Eine Pressemappe oder PR-Kit ist einfach ein Informationspaket, das Medienvertretern von einer Organisation zur Verfügung gestellt wird, die Presseberichterstattung wünscht. Sie sollen nicht nur die Medien über Ihre Organisation informieren, sondern auch Medienvertreter dazu anregen, mehr über Ihr Angebot zu erfahren. In nicht allzu ferner Vergangenheit war eine Pressemappe ein physisches Paket mit Materialien, das direkt an eine Nachrichtenagentur oder einen Reporter geschickt wurde. Sofern sich eine Organisation nicht auf eine bestimmte Veranstaltung vorbereitet, ist die „Pressemappe“heutzutage normalerweise nur ein Abschnitt einer Website, auf dem „Presse“steht. Während das Erstellen von Pressemappen für Veranstaltungen eine gewisse Anpassung an die jeweilige Veranstaltung erfordert, sind die Grundlagen der Pressemappe die gleichen.
Schritte
Methode 1 von 2: Erstellen der grundlegenden Pressemappe
Schritt 1. Stellen Sie Ihre Organisation vor
Der erste Abschnitt Ihrer Pressemappe sollte so gestaltet sein, dass ein Journalist ein gutes Wissen über Ihre Organisation erhält. Stellen Sie sich den Einführungsabschnitt als die Cliff's Notes-Version des Rests Ihrer Pressemappe vor. Es sollte enthalten:
- Eine Erklärung, was Ihre Organisation tut, warum Ihre Organisation tut, was sie tut, und für wen sie es tut.
- Sehr grundlegende Fakten über die Geschichte Ihrer Organisation, einschließlich des Gründungsdatums und ihres Wachstums im Laufe der Zeit.
- Wichtige Statistiken, die die Geschichte Ihres Unternehmens veranschaulichen. Wenn die Pressemappe für ein Unternehmen war, könnte dies Wachstumszahlen enthalten, wenn die Pressemappe für eine Band war, könnten die Statistiken YouTube-Aufrufe, Downloads oder die Anzahl der bereisten Staaten (oder Länder) sein.
- Ein Inhaltsverzeichnis für den Rest der Pressemappe.
- Eine Kontaktperson für die Presse und deren Kontaktdaten.
Schritt 2. Erzählen Sie ihnen von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung
In irgendeiner Weise, Form oder Form wird jede Organisation, die eine Pressemappe erstellt, ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten. Da das Produkt oder die Dienstleistung Einnahmen generiert, müssen Sie die guten Seiten hervorheben und die schlechten minimieren. Wenn Sie ein neues Produkt anbieten, erklären Sie, warum es so wichtig ist. Zum Beispiel wird der Exmaster 5000 – der Höhepunkt jahrelanger Forschung und Entwicklung – die Branche revolutionieren. Eine völlige Abweichung von der Norm, die Exmaster 5000 kann…“
- Unabhängig davon, ob Sie für ein altes Produkt werben oder ein neues auf den Markt bringen, in diesem Abschnitt werden Bilder, Videos und Audio benötigt, um Ihr Angebot zu präsentieren.
- Obwohl Bands, Theaterunternehmen und gemeinnützige Organisationen sich nicht als Anbieter eines Produkts oder einer Dienstleistung betrachten, konstituieren ihre kreative Leistung oder ihre Mission ihr Produkt.
Schritt 3. Fügen Sie Links zu Pressemitteilungen und früherer Presseberichterstattung hinzu
Da Ihre Pressemappe darauf ausgerichtet ist, Medienberichterstattung zu Ihren eigenen Bedingungen zu erhalten, sollten Sie Beispiele für die Art der Medienberichterstattung angeben, die Sie anstreben.
- Dies ist ein Standardbestandteil einer Pressemappe, und Reporter wissen, dass dies ein Hinweis auf die Art der Berichterstattung ist, nach der Sie suchen. Lassen Sie den Rest Ihrer Pressemappe demonstrieren, warum der Reporter zustimmen sollte.
- Wenn Ihre Pressemappe vollständig digital ist, können Sie frühere Medienberichte gut präsentieren, indem Sie die Lede auf Ihrer Seite zitieren und auf ein PDF des gesamten Artikels verlinken. Wenn Ihre Pressemappe physisch ist, bearbeiten Sie sie mit Bedacht. 50 Seiten alter Artikel und Pressemitteilungen sind übertrieben.
Schritt 4. Schreiben Sie eine FAQ
Generell dient ein Abschnitt mit Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ) dazu, dass Sie keine Zeit damit verschwenden müssen, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten. Aber im Zusammenhang mit einer Pressemappe sollten die FAQ die Art von Fragen vorschlagen, die die Reporter stellen sollen.
Wenn Ihr Unternehmen zum Beispiel ein Produkt verkauft, das eine Vielzahl von Verwendungszwecken hat, aber aus irgendeinem Grund in eine sehr Nischenecke des Marktes eingezogen wurde, könnten Sie eine Frage stellen wie: „Ist das alles, was dieses Widget kann?“und beantworten Sie es mit einigen Vorschlägen, wie Sie das Beste aus Ihrem Produkt herausholen können
Schritt 5. Schreiben Sie kurze Biografien wichtiger Mitarbeiter
Wenn es darauf ankommt, sind alle Geschichten Geschichten von „menschlichem Interesse“. Es sind Menschen, die Produkte kaufen und nutzen, und Menschen, die Dienstleistungen benötigen. Es gibt immer eine Möglichkeit, in einer Geschichte einen persönlichen Blickwinkel zu finden, selbst wenn es um eine Produkteinführung geht. Wenn Sie ein wenig über Ihre Mitarbeiter schreiben, machen Sie es den Reportern leichter, herauszufinden, was diese persönliche Perspektive ist.
