Eine große Veranstaltung zusammenzustellen, kann sich zunächst überwältigend anfühlen. Vom Essen bis zum Veranstaltungsort gibt es einfach so viele Dinge, die Sie beachten müssen! Glücklicherweise ist die Organisation einer Veranstaltung viel einfacher, wenn Sie sich viel Zeit nehmen und Ihre Aufgaben nacheinander erledigen. Es hilft auch, wenn Sie Kollegen oder Freunde haben, die Ihnen bei bestimmten Aufgaben helfen. Es lohnt sich jedoch, wenn Sie das Lächeln auf den Gesichtern Ihrer Gäste sehen, wenn sie am großen Tag den Veranstaltungsort betreten!
Schritte
Methode 1 von 4: Budget festlegen und einen Veranstaltungsort finden
Schritt 1. Bestimmen Sie, wie viele Gäste Sie bei der Veranstaltung haben werden
Ermitteln Sie entweder die Anzahl der Mitarbeiter, die Sie bei einer Firmenveranstaltung haben, oder erstellen Sie eine Liste aller Freunde, die Sie einladen. Wenn Sie Tickets für eine offene Veranstaltung verkaufen, schätzen Sie ein, wie viele Personen in der Gegend interessiert sein könnten, basierend auf der Größe ähnlicher Veranstaltungen, die Sie gesehen haben. Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wie viele Personen erscheinen können, haben Sie eine Vorstellung davon, wie groß der Veranstaltungsort sein muss.
Wenn Sie eine Autoshow oder Konferenz veranstalten, hängt die Anzahl der Teilnehmer davon ab, wie viele Referenten, Unternehmen oder Anbieter Sie einbinden können. Vielleicht möchten Sie Ihr Budget einplanen und zuerst dort beginnen
Schritt 2. Beginnen Sie 6-12 Monate im Voraus mit der Planung der Veranstaltungsdetails
Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, einen Veranstaltungsort zu finden, herauszufinden, wer das Catering übernimmt und Ihren Gästen Zeit zu geben, auf die Einladungen zu reagieren. Da die Veranstaltungsplanung nicht Ihr Vollzeitjob ist, müssen Sie sich ein Polster geben, um all diese Dinge herauszufinden. Planen Sie selbst für eine kleinere Veranstaltung mindestens 6 Monate ein. Massive Events können mindestens ein Jahr Planung erfordern.
- Wenn Sie nur 25-100 Personen einladen, benötigen Sie weniger Zeit für die Vorbereitung. Geben Sie sich mindestens 6 Monate Zeit, um den richtigen Platz und die richtigen Anbieter zu finden.
- Wenn Sie Ihre gesamte Zeit der Planung der Veranstaltung widmen und keine Budgetbeschränkungen haben, können Sie möglicherweise in 2-3 Wochen, nachdem Sie einen Veranstaltungsort gefunden haben, eine große Veranstaltung zusammenstellen. Die Realität ist jedoch, dass die meisten Leute eine Veranstaltung in ihrer Freizeit organisieren und sie Stück für Stück durchführen.
Schritt 3. Erstellen Sie eine To-Do-Liste oder einen Zeitplan, um den Überblick zu behalten
Das Erstellen einer Aufgabenliste für Ihre Veranstaltung ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen. Wenn Sie bei der Planung Hilfe in Anspruch nehmen möchten (was Sie tun sollten), erstellen Sie ein gemeinsam nutzbares Dokument oder eine Masterliste, auf die jeder Zugriff hat. Bewahren Sie alle Ihre Quittungen, Einzahlungen und Dokumente in einem einzigen Ordner mit Ihrer To-Do-Liste oben auf, um sich zu organisieren.
Spitze:
Eine Zeitleiste ist hilfreich, wenn Sie eine Veranstaltung planen, bei der Sie Tickets verkaufen, da Sie möglicherweise einen Teil der Einnahmen benötigen, um Einzahlungen oder Verkäufer zu decken. Heben Sie die einfacheren Sachen zum Schluss auf. Zum Beispiel können Sie wahrscheinlich einen Monat vor der Veranstaltung Dekorationen kaufen.
Schritt 4. Legen Sie Ihr Budget fest, bevor Sie die Veranstaltungsdetails festigen
Gehen Sie entweder Ihre persönlichen Finanzen durch oder setzen Sie sich mit Ihren Mitarbeitern oder Ihrer Familie zusammen und legen Sie fest, wie viel Geld Sie für die Veranstaltung ausgeben können. Wenn Sie eine Veranstaltung mit anderen planen, sprechen Sie dieses Thema frühzeitig an, damit alle auf dem gleichen Stand sind, wie viel Geld Sie ausgeben können.
