Das Organisieren von Quittungen kann eine entmutigende Aufgabe sein, besonders wenn Sie Papierzettel überall in Ihrem Haus liegen haben. Obwohl es keine richtige oder falsche Art gibt, Ihre Belege zu sortieren, können Sie mit verschiedenen Organisationsmethoden experimentieren, um herauszufinden, welche am besten zu Ihrem Haushalt oder Büro passt. Wenn Sie Papierquittungen aufbewahren möchten, sammeln und sortieren Sie sie in einem einzigen Bereich. Wenn Sie es vorziehen, Ihre Belege einfacher zu sortieren und darauf zuzugreifen, verwenden Sie stattdessen einen Computer oder ein Smartphone, um sie zu organisieren.
Schritte
Methode 1 von 2: Sammeln von Papierbelegen
Schritt 1. Gehen Sie regelmäßig Ihre Belege durch, damit sie sich nicht anhäufen
Sortieren Sie Ihre Belege wöchentlich oder monatlich und entsorgen Sie nicht benötigte Belege. Als allgemeine Faustregel gilt: Bewahren Sie Arztrechnungen, Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszüge und andere allgemeine Rechnungen etwa 1 Jahr lang auf.
Diese Regel gilt nicht für wichtige Dateien wie Steuererklärungen, Kontoauszüge und Kreditanträge. Halten Sie diese bereit
Schritt 2. Bewahren Sie Ihre Quittungen in einem Ordner oder Aktenschrank auf
Wenn Sie nicht viele Quittungen haben, bewahren Sie sie in einem Ordner auf. Füllen Sie den Ordner mit Schutzfolien und schieben Sie die Quittungen in die Schutzhüllen. Wenn Sie viele Belege haben, ist ein Aktenschrank die bessere Aufbewahrungslösung,
- Um eine zusätzliche Organisationsebene hinzuzufügen, verwenden Sie beschriftete Tab-Trenner, um Ihre Belege besser zu sortieren und anzuordnen.
- Wenn Ihr Haushalt klein ist, ein 1 zu 1 1⁄2 in (2,5 bis 3,8 cm) Binder wird gut funktionieren. Wenn Sie jedoch für ein Unternehmen arbeiten, ist ein Ordner von 7,6 cm möglicherweise besser.
- Mit beschrifteten Trennwänden können Sie Ihre Belege nach Kategorie, Datum oder Name organisieren.
Schritt 3. Sortieren Sie Ihre Belege chronologisch, um Ihre Ausgaben im Auge zu behalten
Verwenden Sie ein Kennzeichnungssystem, das Ihnen hilft, Ihre Belege nach Datum zu durchsuchen. Beschriften Sie Ihre Tab-Teiler oder Ordner mit unterschiedlichen Zeitschritten, damit Sie leichter auf bestimmte Belege zugreifen können. Versuchen Sie, Ihre Dateien nach Jahr zu sortieren, wenn Sie nicht viele Belege haben oder zu einem kleinen Haushalt gehören. Wenn Sie ein großes Unternehmen oder eine große Organisation leiten, müssen Sie Ihre Belege möglicherweise nach Monat oder Woche ordnen.
Wenn Sie beispielsweise einen Ordner verwenden, um Ihre Belege zu organisieren, können Sie Ihre Tab-Teiler nach Jahren organisieren. Wenn Sie einen Aktenschrank verwenden, können Sie einzelne Ordner verwenden, um jeden Monat des Jahres darzustellen
Schritt 4. Ordnen Sie Ihre Belege nach Kategorie, um zu sehen, wie viel Sie wofür ausgeben
Bevor Sie Ihre alten Quittungen in Schutzhüllen oder Ordner legen, sortieren Sie Ihre Belege in verschiedene Stapel, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, wie viel Sie für bestimmte Artikel ausgeben. Nachdem Sie Ihre Dateien sortiert haben, ordnen Sie die Belege an und verteilen Sie sie an die richtigen Orte.
- Wenn Sie beispielsweise die Haushaltsausgaben im Auge behalten, können Sie Ihre Belege in Kategorien wie Lebensmittel, Benzingeld, Kleidung und andere Notwendigkeiten einteilen.
- Wenn Sie ein größeres Unternehmen verwalten, können Sie Ihre Belege nach Bank-, Kreditkonten und Versicherungszahlungen sortieren.
Schritt 5. Ordnen Sie Ihre Belege nach Namen, wenn Sie die Dinge in alphabetischer Reihenfolge mögen
Wählen Sie verschiedene Kategorien oder Gruppen für Ihr Ablagesystem, die für Sie sinnvoll sind. Wenn Sie aus einem großen Haushalt kommen oder für ein Unternehmen arbeiten, fällt es Ihnen möglicherweise leichter, Belege nach den Namen Ihrer Haushaltsmitglieder oder Kollegen zu sortieren.
