Wenn Sie viele Aufgaben haben, ist es leicht, sich zerstreut und gestresst zu fühlen. Wenn Sie sich bei der Arbeit ausgebrannt fühlen, egal ob im Büro oder zu Hause, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie Ihre Zeiteinteilung aus den Augen verloren haben. Deinen Geist zu organisieren ist der Schlüssel zu einem stressfreien Leben, und dazu musst du lernen, wie man plant.
Schritte
Teil 1 von 4: Eine Liste erstellen
Schritt 1. Schnappen Sie sich ein paar Schreibutensilien
Sie müssen sich ein Bild von dem machen, was in Ihrem Kopf passiert. Schreiben Sie dazu am besten auf, was Sie denken. Das physische Erstellen von Wörtern mit einem Schreibgerät veranlasst Ihr Gehirn, mehr Aufmerksamkeit zu schenken. Darüber hinaus kann es Ihnen helfen, den Überblick über alles effizienter zu behalten, wenn Sie Ihre Gedanken aus dem Kopf und auf Papier bringen.
- Wenn Sie wissen, dass Sie räumlich lernen, ist die Suche nach einem Whiteboard möglicherweise der beste Ort, um Ihren Geist zu organisieren. Auf diese Weise können Sie Ihre Gedanken ausbreiten und sich dann zurücklehnen und sie betrachten.
- Wenn Sie keinen Zugang zu einem Whiteboard haben oder lieber in kleinem Maßstab arbeiten möchten, greifen Sie zu Stift oder Bleistift und Papier. Es gibt nichts Schöneres als ein gutes leeres Notizbuch.
Schritt 2. Schreiben Sie eine To-Do-Liste
Wenn jemand seinen Geist organisieren möchte, sucht er nach Zeitmanagement. Der erste Schritt zu einem effektiven Zeitmanagement besteht darin, zu wissen, was Sie erreichen müssen.
- Ein guter Anfang ist die Planung für die kommende Woche. Brainstorme alle Aufgaben, die erledigt werden müssen. Notieren Sie sie einfach in einer zufälligen, unorganisierten Liste. Schreiben Sie die Aufgaben so auf, wie Sie an sie denken.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Liste tatsächlich aufschreiben, bevor Sie Informationen in Ihr Smartphone eingeben. Der Akt des Schreibens löst, wie oben erwähnt, das Gehirn aus, aufmerksam zu sein.
- Wenn Sie sich überfordert fühlen, kann es schwieriger sein, Maßnahmen zu ergreifen. Wenn Sie alles aufschreiben, kann sich Ihre To-Do-Liste leichter anfühlen.
Schritt 3. Organisieren Sie Ihre To-Dos
Kämmen Sie das Chaos aus Ihrer Liste zufälliger Aufgaben, indem Sie Aufgaben nach Kategorien gruppieren. Deine Ziele für die Woche nehmen langsam Gestalt an und du wirst sehen, wie zerstreut deine Gedanken wirklich waren.
- Schreiben Sie auf einem neuen Blatt Papier oder Whiteboard die Namen der Kategorien auf, die in Ihrer Liste Gestalt annehmen.
- Schreiben Sie jede Aufgabe in eine Kategorie um. Sie können jede Aufgabe aus der Masterliste markieren, da ihr eine Kategorie zugewiesen ist, damit Sie Aufgaben nicht wiederholen. Es ist in Ordnung, wenn es am Ende Kategorien mit nur einer Aufgabe gibt – zumindest geben Sie diesen Aufgaben ein Zuhause.
Schritt 4. Erstellen Sie eine Ergebnisliste
Eine Ergebnisliste unterscheidet sich von einer To-Do-Liste dadurch, dass Sie ganz oben auf der To-Do-Liste eines jeden Tages eine Liste mit Zielen oder „Ergebnissen“haben. Ihre Ergebnisse sind Ihre wahren Ziele für den Tag oder die Woche – die To-Dos sind der Weg dorthin.
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Eine Ergebnisliste sieht ähnlich aus wie eine To-Do-Liste, außer dass Sie oben auf dem Papier eine nummerierte Ergebnisliste haben und Ihre To-Dos nicht nummeriert sind. Nummerieren Sie die Ergebnisse nach Wichtigkeit, wobei Nummer 1 am dringendsten ist.
Die Ergebnisse Ihres Tages könnten zum Beispiel sein: 1) Beenden Sie das Projekt des letzten Monats, 2) Essen Sie ein sinnvolles Mittagessen mit Ihrer Frau, 3) Vervollständigen Sie die Blaupausen
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Priorisieren Sie Ihre Aufgaben nach den gewünschten Ergebnissen. Unter der Liste der Ergebnisse für jeden Tag listen Sie die To-Dos auf, die Ihnen helfen, diese zu erfüllen. Sie werden nicht nummeriert, aber in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit aufgelistet, vielleicht mit Kästchen daneben zum Abhaken.
