufigsten in Banking- und Budgetierungs-Apps für Einkommen verwendet wird und eine Geldeinzahlung anzeigt.
Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 4

Schritt 4. Fügen Sie Investitionsbeiträge oder Sparziele hinzu

Wenn Sie auf ein Anlagekonto einzahlen oder aus einem bestimmten Grund sparen, fügen Sie diesen Betrag zusammen mit Ihren Rechnungen in Ihren Kalender ein. Wenn Sie Ihre Ersparnisse oder Investitionen wie eine normale Rechnung behandeln, werden Sie es sich zur Gewohnheit machen, regelmäßig zu sparen.

Es kann schwierig sein, sich das Sparen anzugewöhnen, also haben Sie keine Angst, klein anzufangen. Selbst kleine Beiträge summieren sich mit der Zeit. Selbst wenn Sie beispielsweise nur 10 USD pro Woche für Ihr Sparziel garantieren können, werden Sie bis Ende des Jahres 520 USD gespart haben

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 5

Schritt 5. Verwenden Sie Ihren Kalender, um ein monatliches Budget zu erstellen

Addieren Sie Ihre Rechnungen für jeden Gehaltsscheck und bestimmen Sie, wie viel Geld Sie nach Begleichung Ihrer Rechnungen noch übrig haben. Das ist Ihr Geld für diskretionäre Ausgaben. Teilen Sie Ihre diskretionären Ausgaben für andere Ausgaben wie Lebensmittel, Haustierpflege oder eine Nacht in der Stadt auf.

  • Wenn Sie Ihre Ausgaben reduzieren müssen, ist es am einfachsten, zu verfolgen, wie Sie Ihr frei verfügbares Geld jeden Monat ausgeben. Suchen Sie dann nach impulsiven oder unnötigen Einkäufen, die Sie kürzen könnten.
  • Sie müssen nicht unbedingt freiwillige Ausgaben in Ihren Kalender aufnehmen. Die Budgetierung dieser Ausgaben kann Ihnen jedoch dabei helfen, den Überblick zu behalten, wohin Ihr Geld fließt und wie viel Geld Sie ausgeben können, während Sie gleichzeitig sicherstellen, dass alle Ihre Rechnungen bezahlt sind.

Methode 2 von 3: Behalten Sie den Überblick über Ihre Rechnungen

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 6

Schritt 1. Überprüfen Sie Ihre Abrechnungen sorgfältig

Wenn Sie jeden Monat eine Rechnung erhalten, sehen Sie sich den geschuldeten Gesamtbetrag und das Datum der letzten Zahlung an. Gehen Sie die Gebühren durch und stellen Sie sicher, dass Ihnen nicht mehr in Rechnung gestellt wird, als Sie tatsächlich schulden. Wenn Sie eine Diskrepanz zwischen der Aussage und Ihren eigenen Aufzeichnungen feststellen, klären Sie diese sofort.

Dies ist auch wichtig, wenn Sie eine Papierrechnung erhalten, wenn Sie Ihre Rechnung normalerweise elektronisch erhalten oder die automatische Zahlung eingerichtet haben. Wenn Sie eine unerwartete Rechnung erhalten, wenden Sie sich an das Rechnungsunternehmen oder überprüfen Sie Ihr Konto online

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 7

Schritt 2. Planen Sie jede Woche eine regelmäßige Zeit ein, um Ihre Finanzen durchzugehen

Nehmen Sie sich 10 oder 15 Minuten pro Woche Zeit, um "Geldzeug" zu erledigen. Der Tag nach dem Zahltag ist in der Regel ein guter Tag dafür. Weisen Sie Geld zu, um Ihre anstehenden Rechnungen zu bezahlen, und bestimmen Sie dann, wie viel Geld Sie für diskretionäre Ausgaben übrig haben.

Wenn Sie verheiratet sind oder mit einem Partner leben und beide Rechnungen bezahlen, sind diese Treffen entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungen koordiniert werden und Sie genau wissen, wer was bezahlt

Spitze:

Wenn Sie nicht sehr viele Rechnungen haben, müssen Sie dies möglicherweise nur ein- oder zweimal im Monat tun.

