So schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen

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So schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen
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Anonim

Wenn Sie als unabhängiger Auftragnehmer arbeiten oder ein kleines Unternehmen besitzen, das eine spezialisierte Dienstleistung erbringt, müssen Sie wahrscheinlich lernen, eine Rechnung für erbrachte Dienstleistungen zu erstellen, damit Sie bezahlt werden können. Die Informationen, die Sie auf einer Rechnung angeben müssen, hängen von den spezifischen Dienstleistungen ab, die Sie erbringen, aber die meisten Rechnungen sollten Ihre Kontaktinformationen zusammen mit einigen anderen grundlegenden Kopfzeileninformationen enthalten. Eine Rechnung sollte auch eine Auflistung der für Ihren Kunden innerhalb des Abrechnungszeitraums erbrachten Leistungen sowie die Ihnen geschuldete Gesamtsumme enthalten.

Schritte

Beispielrechnungen

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Beispielrechnung für gerenderte Dienstleistungen

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Musterrechnung für die Rasenpflege

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Musterrechnung drucken

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Teil 1 von 3: Beginnend mit der Kopfzeile

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 1
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 1

Schritt 1. Setzen Sie den Namen Ihres Unternehmens oben

Um professionell zu sein, beginnen Sie mit den Informationen Ihres Unternehmens oben auf der Seite. Wenn Sie keinen Firmennamen haben, beginnen Sie einfach mit Ihrem Namen oben. Es kann zentriert oder ganz nach links sein.

Behandeln Sie die Rechnung wie einen Geschäftsbrief. Das heißt, Sie können oben einen professionellen Header haben, der in der Mitte zentriert ist. Andererseits ist auch eine einfache Angabe Ihres Firmennamens wirksam

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 2
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 2

Schritt 2. Fügen Sie Ihre Kontaktinformationen hinzu

Geben Sie Ihre Adresse, Telefonnummer, E-Mail und alle anderen relevanten Kontaktinformationen ein. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre geschäftlichen Daten verwenden, nicht Ihre persönlichen Daten.

  • Auch eine Faxnummer kann relevant sein.
  • Wenn Sie Zahlungsdienste wie PayPal akzeptieren, verwenden Sie unbedingt die E-Mail-Adresse, die Sie mit diesem Konto eingerichtet haben.
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 3
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 3

Schritt 3. Fügen Sie den Namen oder das Unternehmen des Empfängers hinzu

Genau wie bei einem Geschäftsbrief gehen Sie jetzt zu der Person, der Sie in Rechnung stellen. Wenn es sich um ein Unternehmen handelt, verwenden Sie die Geschäftsadresse und die Kontaktinformationen, die Ihnen das Unternehmen gegeben hat.

  • Wenn es sich um eine Person handelt, verwenden Sie die Informationen, die Sie haben, vorzugsweise jedoch deren Geschäftskontaktinformationen.
  • Wenn Sie nicht über genügend Informationen verfügen, müssen Sie sich möglicherweise an die Person oder das Unternehmen wenden, um weitere Informationen zu erhalten. Wenn es sich um ein großes Unternehmen handelt, möchten Sie vielleicht trotzdem anrufen, um genau zu fragen, an wen die Rechnung adressiert werden soll.
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 4
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 4

Schritt 4. Geben Sie eine Kundenkontonummer ein

Erstellen Sie für jeden Ihrer Stammkunden eine eindeutige Identifikationsnummer. Stellen Sie dann sicher, dass diese Nummer auf jeder Rechnung angegeben ist, die Sie für diesen Kunden schreiben. So können Sie Rechnungen nach Kunden gruppieren und ggf. deren Zahlungsverhalten auswerten oder eine konsequente Zahlungsausfälle dokumentieren.

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 5
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 5

Schritt 5. Listen Sie oben eine eindeutige Rechnungsnummer auf

Wenn Sie regelmäßig Rechnungen versenden, ist es wichtig, dass jede Rechnung eine eindeutige Nummer hat, damit sie leicht referenziert und identifiziert werden kann. Wie Sie eine Nummer wählen, liegt bei Ihnen, aber denken Sie daran, dass Sie für jede Rechnung eine neue Nummer haben müssen.