Um zum Beispiel die Ergebnisse im Beispiel in diesem Teil zu verfolgen, könnte Ihre To-Do-Liste für einen Tag lauten: E-Mails löschen; Barb anrufen; Treffen Sie sich mit Alex; Treffen mit dem Projektteam; letztes Projekt abgeben; Frau anrufen; ins Restaurant gehen; Architekten hinzuziehen; Genehmigung für Blaupausen senden
Schritt 5. Schreiben Sie Ideen auf
Wenn Sie mitten in Ihrer Woche sind, werden Sie wahrscheinlich bemerken, dass Ideen an die Oberfläche kommen. Diese Kreativität wird freigesetzt, weil Sie Ihre Zeit verwalten und Ihrem Gehirn ermöglichen, seine Energie für mehr zu nutzen, als nur Aufgaben zu verwalten.
- Notieren Sie diese Ideen unter der Kategorie der Ergebnisse, in die sie passen. Wenn Sie diese Gedanken nicht auf Papier oder Whiteboard schreiben, wird Ihr Gehirn Energie verwenden, um den Gedanken am Leben zu erhalten.
- Gönnen Sie Ihrem Geist eine Pause, indem Sie Ihre Ideen in Kategorien umschreiben. Sie werden nicht aufhören, über die Idee nachzudenken, aber jetzt, da sie offen ist, können Sie von der ersten Idee zum nächsten Schritt übergehen.
- Wenn es am Ende eine schlechte Idee ist, löschen Sie es einfach.
Teil 2 von 4: Halten Sie Ihren Zeitplan ein
Schritt 1. Beginnen Sie mit einer wöchentlichen Routine
Beginnen Sie mit der Planung Ihrer wöchentlichen Ergebnisse am Sonntagabend. Brechen Sie Ihre wöchentlichen Ergebnisse in tägliche Ergebnisse auf und listen Sie dann die To-Dos jedes Tages darunter auf. So laufen Sie nicht mehr hinterher, sobald die Woche beginnt.
Führen Sie diese Planung auf Papier oder Whiteboard durch, damit Sie sehen können, was Ihre Ziele sind, anstatt zu versuchen, sie alle in Ihrem Kopf durchzuzählen. Der Schlüssel zu einem organisierten Geist besteht darin, Dinge aufzuschreiben, damit Ihr Gehirn keine Energie verschwendet, um sie alle einzudämmen
Schritt 2. Richten Sie einen Zeitplan auf Ihrem Telefon ein
Es ist großartig, alle Ihre Aufgaben und Ideen auf Papier zu haben, aber Sie müssen sie mobil machen und ihnen Raum zum Wachsen geben. Wenn Sie sie dem Kalender Ihres Smart-Geräts hinzufügen, wird die Liste zu einem automatisierten Teil Ihres Lebens und bietet Ihnen eine Plattform, auf der Sie sie einfach hinzufügen können.
Wenn Sie für jede Aufgabe einen Alarm einstellen, werden Sie daran erinnert, den Zeitplan einzuhalten
Schritt 3. Füllen Sie einen Ausdruck Ihres Zeitplans aus
Wenn Sie kein Smartphone oder Tablet bei sich haben, übertragen Sie Ihren neuen Ergebnis- und Aufgaben-Stil der Gedankenorganisation in Ihren Planer. Für viele von uns sind unsere Smartphones zu unseren Planern geworden, aber wenn Sie noch einen Papierplaner mit sich führen, sollten Sie sich einen mit ausreichend Platz für die täglichen Aufgaben besorgen.
Der Vorteil eines Papierplaners gegenüber einem mobilen Gerät besteht darin, dass Sie ihn einfach aufklappen und alles aufbereitet ist. Mit einem Smartphone müssen Sie über eine App auf den Kalender zugreifen, was bedeutet, dass Sie Ihren Kalender leicht ignorieren können, wenn Sie Lust dazu haben – was die Aufrechterhaltung eines organisierten Geistes beeinträchtigt
Schritt 4. Haken Sie jede erledigte Aufgabe und jedes Ergebnis ab
Am Ende des Tages, wenn Ihre Ergebnisse erreicht sind, werden Sie sich erleichtert fühlen, anstatt wie früher – was wahrscheinlich gestresst war.
- Es gibt Hinweise darauf, dass das Erstellen und Streichen einer To-Do-Liste unser Gehirn entlastet. Das Aufschreiben Ihrer Aufgaben und Ziele entfernt diese Ablenkung aus Ihrem Kopf.