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 8

Schritt 3. Legen Sie Erinnerungen auf Ihrem Computer oder Smartphone fest

Erinnerungen können dazu beitragen, dass eine Rechnung nicht durch die Ritzen rutscht, insbesondere wenn es sich um einen relativ kleinen Betrag handelt, den Sie häufig vergessen. Das verspätete Bezahlen von Rechnungen kann Ihre Kreditwürdigkeit beeinträchtigen, insbesondere Kreditkartenzahlungen, die den Kreditauskunfteien gemeldet werden. Legen Sie Ihre Mahnung ein oder zwei Tage vor Fälligkeit der Rechnung fest und bezahlen Sie die Rechnung, sobald Sie die Mahnung erhalten.

  • Wenn Sie beispielsweise ein Musikstreaming-Abonnement für nur 9 US-Dollar im Monat haben, vergessen Sie möglicherweise, es zu bezahlen, bis Sie eine Erinnerung vom Streaming-Dienst erhalten oder feststellen, dass Sie nicht mehr auf Ihre Musik zugreifen können. Wenn Sie eine Erinnerung einrichten, stellen Sie sicher, dass Sie sie nicht vergessen.
  • Wenn Sie einen digitalen Kalender auf Ihrem Smartphone oder Tablet verwenden, können Sie einfach Erinnerungen für jede Rechnung aktivieren, die Sie Ihrem Kalender hinzufügen.

Spitze:

Stellen Sie sicher, dass Ihre Erinnerung auf einen Zeitpunkt eingestellt ist, zu dem Sie sie tatsächlich lesen und darauf reagieren können. Erinnerungen helfen nicht, wenn sie mitten in der Nacht losgehen, wenn du schläfst.

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 9

Schritt 4. Versuchen Sie, eine einzelne Person einzurichten, die für die Rechnungen verantwortlich ist

Wenn Sie verheiratet sind oder mit Ihrem Partner zusammenleben, ist es oft einfacher, eine Person zu benennen, die sich um die Rechnungen kümmert. Auf diese Weise müssen Sie sich keine Sorgen machen, eine Rechnung zu spät zu bezahlen, weil jeder von Ihnen dachte, der andere habe sie bezahlt, oder eine Rechnung doppelt zu bezahlen.

  • Wenn Sie sicherstellen möchten, dass Sie beide die Rechnungen und deren Bezahlung gleichermaßen kennen, können Sie sich abwechseln. Sie könnten beispielsweise einen von Ihnen für die Zahlung der Rechnungen von Januar bis Juni und den anderen von Juli bis September beauftragen.
  • Auch wenn nur eine Person für die Rechnungen zuständig ist, sollten Sie mindestens einmal im Monat einen Termin haben, um Ihre Finanzen und Ihr Haushaltsbudget zu besprechen.

Spitze:

Wenn Sie ein Gemeinschaftskonto haben, sollten Sie erwägen, ein separates Konto für diskretionäre Ausgaben zu eröffnen, insbesondere wenn nur einer von Ihnen für die Zahlung von Rechnungen verantwortlich ist. Auf diese Weise wissen Sie immer, dass auf Ihrem Konto viele Beträge vorhanden sind, um eine von Ihnen bezahlte Rechnung zu begleichen.

Methode 3 von 3: Pflege Ihrer Finanzunterlagen

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 10

Schritt 1. Bewahren Sie alle Ihre Kontoauszüge und Abrechnungsmitteilungen an einem Ort auf

Egal, ob Sie eine altmodische Papierakte oder eine digitale Akte führen, schaffen Sie einen einzigen Ort für alle Ihre Finanzunterlagen. Erstellen Sie Unterkategorien, die die Art der Rechnung oder Ausgabe identifizieren.

  • Wenn Sie digitale Aufzeichnungen führen, können Sie möglicherweise Ihr E-Mail-Konto verwenden, um Ihre Aufzeichnungen zu organisieren. Verwenden Sie für alle Ihre Rechnungen dieselbe E-Mail-Adresse und erstellen Sie Tags oder Filter, um diese Rechnungsauszüge in Kategorien einzuteilen. Um Ihren Posteingang übersichtlicher zu gestalten, eröffnen Sie ein separates Konto für Rechnungen und verwenden Sie diese E-Mail-Adresse nicht für private E-Mails.
  • Sie können auch Ihre Rechnungen scannen und PDFs erstellen, um sie als digitale Kopie auf Ihrem Computer zu speichern.