- Verlassen Sie sich nicht zu sehr auf Ticketverkäufe, Spenden oder Hilfe. Je mehr Sie im Voraus abdecken können, desto besser.
- Wenn Sie eine Gemeinde- oder Wohltätigkeitsveranstaltung veranstalten, wenden Sie sich an lokale Unternehmen, um Sponsoren zu finden.
- Das Budget sollte sich daran orientieren, wie groß die Veranstaltung ist und wie extravagant Sie werden möchten. Eine kleine Party an einem unauffälligen Veranstaltungsort kann für 300-400 US-Dollar zusammengestellt werden. Eine riesige Konferenz mit mehreren Rednern in einem schicken Bankettsaal in der Innenstadt kann 80.000 bis 100.000 US-Dollar kosten.
Schritt 5. Kontaktieren und besuchen Sie Veranstaltungsorte, um einen Raum für Ihre Veranstaltung zu finden
Suchen Sie online nach Veranstaltungsorten in Ihrer Nähe. Abhängig von Ihrer Veranstaltung möchten Sie vielleicht Hochzeitsorte, Museen, Bankettsäle, Hotels oder Universitätsräume in Betracht ziehen. Wenden Sie sich an Veranstaltungsorte, die vielversprechend aussehen, um eine Tour durch ihre Räumlichkeiten zu machen und herauszufinden, wie ihre Verfügbarkeit ist. Sobald Sie einen Platz gefunden haben, der richtig aussieht und in Ihrem Zeitrahmen verfügbar ist, sichern Sie das Datum, indem Sie die Anzahlung leisten.
- Für die meisten Plätze müssen Sie eine Kaution hinterlegen. Dies sind in der Regel 15-30% des Gesamtpreises. Dies ist jedoch von Veranstaltungsort zu Veranstaltungsort unterschiedlich.
- Wenden Sie sich für eine kinderfreundliche Gemeinschaftsveranstaltung an die örtlichen Kirchen, Schulen und Gemeindezentren. Diese Veranstaltungsorte bieten den Raum oft freiwillig an oder vermieten ihn günstig.
- Einige Veranstaltungsorte übernehmen die gesamte Dekoration und das Catering für Sie. Dies ist eine gute Wahl, wenn Sie die Arbeit reduzieren möchten.
Methode 2 von 4: Auswahl eines Themas oder einer Agenda
Schritt 1. Wählen Sie das Format basierend auf dem Ziel der Veranstaltung
Wenn es darum geht, Ihre Mitarbeiter zu feiern, bevorzugen sie wahrscheinlich Tanz, Getränke und Musik. Wenn Sie versuchen, das Bewusstsein für einen gemeinnützigen Zweck zu schärfen, werden Sie wahrscheinlich von einem Hauptredner oder einer Podiumsdiskussion profitieren, um über das Thema zu sprechen. Wählen Sie das Format der Veranstaltung basierend auf dem, was Sie erreichen möchten.
- Ihr Ziel kann es sein, zu unterhalten, zu informieren, Geld zu verdienen oder Bewusstsein zu verbreiten. Es hängt ganz davon ab, was Sie zu tun versuchen.
- Welche Anbieter Sie letztendlich auswählen, hängt vom Format ab. Sie können wahrscheinlich ein kleines Geschäft aufsuchen, um Lebensmittel auf einer Messe zu verkaufen, aber Sie müssen die Lebensmittel für eine festliche Party selbst kaufen.
Schritt 2. Geben Sie ein Thema an, wenn die Veranstaltung Freizeit- oder Bildungsveranstaltungen ist
Ein Thema ist keine Voraussetzung, aber vielleicht möchten Sie ein bestimmtes Thema oder eine bestimmte Idee hervorheben, um das Marketing, die Dekoration und das Format der Veranstaltung zu leiten. Ein Thema gibt Ihrem Gast auch eine Vorstellung davon, was Sie bei einer Veranstaltung erwartet. Setzen Sie den Namen des Themas auf Ihre Einladungen und Marketingmaterialien.
- Ihr Thema muss nicht kompliziert sein. Es kann etwas so Einfaches sein wie „Mitarbeiter feiern“oder „A Job Well Done“.
- Ein Thema für eine Bildungsveranstaltung könnte „Power in Learning“sein, während eine Wohltätigkeitsveranstaltung ein Thema wie „Bekämpfung des Klimawandels“haben könnte.