- Wenn Sie am Ende des Tages oder der Woche eine Aufgabe nicht vollständig erledigt oder ein Ergebnis nicht erreicht haben, berechnen Sie einen geschätzten Prozentsatz dessen, was erreicht wurde, und schreiben Sie ihn auf Ihren Notizblock oder Planer. Ihr Gehirn wird sich entspannen können, auch wenn die Aufgabe nicht in der vorgegebenen Zeit vollständig erledigt wird.
Teil 3 von 4: Konsequent sein
Schritt 1. Seien Sie bei Ihrer Planung realistisch
Es kann Spaß machen, alles zu Papier zu bringen, was einem im Kopf herumgerasselt hat, und das ist auch gut so. Aber wenn es darum geht, Ihre Stunden und Tage tatsächlich zu planen, seien Sie realistisch. Stellen Sie nicht zu viele Aufgaben an einem Tag.
- Sie können beispielsweise schätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird, und die Zeit neben jede Aufgabe schreiben. Nehmen Sie dann einige grundlegende Ergänzungen vor, um zu bestimmen, wie viel Zeit all diese Aufgaben in Anspruch nehmen werden.
- Wenn es mehr als ein 8-Stunden-Arbeitstag ist, verschieben Sie Ihre Ergebnisse und To-Dos, damit Sie sich nicht aufregen, wenn Sie nicht alles in die geplanten Stunden einpassen können.
Schritt 2. Halten Sie sich an Ihre wöchentlichen Ziele
Wenn Sie für jede Aufgabe auf Ihrer Liste einen realistischen Zeitrahmen festgelegt haben, halten Sie sich an diese Ziele. Seien Sie entschlossen, mit Ihren Zielen im Einklang zu bleiben.
Wenn Sie an einem Tag aus der Bahn geraten, weil Ihnen die Zeit davonläuft, stellen Sie Ihren Wochenplan neu ein, um die verlorene Zeit auszugleichen. Wenn das bedeutet, in der folgenden Woche ein paar Ergebnisse zu platzieren, dann sei es so. Auch wenn Sie ein wenig umplanen müssen, halten Sie zumindest an Ihren Zielen fest
Schritt 3. Überwinden Sie die Versuchung, faul zu sein
Zögern Sie nicht, indem Sie rationalisieren, dass Sie morgen das erledigen können, was heute auf Ihrer Liste steht – es sei denn, Sie haben wirklich keine Zeit mehr. Prokrastinieren, insbesondere zu Beginn einer neuen Gewohnheit wie Zielsetzung und Aufgabenerledigung, bringt Ihre Pläne zum Scheitern. Sie müssen immer wieder neu beginnen, werden frustriert und können am Ende aufhören.
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Wenn Sie versucht sind, zu zögern, versprechen Sie sich eine Belohnung. Da sich Gewohnheiten bilden, wenn der Lustteil des Gehirns ausgelöst wird, richten Sie ein Belohnungssystem für sich selbst ein, um motiviert zu bleiben.
Wenn Sie beispielsweise einen langen Tag voller Aufgaben vor sich haben, versprechen Sie sich auf dem Heimweg von der Arbeit eine Leckerei, dass Sie nach Hause keine geschäftlichen Anrufe entgegennehmen oder am nächsten Morgen schlafen
Schritt 4. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, zu planen
Seien Sie konsequent, bis diese Organisationsmethode Teil Ihres Lebens wird. Organisiert zu sein erfordert anfangs Übung und Energie, aber sobald Sie sich an eine neue Denkweise gewöhnt haben, wird es einfach. Sie werden weniger gestresst und Ihr Geist wird sich wirklich organisiert fühlen.
Gewohnheiten bilden sich allmählich, während wir unseren Körper zu neuen Verhaltensweisen disziplinieren. Obwohl die Vorstellung, dass es eine bestimmte Anzahl von Tagen braucht, um eine Gewohnheit zu bilden (wie 21 oder 28), ein Mythos ist, ist die Wahrheit, dass unser Gehirn allmählich weniger arbeitet, um dieselbe Aufgabe zu erfüllen, wenn wir sie eine Weile lang erledigt haben
Teil 4 von 4: Konzentration auf den Moment
Schritt 1. Schließen Sie Ablenkungen für ein Projekt aus
Um Ihren Geist für ein Projekt direkt vor Ihnen zu organisieren, sollten Sie lernen, Ablenkungen auszublenden. Üben Sie dies, indem Sie sich in einem Bereich mit Ablenkungen aufstellen, während Sie an einem ernsthaften Projekt arbeiten. Beginnen Sie mit nur kurzer Zeit in dieser Umgebung – sagen wir 5 Minuten – und erhöhen Sie diese Zeitdauer allmählich jeden Tag.