  • Eine einfache Möglichkeit besteht darin, einfach bei einem anzufangen und sich hochzuarbeiten. Um die Länge der Nummer einheitlich zu halten, könnten Sie mit "0000001" beginnen.
  • Eine andere Methode besteht darin, eine Kundennummer zu vergeben und dann das Datum zu verwenden. Wenn die Kundennummer beispielsweise 305 ist und das Datum der 2. Februar 2016 ist, können Sie 305-02022016 als Ihre Nummer verwenden. Stellen Sie nur sicher, dass Sie sich darüber im Klaren sind, was das "Datum" sein sollte. Ist es, wenn die Leistung erbracht wurde oder wenn Sie die Rechnung erstellt haben?
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 6
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 6

Schritt 6. Geben Sie das Rechnungsdatum ein

Fügen Sie oben das Etikett "Rechnungsdatum" ein. Fügen Sie daneben das Datum hinzu, an dem Sie die Rechnung erstellen. Dies hilft sowohl Ihnen als auch dem Kunden, die Zeit im Auge zu behalten.

  • Sie können auch den Abrechnungszeitraum angeben. Der Abrechnungszeitraum hängt davon ab, wie Sie Ihre Rechnungsstellung eingerichtet haben.
  • Wenn Sie beispielsweise einmal im Monat abrechnen, bedeutet dies, dass Ihr Abrechnungszeitraum vom Monatsanfang bis zum Monatsende ist und die von Ihnen in diesem Zeitraum erbrachten Dienstleistungen in der Rechnung enthalten sind.

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Teil 2 Quiz

Warum sollten Sie für jeden Kunden eine benutzerdefinierte Kontonummer angeben?

So sieht Ihre Rechnung professionell aus.

Versuchen Sie es nochmal! Eine eindeutige Kontonummer macht Ihre Rechnung professioneller und kommt Ihrem Unternehmen zugute. Erstellen Sie eine neue Nummer für jeden Wiederholungskunden und versuchen Sie, die Nummer mit einer oder zwei Ziffern zu beginnen oder zu beenden, die Ihnen sagen, in welche Kategorie Sie sie einordnen sollen. Es gibt jedoch eine bessere Antwort als diese. Versuchen Sie es mit einer anderen Antwort…

Sie können schnell feststellen, wem Sie einen bestimmten Service in Rechnung gestellt haben.

Teilweise hast du recht! Eine Kontonummer ermöglicht es Ihnen, schnell zu finden und sich daran zu erinnern, wer Sie für eine bestimmte Dienstleistung oder ein bestimmtes Produkt bezahlt hat. Erstellen Sie für jeden Stammkunden einen einzigartigen und organisieren Sie ihn in Kategorien. Es gibt jedoch andere Gründe, für jeden Kunden eine benutzerdefinierte Kontonummer anzugeben. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

Sie können Rechnungen nach Kunden gruppieren.

Du liegst nicht falsch, aber es gibt eine bessere Antwort! Mit eindeutigen Kontonummern können Sie Ihre Rechnungen schnell ordnen und organisieren. Sie können jederzeit versuchen, bestimmte Kategorieziffern an den Anfang oder das Ende der Nummer zu setzen, um die Organisation zu erleichtern. Wählen Sie eine andere Antwort!

Alles das oben Genannte.

Jep! Das Hinzufügen einer Kontonummer ist der perfekte Weg, um alle Ihre Rechnungen zu organisieren und den Überblick zu behalten. Verwenden Sie Kontonummern, um nach Kunden zu gruppieren, zu verfolgen, wem Sie bestimmte Dienste in Rechnung gestellt haben, und sogar nach Rechnungen zu sortieren, die bezahlt wurden und welche nicht. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

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Teil 2 von 3: Auflisten des Dienstes

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 7
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 7

Schritt 1. Listen Sie die von Ihnen bereitgestellten Dienste auf

Dieser Schritt ist das Fleisch der Rechnung. Sie sagen Ihrem Kunden, was Sie aufladen und warum Sie es aufladen. Es ist wichtig, bei diesem Schritt keine Überraschungen zu erleben, also stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit mit Ihrem Kunden im Voraus sind.