Schritt 3. Erstellen Sie eine Agenda oder einen Aktivitätsplan für die Veranstaltung
Sobald Sie eine Vorstellung davon haben, wie Ihre Veranstaltung aussehen wird, können Sie mit der Erstellung eines tatsächlichen Zeitplans für die Veranstaltung selbst beginnen. Legen Sie einen Zeitplan für Abendessen, Reden, Tanzen oder Cocktailstunden fest. Entscheiden Sie, ob Sie Showcases oder Auszeichnungen aufnehmen möchten. Für so etwas wie eine Party brauchen Sie keine feste Agenda, aber für jede formelle Veranstaltung wird es wahrscheinlich einen Zeitplan geben.
- Für so etwas wie eine Hochzeit ist die Agenda ziemlich einfach: Zeremonie, Cocktailstunde, Abendessen und Tanz. Sie haben jedoch viel mehr Freiheit für offenere Veranstaltungen.
- Wenn es sich um eine Autoshow oder eine Party handelt, brauchen Sie nicht unbedingt einen Zeitplan, da sich die Gäste unterhalten können. Es liegt jedoch ganz bei Ihnen.
- Es ist in Ordnung, wenn sich Ihre ursprüngliche Agenda im Laufe der Entwicklung ändert. Hier geht es eher darum, ein Gefühl dafür zu schaffen, wie die Veranstaltung aussehen wird.
Methode 3 von 4: Gäste einladen
Schritt 1. Entwerfen und drucken Sie Einladungen für eine formelle Veranstaltung
Für eine geschlossene, formelle Veranstaltung wird von Ihnen erwartet, dass Sie formelle Einladungen senden. Gestalten Sie die Einladung entweder selbst oder beauftragen Sie einen Designer damit. Geben Sie Datum, Veranstaltungsort, Kleiderordnung, Gästebeschränkungen und alle anderen wichtigen Informationen an, die Ihre Gäste benötigen. Lassen Sie die Einladungen professionell drucken und versenden Sie diese mindestens 3-6 Monate im Voraus.
Lassen Sie auch die Umschläge drucken, wenn Sie einen professionelleren Look wünschen
Schritt 2. Versenden Sie e-vites oder einfache Einladungen für eine entspannte Party oder ein gemütliches Beisammensein
Wenn es sich nicht um eine ernsthafte Veranstaltung handelt und Sie nur viele Leute zu einer Party zusammenbringen, haben Sie eine Menge Freiheit, wie Sie Leute einladen. Sie können Papiereinladungen gestalten, wenn Sie möchten, oder eine einfache Einladung online versenden. Sie können die Leute auch einfach einzeln per Text informieren, wenn es nur für 50-100 Personen ist.
Schritt 3. Nutzen Sie soziale Medien, um die Öffentlichkeit für eine offene Veranstaltung zu bitten
Wenn jemand kommen kann oder Sie Tickets verkaufen, ist das Versenden von Papiereinladungen ein ineffizienter Weg. Erstellen Sie stattdessen eine Facebook-Veranstaltung und veröffentlichen Sie die Veranstaltung auf Ihren anderen Social-Media-Plattformen. Teilen Sie die Beiträge öffentlich und ermutigen Sie Ihre Freunde und Familie, dasselbe zu tun.
Wenn Sie einen bestimmten Bereich oder eine demografische Gruppe ansprechen, hängen Sie Flyer oder Poster in der gesamten Region auf. Dies ist eine gute Idee für College-Events oder lokale Konzerte
Schritt 4. Bewerben Sie Ihre Veranstaltung, wenn Sie Tickets verkaufen oder Redner einstellen
Wenden Sie sich für diese Veranstaltungen an lokale Radiosender, um zu erfahren, was es kostet, die Nachricht zu verbreiten. Hänge Flyer auf, wenn es um eine Nachbarschafts- oder College-Veranstaltung geht, und erwäge eine Anzeige in deiner Lokalzeitung. Auf diese Weise sprechen Sie ein möglichst breites Publikum an, damit mehr Leute auftauchen.
Richten Sie für eine größere kommerzielle Veranstaltung wie eine Auto- oder Handelsmesse eine Website ein, um Tickets zu verkaufen und für Ihre Veranstaltung zu werben. Ziehen Sie in Betracht, Ihre Website in sozialen Medien oder auf beliebten Websites zu bewerben
Spitze:
Sehen Sie nach, ob es kostenlose Möglichkeiten gibt, für Ihre Veranstaltung zu werben, wenn es sich um einen wohltätigen Zweck handelt. Öffentliches Radio und öffentliches Fernsehen teilen Ihre Veranstaltungsdetails oft kostenlos, wenn dies einem guten Zweck dient.
