Die Satzung einer gemeinnützigen Körperschaft legt die Regeln fest, die den Betrieb der Organisation regeln. Sie enthalten die Regeln und Verfahren für die Abhaltung von Sitzungen, die Wahl von Direktoren, die Ernennung von Amtsträgern und die Erledigung anderer wesentlicher Formalitäten. Da sich eine gemeinnützige Organisation weiterentwickelt und ändert, sollte ihre Satzung regelmäßig überprüft und geändert werden, um auf diese Änderungen zu reagieren. Eine wachsende gemeinnützige Organisation möchte beispielsweise die Größe ihres Vorstands vergrößern oder einige der Aufgaben ihrer Mitglieder neu definieren. Wenn eine gemeinnützige Organisation nicht nachweisen kann, dass ihre Handlungen den Anforderungen ihrer Satzung entsprechen, ist sie anfällig für Klagen ihrer Mitglieder, Wirtschaftsprüfer oder Lieferanten.
Schritte
Teil 1 von 2: Entwurf Ihres Änderungsvorschlags
Schritt 1. Verstehen Sie das Gesetz über gemeinnützige Organisationen Ihres Staates
Eine gemeinnützige Organisation unterliegt dem Gesetz des Staates, in dem sie gegründet wurde. Bevor Sie eine Satzung oder eine Änderung einer bestehenden Satzung verfassen, ist es wichtig, dass Sie die Satzung Ihres Staates für gemeinnützige Organisationen überprüfen, um die Standardbestimmungen und die darin verbotenen Praktiken zu verstehen.
- Bestätigen Sie, dass die Änderung, die Sie vornehmen möchten, nicht durch staatliche Gesetze verboten ist. Wenn dies der Fall ist, hat die Änderung keine Wirkung und alle darauf basierenden Maßnahmen sind null und nichtig. So sieht beispielsweise der Washington State Nonprofit Act vor: „In keinem Fall darf ein Quorum aus weniger als einem Drittel der so festgelegten oder angegebenen Anzahl von Direktoren bestehen.“Dies bedeutet, dass jede Satzung im US-Bundesstaat Washington, die ein Quorum von weniger als einem Drittel vorsieht, nicht gültig wäre.
- Beziehen Sie sich auf die Standardbestimmungen in Ihrem Gesetz für gemeinnützige Organisationen, wie z. B. die Mindestanzahl von Stimmen, die bei einer Abstimmung durch den Verwaltungsrat erforderlich sind. Wenn Sie sie außer Kraft setzen möchten, ändern Sie Ihre Satzung, um diese Änderung widerzuspiegeln.
- Bei der Planung, wie Sie eine Abstimmung durchführen, um die Genehmigung für Ihren Änderungsantrag zu erhalten, prüfen Sie, wie Mitglieder (sofern stimmberechtigte Mitglieder vorhanden sind) und Direktoren gemäß den Gesetzen des Landes zusammenkommen und abstimmen dürfen. Viele staatliche Nonprofit-Unternehmensgesetze gestatten es Direktoren nicht, durch einen Bevollmächtigten abzustimmen. Stattdessen muss ein Direktor persönlich oder telefonisch an der Versammlung teilnehmen, um für die Zwecke der Beschlussfähigkeit und Stimmabgabe als anwesend bei der Versammlung gewertet zu werden.
Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass Ihre vorgeschlagene Änderung mit anderen behördlichen Dokumenten übereinstimmt
Sie sollten nicht nur sicherstellen, dass Ihre vorgeschlagene Satzung mit der Satzung für gemeinnützige Organisationen Ihres Staates übereinstimmt, sondern auch überprüfen, ob sie mit der Satzung der gemeinnützigen Organisation und gegebenenfalls anderen relevanten Gesetzen übereinstimmt.
- Wenn Ihre Organisation von einer staatlichen Behörde, wie dem Bildungsministerium oder dem Bankwesen, regiert oder lizenziert wird, überprüfen Sie die bundesstaatlichen Gesetze in diesen Bereichen auf zusätzliche zwingende Satzungsbestimmungen.
