Egal, ob Sie ein professioneller Planer sind oder mit der Aufgabe für Ihr Unternehmen stecken geblieben sind, zu wissen, wie man eine Firmenveranstaltung plant, kann ein schwieriges Unterfangen sein, um sicherzustellen, dass Sie alle Details abdecken. Vom Essen über die Location bis hin zur Atmosphäre und mehr – die perfekte Veranstaltung erfordert Planung und Mühe, um nahtlos zu funktionieren.
Schritte
Schritt 1. Konzipieren Sie Ihre große Idee, a.k.a
komm mit deinem thema.
- Egal, ob Sie eine Cocktailparty, einen Workshop oder das Firmenpicknick veranstalten, die Themensetzung gibt der Veranstaltung den Ton an und gibt Ihnen einen Ausgangspunkt für die Auswahl Ihres Essens, Ihrer Musik, Ihrer Dekoration und mehr.
- Stellen Sie sicher, dass Ihr Thema zu der Menge passt, für die Sie planen. Sie können online eine große Auswahl an Themenideen finden, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Schritt 2. Legen Sie ein vorläufiges Budget fest, indem Sie bestimmen, wie viel Sie für Essen, Unterhaltung, Raummiete, Einladungen und andere Ergänzungen ausgeben können, die Sie für die Veranstaltung vornehmen möchten
- Ein detailliertes Budget beschreibt den maximalen Betrag, der für jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung ausgegeben werden sollte, sowie die Gesamtsumme.
- Sie möchten genau planen, wie viel Geld Sie für den Veranstaltungsort, den Caterer, die Dekoration usw. ausgeben werden, damit es keine unerwarteten Überraschungen gibt und Sie nicht den Betrag überschreiten, den das Unternehmen beiseite gelegt hat.
- Wenn Sie ein Budget im Auge behalten, können Sie die Art des Veranstaltungsortes bestimmen, mit dem Sie beginnen können. Einige Veranstaltungsorte haben an bestimmten Wochentagen niedrigere Kosten. Scheuen Sie sich nicht zu verhandeln und einen besseren Preis zu finden.
Schritt 3. Beginnen Sie mit der Terminvereinbarung, um Standorte anzuzeigen und andere Anbieter zu treffen
- Besprechen Sie die Kosten für die Raummiete und was in diesen Gebühren enthalten ist.
- Bestimmen Sie, zu welchen Zeiten Sie Zugang zum Raum haben. Wenn niemand es am Vorabend bucht, können Sie dann einsteigen und dekorieren oder einrichten? Stellen sie das Servicegeschirr für das Essen zur Verfügung oder müssen Sie Bettwäsche, Teller, Servietten und Besteck selbst mitbringen oder mieten?
- Muss das Essen von dort kommen oder können Sie einen externen Caterer hinzuziehen?
- Wenn Sie Ihren eigenen Caterer mitbringen können, treffen Sie sich mit potenziellen Verkäufern, um deren Essen zu probieren und ihre Preise festzulegen.
- Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung mit Catering versorgt werden, können Sie sich den Aufwand ersparen, die Speisen und Getränke selbst zusammenzustellen. Die Bestellung zum Mitnehmen lässt auch unnötigen Raum für Fehler in der Bestellung oder Lieferverzögerungen.
- Bestimmen Sie, ob Ihr Veranstaltungsort erfordert, dass Sie für Ihre Veranstaltung eine externe Sicherheit einsetzen. Dies schützt Sie nicht nur vor Haftung, sondern kann auch dazu beitragen, dass Außenstehende Ihre Party nicht zum Absturz bringen.
- Suchen Sie nach einem lizenzierten Barkeeper, wenn Ihre Einrichtung keinen zur Verfügung stellen kann und Sie sich für Alkohol bei der Veranstaltung entscheiden.
- Finden Sie heraus, ob der Veranstaltungsort Dekorationen zur Verfügung stellen kann oder ob Sie Ihre eigenen bereitstellen müssen. Einige Einrichtungen verfügen über eine Vielzahl von Gegenständen, die Sie verwenden können, wie Kerzen, Spiegel zum Aufstellen auf dem Tisch, Gläser usw. Wenn Sie also alles kostenlos nutzen können, können Sie einiges an Ihrem Budget sparen.
Schritt 4. Bestimmen Sie Ihr Menü mit Ihrem Caterer oder Ihrer Einrichtung und bestimmen Sie den Zeitpunkt und die Art des Servierens
Wird es ein Buffet oder eine Mahlzeit im Sitzen auf dem Teller sein? Machen Sie Vorspeisen im Voraus und/oder denken Sie über eine Dessertbar später am Abend nach? Bügeln Sie die genauen Details und das Timing aus, damit Ihre Gäste zu keinem Zeitpunkt hungern müssen.
Schritt 5. Unterschreiben Sie Verträge mit Ihren Lieferanten und stellen Sie sicher, dass sie Ihnen eine Kopie zur Verfügung stellen
Schritt 6. Kaufen Sie Ihre Dekorationen passend zu Ihrem Thema
Schritt 7. Erstellen und versenden Sie Ihre Einladungen per Post oder elektronisch
Schritt 8. Erstellen Sie eine Zeitleiste für die To-Do-Liste
Wenn es noch Details gibt, die Sie noch abdecken müssen oder zeitkritisch sind, stellen Sie sicher, dass Sie eine Countdown-Liste erstellt haben, um den Überblick über die kleinen Details zu behalten.
Schritt 9. Überprüfen und überprüfen Sie Ihre Liste in der Woche davor, am Vortag und am Tag des, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen haben