Methode 4 von 4: Anbieter einstellen
Schritt 1. Holen Sie sich Hilfe, um die verbleibenden Aufgaben zu delegieren, wenn möglich
Eine große Veranstaltung zusammen zu bringen ist viel Arbeit. Wenn möglich, bitten Sie 3-5 Kollegen, enge Freunde oder Familienmitglieder, einige der anderen Aufgaben zu erledigen. Weisen Sie separate Personen zu, die für Catering, Dekoration, Einladungen, Gastredner oder Musik verantwortlich sind. Wie Sie delegieren, hängt ganz von der Art des Ereignisses ab, aber die Trennung der Arbeit macht es viel leichter zu handhaben.
Wenn Sie auswählen, worauf Sie sich persönlich konzentrieren möchten, wählen Sie das Element der Veranstaltung aus, das am wichtigsten ist. Für eine Konferenz sind das wohl die Referenten. Bei einer Hochzeit ist dies wahrscheinlich der Fotograf, das Catering und die Fotografie. Es hängt wirklich davon ab, welche Art von Veranstaltung Sie veranstalten
Schritt 2. Lassen Sie das Event für Ihr Event sorgen, wenn es länger als 2 Stunden dauert
Wenn Ihre Veranstaltung nicht länger als 1-2 Stunden dauert, können Sie das Essen auslassen. Für die meisten Standardveranstaltungen möchten Sie wahrscheinlich einen Caterer beauftragen. Wenden Sie sich an Cateringunternehmen und Restaurants in der Umgebung, um jemanden zu finden, der die Anzahl der Gäste, die Sie bewirten, bewältigen kann. Die meisten Catering-Unternehmen übernehmen auch das Servieren und Präsentieren, was die Sache erheblich erleichtert.
- Sie können immer noch Catering für eine kürzere Veranstaltung bekommen, aber viele Leute werden auftauchen und planen, danach oder mit vollen Bäuchen im Voraus zu essen.
- Möglicherweise müssen Sie separate Barkeeper beauftragen, wenn Sie bei der Veranstaltung Alkohol trinken möchten.
Spitze:
Wenn es um die Küche geht, wählen Sie etwas, das jedem schmeckt. Achten Sie auch darauf, Essen zu bekommen, das zum Ton der Veranstaltung passt. Ein Black-Tie-Event sieht mit Pizza nicht gut aus, während sich ein Familientreffen mit schicker französischer Küche etwas seltsam anfühlt.
Schritt 3. Beauftragen Sie eine Veranstaltungsgruppe, die sich bei Bedarf um die Möbel und das Design kümmert
Wenn Sie einen offenen Raum ohne Möbel mieten, müssen Sie die Möbel und Dekorationen mieten. Der einfachste Weg, dies zu tun, besteht darin, eine Veranstaltungsfirma zu beauftragen, die sich um die Dekoration, Tische und Stühle kümmert. Andernfalls müssen Sie eine Reihe von Möbeln selbst schleppen und aufstellen, was wirklich mühsam sein kann.
- Versuchen Sie bei größeren Konferenzen, diese an einer Universität zu veranstalten. Schulen haben oft Hörsäle oder Möbel, die du benutzen kannst.
- Wenn Sie Anbieter für eine Messe einstellen, bitten Sie die Anbieter, wenn möglich, ihre eigenen Stände, Sitzgelegenheiten und Materialien mitzubringen.
Schritt 4. Beauftragen Sie einen Veranstaltungskoordinator mit der Abwicklung des Veranstaltungstages
Sie können dies selbst tun, wenn Sie möchten, aber es wird mehr Spaß machen, wenn Sie die Veranstaltung genießen können. Schauen Sie online oder kontaktieren Sie den Veranstaltungsort für Empfehlungen. Stellen Sie nach einem Treffen einen Veranstaltungsplaner ein und übergeben Sie die Informationen und Details des Anbieters. Sie sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung wie geplant verläuft und lösen alle Probleme, die am Veranstaltungstag auftreten können.