- Wenn Sie beispielsweise die Satzung einer Hausbesitzervereinigung ändern möchten, müssen Sie sich sowohl auf das gemeinnützige Statut Ihres Staates als auch auf das Hausbesitzervereinigungsgesetz beziehen. Wenn das Home Owner's Association Act vorschreibt, dass Vorstandssitzungen für Mitglieder geöffnet sein müssen, muss Ihre Satzung die Teilnahme an Vorstandssitzungen ermöglichen, auch wenn Ihr staatliches gemeinnütziges Statut dies nicht vorschreibt.
Schritt 3. Verlassen Sie sich nicht auf die Formulierungen in den Statuten anderer Organisationen
Vermeiden Sie es, die Sprache für Ihre vorgeschlagene Satzung den Satzungen anderer Organisationen zu entnehmen. Die Satzung einer anderen Organisation kann:
- Halten Sie sich nicht an die Gesetze Ihres Bundesstaates.
- Nehmen Sie keine wichtigen Bestimmungen auf, die standardmäßig nach geltendem Recht für Ihre Organisation gelten.
- Sie wurden nicht an die Anforderungen Ihrer Organisation angepasst.
Schritt 4. Gehen Sie alle vorhersehbaren Szenarien an
Denken Sie über alle möglichen Szenarien nach, die sich im Zusammenhang mit Ihrem Änderungsvorschlag ergeben könnten, und sprechen Sie sie in der Sprache der Satzung an.
Wenn Ihr Änderungsantrag beispielsweise das Verfahren zur Abberufung eines Vorstandsmitglieds beschreibt, müssen Sie auch eine Bestimmung für die Besetzung der Position bei seiner Abberufung aufnehmen
Schritt 5. Lassen Sie die Änderung von einem Anwalt überprüfen
Wenn Sie Zweifel an Ihrer vorgeschlagenen Änderung haben oder eine Änderung der Satzung in einer Weise planen, die sie wesentlich ändert, bitten Sie einen Anwalt, der sich auf gemeinnütziges Recht spezialisiert hat, alle Ihre Änderungsentwürfe zu überprüfen. Ein Anwalt kann Ungereimtheiten und potenzielle Probleme mit dem Vorschlag erkennen.
Ein Anwalt ist beispielsweise mit der gemeinnützigen Satzung Ihres Staates vertraut und kann Bestimmungen in Ihrem Entwurf erkennen, die möglicherweise ungültig sind, weil sie den gesetzlichen Mindestanforderungen widersprechen. Wenn Sie in einer Stadt leben, wird Ihr Anwalt auch mit den städtischen Vorschriften vertraut sein, die Ihre Satzung betreffen, wie z
Schritt 6. Bereiten Sie sich darauf vor, zu erklären, warum die Änderung erforderlich ist
Um die Zustimmung zu Ihrer Satzung zu erhalten, müssen Sie den Vorstand davon überzeugen, dass Ihre Änderung erforderlich ist. In der Regel müssen zwei Drittel des Vorstandes zu Ihren Gunsten stimmen. Aus diesem Grund ist es wichtig zu überlegen, mit welchen Gründen Sie eine Änderung der aktuellen Satzung rechtfertigen.
Wenn beispielsweise die Aktivitäten Ihrer Organisation nicht mehr in den Rahmen Ihres Auftrags fallen, müssen Sie Ihr Leitbild ändern. Bereiten Sie sich darauf vor, zu erklären, welche Aktivitäten ursprünglich für die Organisation vorgesehen waren, wie sie sich entwickelt haben und welche spezifischen Überarbeitungen des Leitbilds diese neue Realität widerspiegeln würden
Teil 2 von 2: Genehmigung sichern
Schritt 1. Überprüfen Sie die aktuelle Satzung
Die Regeln für die Änderung der Satzung einer gemeinnützigen Organisation sind in der Satzung selbst enthalten. Um sicherzustellen, dass Sie Ihre Satzung in einer Weise ändern, die nicht vor Gericht angefochten werden kann, überprüfen Sie die aktuelle Satzung auf die genauen erforderlichen Verfahren.