  • Nach Datum organisieren. Wenn diese Rechnung für mehr als ein Datum gilt, ist es am einfachsten, nach Datum zu sortieren. Setzen Sie das Datum ganz nach links. In jedem Fall müssen Sie das Datum der Leistungserbringung angeben.
  • Listen Sie den Dienst auf. Geben Sie daneben den Betrag an, den Sie pro Stunde oder pro Dienst berechnen. Sie benötigen auch die Anzahl der Stunden oder die Anzahl der ausgeführten Dienste. Schließlich tragen Sie die Gesamtsumme für diesen bestimmten Dienst rechts in die Gebührenspalte ein.
  • Erstellen Sie für jeden Servicetyp eine neue Zeile.
  • Listen Sie andere für den Service relevante Gebühren auf, z. B. Gebühren für Teile.
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 8
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 8

Schritt 2. Fügen Sie weitere Gebühren hinzu

Wenn Sie eine Liefergebühr haben, fügen Sie diese am Ende hinzu, da sie nicht Teil des Dienstes ist. Sie können auch alle anderen Gebühren hinzufügen, die Sie benötigen. Stellen Sie nur sicher, dass sie für den Kunden gut und klar beschriftet sind. Die Liefergebühr kann besteuert werden, wenn Sie in Ihrer Nähe Umsatzsteuer haben, sodass Sie Steuern darauf berechnen können, nachdem Sie eine Zwischensumme erstellt haben. Wenden Sie sich jedoch immer an einen Buchhalter, um sicherzustellen, dass Sie die Steuern korrekt berechnen.

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 9
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 9

Schritt 3. Erstellen Sie eine Zwischensumme

Addieren Sie alle Gebühren, die Sie auf der Rechnung haben. Setzen Sie es in eine Zeile unter den Leistungen als Zwischensumme mit dem Label "Zwischensumme". Dies ist die Zwischensumme, da Sie noch Steuern hinzufügen müssen.

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 10
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 10

Schritt 4. Fügen Sie die Steuern hinzu

Berechnen Sie als nächstes die Steuern. Setzen Sie den Steuersatz unter die Zwischensumme, die als Steuersatz gekennzeichnet ist. Wenn Sie den Steuersatz in Ihrer Nähe nicht kennen, wenden Sie sich an Ihre lokale Umsatzsteuerbehörde, um die Nummer zu erfahren. Sie können auch online nach der Umsatzsteuer suchen oder sich an Ihren Buchhalter wenden.

  • In einigen Bundesstaaten müssen Sie keine Umsatzsteuer für Dienstleistungen erheben. Überprüfen Sie Ihre lokalen Gesetze, um herauszufinden, ob Sie es in Ihrer Nähe aufladen müssen. Es kann auch sehr von der Art des Geschäfts abhängen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise keine Umsatzsteuer erheben, wenn Sie eine gemeinnützige Organisation sind. Es kann auch davon abhängen, ob der Hauptgegenstand des Verkaufs die Dienstleistung (zB beim Zahnarzt) oder das Gerät (zB bei der Computerreparatur) ist.
  • Steuern werden normalerweise an dem Ort erhoben, an dem die Dienstleistung erbracht wurde. Wenn Sie also zum Wohnsitz eines Kunden in einem Vorort fahren, müssen Sie die Umsatzsteuer dieser Stadt verwenden. Überprüfen Sie jedoch immer Ihre lokalen Gesetze.
  • Die Umsatzsteuer ist ein Prozentsatz. Um die Steuer zu berechnen, multiplizieren Sie die Zwischensumme mit dem Prozentsatz, ausgedrückt als Dezimalzahl. Wenn Ihr Gesamtbetrag beispielsweise 50 USD beträgt und die Umsatzsteuer 8,25% beträgt, multiplizieren Sie 50 USD mit 0,0825, um 4,125 zu erhalten. Runden Sie die Zahl nach Bedarf ab. Hier würde die Steuer 4,13 $ betragen.
  • Fügen Sie die Steuer hinzu. Als Nächstes fügen Sie die erhaltene Zahl zur ursprünglichen Zwischensumme hinzu. Im Beispiel addieren Sie 4,13 $ zu 50 $, um die Gesamtsumme von 54,13 $ zu erhalten.
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 11
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 11

Schritt 5. Erstellen Sie die Summe

Listen Sie zum Schluss den Gesamtbetrag auf, den Sie gerade gefunden haben. Setzen Sie zur Verdeutlichung "Gesamt" daneben. Es schadet auch nicht, die Gesamtsumme mit einem Kästchen zu versehen oder die Endsumme fett zu markieren.