Sie können einen Event-Koordinator beauftragen, alles, was in diesem Artikel aufgeführt ist, für Sie zu erledigen. Je nach Größe Ihrer Veranstaltung werden jedoch in der Regel Tausende von Dollar berechnet
Schritt 5. Holen Sie sich einen DJ oder eine Band, wenn Sie Musik bei der Veranstaltung wünschen
Wenn Sie ein Forum oder eine Konferenz veranstalten, ist dies nicht wichtig. Sie müssen auf jeden Fall einen DJ oder eine Band holen, wenn Sie eine Hochzeit, eine Party oder eine andere große Veranstaltung veranstalten. Suchen Sie online nach einem gut bewerteten DJ oder einer Band, die in Ihrer Nähe auftritt. Treffen Sie sich mit dem DJ oder der Band, um zu erfahren, auf welche Art von Musik sie spezialisiert sind. Sobald Sie Musik für Ihren Veranstaltungsort gefunden haben, sperren Sie sie für Ihr Date ein.
- Sie müssen wahrscheinlich eine Anzahlung für den DJ oder die Band leisten; dies sind oft 10-20% ihres Gesamtpreises..
- Bei Hochzeiten ist der DJ oft auch als Moderator tätig.
- Wenn Tanzen oder Musik kein zentrales Element der Veranstaltung sind, sollten Sie selbst eine Playlist zusammenstellen. Wählen Sie etwas Sanftes wie Jazz, Instrumentalmusik oder klassische Musik. Lassen Sie die Playlist laufen und halten Sie die Lautstärke während des Events niedrig.
EXPERTENTIPP
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Expert Trick:
I like connecting with new vendors in addition to big-name ones. New vendors are always willing to work with you, in hopes of a big breakthrough for themselves. They will work hard to accommodate to the music selection you need for the event, as long as it's within the scope of their style.
Schritt 6. Stellen Sie einen Gastgeber ein und gewinnen Sie Redner für ein Forum oder eine Konferenz
Sie können einen Gastgeber einstellen, indem Sie online nach professionellen Moderatoren suchen oder einen engen Freund, der gut in der Öffentlichkeit sprechen kann, für Sie erledigen lassen. Wenn Sie andere Referenten haben, melden Sie sich frühzeitig per E-Mail, um zu sehen, ob sie an der Veranstaltung interessiert sind. Für wissenschaftliche Konferenzen wenden Sie sich an Professoren oder Autoren zum Thema. Holen Sie sich bei Networking-Veranstaltungen die Hilfe von Personen, die in Ihrem Geschäftsbereich erfolgreich sind, um Keynote-Vorträge zu halten.
- Versuchen Sie, so früh wie möglich damit zu beginnen. Es kann einige Wochen dauern, bis die Leute antworten, und viele potenzielle Sprecher sind möglicherweise nicht verfügbar. Sperren Sie einen Host frühzeitig, um sicherzustellen, dass dieses entscheidende Element berücksichtigt wird.
- Wen Sie als Redner bei der Veranstaltung engagieren, hängt ganz von der Art der Veranstaltung ab, die Sie veranstalten. Sie können sich an Fachleute und Experten halten oder ein Forum im Stil eines Forums erstellen, das mit Leuten gefüllt ist, die ihre Lebensläufe erstellen oder ihre Arbeit bewerben möchten.
- In der Regel müssen Sie Referenten bezahlen, wenn es sich nicht um eine besonders bekannte Veranstaltung handelt. Wenn Sie jedoch keine bekannten Experten finden, können Sie wahrscheinlich mit der Suche nach Freiwilligen durchkommen.
Schritt 7. Organisieren Sie einen Shuttleservice, wenn Sie Personen zur Veranstaltung bringen
Dies ist wichtiger, wenn Sie Leute von außerhalb der Stadt einfliegen. Wenden Sie sich an einen Limousinen-, Shuttle- oder Taxiservice, um den Transport vom Hotel zum Veranstaltungsort zu arrangieren. Sie müssen dies nicht tun, aber es ist eine großartige Möglichkeit, sicherzustellen, dass Ihre Gäste den Veranstaltungsort finden und sich umsorgt fühlen.
Sie können eine Flotte von Shuttles mieten, um zu einem Abholpunkt hin und her zu fahren, wenn Sie die Veranstaltung in einem großen Bankettsaal oder Stadion außerhalb eines Ballungsraums veranstalten
Tipps
- Vergessen Sie nicht eine Garderobe, wenn Sie in den kälteren Monaten eine Veranstaltung veranstalten!
- Sie können Ihre potenziellen Gäste auch fragen, was sie bei der Veranstaltung essen oder hören möchten, wenn Sie Input wünschen.