- Wenn Sie die Biografien schreiben, geben Sie mehr als die Standardinformationen darüber an, wo der eine oder andere zur Schule gegangen ist und wie viele Abschlüsse er hat. Betonen Sie stattdessen einen einzigartigen Aspekt der Geschichte des Subjekts, wie den Grund, warum er sich überhaupt dem Unternehmen angeschlossen hat. Viele Leute haben einen Abschluss, aber nur sehr wenige haben genau die gleichen Leidenschaften und Motivationen.
- Du könntest zum Beispiel sagen: „Unser CEO, Bob Smith, dachte zunächst nicht, dass er der CEO eines Branchenführers wie Widgetech werden würde. Er begann als Mann mit einer Vision – ein Widget zu entwickeln wie kein anderer."
Methode 2 von 2: Passen Sie es an Ihre Veranstaltung an
Schritt 1. Fügen Sie entsprechende Erfahrungsberichte hinzu
Es ist gängige Praxis, Erfahrungsberichte von Kunden in Pressemappen aufzunehmen. Da eine Pressemappe heutzutage normalerweise einen Abschnitt einer Website bedeutet, sind die Erfahrungsberichte in der Regel allgemein und repräsentieren viele Arten von Kunden. Auch wenn es in diesem Zusammenhang sinnvoll ist, wenn Sie eine Pressemappe für eine bestimmte Veranstaltung zusammenstellen, ist es besser, wenn Sie Erfahrungsberichte von Personen verwenden, die denen auf der Veranstaltung ähnlich sind.
Wenn Sie eine Pressemappe für eine Architektenkonferenz zusammenstellen, fügen Sie Erfahrungsberichte von Architekten hinzu. Zum Beispiel: "Die Widgets von Widgetech haben die Art und Weise, wie ich Pläne für Häuser erstelle, komplett verändert. Ich bin zehnmal so produktiv wie vor der Einführung des ursprünglichen Widgets durch Widgetech. Jetzt sind sie wieder dabei und ermöglichen meinen Erfolg Ohne Widgetech wäre ich nicht da, wo ich heute bin."
Schritt 2. Erstellen Sie veranstaltungsspezifische Multimedia-Inhalte
Immer häufiger enthalten Pressemappen DVDs, CDs, Diashows und (natürlich) Fotos. Das Hinzufügen dieser Komponenten funktioniert. Medienvertreter lesen viel häufiger Pressemappen mit Audio- und Videoelementen. Wenn Sie Ihre Multimedia-Inhalte für das von Ihnen beworbene Ereignis anpassen, wird die Effektivität der Strategie maximiert.
- Stellen Sie sich Ihre Pressemappe als einen langen Brief an Reporter vor, in dem Sie erklären, warum und wie über Sie und Ihr Produkt berichtet werden sollte. Eine nicht individualisierte Pressemappe ist wie ein Serienbrief. So wie Sie Serienbriefen wahrscheinlich wenig Bedeutung beimessen, werden Reporter weniger Wert auf eine Pressemappe legen, die nicht auf Ihre Veranstaltung zugeschnitten ist.
- Wenn also die neue Entwurfssoftware, die Ihr Unternehmen entwickelt hat, den Beruf des Architekten revolutionieren wird, sollte das Video, das Sie in Ihre Pressemappe aufnehmen, speziell darüber sprechen.
- Denken Sie daran, Dateien Ihres Logos (verwenden Sie ein Flash-Laufwerk für ein physisches Paket) Ihrer Pressemappe beizufügen.
Schritt 3. Versenden Sie Pressemitteilungen
Senden Sie etwa eine Woche vor Ihrer Veranstaltung eine Pressemitteilung an die Veröffentlichungen, von denen Sie erwarten, dass sie über Ihre Veranstaltung berichten (oder hoffen, dass sie darüber berichten). So vermeiden Sie es, sich am ersten Veranstaltungstag in der Masse der konkurrierenden Pressemitteilungen zu verlieren und geben genügend Vorlaufzeit, um von der Pre-Event-Werbung zu profitieren.
- Konventionelle Weisheit besagt, dass Sie vermeiden sollten, Ihre Pressemitteilung montags, freitags und am Wochenende zu versenden. Die Vielzahl der Pressemitteilungen wird am Montag- oder Freitagmorgen gesendet, so dass sie sich durch das Senden Ihrer an einem Donnerstagnachmittag abhebt.
- Versuchen Sie nicht, mit einer großen Nachrichtenstory zu konkurrieren. Ein drohender Hurrikan wird immer eine größere Geschichte sein als Ihre Produkteinführung.
Schritt 4. Stellen Sie Ihre physischen Pressemappen zusammen
Stellen Sie vor der Veranstaltung Ihre physischen Pressemappen zusammen. Da Ihre Pressemappe auf Ihrer Website verfügbar ist, ist das physische Paket etwas überflüssig. Aber die meisten Leute ziehen es vor, Papier zu lesen, anstatt Bildschirme, und Sie möchten es den Leuten, die Ihre Veranstaltung begleiten, so einfach wie möglich machen.
Sie müssen Ihr Paket nicht an einen Grafikdesigner senden, aber Sie sollten Ihr Bestes tun, um Ihre Pressemappe stilvoll und bemerkenswert aussehen zu lassen. Es könnte mit mehreren anderen um Aufmerksamkeit konkurrieren, und Sie sollten jeden Vorteil nutzen, den Sie bekommen können
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