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 12
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 12

Schritt 6. Führen Sie eine gründliche Aufzeichnung Ihrer Rechnungen

Am besten haben Sie eine digitale Kopie und eine gedruckte Kopie abgelegt. Wenn Sie E-Mails, Memos oder andere Dokumente zu einer Rechnung haben, sollten Sie diese zusammen mit einer gedruckten Kopie der Rechnung aufbewahren. Punktzahl

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Teil 3 Quiz

Wo soll eine Liefergebühr auf Ihrer Rechnung stehen?

Unter der Zwischensumme.

Nicht ganz! Ihre Liefergebühr muss in der Zwischensumme enthalten sein, daher sollten Sie den Preis nicht unter dieser Zeile platzieren. Liefergebühren werden oft auch besteuert, also stellen Sie sicher, dass Sie sie in Ihre Berechnungen einbeziehen, wenn Ihr Bundesstaat dieses Gesetz verwendet. Versuchen Sie es nochmal…

Aufgereiht mit den Diensten.

Definitiv nicht! Eine Liefergebühr ist kein Service, den Sie anbieten. Sie muss in Ihre Zwischensumme aufgenommen werden, darf jedoch keine Werbebuchung mit den Diensten sein. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

Unten die Dienste.

Richtig! Platzieren Sie Ihre Liefergebühr unter Ihren Dienstleistungen, aber über der Zwischensumme. Wenn Sie die Liefergebühr zu Ihrer Zwischensumme hinzufügen, achten Sie darauf, ob diese bei der Erstellung der Endsumme in Ihren Steuerberechnungen enthalten ist. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

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Teil 3 von 3: Weitergabe der Kundeninformationen zur Nachverfolgung

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 13
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 13

Schritt 1. Zahlungsoptionen hinzufügen

Ihr Kunde muss wissen, mit welchen Zahlungsmethoden er bezahlen kann. Akzeptieren Sie Checks? Kann der Kunde per Kreditkarte, Bargeld oder einem anderen Zahlungsabwicklungssystem bezahlen? Wenn der Kunde nur bezahlen kann, wenn er persönlich in Ihr Geschäft kommt, teilen Sie ihm dies mit. Andere Optionen sind das Einsenden einer Zahlung (entweder Scheck- oder Kreditkartennummer), das Eingeben einer Zahlung (Kreditkartennummer) oder die Online-Zahlung.

Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 14
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 14

Schritt 2. Geben Sie ein Fälligkeitsdatum an

Ihr Kunde muss wissen, wann er die Rechnung bezahlen muss. Fügen Sie auf Ihrer Rechnung ein Fälligkeitsdatum gut sichtbar ein. Sie können es sogar mehrmals hinzufügen. Ein Ort, an dem es aufgenommen werden kann, befindet sich in der Nähe des fälligen Gesamtbetrags, aber oben ist auch eine gute Option.

  • Zahlungen sollten immer einen Fälligkeitstermin mit Konsequenzen haben, wenn sie nicht eingehalten werden (z. B. Verzugszinsen).
  • Sie können auch einen Anreiz für eine vorzeitige Zahlung einbeziehen (z. B. 2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von zehn Tagen), da die meisten kleinen Unternehmen ständig Cashflow-Probleme haben.
  • Sie sollten auch besprechen, ob Sie eine Zahlungsplanoption haben. Sie können die Informationen dem Schreiben beifügen oder etwas schreiben wie: "Wenn Sie Ihre Rechnung nicht auf einmal bezahlen können, rufen Sie unser Büro an, um einen Zahlungsplan zu erstellen."
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 15
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 15

Schritt 3. Senden Sie die Rechnung

Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, senden Sie sie an Ihren Kunden. Es wird Ihrem Kunden mitteilen, dass er bezahlen muss, was Ihnen geschuldet wird. Stellen Sie sicher, dass der Name Ihres Unternehmens auf der Außenseite des Umschlags gut sichtbar ist.