- Setzen Sie sich zum Beispiel in die Nähe des Fernsehers, während Sie Papierkram wie Hausaufgaben oder Arbeitsformulare erledigen. Sehen Sie, wie lange Sie den Fernseher ausschalten können, bevor Sie den Fokus verlieren. Machen Sie jeden Tag ein wenig von dieser Übung und versuchen Sie, länger zu bleiben, ohne jedes Mal den Fokus zu verlieren.
- Schließlich wird Ihre Konzentrationsfähigkeit zunehmen und Sie werden das Gefühl haben, dass Ihr Geist organisierter wird, während Sie aktiv Projekte durchführen.
Schritt 2. Ignorieren Sie Ablenkungen in einem Gespräch
Wenn du einem Gespräch Aufmerksamkeit schenkst, zeugst du von der Organisation deines Geistes und dem Wunsch, auf andere Menschen Rücksicht zu nehmen. Führen Sie zum Üben eine Unterhaltung an einem Ort, von dem Sie wissen, dass er ablenkt, beispielsweise bei eingeschaltetem Fernseher oder an einem öffentlichen Ort. Bemühen Sie sich zu ignorieren, was um Sie herum passiert, und messen Sie ab, wie lange es dauert, bis Sie aufhören zuzuhören.
- Versuchen Sie, jeden Tag ein solches Gespräch zu führen, bis Sie die ganze Zeit aufgepasst haben. Es muss nicht jeden Tag dieselbe Person sein.
- Sie können das Gespräch über das Telefon führen, aber versuchen Sie, es nicht über das Internet oder Textnachrichten zu führen, da die Leute in den Chat-Einstellungen dazu neigen, viel zu pausieren (weil sie selbst abgelenkt sind).
Schritt 3. Blockieren Sie irrelevante Dinge in einer Vorlesung
Auf einen Vortrag zu achten, sei es in der Schule oder für die Weiterentwicklung, zeigt einen organisierten Geist. Üben Sie, sich zu konzentrieren, wenn jemand anderes spricht, indem Sie Kurse besuchen und Vorlesungen besuchen, sogar Predigten, und notieren Sie, wie lange Sie zuhören, bevor Sie Ihre Gedanken schweifen lassen. Bemühen Sie sich, jedes Mal länger zuzuhören, wenn Sie einen Vortrag besuchen.
Helfen Sie sich, sich zu konzentrieren, indem Sie Notizen machen. Das Aufnehmen von Notizen zwingt Ihr Gehirn nicht nur dazu, aufmerksam zu sein, wie wir in einem früheren Teil dieses Handbuchs gesagt haben, es bietet auch eine Möglichkeit, Ihre Gedanken visuell zu ordnen
Schritt 4. Organisieren Sie Ihre Gedanken in einer Tabelle
Wenn es an der Zeit ist, eine große Entscheidung zu treffen, ist es besonders wichtig, einen organisierten Geist zu haben. Genau wie wir Zeitpläne brauchen, um uns beim Zeitmanagement zu helfen, helfen uns Tabellenkalkulationen, das Gesamtbild so zu organisieren, dass es quantifizierbar ist.
- Eine Tabellenkalkulation ist im Grunde ein großes Diagramm mit Vor- und Nachteilen, aber Sie sollten auch Spalten für Qualitäten und Rankings hinzufügen. Vorlagen für diese Art von Tabellenkalkulation finden Sie online.
- Das Schöne an einer Tabellenkalkulation ist, dass Sie sie so einfach oder kompliziert gestalten können, wie Sie möchten, und egal was, sie sieht immer ordentlich und ordentlich aus, da sie getippt ist.
- Wenn Sie mit Ihrer Entscheidungstabelle fertig sind, drucken Sie sie aus und posten Sie sie, damit Sie über alle Aspekte nachdenken und eine Entscheidung treffen können, die Sie nicht bereuen werden.
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Tipps
- Jedes Mal, wenn Sie Ihrer Liste eine neue Aufgabe hinzufügen, überprüfen Sie Ihre Ergebnisse. Legen Sie bei Bedarf neue fest. Mit anderen Worten, überarbeiten Sie Ihre Liste und halten Sie sie aktuell.
- Gewöhnen Sie sich an, einen Notizblock mit sich zu führen. Dies ist besonders hilfreich, um Ideen zu notieren, um den Druck von Ihrem Gehirn zu nehmen.
- Mit einem Smartphone können Sie Sprachnotizen aufzeichnen, wenn Sie eine Idee haben oder eine Aufgabe zugewiesen bekommen. Später können Sie sie wiedergeben und in Ihren Zeitplan transkribieren.