Belege in alphabetischer Reihenfolge innerhalb eines größeren Ordners sortieren. Wenn Sie beispielsweise eine Kategorie namens „Lebensmittelausgaben“haben, können Sie Ihre Belege wie folgt sortieren: Applebees, Bob’s Bakery, Burger King usw
Methode 2 von 2: Ihre Belege digital hochladen
Schritt 1. Scannen Sie Ihre alten Belege, damit Sie die Belege recyceln können
Investieren Sie in einen kleinen Scanner, mit dem Sie Ihre alten Belege durchlaufen können. Erstellen Sie ein Betriebszentrum in der Nähe Ihres Computers oder Laptops und widmen Sie dann jede Woche oder jeden Monat einen Teil Ihrer Zeit dem Scannen und Hochladen Ihrer Belege auf eine digitale Schnittstelle. Werfen Sie keine Papierbelege weg, bis Sie sie erfolgreich auf Ihren Computer oder Laptop gescannt haben.
- Wenn Sie keinen Scanner zur Hand haben, laden Sie stattdessen eine Scan-App auf Ihr Telefon herunter. Verwenden Sie diese App, um ein Bild des Belegs zu scannen, sobald Sie ihn erhalten. Einige großartige Apps auf dem Markt sind Scannable, Scanner Pro, CamScanner und Genius.
- Um den Zugriff und das Abrufen zu erleichtern, versuchen Sie, alle Ihre Scans in ein PDF-Dateiformat zu konvertieren.
Schritt 2. Sortieren Sie Ihre Scans in digitale Ordner und Unterordner
Erstellen Sie digitale Ordner mit klaren, effizienten Überschriften. Wenn Sie ein chronologisches Ablagesystem haben, erstellen Sie Ordner, die nach Monat oder Jahr gekennzeichnet sind. Wenn Sie ein alphabetisches Ablagesystem haben, sollten Sie in Erwägung ziehen, Ordner auf der Grundlage eines Buchstabens zu erstellen. Erstellen Sie in diesen großen Ordnern spezifischere Unterordner, die Ihnen helfen, Ihre Belege detaillierter zu organisieren und zu kategorisieren.
- Wenn Sie beispielsweise ein kategoriales Ablagesystem verwenden, kennzeichnen Sie einen Ihrer Ordner als „Lebensmittel“. Erstellen Sie in diesem Ordner Unterordner, die mit verschiedenen Stores korrelieren.
- Wenn Sie ein chronologisches Ablagesystem verwenden, können Sie einen Ordner mit der Bezeichnung „2020“und dann Unterordner mit der Bezeichnung Januar, Februar usw.
Schritt 3. Beschriften Sie Ihre Dateien nach Datum, damit Sie schnell darauf zugreifen können
Überlegen Sie sich eine effiziente Kurzform, die es Ihnen erleichtert, die Quittung später zu finden und darauf zu verweisen. Wenn Sie ein chronologisches Ablagesystem bevorzugen, geben Sie das Jahr an, gefolgt vom spezifischen Datum. Wenn Sie eine kategoriale Ablage mögen, können Sie die Quittung mit dem Ladennamen und dem Kaufdatum beschriften. Experimentieren Sie mit verschiedenen Etikettennamen, bis Sie ein System gefunden haben, das für Sie und Ihren Haushalt am besten geeignet ist.
- Sie können beispielsweise einzelne Dateien wie „Jan_04_2019“beschriften oder etwas wie „Supermarket_Jan_04“versuchen.
- Wenn Sie ein kategorisches oder alphabetisches Ablagesystem bevorzugen, können Sie Ihre Ordner als „Albertson Grocery Run 1/14“oder ähnlich bezeichnen.
- Auf einigen Computern können Sie Dateien nach Farbe beschriften und markieren. Wenn Ihr Computer oder Laptop über diese Funktion verfügt, versuchen Sie, sie zu verwenden, um Ihre Belege besser zu sortieren. Sie können beispielsweise Ihre Lebensmittelquittungen mit einem grünen Etikett und Ihre Tankquittungen mit einem blauen Etikett kennzeichnen.
Schritt 4. Erstellen Sie ein Backup auf Ihrem Computer, um Ihre Scans zu schützen und zu sichern
Nehmen Sie einen leeren USB-Stick und stecken Sie ihn in Ihren Computer oder Laptop ein. Verwenden Sie Ihren Cursor, um Ihre Quittungsdateien vom Computer auf den Speicherstick zu kopieren und einzufügen. Versuchen Sie, diesen Speicherstick alle paar Monate zu aktualisieren, damit Sie eine aktuelle Sicherungskopie Ihrer Belege haben.
Auch hierfür könnte eine externe Festplatte funktionieren
Variation:
Laden Sie eine App zum Scannen von Belegen herunter, wenn Sie Ihren Computer nicht verwenden möchten. Suchen Sie nach mobilen Apps, die über eine Scanfunktion verfügen und es Ihnen ermöglichen, Ihre hochgeladenen Belege in der App zu speichern. Mit dieser Art von System können Sie Ihre Belege unterwegs scannen und sortieren. Einige beliebte Apps zum Scannen von Quittungen sind Expensify, ABUKAI Expenses, Quickbook, Receipts by Wave und Certify Expense.