Spitze:

Nicht alle Finanzdokumente können digitalisiert werden. Auch wenn die meisten Ihrer Unterlagen digital sind, benötigen Sie dennoch eine kleine Aktenbox, um Dokumente wie Autotitel oder Immobilienurkunden aufzubewahren.

Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 11

Schritt 2. Fügen Sie Einkommensnachweise und Quittungen für abzugsfähige Ausgaben hinzu

Wenn Sie Ihre Einkommenserklärungen und Quittungen an einem Ort aufbewahren, werden Sie sich in der Steuerzeit weniger Sorgen machen. Wenn Sie Papierakten führen, erstellen Sie einen separaten Ordner speziell für abzugsfähige Ausgaben.

  • Zu Ihrer Akte für abzugsfähige Ausgaben gehören Akten mit Kategorien wie Heim- und Bürokosten, Kilometer- und Fahrzeugkosten, Kinderbetreuungskosten und Krankheitskosten.
  • Gehen Sie Ihre Spesenunterlagen mindestens einmal im Monat durch. Wenn Sie eine Rechnung bezahlt haben, von der Sie glauben, dass sie abzugsfähig ist, verschieben Sie sie in die Selbstbehaltsdatei (oder erstellen Sie eine Kopie davon und bewahren Sie sie an beiden Orten auf).
Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 12

Schritt 3. Kaufen Sie einen Aktenvernichter für die Entsorgung von Finanzdokumenten

Jedes Dokument, das Ihre Unterschrift, Kontonummer, medizinische, rechtliche oder andere Identifikationsinformationen enthält, sollte geschreddert und nicht einfach in den Papierkorb geworfen werden. Indem Sie diese Informationen intakt lassen, setzen Sie sich einem Identitätsdiebstahl aus.

  • Wenn Sie keinen Aktenvernichter besitzen, können Sie einen einfachen Aktenvernichter online oder in Geschäften für Bürobedarf für in der Regel etwa 20 bis 30 US-Dollar kaufen. Es gibt teurere Versionen, die schneller oder mehr Dokumente auf einmal vernichten oder auch CDs oder Kreditkarten vernichten. Es liegt an Ihnen, ob sich ein schickerer Aktenvernichter für Sie lohnt.
  • Sie können auch einen Schredderservice abonnieren, wenn Sie die ganze Arbeit nicht selbst erledigen möchten. In den USA vernichten beispielsweise Bürobedarfsgeschäfte wie Staples oder Office Depot Ihre Dokumente für etwa 1 US-Dollar pro Pfund.
Organisieren Sie Ihre Rechnungen Schritt 13

Schritt 4. Löschen Sie einmal im Jahr nicht mehr benötigte Datensätze

So wie Sie einen Frühjahrsputz Ihres Wohnraums durchführen können, könnten auch Ihre Finanzunterlagen eine jährliche Tiefenreinigung vertragen. Gehen Sie am Ende des Kalenderjahres Ihre Akten durch und vernichten oder löschen Sie nicht mehr benötigte Aufzeichnungen. Im Allgemeinen können Sie diesem Zeitplan folgen:

  • 1 Jahr lang aufbewahren: monatliche Stromrechnungen, Gehaltsabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Anlageabrechnungen, Kontoauszüge und dergleichen. Bewahren Sie die zusammenfassenden Jahresabschlüsse 3 Jahre lang auf.
  • 7 Jahre lang aufbewahren: Quittungen für größere Anschaffungen, Einkommensteuerunterlagen, Darlehensverträge, Hypothekenverträge und Zahlungsbelege, Aufzeichnungen über Investitionskäufe, Zusammenfassungen von Investitionen zum Jahresende, andere endgültige Zahlungsdokumente.
  • Bewahren Sie auf unbestimmte Zeit auf: Krankenakten, Immobilienurkunden und Autotitel (solange Sie das Auto besitzen). Obwohl es sich nicht unbedingt um Finanzunterlagen handelt, fallen auch Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Scheidungsurteile und Abschlüsse oder Diplome in diese Kategorie.

Tipps

Wenn Sie dies nicht selbst tun möchten, können Sie eine Budget- oder persönliche Finanz-App wie Mint oder Prism ausprobieren. Einige davon sind kostenlos, während andere eine Abonnementstufe haben

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