  • Rechnungen sind mit dem Buchhaltungssystem abzustimmen. Eine einmal erstellte Rechnung wird zu einem Vermögenswert des Unternehmens (Debitorenbuchhaltung) und sollte ordnungsgemäß erfasst werden.
  • Wenn Sie eine Buchhaltungssoftware verwenden, haben Sie möglicherweise die Möglichkeit, die Software eine Rechnung für Sie erstellen zu lassen. Dienste wie PayPal verfügen auch über eine integrierte Rechnungserstellung.
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 16
Schreiben Sie eine Rechnung für die Zahlung für erbrachte Dienstleistungen Schritt 16

Schritt 4. Sammeln Sie Ihre Rechnungen

Wenn Sie nach dem Senden Ihrer Rechnung keine Antwort vom Kunden erhalten, versuchen Sie, einen Anruf zu tätigen, um sicherzustellen, dass die Rechnung eingegangen ist. Eine andere Möglichkeit besteht darin, dem Kunden eine Erinnerung per E-Mail zu senden. Es ist wichtig, einen klar definierten und standardisierten Inkassoprozess zu haben, damit Sie Ihre Rechnungen einfacher einziehen können.

  • Sie können Erinnerungen auch per E-Mail versenden. Wie viele Sie vor einer "Abschlusszahlung" versenden, liegt bei Ihnen. Es ist wichtig zu wiederholen, dass Sie über eine Zahlungsplanoption verfügen, wenn Sie bereit sind, den Kunden diese im Laufe der Zeit auszahlen zu lassen.
  • Sobald Sie so viele wie gewünscht verschickt haben, können Sie die "Abschlusszahlung" versenden, die den Kunden darüber informiert, dass Sie ihn an einen Anwalt oder ein Inkassobüro übergeben.
  • Um ein System einzurichten, versuchen Sie, bestimmte Sammelaktionen regelmäßig über Ihren Sammelzeitraum zu verteilen. Versuchen Sie beispielsweise, Benachrichtigungen zu senden, nachdem das Guthaben 15 Tage, 30 Tage, 45 Tage usw. nicht bezahlt wurde. Jeder kann angeben, wie viele Tage bis zur Zahlung verbleiben und welche Maßnahmen ergriffen werden, wenn das Guthaben nicht bezahlt wird.
  • Versuchen Sie, mindestens eine Benachrichtigung per Einschreiben zu senden, damit Sie wissen, dass der Kunde sie erhalten hat.

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Teil 4 Quiz

Wie gehen Sie mit einem Kunden um, der eine Rechnung nicht bezahlt?

Senden Sie eine Schlusszahlungsmitteilung.

Korrekt! Sobald die Rechnung 45 Tage oder länger unbezahlt ist und der Kunde nicht mit Ihnen spricht, kann es Ihre Zeit und Ihr Geld wert sein, eine letzte Zahlungsmitteilung zu senden. Teilen Sie dem Kunden mit, dass Sie einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen einschalten. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.

Veröffentlichen Sie weitere Mitteilungen.

Nicht ganz! Wenn der Kunde eine Rechnung längere Zeit liegen gelassen hat, ohne Sie zu bezahlen oder Sie zu kontaktieren, lohnt es sich nicht, weiterhin Rechnungen zu senden. Senden Sie in regelmäßigen Abständen eine Rechnung, z. B. am ersten Tag, am 15. Tag, am 30. und am 45. Tag, bevor Sie zu anderen Maßnahmen übergehen. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

Rufen Sie an und mailen Sie sie jeden Tag.

Definitiv nicht! Wenn ein Kunde sich weigert, eine Rechnung zu bezahlen, wird er wahrscheinlich weder telefonisch noch per E-Mail mit Ihnen sprechen. Der Versuch, sie jeden Tag zu kontaktieren, ist Zeitverschwendung. Ziehen Sie in Erwägung, externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, um sich um die Angelegenheit zu kümmern. Versuchen Sie es nochmal…

Beauftragen Sie nach 15 Tagen ohne Zahlung einen Anwalt.

Nö! Sie sollten Ihrem Kunden immer genügend Zeit geben, um die Rechnung zu erhalten und zur Zahlung an die Buchhaltung zu senden. Manchmal haben größere Unternehmen einen längeren Prozess zum Bezahlen von Rechnungen. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…

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