- Suchen Sie nach dem Prozentsatz des Vorstands, der zu Ihren Gunsten stimmen muss (normalerweise zwei Drittel).
- Achten Sie darauf, welche Art von Mitteilung Sie dem Vorstand machen müssen, bevor Sie über den Änderungsantrag abstimmen.
- Wenn die Mitglieder Ihrer Organisation auch stimmberechtigt sind, prüfen Sie, wie viel Prozent der stimmberechtigten Mitglieder für eine Änderung stimmen müssen und welche Art von Mitteilung sie machen müssen.
- Beachten Sie, dass das Verfahren zur Änderung der Satzung gleich ist, unabhängig davon, ob Sie bestehende Bestimmungen ändern, neue Bestimmungen hinzufügen oder Bestimmungen löschen möchten.
Schritt 2. Informieren Sie den Verwaltungsrat über Ihren Änderungsvorschlag
Wenn es Ihre Satzung erfordert, müssen Sie die Mitglieder Ihres Vorstands über Ihren Änderungsvorschlag informieren, bevor Sie eine Abstimmung durchführen, um zu entscheiden, ob Sie ihn genehmigen oder nicht.
- Verfassen Sie Ihren Änderungsvorschlag schriftlich und verteilen Sie ihn an die Vorstandsmitglieder, damit diese Ihnen die Möglichkeit haben, Ihnen Fragen zu stellen und zu überlegen, ob Sie dafür stimmen oder nicht.
- Führen Sie dem Änderungsentwurf eine Begründung voraus, warum Sie die Änderung für notwendig halten.
Schritt 3. Führen Sie eine Abstimmung des Board of Directors über die Änderung durch
Bitten Sie darum, dass der Vorstand zusammentritt, um Ihren Änderungsvorschlag zu diskutieren und darüber abzustimmen, ob er gebilligt werden soll.
- Handelt es sich bei der vorgeschlagenen Änderung um eine geringfügige Änderung und Ihre Satzung verlangt nicht, dass Sie die Mitglieder des Vorstands vor der Sitzung über den Vorschlag informieren, können Sie die Änderung vorschlagen und in derselben Sitzung abstimmen.
- Befolgen Sie die in der Satzung festgelegten Regeln, wer an der Versammlung teilnehmen muss, wie viele an der Versammlung teilnehmen müssen und wie viele Stimmen erforderlich sind, damit die Änderung angenommen wird, damit die Abstimmung gültig ist.
- Notieren Sie das Abstimmungsergebnis und bewahren Sie eine Kopie mit Ihren anderen Unternehmenspapieren auf.
Schritt 4. Schreiben Sie die Änderung in die Satzung
Nachdem Sie die erforderliche Zustimmung für Ihre Änderung eingeholt haben, erstellen Sie ein neues Dokument, das Ihre vollständige Satzung einschließlich der Änderung enthält. Verteilen Sie die neue Satzung an die Vorstandsmitglieder und alle anderen relevanten Personen.
Schritt 5. Informieren Sie den IRS
Wenn Ihre gemeinnützige Organisation vom IRS als steuerbefreit anerkannt wird, sind Sie verpflichtet, dem IRS alle „strukturellen oder betrieblichen“Änderungen Ihrer Satzung zu melden.
- Ein Beispiel für eine strukturelle oder betriebliche Änderung wäre die Erstellung eines neuen Programms.
- Wenn dies in Ihrem Fall der Fall ist, reichen Sie entweder die geänderten Satzungen oder ein Schreiben mit einer Beschreibung der Änderungen an das IRS Exempt Organizations Determinations Office ein oder melden Sie die Änderungen mit Formular 990 oder Formular 990-EZ.
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